企業(yè)會計電算化的淺析

丁貴萍

(銅陵有色金屬集團股份有限公司物資供銷部，安徽　銅陵　244000)

企業(yè)會計電算化的淺析

丁貴萍

(銅陵有色金屬集團股份有限公司物資供銷部，安徽銅陵244000)

摘要：隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子計算機和數(shù)據(jù)庫技術(shù)在經(jīng)濟管理方面的應(yīng)用不斷深入，在此背景下，會計電算化成為計算機技術(shù)與企業(yè)財務(wù)管理結(jié)合的最成功的典范。會計電算化的出現(xiàn)極大地解放了人力，極大地提高了企業(yè)財務(wù)管理的效率，也促使一些先進的管理方法得以應(yīng)用。本文根據(jù)會計電算化在我國的發(fā)展歷程和實踐經(jīng)驗，深入探討會計電算化應(yīng)用的現(xiàn)狀，并提出了相應(yīng)的改善措施。

關(guān)鍵詞：會計電算化；現(xiàn)狀；改善

一、引言

會計電算化是指將電子信息技術(shù)和數(shù)據(jù)處理技術(shù)與企業(yè)財務(wù)相結(jié)合，實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)由

手工處理向自動處理轉(zhuǎn)變，并實現(xiàn)計算機技術(shù)在財務(wù)預(yù)測、分析、決策等部分財務(wù)管理領(lǐng)域的應(yīng)用，它在企業(yè)管理科學(xué)領(lǐng)域是一次質(zhì)的飛躍。會計電算化極大地解放了勞動力，特別是在一些大型企業(yè)里，交易發(fā)生的頻率非常高，且交易的金額也非常大，單純的手工作業(yè)是不可能完成的，但是實施會計電算化后，交易數(shù)據(jù)自動處理，并直接過賬到賬務(wù)處理系統(tǒng)，既能保證處理的效率，也能保證處理的精準(zhǔn)度。并且，會計電算化使得財務(wù)管理更加具有前瞻性和科學(xué)性，計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)處理技術(shù)在數(shù)據(jù)搜集、數(shù)據(jù)處理和模型處理方面具有無與倫比的優(yōu)勢，也正是由于會計電算化的普及和應(yīng)用，很多先進的財務(wù)管理方法得以實現(xiàn)。自1981年，我國正式引入會計電算化，會計電算化迅速在我國企業(yè)普及開來，目前，基本上所有的企業(yè)都已實現(xiàn)了會計電算化。但是，目前我國僅實現(xiàn)了會計電算化的第一步，即由電腦做賬代替手工做賬，更深層次的電算化技術(shù)還有待開發(fā)和提高。

二、會計電算化在我國應(yīng)用的現(xiàn)狀

(一)會計電算化的管理功能有待進一步挖掘

嚴(yán)格上來說，會計電算化分為三個層次：會計核算電算化、會計管理電算化和管理決

策電算化，會計核算電算化是指會計資料和會計數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的一整套核算系統(tǒng)；

會計管理電算化是指包含會計預(yù)測、財務(wù)控制和會計分析在內(nèi)的管理系統(tǒng)；管理決策電算化是會計電算化的最高層次，是指為企業(yè)管理層提供決策支持信息的決策系統(tǒng)。

目前，我國企業(yè)基本上已經(jīng)實現(xiàn)了第一個層次，即完成了由手工做賬向電腦自動做賬轉(zhuǎn)變，應(yīng)用第二層次的企業(yè)就相對較少，主要是一些大型企業(yè)，中小企業(yè)很少涉足，而應(yīng)用到第三層次的企業(yè)少之又少。具體來看，諸如用友、SAP等ERP管理系統(tǒng)，會計核算系統(tǒng)僅是其中的一個子系統(tǒng)，一套完整的ERP 系統(tǒng)通常包括采購、生產(chǎn)、財務(wù)、銷售、人力資源等包含整個供應(yīng)鏈和完整的內(nèi)部流程的多層面管理系統(tǒng)。但是，從很多企業(yè)的實踐情況來看，大多數(shù)企業(yè)的眼光更多的是停留在會計核算子系統(tǒng)，而其他子系統(tǒng)基本上處于擱置層面，有的企業(yè)也只是做一些資料輸入等工作。這既有軟件自身的問題，也有企業(yè)的管理模式的問題。因為大多的財務(wù)軟件不是根據(jù)某一企業(yè)特別制定的，所以諸如供應(yīng)鏈管理等其他子系統(tǒng)與企業(yè)的組織模式和工作流程并不相適應(yīng)，并且，很多財務(wù)軟件在實現(xiàn)信息共享方面存在缺陷，這也是因為各個子系統(tǒng)在開發(fā)過程中都是孤立的，無法實現(xiàn)對同一數(shù)據(jù)的解讀和轉(zhuǎn)移，約束了軟件的資源共享功能。并且企業(yè)自身管理模式和管理方法落后也是導(dǎo)致這一結(jié)果的原因。

(二)會計電算化的人才瓶頸依然存在

在會計電算化的實施過程中，除了計算機、電算化軟件外，人才也是非常重要的。會計電算化人才本身應(yīng)該具有復(fù)合型特征，即既要具備會計相關(guān)知識，又要具備計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)。具有復(fù)合知識的人才才能得心應(yīng)手地操作軟件。但是，現(xiàn)實中的情況卻不盡人意，主要表現(xiàn)在：一些年長的財務(wù)人員本身對于計算機系統(tǒng)不夠熟練，操作的效率過低，錯誤率過高，由于財務(wù)軟件的專業(yè)性較強，經(jīng)常會出現(xiàn)無法識別操作和修復(fù)的狀況，直接影響到正常工作，而又不得不求助于ERP系統(tǒng)提供方的實施顧問。會計電算化的人才瓶頸現(xiàn)象是普遍存在，這背后是有一定原因的。首先，會計電算化本身牽涉到跨專業(yè)的問題，財務(wù)軟件的編寫者基本都是計算機技術(shù)的專業(yè)人才，他們對于會計知識未必了解，而真正使用財務(wù)軟件的大多是會計專業(yè)人才，大多都不懂計算機技術(shù)，這樣的話兩者之間的交流就存在問題，軟件的作者并不能非常順利地向使用者解決軟件操作的系列問題。其次，會計電算化本身屬于實務(wù)性機能，在正規(guī)的學(xué)歷教育中，相關(guān)的教育內(nèi)容所占的比例并不高，因此會計從業(yè)者初入工作崗位，對于財務(wù)軟件的使用大多還處于摸索狀態(tài)，熟練程度還需進一步提高。

(三)與會計電算化相關(guān)的內(nèi)部控制未完善

在傳統(tǒng)的手工作業(yè)下，與會計相關(guān)的內(nèi)部控制是不可或缺的，同樣在會計電算化的實施狀態(tài)下，也應(yīng)建立一套完善的內(nèi)部控制制度，并且與手工作業(yè)相比，與會計電算化相關(guān)的內(nèi)部控制又有一些新的形式。但是，很多企業(yè)似乎并不重視建立和完善與會計電算化相關(guān)的內(nèi)部控制，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：(1)不相容崗位的分離。與手工作業(yè)相同，會計電算化也需要對不同崗位設(shè)置不同的人員，從而減少串通舞弊的風(fēng)險，會計電算化下的這一控制主要表現(xiàn)在會計主管賦予不同財務(wù)人員不同的登陸權(quán)限，從而限制接觸會計資料。但是，很多情況下，員工并沒有嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，即嚴(yán)格保密登陸權(quán)限，使得登陸權(quán)限成為了公開的秘密，這樣增大了篡改數(shù)據(jù)、竊取財務(wù)資料等舞弊風(fēng)險。(2)不注重計算機和財務(wù)系統(tǒng)的維護。由于計算機自身的弱點和網(wǎng)絡(luò)的威脅，黑客和病毒的攻擊、計算機硬件崩潰等計算機安全問題給會計工作帶來很大隱患，如果操作人員不注重備份工作，不遵守安全操作守則，常常會造成會計資料丟失等嚴(yán)重問題。并且，諸如ERP等財務(wù)軟件也需要定期維護和升級，如果不定期維護和升級，否則將影響正常功能的運行，有的公司與財務(wù)軟件的供應(yīng)商簽訂有后期維護協(xié)議，由供應(yīng)商負責(zé)后期維護工作，而有的公司卻沒有購買相關(guān)服務(wù)，在碰到問題時不知所措。

三、提升企業(yè)會計電算化應(yīng)用水平的措施

(一)提升會計電算化的應(yīng)用層次

會計電算化的應(yīng)用層次是一個企業(yè)管理水平的重要表現(xiàn)，但是目前很多企業(yè)依然停留“核算型”的模式，并未充分利用會計電算化所能實現(xiàn)的管理功能，這一局面亟待改善。要改變這種方式，首先要轉(zhuǎn)變管理層的管理思維和管理模式，管理層要充分認識到會計電算化所能實現(xiàn)的管理功能，充分意識到很多先進的管理方法都是在會計電算化的基礎(chǔ)上實現(xiàn)的，要逐步學(xué)會如何利用財務(wù)軟件系統(tǒng)來更新管理模式，如何在電算化的基礎(chǔ)上引入先進的管理方法。其次，企業(yè)在選擇和購買財務(wù)軟件的時候，盡可能實現(xiàn)“定制”的目的，企業(yè)可以就自身的管理流程、組織結(jié)構(gòu)和管理模式與軟件開發(fā)單位商討，使得供應(yīng)商能夠充分理解企業(yè)的功能訴求，通過“定制化”的過程，量身定做的軟件系統(tǒng)更有利于企業(yè)的實際管理，有助于提升企業(yè)的電算化管理水平。再者，企業(yè)在定制財務(wù)軟件的過程中，應(yīng)要求供應(yīng)商在開發(fā)過程中注重不同子系統(tǒng)的銜接和共享，避免只注重財務(wù)子系統(tǒng)，忽略了其他子系統(tǒng)的功能，并且要增強財務(wù)軟件的信息共享能力，這對管理者非常重要的，只有能充分共享采購、銷售、財務(wù)等各方面的信息和數(shù)據(jù)，才能充分支持管理層決策。

(二)重視會計電算化人才的培養(yǎng)

在現(xiàn)代化的生產(chǎn)管理中，人才的作用始終是第一位的，同樣，會計電算化人才也是會計電算化實施的核心因素。無論是保證會計電算化系統(tǒng)工程的順利應(yīng)用，還是實現(xiàn)由核算電算化向管理電算化轉(zhuǎn)變，人才都是必備的因素。針對目前的人才瓶頸現(xiàn)象，企業(yè)貫徹以下措施。首先，要加強與軟件供應(yīng)商的合作，加強主程序開發(fā)人員和企業(yè)會計人員的交流，使得企業(yè)的會計從業(yè)人員對軟件的開發(fā)流程、模塊設(shè)置有一定的了解，有利于會計人員深刻體會功能的實現(xiàn)過程，增強了會計人員的應(yīng)用基礎(chǔ)。軟件供應(yīng)商在提供軟件應(yīng)用服務(wù)的同時也會配備相應(yīng)的實施顧問，以幫助企業(yè)解決日常的操作問題，企業(yè)應(yīng)建立起良好的溝通機制，使得企業(yè)能夠隨時聯(lián)系到實施顧問，及時解決問題。其次，企業(yè)應(yīng)增加相應(yīng)的職工培訓(xùn)經(jīng)費，在會計電算化的初始化過程中，供應(yīng)商會對企業(yè)的有關(guān)人員進行短暫的培訓(xùn)，提高員工的操作能力。初期培訓(xùn)是有時間限制的，員工所能掌握的技巧也是有限的，因此后續(xù)的培訓(xùn)是必不可少的，當(dāng)然為了節(jié)約成本，可以挑選幾個骨干作為培訓(xùn)的對象，這些骨干在未來可以充分指導(dǎo)所有員工的操作問題。最后，企業(yè)還應(yīng)注重人才的聘用，如果企業(yè)實力規(guī)模較強，可以考慮聘用會計電算化管理的專業(yè)人才，最直接的途徑就是從供應(yīng)商那里挖掘?qū)I(yè)人才。

(三)完善與會計電算化相關(guān)的內(nèi)部控制制度

在會計電算化的工作方式下，企業(yè)既要建立與會計工作相關(guān)的內(nèi)部控制，又要建立起與計算機系統(tǒng)相關(guān)的內(nèi)部控制。借助計算機系統(tǒng)，會計核算過程實現(xiàn)了自動化和一致化，在系統(tǒng)處理過程中的錯誤、舞弊等風(fēng)險大大降低，因此企業(yè)應(yīng)特別注重與人工工作相關(guān)的內(nèi)部控制，嚴(yán)格規(guī)范員工的工作內(nèi)容和方式。

1.要嚴(yán)格貫徹不相容崗位的分離的原則。非常重要的就是分配不同員工的登陸權(quán)限和處理權(quán)限，針對目前員工泄露登陸口令的現(xiàn)象，企業(yè)可以采取定期更換口令的方式，降低泄露風(fēng)險，并且時刻增強員工的保密意識。

2.制定嚴(yán)格的審批和審核制度，會計電算化下的很多錯誤都是由于員工在搜集和輸入原始數(shù)據(jù)過程中出現(xiàn)了問題，因此，在錄入有關(guān)原始數(shù)據(jù)時，應(yīng)嚴(yán)格比對原始數(shù)據(jù)與相關(guān)單據(jù)的內(nèi)容，確認有關(guān)單據(jù)和憑證是否經(jīng)過審批和審核，檢查原始憑證與有關(guān)單據(jù)的記錄是否一致。而在財務(wù)系統(tǒng)過賬之前，應(yīng)由專人對錄入的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行獨立檢查，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。并且建立操作日志也是非常有必要的，這樣可以監(jiān)測到員工的操作痕跡，降低系統(tǒng)數(shù)據(jù)被篡改、刪除的風(fēng)險。

3.企業(yè)還應(yīng)注重與會計資料相關(guān)的控制。因為計算機的存儲介質(zhì)與手工作業(yè)的不同，大多是以磁盤、光盤等儲存方式，根據(jù)潛在的風(fēng)險，企業(yè)應(yīng)做好兩手準(zhǔn)備，一個是及時備份，另一個是將電子檔轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)檔。除了以上所說的與會計工作的內(nèi)部控制，面對計算機技術(shù)風(fēng)險和網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險，企業(yè)應(yīng)制定員工規(guī)范操作手冊，向員工明確正確的操作指令和操作方式，避免由于操作不當(dāng)引起不必要的麻煩，另外還要建立起定期維護制度，由企業(yè)的信息技術(shù)部門負責(zé)，定期檢查計算機和財務(wù)操作系統(tǒng)，及時彌補漏洞。

四、結(jié)束語

會計電算化在我國企業(yè)中的普及已經(jīng)達到了很高的程度，極大地提高了企業(yè)財務(wù)工作的效率。但是我國企業(yè)的應(yīng)用水平尚處于“核算型”的層次，并未充分挖掘會計電算化潛在的管理功能。并且會計電算化人才也存在瓶頸現(xiàn)象，與會計電算化相關(guān)的內(nèi)部控制相對薄弱。未來，企業(yè)應(yīng)非常注重會計電算化的人才建設(shè)、管理能力和控制水平。

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