淺談合同閉環(huán)管理

王久忠

淺談合同閉環(huán)管理

王久忠

在合同閉環(huán)管理中，合同關(guān)閉環(huán)節(jié)的設(shè)定有其必要性和特殊性，具體實(shí)踐中需根據(jù)不同的合同條件加以確定。合同關(guān)閉審查完畢標(biāo)識(shí)著該合同已進(jìn)入歸檔狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)合同閉環(huán)管理。

合同管理；合同關(guān)閉；合同閉環(huán)

合同閉環(huán)管理是對(duì)合同準(zhǔn)備、簽訂、履行、終止、關(guān)閉合同的全生命周期管理。本文結(jié)合合同管理經(jīng)驗(yàn)，在如何做好合同關(guān)閉管理這方面進(jìn)行探討，重點(diǎn)就合同關(guān)閉與閉環(huán)管理中的有關(guān)問題進(jìn)行闡述。

一、合同閉環(huán)管理的基本特征

合同關(guān)閉管理是合同實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理的最后一環(huán)，合同閉環(huán)管理的基本特征有：

第一，全過程管理。合同閉環(huán)管理是對(duì)合同準(zhǔn)備、簽訂、履行、終止、關(guān)閉合同的全生命周期管理。通常情況下，一份正常履行的合同，它都需要經(jīng)過這樣的生命周期，并非針對(duì)其中某個(gè)環(huán)節(jié)的管理。

第二，階段性。合同閉環(huán)管理只有在合同主體雙方權(quán)利義務(wù)終止后，履行了合同關(guān)閉所須進(jìn)行的各項(xiàng)審查、清查、評(píng)價(jià)工作后才進(jìn)入合同閉環(huán)管理狀態(tài)。

第三，系統(tǒng)性。合同閉環(huán)管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，它不僅包括前期的準(zhǔn)備與訂立（主要包括供應(yīng)商承包商的選擇，盡職調(diào)查、合同起草、合同談判、合同訂立等），還包括中期的合同履行，以及后期的合同終止、合同關(guān)閉。凡合同條款內(nèi)容所涉的各部門都須加入合同管理的事務(wù)中。

二、合同閉環(huán)管理的必要性及判斷標(biāo)準(zhǔn)

不實(shí)行閉環(huán)管理不利于維護(hù)公司權(quán)益。合同成立生效后，合同主體雙方進(jìn)入履行狀態(tài)。通常我們合同履行都是由各個(gè)業(yè)務(wù)員或經(jīng)辦人在具體跟蹤運(yùn)作，在這過程中，業(yè)務(wù)員或經(jīng)辦人會(huì)出具或持有一些書面文件和憑證。由于業(yè)務(wù)人員工作內(nèi)容繁雜，如果公司沒有剛性要求合同終止后必須進(jìn)行合同關(guān)閉，合同原件及附件諸多資料必須歸檔保存等規(guī)定，業(yè)務(wù)人員很可能會(huì)將這些原件資料散落他處或遺失。當(dāng)后期合同履行發(fā)生變化，如合同變更、合同解除時(shí)雙方產(chǎn)生爭議，業(yè)務(wù)員無法提供相應(yīng)原件資料，使公司處于不利局面。

合同進(jìn)入閉環(huán)管理的時(shí)間節(jié)點(diǎn)與合同關(guān)閉是一致的，因此我們只需確定合同關(guān)閉的標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)合同終止原因的不同，合同關(guān)閉的標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同?！逗贤ā返诰攀粭l之規(guī)定，有下列情形之一的，合同的權(quán)利義務(wù)終止：（一）債務(wù)已經(jīng)按照約定履行；（二）合同解除；（三）債務(wù)相互抵銷；（四）債務(wù)人依法將標(biāo)的物提存；（五）債權(quán)人免除債務(wù)；（六）債權(quán)債務(wù)同歸于一人；（七）法律規(guī)定或者當(dāng)事人約定終止的其他情形。

一般而言，絕大部分合同終止都是因?yàn)楫?dāng)事人雙方全面履行，合同權(quán)利義務(wù)均告消滅，合同及時(shí)關(guān)閉。結(jié)合我們實(shí)際合同管理的現(xiàn)狀，我們認(rèn)為對(duì)于因完全履行致使合同關(guān)閉的標(biāo)準(zhǔn)主要分兩類：一類，以合同中約定的有效期為準(zhǔn)。合同的有效期截止，合同的權(quán)利義務(wù)均告終止，合同關(guān)閉。這種情況多發(fā)生在年度合同或框架協(xié)議中。如物資采購領(lǐng)域每年都會(huì)訂立相應(yīng)的采購框架合同，一旦框架協(xié)議的有效期截止，該協(xié)議就不能與下一年度產(chǎn)品訂單結(jié)合用作財(cái)務(wù)部門付款的依據(jù)。另一類，以合同中的權(quán)利義務(wù)履行完畢為標(biāo)準(zhǔn)。但是如何把握“權(quán)利義務(wù)履行完畢”的具體適用尺度，我們認(rèn)為應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同合同類別加以確定。通常情況下主要有這樣幾種情況：1.工程設(shè)計(jì)、施工、安裝、監(jiān)理、承攬類合同。當(dāng)合同相對(duì)方已完成施工作業(yè)、土建工程、設(shè)備安裝、電器儀表安裝等工作后，承包方正式提出驗(yàn)收申請(qǐng)，經(jīng)委托方驗(yàn)收合格并辦理完全部付款。這類合同通常都有質(zhì)保期和質(zhì)保金條款，在未付質(zhì)保金或未逾質(zhì)保期的情況下，該合同均不能辦理關(guān)閉。2.買賣合同。當(dāng)合同項(xiàng)下的貨物已完成驗(yàn)收、入庫并簽署相應(yīng)憑證的，視為已經(jīng)驗(yàn)收交付，買方辦理全部付款的，合同關(guān)閉。3.勞務(wù)、培訓(xùn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)類合同。當(dāng)合同項(xiàng)下的服務(wù)、培訓(xùn)事項(xiàng)完成，技術(shù)成果交付使用，受托方予以接受并付款的，合同關(guān)閉。

特殊情況下，因合同成立后合同生效或履行的客觀情況發(fā)生變化，或因法律的規(guī)定，出現(xiàn)合同不能履行或履行已成為不必要時(shí)，合同進(jìn)入關(guān)閉狀態(tài)。如合同因解除、抵消、提存、債務(wù)免除、同歸致使權(quán)利義務(wù)終止，合同關(guān)閉。根據(jù)《合同法》中關(guān)于合同解除、債務(wù)抵消、提存、同歸等規(guī)定，結(jié)合合同管理實(shí)踐，我們認(rèn)為可以從四個(gè)類別加以把握：1.附生效條件的合同。當(dāng)合同成立后因合同所附生效條件不成就，致使合同不發(fā)生效力時(shí)，合同進(jìn)入關(guān)閉狀態(tài)。2.合同解除。當(dāng)合同履行過程中發(fā)生合同法定解除情形或者雙方協(xié)議解除合同，該合同即進(jìn)入關(guān)閉狀態(tài)。3.可撤銷合同和無效合同。當(dāng)合同被依法認(rèn)定無效或被撤銷的，該合同為進(jìn)入關(guān)閉狀態(tài)。4.合同生效須遵循法律法規(guī)的特殊規(guī)定的。根據(jù)《合同法》四十四條第二款之規(guī)定，法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)方能生效的合同，依照其規(guī)定。如這類合同未被批準(zhǔn)或登記，該合同視為進(jìn)入關(guān)閉狀態(tài)。如中外合資經(jīng)營企業(yè)訂立的技術(shù)轉(zhuǎn)讓協(xié)議。

三、合同閉環(huán)管理的內(nèi)容

合同閉環(huán)管理是對(duì)合同準(zhǔn)備、簽訂、履行、終止、關(guān)閉合同的全過程管理。因合同閉環(huán)的最后環(huán)節(jié)是合同關(guān)閉，故本文在此僅對(duì)合同關(guān)閉管理的內(nèi)容加以闡述。

（一）對(duì)合同實(shí)際履行內(nèi)容的審查

合同履行完畢后，我們要對(duì)該合同的實(shí)際履行情況進(jìn)行審查，實(shí)踐中我們以書面審查為準(zhǔn)，不進(jìn)行現(xiàn)場核查，通常我們重點(diǎn)審查以下幾個(gè)方面：

1.審查合同合法性。比如中外合資經(jīng)營企業(yè)訂立的技術(shù)轉(zhuǎn)讓協(xié)議。合同主體雙方已經(jīng)按照合同約定履行結(jié)束，合同關(guān)閉審查時(shí)發(fā)現(xiàn)該合同未向?qū)徟块T報(bào)批，換言之，即合同尚未生效卻已經(jīng)履行完畢。

2.審查合同履行是否與合同約定相一致，有無未完事項(xiàng)或其他附隨義務(wù)。如合同履行時(shí)產(chǎn)品規(guī)格型號(hào)發(fā)生變化，雙方應(yīng)當(dāng)辦理合同變更但未辦理變更，一旦產(chǎn)生糾紛，無相應(yīng)的書面資料做支撐，不利于后續(xù)問題的處理。

3.審查合同付款是否按照合同約定金額、比例或進(jìn)程付款。質(zhì)保金是否在質(zhì)保期滿后支付。

4.審查合同是否正常履行。如履行過程中，相對(duì)方有無違約情形，是否有相應(yīng)證據(jù)，有無未追究的違約糾紛事項(xiàng)。

（二）書面資料的清理

書面資料的清理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持三個(gè)原則：一是堅(jiān)持全面系統(tǒng)原則，凡合同訂立、履行過程中形成的各類書面資料均應(yīng)清查梳理。二是堅(jiān)持原物原件的原則，以滿足證據(jù)要求。三是堅(jiān)持歸口管理原則，合同主辦單位、合同執(zhí)行單位以及合同管理部門是合同資料清理的責(zé)任主體，在合同管理制度中明確各自的書面資料收集歸檔范圍。根據(jù)我們現(xiàn)行的合同管理制度，結(jié)合合同關(guān)閉的實(shí)際情況，我們認(rèn)為書面資料的清理主要包括以下各項(xiàng)：1.合同文本（正本、副本）及附件，技術(shù)協(xié)議。2.補(bǔ)充協(xié)議、變更或解除合同協(xié)議。3.合同相對(duì)人法人授權(quán)委托書。4.合同會(huì)簽審查審批單。5.意向書、備忘錄、會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)批示。6.現(xiàn)場簽證、驗(yàn)收確認(rèn)書、質(zhì)量異議書、催款通知書。7.往來電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件。8.招投標(biāo)文件、比質(zhì)比價(jià)文件、詢比價(jià)文件。9.其他涉及合同的資料。

（三）合同履行后評(píng)價(jià)

合同履行后評(píng)價(jià)就是根據(jù)以上書面資料的清理，對(duì)進(jìn)入關(guān)閉環(huán)節(jié)的合同進(jìn)行總結(jié)、分析，形成書面意見，為今后合同相對(duì)人的選擇以及合同管理水平的提升奠定基礎(chǔ)。

合同履行后評(píng)價(jià)是由合同主辦單位在匯集合同執(zhí)行單位意見的基礎(chǔ)上，對(duì)進(jìn)入關(guān)閉狀態(tài)的合同進(jìn)行的評(píng)價(jià)。它主要包括以下內(nèi)容：1.合同履行情況的評(píng)價(jià)。主要是對(duì)合同約定和實(shí)際執(zhí)行進(jìn)行符合性、一致性分析，主要包括工期、質(zhì)量、投資、HSE等合同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況 ，是否發(fā)生異常履行情況，合同經(jīng)辦人就合同履行中出現(xiàn)的特殊情況及采取的措施等所作的情況說明。2.合同信用評(píng)價(jià)。主要是對(duì)合同相對(duì)方的信用做出評(píng)價(jià)，并對(duì)相對(duì)方的信用問題提出意見，為今后合同相對(duì)人的選擇以及合同管理水平的提升積累第一手基礎(chǔ)資料，同時(shí)也有利于完善承包商、供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，留下優(yōu)質(zhì)客戶。

四、合同閉環(huán)管理現(xiàn)狀及建議

盡管合同閉環(huán)管理有其必要性，但是目前的管理現(xiàn)狀卻不容樂觀。通過對(duì)全國多家企事業(yè)單位合同管理制度的比較研究，我們發(fā)現(xiàn)這些制度中對(duì)合同關(guān)閉專門制訂控制性規(guī)定和規(guī)范的僅占少數(shù)幾家。大部分企業(yè)合同管理仍側(cè)重于“重訂立、輕履行”或者“重合同訂立、履行，輕合同終止、關(guān)閉”。經(jīng)分析，我們認(rèn)為造成忽視合同關(guān)閉環(huán)節(jié)主要是由于：制度中沒有相應(yīng)的要求，合同歷經(jīng)的各部門之間職責(zé)劃分不清或互相推諉，合同經(jīng)辦人合同管理意識(shí)不強(qiáng)等等。因此，我們提出以下幾點(diǎn)建議：

（一）完善合同管理制度

在合同管理制度中明確各合同主辦部門、合同執(zhí)行部門、合同歸口管理部門之間的責(zé)權(quán)利，促使合同主辦單位和合同管理機(jī)構(gòu)分工負(fù)責(zé)、相互協(xié)作。對(duì)于進(jìn)入關(guān)閉環(huán)節(jié)的合同，由合同主辦部門經(jīng)辦人員匯集合同執(zhí)行部門的各項(xiàng)履行資料辦理合同關(guān)閉。合同歸口管理部門應(yīng)當(dāng)做好合同關(guān)閉工作的督促、檢查、指導(dǎo)等綜合管理，向相關(guān)部門提示合同遺留事項(xiàng)、提出風(fēng)險(xiǎn)警示等相關(guān)工作。同時(shí)合同歸口管理部門應(yīng)建立合同簽訂、履行、關(guān)閉臺(tái)賬，合同閉環(huán)管理將各類合同歸入中去。

（二）建立并完善合同管理信息系統(tǒng)

合同閉環(huán)管理就是合同準(zhǔn)備、合同訂立、合同履行、合同變更、合同關(guān)閉全生命周期的管理。如果建立合同管理信息系統(tǒng)，合同經(jīng)辦人從合同準(zhǔn)備到合同審批、合同簽署、合同項(xiàng)下付款的申請(qǐng)和審批、合同的關(guān)閉、合同的歸檔等環(huán)節(jié)都能在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)。如果合同管理信息系統(tǒng)能與其他關(guān)聯(lián)系統(tǒng)（如ERP系統(tǒng)）緊密銜接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的相互交換和共享，則更有利于合同管理部門動(dòng)態(tài)監(jiān)控合同。

（三）建立合同經(jīng)辦人全程負(fù)責(zé)制

合同經(jīng)辦人是各合同主辦部門負(fù)責(zé)承辦具體合同的人員。從合同準(zhǔn)備開始，經(jīng)辦人就一直介入操辦具體合同事項(xiàng)，合同是否訂立，相對(duì)人履行情況如何、是否需要辦理合同變更、合同可否終止等等事項(xiàng)，合同經(jīng)辦人是了然于胸。盡管經(jīng)辦人對(duì)上述事項(xiàng)都很清楚，如果他怠于行使職責(zé)或者疏于大意，該辦理變更的未變更，該履行合同關(guān)閉程序的不愿意去完成，致使該合同一直處于未關(guān)閉狀態(tài)，一旦有風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，無法提供各項(xiàng)證據(jù)資料原件，互相推諉，使公司處于被動(dòng)局面。為強(qiáng)化經(jīng)辦人的主人翁意識(shí)，我們認(rèn)為建立經(jīng)辦人全程負(fù)責(zé)制可以讓合同經(jīng)辦人主動(dòng)辦理合同關(guān)閉，有利于合同管理部門順利開展合同閉環(huán)管理。

（四）加強(qiáng)合同經(jīng)辦人的專業(yè)培訓(xùn)

合同經(jīng)辦人是最初促使合同產(chǎn)生的主體，合同相對(duì)人的選擇，合同是否正常履行，合同是否辦理關(guān)閉均取決于合同經(jīng)辦人的初審和判斷，因此我們認(rèn)為，合同經(jīng)辦人能否與時(shí)俱進(jìn)、規(guī)范操作離不開合同管理知識(shí)的專業(yè)培訓(xùn)，管理者應(yīng)當(dāng)定期聘請(qǐng)專家授課，講述現(xiàn)代管理理念和合同管理體系，為持續(xù)提升合同閉環(huán)管理開辟新局面。

王久忠，金陵石化法律事務(wù)室干部。

D923.6

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1008-4428（2015）06-95-03