談采購管理在某企業(yè)資源管理系統(tǒng)開發(fā)中的作用

【摘 要】隨著經(jīng)濟發(fā)展，文化需求不斷增長，出版行業(yè)的規(guī)模日益擴大，很多出版機構(gòu)原有的管理手段開始顯得力不從心，迫切需要借助信息化技術(shù)，提升管理能力和運營效率。本文筆者講述了采購管理在某企業(yè)資源管理系統(tǒng)開發(fā)中的一些用。

【關(guān)鍵詞】軟件項目；ERP；采購管理

隨著經(jīng)濟發(fā)展，文化需求不斷增長，出版行業(yè)的規(guī)模日益擴大，很多出版機構(gòu)原有的管理手段開始顯得力不從心，迫切需要借助信息化技術(shù)，提升管理能力和運營效率。2010年3月，我參與了某出版單位資源管理兇（ERP）的開發(fā)工作。按照工作安排，2011年1月1日正式開始通過新系統(tǒng)處理全部生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)。

在此項目中，我以本社信息中心主管的身份，負(fù)責(zé)項目管理工作，包括系統(tǒng)軟件開發(fā)方的選擇，建設(shè)系統(tǒng)環(huán)境所需的各種軟硬件的采購，合同管理等。

我首先根據(jù)項目要求對本社的情況作了評估，出版單位的業(yè)務(wù)流程主要包括編務(wù)、印務(wù)、發(fā)行、財務(wù)和行政管理幾大部分，目前這些流程大多基于紙質(zhì)單據(jù)，財務(wù)部、發(fā)行部內(nèi)部分別使用了簡單的信息管理軟件，但數(shù)據(jù)孤島問題嚴(yán)重，業(yè)務(wù)信息傳遞效率低下。因此迫切需要通過ERP系統(tǒng)將這些生產(chǎn)流程整合起來，避免以前數(shù)據(jù)反復(fù)輸入，單詞流轉(zhuǎn)緩慢而引發(fā)的各種問題。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)一次輸入，即可準(zhǔn)確，及時地流動到各個相關(guān)環(huán)節(jié)，提升管理運營效率。同時提供強大的統(tǒng)計、分析和決策支持工作，協(xié)助管理者了解經(jīng)營狀況。本社信息中心有一支技術(shù)團(tuán)隊，但人數(shù)少，研發(fā)經(jīng)驗少，日常技術(shù)維護(hù)任務(wù)重，只能通過采購來解決。

一項目采購管理，是指從項目外采購工作所需的產(chǎn)品和服務(wù)的過程。在本項目中，采購的主要是ERP系統(tǒng)軟件及必要的服務(wù)器設(shè)備、通用軟件等。采購管理包括了六個基本過程：1.采購計劃編制：決定了什么時候采購什么。2.合同編制，記錄項目對于產(chǎn)品和服務(wù)的需求，并尋找潛在供應(yīng)商。3.招標(biāo)，獲取適當(dāng)?shù)男畔ⅰ髢r、標(biāo)書、要約或建議書。3.供方選擇：審核全部要約，選擇供應(yīng)商并與之談判最終合同。4.合同管理：管理合同及買賣關(guān)系，審核供應(yīng)商績效并管理合同變更等。5.合同收尾：合同履行和清算，包括對未決項目的決策。

外包，是企業(yè)利用外部專業(yè)資源為自己服務(wù)，達(dá)到降低成本，提高俠侶，充分發(fā)揮自身核心競爭力乃至增強自身應(yīng)變能力的一種管理模式，同時也是現(xiàn)代社會非常重要的一種商業(yè)模式。出版社的核心競爭力是對圖書內(nèi)容的選擇、編輯加工能力，而在本項目中需要的是通過使用信息系統(tǒng)來優(yōu)化生產(chǎn)經(jīng)營過程，提高運營效率和決策能力。這樣的情況很適合通過適當(dāng)?shù)耐獍鼭M足需求。外包管理的過程主要包括：開放方式?jīng)Q策、選擇承包商、簽訂外包合同、監(jiān)控外包開發(fā)過程以及成果驗收。

采購管理過程中經(jīng)常要設(shè)計買賣雙方重要的法律文檔——合同，它是買賣雙方形成的一個共同遵守的協(xié)議，賣方有義務(wù)提供合同制定的產(chǎn)品和服務(wù)，而買方則有義務(wù)支付合同規(guī)定的價款。常見的項目采購合同有多重，本項目硬件采購活動簽訂的是一般買賣合同，而ERP開發(fā)活動簽訂的就是技術(shù)開發(fā)合同。合同管理的主要工作包括合同的訂立、履行、變更、中中止、違約事件的處理等。

本項目的采購管理中，我主要做了以下工作：

一.認(rèn)真評估項目需求，妥善編制采購計劃

本項目采購的主體部分是ERP系統(tǒng)軟件。我們對自身的需求做了整體評估，也去已使用ERP系統(tǒng)的兄弟單位進(jìn)行了 和交流。我們認(rèn)識到，ERP軟件需要結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)流程各個環(huán)節(jié)的需求，利用多種技術(shù)進(jìn)行大量的開發(fā)工作，本社信息中心的技術(shù)團(tuán)隊很難勝任。市場上目前已經(jīng)存在多家出版社ERP軟件的開發(fā)企業(yè)，成功實施了不少項目，具備豐富的開發(fā)和實施經(jīng)驗。與相關(guān)企業(yè)的外包合作，不僅可以利用他們專業(yè)的開發(fā)團(tuán)隊保證項目的質(zhì)量、進(jìn)度，而且還能借此吸收他們在其他開發(fā)項目中積累的經(jīng)驗與成果。從成本上看，雖然自行開發(fā)更容易進(jìn)行需求溝通，也能共用一部分人力資源，但是由于質(zhì)量、進(jìn)度難于保證，最終的開發(fā)管理成本和潛在風(fēng)險，都要高于外包開發(fā)。

二.多方比較選擇ERP系統(tǒng)供應(yīng)商

最初我們考慮采取招標(biāo)的方式，但是在和兄弟單位的溝通中我們發(fā)現(xiàn)，出版行業(yè)的掛歷流程雖然整體上相似，但是不同企業(yè)的細(xì)節(jié)差異極大，而這種細(xì)節(jié)很難通過招標(biāo)文件逐一詳述。開發(fā)商則普遍是在自己的一款通用產(chǎn)品的基礎(chǔ)上進(jìn)行二次開發(fā)，這就導(dǎo)致幾家采用招標(biāo)方式的兄弟單位，很難評估自身需求與投標(biāo)企業(yè)既有產(chǎn)品之間的禪意，最終在實施過程中面臨大量難以處理的變更請求。

于是我們對市場上幾家住喲啊的開發(fā)企業(yè)進(jìn)行了初步接觸，并聯(lián)系使用了相應(yīng)產(chǎn)品的兄弟單位進(jìn)行專項調(diào)研，評估其基礎(chǔ)產(chǎn)品的流程 風(fēng)格，與我社既有生產(chǎn)流程的差異，以及開發(fā)管理與后續(xù)服務(wù)的情況。從中選出兩家基礎(chǔ)產(chǎn)品與我社流程風(fēng)格近似的企業(yè)，進(jìn)行了較為深入的談判溝通，兩家企業(yè)都提供了系統(tǒng)解決方案。我們結(jié)合方案，綜合考慮開發(fā)能力、報價和服務(wù)承諾，最終確定了一家開發(fā)企業(yè)。這一選擇獲得了項目組和主管本項目的社領(lǐng)導(dǎo)的肯定。

三.監(jiān)控項目實施，妥善處理合同管理問題

在項目進(jìn)行過程中，我們一直進(jìn)行密切的監(jiān)控管理。ERP軟件開發(fā)合同中，有明確的進(jìn)度計劃要求，并且規(guī)定，開發(fā)方每兩周提交一次工作報告，以便評估項目進(jìn)展，及時糾正各種問題。同時還要提供下周兩周的工作計劃，以便我們再次確認(rèn)配合工作所需的人員和各種資源是否能及時到位，并給與妥善支持。

由于選定的開發(fā)商的基礎(chǔ)軟件與我方流程較為接近，需求調(diào)研和二次開發(fā)工作進(jìn)行得很順利，因此開發(fā)方派駐團(tuán)隊的士氣也很高，雙方溝通協(xié)作十分默契。發(fā)行部使用原有信息系統(tǒng)的時候，訂單由專門操作員錄入，工作量很大，對操作速度、熟練性要求極高，他們習(xí)慣的是顯示數(shù)據(jù)量大，提示信息少的界面，操作全部由鍵盤完成。在新系統(tǒng)下，發(fā)貨量較小的訂單允許普通業(yè)務(wù)員自行制出，以便實現(xiàn)更靈活的發(fā)貨機制。普通業(yè)務(wù)員操作少，熟練程度低，要求界面提示多，鼠標(biāo)操作多，顯示數(shù)據(jù)量小一些倒是無妨。兩種要求很難調(diào)和。開發(fā)方依據(jù)以往的經(jīng)驗，提出建立兩套工作界面，由用戶自行設(shè)定選擇使用。我們經(jīng)過與各方溝通，最終采納了這一方案，并通過合同變更增加了必要的費用。

經(jīng)過各方密切配合，ERP系統(tǒng)軟件于11月底完成全部開發(fā)和內(nèi)部測試工作，服務(wù)器硬件和數(shù)據(jù)庫管理軟件也按照合同約定在11月上旬及時交付。12月中旬項目通過驗收，完整實現(xiàn)了要求的各項功能，也很好地滿足了領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于整個系統(tǒng)應(yīng)于2011年1月1日正式運行的要求。