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      淺議精細(xì)做好辦公室工作的幾點思考

      2014-12-23 08:17:20李春燕彭景云彭冠銘
      山東工業(yè)技術(shù) 2014年10期
      關(guān)鍵詞:做好辦公室思考

      李春燕,彭景云,彭冠銘

      (川慶鉆探公司地研院,成都 610000)

      淺議精細(xì)做好辦公室工作的幾點思考

      李春燕,彭景云,彭冠銘

      (川慶鉆探公司地研院,成都610000)

      【摘要】辦公室工作是一個綜合性的集合體,從重要性上講,它是每個企業(yè)不可缺少的重要部門和對上對下的服務(wù)窗口,之所以重要是因為辦公室具有“管理服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)、參謀咨詢等多項職能”。

      【關(guān)鍵詞】精細(xì);做好;辦公室;工作;思考

      中石油各行業(yè)歷經(jīng)幾次大的重組后,原來的礦辦、廠辦(黨辦),基本上二合一;不少單位就連“外事辦、維穩(wěn)辦、保衛(wèi)科、計生辦、接待辦、事務(wù)辦”的等職能,全部歸入了辦公室,幾乎是“N辦”合一,工作容量大、頭緒多、責(zé)任大、任務(wù)重,稍有粗心就會延誤大事。這對于從事辦公室工作的同志來說,不僅在思想上、行動上,而且在綜合素質(zhì)上、執(zhí)行力上乃至政治高度上,都提出了更高的要求。在多年的工作實踐中,我深深地體會到:辦公室工作“既繁又難”,而要做好、做優(yōu)這項工作那就更難!面對現(xiàn)實,怎樣游刃有余、克服困難,循序漸進(jìn)地做好這項工作呢?

      1 明確職能分工,敬業(yè)奉獻(xiàn)一盤棋

      辦公室工作是一個綜合性的集合體,從重要性上講,它是每個企業(yè)不可缺少的重要部門和對上對下的服務(wù)窗口,之所以重要是因為辦公室具有“管理服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)、參謀咨詢等多項職能”。其職能作用發(fā)揮得好與壞,對全局工作有著直接重要影響。因此辦公室工作千頭萬緒,必須明確職能分工,各司其職??偲鹫f來,辦公室職能主要包括四大類:

      ——管理服務(wù)類職能。主要包括:一是公文管理,即辦公室負(fù)責(zé)公文的收發(fā)、傳遞、催辦等各個環(huán)節(jié)的具體事宜;二是事務(wù)管理,如會議的安排,會場的布置,接待上級和兄弟單位的來人;辦公室的值班、保衛(wèi)、通訊聯(lián)系,單位的辦公環(huán)境管理等;三是信息處理,即利用計算機網(wǎng)絡(luò)等各種現(xiàn)代化手段,為辦公自動化服務(wù);四是搞好服務(wù),即為保證部門的中心工作而提供全方位的物質(zhì)和精神兩方面的服務(wù)。

      ——綜合協(xié)調(diào)類職能。主要包括:一是統(tǒng)一步調(diào),切實保證院領(lǐng)導(dǎo)的正確決策能夠認(rèn)真貫徹落實;二是化解矛盾,即在單位局部利益發(fā)生沖突及局部利益與全局利益發(fā)生沖突時,進(jìn)行及時調(diào)研和協(xié)調(diào),將矛盾解決在萌芽之中;三是合理安排,協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)安排好決策實施過程中的各項事務(wù)工作。

      ——監(jiān)督指導(dǎo)類職能。主要包括:一是按照上級部門及領(lǐng)導(dǎo)要求,隨時檢查工作進(jìn)度及工作質(zhì)量;二是督辦領(lǐng)導(dǎo)決定而沒落實的事項;三是協(xié)調(diào)制訂有關(guān)院中長期發(fā)展規(guī)劃,并對有關(guān)方針政策及做法進(jìn)行指導(dǎo)和解釋。

      ——參謀咨詢類職能。主要包括:一是通過各種現(xiàn)代化手段為領(lǐng)導(dǎo)決策搜集提供各種信息,起草相關(guān)文件、領(lǐng)導(dǎo)講話;二是協(xié)助決策,發(fā)揮參謀助手作用。

      2 具備技能素質(zhì),做好交辦工作

      按照辦公室的職能要求,從事辦公室工作的所有人員都應(yīng)努力成為政治可靠、業(yè)務(wù)嫻熟、作風(fēng)過硬的團隊成員。在具體工作中努力在“踏、快、博、勤、心”5字上下功夫,即:

      1、“踏”,就是對待工作要“踏實”。辦公室工作,無論是辦文,還是辦事,都要從實際出發(fā),實事求是,工作踏實、待人踏實、完成一切工作踏實。

      2、“快”,就是辦事要“快捷”。好中求快,快中求好,努力提高工作效率。辦事拖拉,作風(fēng)疲沓,時間觀念不強,是影響工作效率的主要因素。辦公室的工作人員要切實做到當(dāng)日事,當(dāng)日完;急事急辦、特事特辦,及時完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的所有工作。

      3“博”,就是提升素質(zhì)要“博學(xué)”。辦公室工作千頭萬緒,涉及面廣,標(biāo)準(zhǔn)高,要求嚴(yán),這就需要辦公室人員必須具備廣博的綜合性知識、社會常識和錄井生產(chǎn)流程知識。只有知識積累多了、知識面寬了、理論功底厚了,才能更好的為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),為基層生產(chǎn)一線員工服務(wù)。

      4、“勤”,就是要腿勤、口勤。辦公室人員應(yīng)經(jīng)常到各部門及單位走走、看看,遇事多問、多記;對群眾的意見多聽、多想、多辦,這樣才會做到心中有數(shù),做起工作來才能得心應(yīng)手。

      5、“心”,就是要耐心、專心、細(xì)心。服務(wù)是辦公室的一項重要工作,做服務(wù)工作一定要耐心,要有禮貌,熱情周到,不擺架子,盡量讓對方滿意;做工作時要專心,不能三心二意,要仔細(xì)研究,能夠深入到群眾中去,了解新情況、新問題;平時處理事務(wù)還要細(xì)心,多觀察,多思考,自覺查找工作中的漏洞和不足,以不斷改進(jìn)工作方法。

      3 提升自身素質(zhì),創(chuàng)新工作方式

      辦公室作為單位一個綜合性辦事機構(gòu),肩負(fù)著院(公司)的上傳下達(dá)、綜合協(xié)調(diào)、內(nèi)外溝通、內(nèi)部行政管理、黨務(wù)工作等事項,是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)基層的窗口,是部門能否有效統(tǒng)一開展各項工作的關(guān)鍵,因此只有我們不間斷的勤于學(xué)習(xí)、勤于思考,不斷提升自身素質(zhì),改進(jìn)工作方式、創(chuàng)新工作方法,才能使我們的服務(wù)工作有新的起色和變化。

      其一,提升自身素質(zhì),要不斷加強自身學(xué)習(xí),改造世界觀。通俗地說,辦公室人員是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂,自身素質(zhì)咋樣,直接影響到領(lǐng)導(dǎo)的工作效果和效率。因此一定要堅持社會主義科學(xué)發(fā)展觀的理論學(xué)習(xí);堅持鄧小平理論‘三個代表重要思想的學(xué)習(xí);堅持油田綜合管理及“三基”管理等領(lǐng)域知識的學(xué)習(xí),不斷提高科學(xué)化管理企業(yè)的水平和能力。

      其二,創(chuàng)新工作方式,必須破除舊的管理方式。創(chuàng)新是辦公室工作的持久發(fā)展動力,堅持不斷創(chuàng)新就要不斷根除不適應(yīng)生產(chǎn)力發(fā)展要求的條條款款,逐步完善現(xiàn)代化企業(yè)管理工作機制,反對因循守舊,在創(chuàng)新上下功夫。辦公室工作包羅萬象,要結(jié)合工作實際,選準(zhǔn)突破口,大膽改進(jìn),推動各項工作不斷向前發(fā)展。

      其三,創(chuàng)新工作方式,必須創(chuàng)新工作思維。思想是行動的支配者,所以必須解放思想,破除一些不適合形勢發(fā)展的舊框框,放開手腳,大膽地闖、大膽地式,只有這樣才能更好地推進(jìn)辦公室工作的全面展開,取得新成果。,

      其四,創(chuàng)新工作方式,必須強化制度建設(shè)。沒有規(guī)矩,不成方圓。制度是人定的,隨著形勢的發(fā)展,也應(yīng)不斷健全完善和創(chuàng)新,絕不可能一成不變。在制度建設(shè)創(chuàng)新中,特別應(yīng)當(dāng)高度重視激勵約束機制的創(chuàng)新和落實。評價制度創(chuàng)新的標(biāo)準(zhǔn)不在于制定得多么細(xì)、多么具體,而在于是否緊扣工作需要,堵塞管理上的漏洞,是否真達(dá)到了按章辦事、獎勤罰懶的效果。

      其五,創(chuàng)新工作方式,必須提升服務(wù)理念。當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀,既要想領(lǐng)導(dǎo)之所想,又要超前思考,想領(lǐng)導(dǎo)之未想;要從淺層次的被動服務(wù)理念中,向深層次的主動服務(wù)轉(zhuǎn)變;要從只是事后被動處理落實問題的理念中,向事前主動提出疑問,服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)變;切實當(dāng)好參謀,為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供準(zhǔn)確的、有價值的信息和建議,不斷使辦公室工作上檔次、上水平。

      辦公室工作說起簡單做起來難,這也許是所有辦公室行業(yè)同仁們的共識。但是,今天我們既然已選擇了這一行,或者是領(lǐng)導(dǎo)安排我們干了這一行,那就應(yīng)該以黨的事業(yè)為重,以組織安排為重,義無反顧地?zé)釔圻@一平凡而光榮的事業(yè),在繁雜的工作中磨練自己,以強烈的事業(yè)心和的責(zé)任感面對一切困難和挑戰(zhàn),為在四川建設(shè)中國石油天然氣工業(yè)基地和實現(xiàn)300億大氣區(qū)貢獻(xiàn)我們的力量。

      【參考文獻(xiàn)】

      [1]潘云良:《現(xiàn)代企業(yè)管理》,中共中央黨校出版社,2008.3

      [2]許川:《企業(yè)政治工作手冊》工廠管理雜志出版社,1986.3

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