淺談新時(shí)期高校特殊載體檔案的收集歸檔工作

王獻(xiàn)飛

[摘 要]面對(duì)日益深化的教育體制改革，高校檔案管理工作中也面臨著許多新情況。特別是隨著新材料、新技術(shù)逐漸地應(yīng)用于檔案的載體，對(duì)這些特殊載體檔案的收集歸檔、保存所日益顯露出的問題，更增加了解決問題的緊迫性。

[關(guān)鍵詞]高校檔案；特殊載體；收集歸檔

特殊載體檔案是指學(xué)校工作中形成的不同于普通紙質(zhì)載體檔案的聲像檔案、電子檔案、榮譽(yù)檔案及其它具有保存價(jià)值的實(shí)物等，它與紙質(zhì)載體檔案同為學(xué)校檔案的重要組成部分。筆者結(jié)合工作實(shí)際就新時(shí)期高校特殊載體檔案收集歸檔工作談一些粗淺的認(rèn)識(shí)。

一、聲像檔案

聲像檔案包括學(xué)校重要活動(dòng)形成的照片、錄音帶、錄像帶、影視膠片等。

（一）歸檔范圍

1、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)主管部門來校視察、檢查工作，校際交流等的聲像材料；

2、反映本校部門、學(xué)院、直屬單位主要職能活動(dòng)和工作成果的聲像材料；

3、反映本校教學(xué)、科研、校園文化、外事活動(dòng)各種重要活動(dòng)的聲像材料；

4、本校歷屆領(lǐng)導(dǎo)人、歷屆畢業(yè)生、先進(jìn)集體照片；

5、本校校園歷史變遷、重要建筑物、校園風(fēng)光等聲像材料；

6、記錄本校發(fā)生的重大事件、重大事故、異?，F(xiàn)象及治安、災(zāi)害等事件的聲像材料；

（二）收集、歸檔要求：

1、紙質(zhì)照片歸檔時(shí)應(yīng)配文字說明，文字說明的成分主要包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者六個(gè)要素。文字說明要根據(jù)六要素，用簡(jiǎn)潔、通順的語言概括出揭示照片影像反映的全部信息，總說明一般不超過200字，并以每一自然張為單位編寫分說明。

2、數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片應(yīng)整理刻錄成光盤并選出3—5張擴(kuò)印成紙質(zhì)照片。紙質(zhì)照片應(yīng)配以文字說明，光盤必須建立光盤目錄，注明拍攝的事件、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、拍攝者等要素。

3、錄制的錄音、錄像帶要附以簡(jiǎn)要說明，說明該帶存儲(chǔ)的內(nèi)容、錄制的時(shí)間等。若整理刻制成光盤，重要的聲像檔案應(yīng)將原件與刻制的光盤一同歸檔。

二、電子檔案

電子檔案是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤、移動(dòng)硬盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的有保存價(jià)值的電子文件。

（一）歸檔的范圍

具體可參照本校制定的紙質(zhì)文件歸檔范圍。此外，還應(yīng)將各部門、各單位形成的有重要參考利用價(jià)值的數(shù)據(jù)庫文件和相關(guān)軟件、多媒體課件、超媒體鏈接文件（WEB網(wǎng)頁）、數(shù)字化的影像文件、聲音文件、CAD圖形文件等進(jìn)行收集、積累歸檔。

（二）收集、歸檔要求

1、電子文件的格式要求：

（1）對(duì)用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、文字處理工具等，必要時(shí)要保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。

（2）對(duì)用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。

（3）對(duì)用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。

（4）對(duì)用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈結(jié)技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時(shí)收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。

（5）對(duì)用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。

（6）特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的查看軟件。

2、歸檔前應(yīng)由文件形成單位按照規(guī)定的項(xiàng)目對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行檢驗(yàn)。

3、電子文件的存儲(chǔ)要選用耐久性好的載體，光盤一般應(yīng)采用只讀光盤或一次寫光盤。光盤刻錄一式2套，一套送校檔案室歸檔，一套留本單位備用。

4、對(duì)通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)則應(yīng)連同專用軟件一并收集。電子文件的歸檔應(yīng)可能包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。

5、更換管理軟件時(shí)應(yīng)將不再使用的軟件與數(shù)據(jù)一同歸檔。

三、榮譽(yù)檔案

榮譽(yù)檔案包括獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、證書、錦旗等。

（一）歸檔范圍

1、學(xué)校獲得各種榮譽(yù)的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、證書、錦旗；

2、學(xué)生組隊(duì)參加各種比賽集體獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書、錦旗（學(xué)生個(gè)人獲獎(jiǎng)榮譽(yù)應(yīng)掃描或拍攝處理成電子文件歸檔）；

3、外單位贈(zèng)予學(xué)校的錦旗。

（二）歸檔要求

1、歸檔時(shí)應(yīng)配寫文字說明，說明要包含事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景等要素。

2、相關(guān)單位收集后即送校檔案室歸檔。

四、其它具有保存價(jià)值的實(shí)物

具有保存價(jià)值的實(shí)物包括字畫、題詞、證件、紀(jì)念品、首日封、紀(jì)念郵票、禮品等。

（一）歸檔范圍

1、社會(huì)各界名流贈(zèng)予學(xué)校的字畫；

2、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、社會(huì)各界名流在各種場(chǎng)合為學(xué)校的題詞；

3、對(duì)外交流中外單位或個(gè)人贈(zèng)予學(xué)校的禮品；

4、校牌、?；铡⒉辉偈褂玫膶W(xué)校及內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)公章；

5、學(xué)校內(nèi)印制的各種證件，如學(xué)生證、教師證等；

6、舉辦或承辦重大活動(dòng)形成的有保存價(jià)值的憑證性實(shí)物。

（二）收集、歸檔要求

1、歸檔時(shí)應(yīng)配寫文字說明，說明包含事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景等要素。

2、相關(guān)單位收集后即送校檔案室歸檔。

特殊載體檔案送檔案室歸檔時(shí)，應(yīng)填寫移交清單一式兩份，校檔案室與移交單位各存一份。

總之，特殊載體檔案由于載體的特殊性，雖然與相關(guān)主題內(nèi)容的紙質(zhì)檔案密不可分，但在整理時(shí)為了便于保管和利用，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)進(jìn)行分類、整理和組成保管單位，通過注明檔案參見號(hào)的方式來與相關(guān)主題的紙質(zhì)檔案進(jìn)行鏈接，維護(hù)檔案的完整性和系統(tǒng)性。