醫(yī)院檔案管理中檔案資料的收集

賈月婷

[摘 要]醫(yī)院檔案管理工作是檔案管理工作中的一個(gè)分支，醫(yī)院檔案管理工作中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)就是檔案資料的收集，這也是檔案工作開展的一個(gè)基本前提，所以在實(shí)際的工作中一定要加強(qiáng)檔案資料的搜集工作，以便能夠更好的為醫(yī)院的相關(guān)工作提供一定的便利。本文主要分析了醫(yī)院檔案管理中檔案資料的收集，以供參考和借鑒。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院檔案;收集范圍;收集方法

醫(yī)院檔案管理是使用比較合理和科學(xué)的方法對醫(yī)院的檔案進(jìn)行有效的管理，以便其能夠?yàn)獒t(yī)院的發(fā)展和運(yùn)行提供一些有價(jià)值的信息，在檔案管理中，檔案資料的收集是所有工作的重要基礎(chǔ)，也是醫(yī)院檔案工作的一個(gè)最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，所以一定要對這一工作環(huán)節(jié)予以足夠的重視。

一、綜合性文書檔案的收集

綜合性文書檔案包括了很多的內(nèi)容，這些材料是在日常工作中不斷積攢下來的，這些材料對醫(yī)院日常的辦公活動(dòng)和重大的事件和決策都進(jìn)行了詳細(xì)的記錄，這些檔案資料在搜集的過程中可以選擇定期移交的方法，也就是在實(shí)際的工作中安排專人對這一類材料進(jìn)行搜集，然后按照季度或者是月份對收集的內(nèi)容進(jìn)行具體的報(bào)告，然后再讓專業(yè)人員對其進(jìn)行有效的帥選，將其按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分門別類，這樣就能夠滿足醫(yī)院的不時(shí)之需。但是這類檔案在實(shí)際的工作中具有非常強(qiáng)的復(fù)雜性，而且涉及到不同的領(lǐng)域，資料的具體數(shù)量也非常大，所以在進(jìn)行分類的時(shí)候一定要更加仔細(xì)專業(yè)的對檔案進(jìn)行有效的識(shí)別，使其能夠更加的齊全完整。

二、人事檔案的收集

人事檔案是對員工的個(gè)人經(jīng)歷和工作能力以及工作表現(xiàn)的記載，這也是人力資源管理中十分重要的一個(gè)信息，人事檔案的資料收集需要包括很多方面，因?yàn)檫@和個(gè)人的相關(guān)信息有著十分密切的聯(lián)系，所以一定要在收集的過程中加強(qiáng)對其準(zhǔn)確性的把握，同時(shí)還要在管理工作中做好相關(guān)檔案信息的保密工作，這一部分檔案一定要由專門的人員對其負(fù)責(zé)，平時(shí)要將工作的重點(diǎn)放在檔案信息的收集上，在檔案信息的管理中一定要對檔案的范圍進(jìn)行嚴(yán)格的控制，對個(gè)人的信息一定要經(jīng)過相關(guān)部門規(guī)范嚴(yán)格的審查，對不屬于這一范圍的檔案信息不能歸入到檔案資源信息庫當(dāng)中，收集后還要對相關(guān)的信息進(jìn)行審核，在審核合格后定期將其移交到檔案室歸檔。

三、財(cái)務(wù)檔案的收集

財(cái)務(wù)檔案是在醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理中所產(chǎn)生的一個(gè)數(shù)據(jù)資料，這個(gè)檔案對醫(yī)院的收支有著十分重要的作用，它能夠記錄醫(yī)院運(yùn)行中收支情況。財(cái)務(wù)檔案的專業(yè)性是非常強(qiáng)的，應(yīng)該在實(shí)際的工作中設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)和人員，對一些重要的檔案要專職的檔案人員和文書檔案工作不斷配合，兩個(gè)部門之間的人員一定要負(fù)責(zé)，各司其職，不能相互推諉。同時(shí)還要重視經(jīng)濟(jì)報(bào)表的搜集，在日常的工作中就要做好財(cái)務(wù)報(bào)表搜集，在搜集材料的過程中還要重視材料的客觀性和真實(shí)性，對于這類材料一定要在平時(shí)就很重視對其的收集，年終再將其移交給檔案人員保管。

四、科室檔案的收集

科室檔案是在醫(yī)院研究的過程中形成的文字或者是圖表等數(shù)據(jù)資料，這也是醫(yī)院科研活動(dòng)的一個(gè)十分重要的憑借，這種檔案的專業(yè)性相對較強(qiáng)，在收集的過程中存在著一定的難度。所以在收集的過程中可以選擇在一定時(shí)期內(nèi)移交給相關(guān)的管理部門，也可以由專門的部門和機(jī)構(gòu)專門向科研人員索要和收集。這都是比較有效果的方式，所以在日常的工作中可以選擇用多種方式進(jìn)行資料的收集工作。

五、基建檔案和設(shè)備檔案的收集

基建檔案是醫(yī)院在基礎(chǔ)建設(shè)中建立的檔案，這些檔案在醫(yī)院發(fā)展中都發(fā)揮了十分重要的作用，這一資料包括基建的工作計(jì)劃、總結(jié)和項(xiàng)目估計(jì)等，也包括一些非常重要的施工執(zhí)照和文件等，這些材料在收集的過程中一般都是要在醫(yī)院專門的機(jī)構(gòu)和專門人員負(fù)責(zé)下完成，收集工作完成以后再統(tǒng)一交給檔案室，在這類檔案的收集中還要有一些設(shè)備的相關(guān)內(nèi)容，在收集這一部分檔案內(nèi)容時(shí)可以向設(shè)備維修和養(yǎng)護(hù)人員收集，檔案管理者在收集工作完成后要對其進(jìn)行分類管理。

六、影像學(xué)檔案和病理標(biāo)本檔案的收集

影像學(xué)檔案是在病人就診過程中形成的影像檢查資料，包括核磁共振、CT、CR、X線片、超聲影像、心電圖、內(nèi)窺鏡影像等，影像學(xué)資料是醫(yī)療輔助診斷的重要依據(jù)，也是醫(yī)院檔案管理收集的重要內(nèi)容，在醫(yī)療、科研、教學(xué)中起著重要作用。對于影像學(xué)資料的收集分為兩個(gè)方面，一是對傳統(tǒng)影像學(xué)資料的收集。傳統(tǒng)的影像學(xué)資料一般以膠片或打印圖像的形式存在，這就需要檔案管理的專（兼）職人員按檢查時(shí)間、病人檢查號(hào)碼逐一收集整理，確保資料連續(xù)、完整，及時(shí)歸檔。二是對數(shù)字化影像資料的收集。數(shù)字化影像資料是指保存在計(jì)算機(jī)中的病人檢查資料，這部分資料收集起來較為容易，只需定期做出備份，按病人的檢查號(hào)碼排列即可。病理標(biāo)本是病理科在進(jìn)行病理學(xué)檢驗(yàn)中制作的標(biāo)本涂片，由病理科安排專人收集保存。

七、病歷檔案的收集

病歷檔案在醫(yī)院管理中一直占有一席之地，它是處理醫(yī)療糾紛最直接、最重要的書面證據(jù)，但是對病歷檔案的收集范圍很多人存在誤區(qū)，病歷檔案不僅僅包括住院病歷，還包括門診日志、門診手術(shù)記錄、門診手術(shù)同意書、急診科室的搶救記錄、體檢中心的職工健康檔案等，由于這些檔案資料由不同科室產(chǎn)生，對醫(yī)院的醫(yī)療活動(dòng)至關(guān)重要，因此醫(yī)院要有明確規(guī)定，責(zé)令相關(guān)科室定期向檔案室移交，檔案室由專職人員定期收集整理，對未及時(shí)移交的病歷資料要限期移交，確保病歷資料的完整、規(guī)范、全面。病歷檔案是醫(yī)院檔案資料中的重點(diǎn)，對于病歷檔案的收集只能由檔案管理專職人員完成。

八、結(jié)語

醫(yī)院的檔案收集工作是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作，期間要涉及到很多的內(nèi)容，對不同的內(nèi)容也有著不同的收集和管理方式，在實(shí)際的工作中，檔案收集和管理人員一定要對各項(xiàng)檔案的內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，這樣才能更好的為檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，從而也更好的促進(jìn)醫(yī)院檔案工作的發(fā)展和進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

[1]張軍霞.《淺談縣級(jí)醫(yī)院的檔案管理》.2009.12.

[2]陳海霞.《如何做好科研檔案管理工作》.2008.5.

[3]佚名.《聲像檔案管理辦法》.