對(duì)事業(yè)檔案實(shí)施以“件”為單位歸檔的思考

張杉杉

[摘 要]事業(yè)單位的改革在不斷深入進(jìn)行，事業(yè)單位通過(guò)轉(zhuǎn)型、重組、重構(gòu)及轉(zhuǎn)制等獲得了新的發(fā)展。在保證事業(yè)單位高效、協(xié)調(diào)、有序運(yùn)行過(guò)程中，檔案管理發(fā)揮了巨大的作用。本文主要對(duì)事業(yè)檔案實(shí)施以“件”為單位歸檔進(jìn)行分析。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)檔案；以“件”為單位；歸檔

《歸檔文件整理規(guī)則》的頒布實(shí)施至今已有數(shù)年，其推出的歸檔文件整理程序步驟簡(jiǎn)化，易于掌握，實(shí)施后，受到了廣大機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案人員的普遍歡迎。我們結(jié)合事業(yè)單位檔案管理工作的特點(diǎn)，積極探討了事業(yè)檔案以“件”為單位進(jìn)行歸檔的方法。實(shí)踐表明，事業(yè)單位檔案以“件”為保管單位進(jìn)行整理、保管、利用是一種切實(shí)可行的方法，也是一種先進(jìn)的管理模式。

一、事業(yè)檔案以“件“為單位歸檔的可行性分析

與傳統(tǒng)的文書(shū)立卷所暴露的繁瑣、復(fù)雜和效率低的弱點(diǎn)相比，事業(yè)單位傳統(tǒng)立卷整理程序、整理方法及檢索利用等方面與事業(yè)單位的發(fā)展已經(jīng)格格不入，采取以“件”為保管單位進(jìn)行整理則可以解決這些問(wèn)題，這種新歸檔文件整理方法的優(yōu)點(diǎn)表現(xiàn)在：

（一）適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理檔案的需要。隨著事業(yè)單位現(xiàn)代化程度的提高，計(jì)算機(jī)技術(shù)在事業(yè)單位管理中日益普及。傳統(tǒng)的案卷級(jí)加文件級(jí)手工檢索方式不僅增加了數(shù)據(jù)錄入量，還影響檢索速度，不能滿足事業(yè)單位高速運(yùn)作的要求。同時(shí)，繁瑣的立卷程序使檔案管理軟件的設(shè)計(jì)過(guò)于復(fù)雜，計(jì)算機(jī)輔助管理難以實(shí)現(xiàn)，影響了計(jì)算機(jī)在事業(yè)單位檔案部門(mén)的使用，所以在事業(yè)單位實(shí)施以“件”為保管單位的歸檔辦法有利于事業(yè)單位檔案工作的計(jì)算機(jī)管理，為事業(yè)單位檔案信息化的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。

（二）減輕了檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。由于事業(yè)單位發(fā)展的目標(biāo)是以增加經(jīng)濟(jì)效益為目的，以最低的人員投入獲得較高的經(jīng)濟(jì)效益，因而多數(shù)事業(yè)單位檔案人員身兼數(shù)職，工作繁忙。實(shí)行新《規(guī)則》后歸檔文件是隨辦隨歸檔，將整理工作化整為零，減輕了集中整理的壓力，從而大大減輕了立卷人員的工作強(qiáng)度。

（三）降低了檔案人員的業(yè)務(wù)“門(mén)檻”。事業(yè)單位檔案大部分采用裝訂形式，檔案人員在具體立卷工作中不僅要考慮文件的類別劃分，照顧案卷厚度等問(wèn)題，還要擬寫(xiě)出反映卷內(nèi)文件內(nèi)容的案卷標(biāo)題，這就要求立卷人員既要有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，又要熟悉本單位的業(yè)務(wù)，同時(shí)更要具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)、具有一定的文化素養(yǎng)和一定的實(shí)際操作能力。而在實(shí)際工作中.多數(shù)事業(yè)單位檔案立卷人員工作不穩(wěn)定，調(diào)動(dòng)頻繁，這就很難確保案卷的質(zhì)量，不得不在年初或年中立卷時(shí)，邀請(qǐng)檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員幫助立卷，這種做法既增加了檔案行政管理部門(mén)的業(yè)務(wù)量，又為事業(yè)單位增添了不少麻煩。而實(shí)施以“件”為保管單位的歸檔方法，則不需要訂卷及擬寫(xiě)案卷標(biāo)題，并便于拾遺補(bǔ)漏，從而降低了立卷人員的實(shí)際操作難度。

（四）解決了檔案利用時(shí)的保密問(wèn)題。傳統(tǒng)的立卷方法所產(chǎn)生的案卷都是由較多文件組成，在提供利用時(shí)，有時(shí)利用者往往只得要其中的一份文件。但因不能拆卷，檔案部門(mén)只能整卷提供，極易造成泄密事件的發(fā)生。實(shí)施以“件”為保管單位的歸檔方法，就會(huì)解決檔案利用時(shí)的保密問(wèn)題。

（五）便于復(fù)制檔案。事業(yè)單位業(yè)務(wù)人員外出聯(lián)系有關(guān)事宜經(jīng)常需要單份文件，檔案部門(mén)在提供利用或?qū)n案進(jìn)行掃描、復(fù)印時(shí)，必須將案卷拆成散頁(yè)才能進(jìn)行，拆卷再裝訂的過(guò)程不僅增加檔案人員的工作量，同時(shí)也破壞了檔案原件。實(shí)施以“件”為保管單位后，既節(jié)省了人力物力，又便于掃描、復(fù)制和提供利用。

二、具體做法

（一）隨辦隨歸。我們?cè)趯?shí)際指導(dǎo)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，基層檔案人員對(duì)“隨辦隨歸”的認(rèn)識(shí)存在一定的偏差，有人認(rèn)為隨辦隨歸的做法其主要內(nèi)容是無(wú)論收文發(fā)文，只要形成一件就歸檔一件，不進(jìn)行其它形式的整理，這種做法違背了檔案歸檔原則，把檔案管理變成了文件管理。實(shí)際工作中，我們強(qiáng)調(diào)，“隨辦隨歸”中的“辦”指的是辦結(jié)而不是辦理，因此文件應(yīng)在辦理程序結(jié)束后才能歸檔。我們?cè)诩m正這種認(rèn)識(shí)偏差的同時(shí)，針對(duì)各事業(yè)單位的實(shí)際情況開(kāi)展了方向性的指導(dǎo)工作，對(duì)于那些檔案數(shù)量不太多的事業(yè)單位，我們指導(dǎo)他們結(jié)合平時(shí)的工作，做到隨辦結(jié)，隨存檔，將整理工作做在平時(shí)。對(duì)形成文件較多的事業(yè)單位，我們指導(dǎo)該事業(yè)單位在隨辦結(jié)隨歸檔的同時(shí)，其檔案部門(mén)變一年一次接收歸檔為多次接收歸檔。

（二）歸檔鑒定。根據(jù)檔案鑒定工作的原則（即根據(jù)事業(yè)單位需要和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，用歷史的、全面的、發(fā)展的、效益的觀點(diǎn)，正確分析和鑒別檔案保存價(jià)值，明確劃分檔案的保管期限），事業(yè)單位首先建立明確的檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)，其次確定事業(yè)單位歸檔與不歸檔文件的范圍，有效預(yù)防了“有文必檔”情況的發(fā)生。

（三）分類方法。由于新《規(guī)則》對(duì)歸檔文件的分類方法賦予了很大的靈活性，根據(jù)試點(diǎn)事業(yè)單位的具體情況，結(jié)合目前大部分事業(yè)單位檔案管理采取手工與計(jì)算機(jī)并用的特點(diǎn)，我們對(duì)黨群工作、行政管理、經(jīng)首管理、生產(chǎn)技術(shù)管理四大類檔案的分類采用了年度一問(wèn)題一保管期限分類法。

（四）檔號(hào)設(shè)置。事業(yè)單位實(shí)施了以“件”為保管單位的歸檔方法后，其檔號(hào)設(shè)置也要相應(yīng)發(fā)生變化。從試點(diǎn)情況看，對(duì)于事業(yè)單位檔號(hào)可由分類號(hào)、保管期限、件號(hào)組成。

（五）其它方面。事業(yè)單位檔案盒排列方法保持原事業(yè)單位檔案排列方法，而在事業(yè)單位歸檔文件的排列、編目、裝盒方面的工作與實(shí)行新《規(guī)則》后機(jī)關(guān)歸檔文件整理工作方面的要求相同。

三、結(jié)論

總之，通過(guò)在事業(yè)單位實(shí)施以“件”為保管單位的歸檔辦法，我們認(rèn)為《規(guī)則》在事業(yè)單位的應(yīng)用既適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的需要，又立足于未來(lái)的現(xiàn)代化管理，并由于具有較大的靈活性和很強(qiáng)的可操作性，受到了事業(yè)單位檔案工作人員的歡迎，必將成為今后事業(yè)單位檔案立卷發(fā)展的趨勢(shì)。

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