淺論電子檔案的管理工作

吳巖

[摘 要]電子檔案是一種將有關(guān)資料和檔案直接存儲(chǔ)在硬盤(pán)等媒介上，進(jìn)而可以直接使用電腦對(duì)其進(jìn)行修改或整理等操作，然后進(jìn)行保存的過(guò)程，是一種新型的檔案管理模式。本文針對(duì)電子檔案的管理工作進(jìn)行了簡(jiǎn)要的分析與論述。

[關(guān)鍵詞]電子檔案；管理；應(yīng)用

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案是需要進(jìn)行手工書(shū)寫(xiě)的并以紙質(zhì)形式存在。但由于社會(huì)的不斷發(fā)展，媒體信息的更新率也較快，同時(shí)檔案文件也在與日俱增。但是對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理方式來(lái)說(shuō)是無(wú)法承擔(dān)這么大的工作量的。但由于電子檔案的管理模式出現(xiàn)，使對(duì)于檔案信息量的壓力得到了顯著的緩解，并隨著社會(huì)的發(fā)展還會(huì)漸漸取代傳統(tǒng)的檔案管理模式。可是在使用電子檔案的同時(shí)也存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)和隱患，所以我們?cè)谑褂弥幸惨⒁鈱?duì)其的防范措施。

一、電子檔案管理的現(xiàn)狀

由于電子檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，使各個(gè)單位的檔案數(shù)量都在逐漸增加，而面對(duì)與日俱增的檔案文件時(shí)，傳統(tǒng)的檔案模式必定無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理工作。

檔案管理工作并不是只要簡(jiǎn)單的填上資料，然后保存在檔案室就可以了。其實(shí)整個(gè)的工作流程相當(dāng)復(fù)雜。所以面對(duì)巨大的檔案數(shù)量，只能利用電子檔案的管理模式進(jìn)行工作。

由于檔案的重要性，所以在檔案管理工作中一定要一絲不茍，決不可出現(xiàn)問(wèn)題。對(duì)每一個(gè)單位來(lái)說(shuō)，檔案管理工作都是相當(dāng)重要的，所以電子檔案管理模式會(huì)逐漸成為檔案管理工作中的重要模式。同時(shí)對(duì)于電子檔案管理模式需要員工具有一定的專(zhuān)業(yè)技術(shù)，否則會(huì)無(wú)法勝任此項(xiàng)工作。

二、檔案信息電子化的優(yōu)缺點(diǎn)

1.電子檔案的優(yōu)點(diǎn)

與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案是采用電子數(shù)據(jù)的形式對(duì)檔案的信息資料進(jìn)行準(zhǔn)確的記錄。而傳統(tǒng)檔案則是使用紙質(zhì)材料來(lái)進(jìn)行記錄工作。其中電子檔案由于是使用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)，所以檔案會(huì)記錄在計(jì)算機(jī)上。而傳統(tǒng)檔案卻必須要在檔案室進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)，不僅要有良好的環(huán)境，還會(huì)耗費(fèi)大量的成本。使用電子檔案還會(huì)避免檔案由于時(shí)間關(guān)系會(huì)出現(xiàn)失真或損毀等情況發(fā)生。與電子檔案相比，傳統(tǒng)的檔案管理模式要有相關(guān)的專(zhuān)業(yè)人員對(duì)檔案進(jìn)行填寫(xiě)和記錄工作，如果不小心填錯(cuò)的話還需要重新進(jìn)行填寫(xiě)。對(duì)于電子檔案只要在電腦上進(jìn)行編輯后，將其直接轉(zhuǎn)存到移動(dòng)U盤(pán)、硬盤(pán)等媒介上交給檔案管理人員即可，這種方式對(duì)于檔案的填寫(xiě)與收集工作都會(huì)較快捷的完成。因而對(duì)于電子檔案的未來(lái)發(fā)展也存在著無(wú)窮的潛力。

2.電子檔案的缺點(diǎn)

在電子檔案具備著一系列優(yōu)點(diǎn)的同時(shí)也存在著一些缺點(diǎn)。電子檔案雖然可以較為快捷的進(jìn)行存儲(chǔ)工作，可同時(shí)存在著被盜的風(fēng)險(xiǎn)。傳統(tǒng)檔案是通過(guò)在檔案室中進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)，犯罪分子即便可以通過(guò)某種途徑進(jìn)入到檔案室，但面對(duì)大量的檔案卷宗想找出其中所需要的是有很大難度的。如果是對(duì)于電子檔案的竊取，犯罪分子通過(guò)在相關(guān)計(jì)算機(jī)中植入病毒文件就在計(jì)算機(jī)中對(duì)相關(guān)的文件進(jìn)行非法的篡改。如果想徹底的避免病毒入侵電腦只有在使用電腦時(shí)盡量不執(zhí)行一些未知的文件，只有做到使存儲(chǔ)檔案的計(jì)算機(jī)不被病毒入侵，就會(huì)有效的防止檔案信息遭到篡改。所以相關(guān)的檔案管理人員在工作期間一定要保持一絲不茍的工作態(tài)度，并正確看待檔案工作的工作性質(zhì)與檔案管理的重要性。電子檔案的另一個(gè)缺點(diǎn)是與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案對(duì)相關(guān)的軟件設(shè)備有一定的依賴(lài)性。傳統(tǒng)的檔案管理方式是將紙質(zhì)檔案對(duì)其分別進(jìn)行存儲(chǔ)來(lái)即可，而電子檔案則一定要通過(guò)相關(guān)的檔案管理軟件進(jìn)行操作，否則就很難進(jìn)行對(duì)檔案存儲(chǔ)的工作。電子檔案在沒(méi)有安裝相關(guān)的檔案管理軟件的計(jì)算機(jī)上是無(wú)法進(jìn)行檔案管理工作的。

三、電子檔案如何更好地普及應(yīng)用

對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)小組所制定的各項(xiàng)方案都應(yīng)該積極的采取。因?yàn)殡娮踊芾砟Ｊ绞欠衲軌虺晒Φ年P(guān)鍵就是對(duì)其相關(guān)的管理措施是否到位。而相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)電子檔案工作的管理并制定出相對(duì)規(guī)范的電子檔案管理章程。作為普通的檔案管理人員要做到積極的采取領(lǐng)導(dǎo)所提出的每一項(xiàng)建議，按照領(lǐng)導(dǎo)所指揮的工作方向與政策認(rèn)真按要求完成每一項(xiàng)工作任務(wù)，確保在進(jìn)行工作時(shí)有一絲不茍的敬業(yè)精神與責(zé)任心，才會(huì)使整個(gè)集體工作做得更好。

在檔案工作人員進(jìn)行電子檔案管理工作時(shí)，若要做到提高電子檔案的工作效率，同時(shí)要在工作中不斷紀(jì)積累經(jīng)驗(yàn)，做好電子檔案信息的收集工作，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。一定要正確的看待檔案管理工作，正視檔案管理工作的重要性，在做好本職工作的基礎(chǔ)上還要看清檔案管理工作對(duì)于全局工作的重要性，這樣也會(huì)為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展創(chuàng)造了直接有效的條件。

在檔案管理工作的系統(tǒng)建設(shè)中，不可避免的會(huì)遇到一些過(guò)于強(qiáng)調(diào)其單位的特殊性或是管理方式上的嚴(yán)謹(jǐn)性等現(xiàn)象。實(shí)際上這樣無(wú)視標(biāo)準(zhǔn)化的做法或是拒絕采用標(biāo)準(zhǔn)的作法是一定要杜絕的。如果只是依靠相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)進(jìn)行管理檔案的方法即使有效，但是不會(huì)讓更多的人進(jìn)行高效的使用，目前已經(jīng)跟不上社會(huì)發(fā)展的需要了。通過(guò)制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于電子檔案發(fā)展會(huì)是一種系統(tǒng)性的進(jìn)步，對(duì)于檔案管理的發(fā)展也起著至關(guān)重要的作用。

對(duì)于最普通的電子檔案來(lái)說(shuō)，想要對(duì)其進(jìn)行安全的保存也是有一定難度的?？梢圆捎门c傳統(tǒng)檔案的管理辦法相結(jié)合的手段，充分利用其檔案管理的優(yōu)勢(shì)。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理模式是有一定的優(yōu)勢(shì)的，所以我們?cè)谶M(jìn)行電子檔案的管理工作時(shí)，同時(shí)利用傳統(tǒng)檔案的管理方式對(duì)降低電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)會(huì)有著顯著的效果，做到完全發(fā)揮傳統(tǒng)檔案的管理優(yōu)勢(shì)。

四、結(jié)束語(yǔ)

做好檔案的管理工作對(duì)所有單位來(lái)說(shuō)都是至關(guān)重要的，我們要在根本上正確看待檔案管理的重要性。目前電子檔案的發(fā)展前景可以說(shuō)是非?？捎^的，所以要堅(jiān)持在檔案的創(chuàng)新和優(yōu)化方面繼續(xù)深入的研究，并努力做到使檔案工作具備簡(jiǎn)易性及穩(wěn)定性。在當(dāng)前這個(gè)信息化高度發(fā)展的年代里，電子檔案管理的出現(xiàn)對(duì)于處理數(shù)據(jù)量大且頻繁更新的檔案文件無(wú)疑是最合適的選擇。目前首要的工作就是研究檔案的信息化管理與網(wǎng)絡(luò)資源化建設(shè)，使電子檔案管理工作更加完善、高效。

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