做好新形勢下機關檔案工作的策略

朱曉穎

[摘 要]機關檔案工作是整個檔案工作的基礎，也是維護黨和國家歷史真實面貌的重大事業(yè)的一個組成部分。常言說得好，“基礎不牢，地動山搖”，沒有扎實的機關檔案工作，就不會有穩(wěn)固的檔案事業(yè)；沒有完善的機關檔案工作機制，就不會有健全的檔案工作體系。

[關鍵詞]機關檔案工作；新形勢；創(chuàng)新

一、開創(chuàng)機關檔案新觀念

目前，全國各級各類檔案室有近2萬個，檔案室專職檔案人員近3.6萬人，兼職4萬多人，承擔著機關檔案的收集、整理、保管、編目和提供利用等日常工作，并定期向國家綜合檔案館移交到期檔案。機關檔案工作的法律、法規(guī)建設在我國是比較完備的，《檔案法》及其《實施辦法》、《機關檔案工作條例》和機關檔案業(yè)務建設規(guī)范從宏觀和微觀都明確了機關檔案工作的性質、地位和職責范圍，使機關檔案工作的開展有法可依、有章可循。當前，機關檔案工作面臨著新的形勢，一是計算機技術、網絡技術、信息技術的迅速發(fā)展及廣泛應用，為機關檔案工作的跳躍式發(fā)展帶來了機遇和挑戰(zhàn)；二是機構體制的改革，使機關檔案工作機構職能、檔案人員數量都發(fā)生了顯著的變化；三是機關檔案工作自身的改革，如立卷改革、檔案保管期限改革，給機關檔案工作注入了新的內容。

（一）要樹立重視檔案的觀念。檔案是國家寶貴的歷史文化財富，檔案的歷史價值在社會和經濟發(fā)展中，在內政、外交、政治、經濟、軍事、文化等諸多領域一直占有突出地位，發(fā)揮著不可替代的信息支撐作用。檔案是無價之寶，今天的現實就是明天的歷史，如果國家沒有檔案、機關沒有檔案，我們的工作就不可能在繼承中發(fā)展，在前進中創(chuàng)新。特別是機關檔案，不僅是國家檔案的重要來源，而且在機關工作中起到必不可少的憑證和參考作用。重視檔案和檔案工作，是做好檔案工作的關鍵。

（二）要樹立依法辦事的觀念。人們在檔案和檔案工作方面承擔的不僅僅是一個道德責任，而是一種法律責任，也就是說我們對檔案和機關檔案工作的認識和觀念，要上升到法律的高度，這不僅是一個認識問題，而是按不按法辦事的問題，因此，要樹立依照《檔案法》辦事的觀念，制定本機關的檔案工作規(guī)范，完善檔案工作各項制度，包括機關檔案收集、鑒定、整理、保管、移交、提供利用、安全保密等各項制度。加大監(jiān)督指導力度.保證檔案的真實、準確、完整。

（三）要樹立服務的觀念。檔案是一種信息資源，檔案的價值不在于檔案載體本身，而是載體上記錄的信息。不能為保管檔案而保管檔案，而是為了利用而保管檔案。檔案工作正如其他工作一樣，就是要圍繞中心，服務大局，與時俱進，開拓創(chuàng)新，在為領導服務，為各工作部門服務，為人民群眾服務方面有所建樹，發(fā)揮檔案的作用，實現檔案的價值。

二、在管理上，實現三個轉變

（一）從注重檔案實體管理到同時注重檔案信息管理的轉變。檔案歸根到底是一種可利用的信息資源，實體保管是為了利用實體上承載的信息，計算機技術、網絡技術、數字處理技術的應用為我們實現對檔案信息的管理開辟了廣闊前景，文檔一體化、數字檔案館都己在有關機關、檔案館變?yōu)楝F實，既提高了機關檔案工作水平，又提升了機關工作效率。

（二）從注重文書檔案的管理到同時注重其他門類檔案管理的轉變。文書檔案的管理在我國各級機關既比較重視、又比較完善，而對一些專門檔案相對忽視，在制度建設、規(guī)范整理、流向處置方面顯得相對滯后，抓住關鍵核心檔案就是把握住了所在機關的工作主線，反映了所在機關工作的特色。

（三）從注重機關內部檔案工作到同時注重下屬單位檔案工作的轉變。隨著機構體制改革深入，機關下屬單位、垂直管理單位也在增多，對下屬單位檔案工作業(yè)務指導工作相對薄弱，這就要求我們查漏補缺，加強對下屬單位的檔案工作，全面履行機關檔案工作的職責，不能只顧及一點，而是要以點帶面、上下聯功、推動全局。

三、在行動上，開展三個創(chuàng)新

（一）創(chuàng)新機關檔案工作機制。文件檔案管理中心是繼全國大力推行現行文件閱覽中心后，檔案管理體制的深層次改革，是檔案資源科學整合、檔案部門服務社會和公民的需要。檔案部門通過管理體制改革，密切了檔案部門與其他職能部門的關系，縮短了檔案部門為社會和公民服務的距離，拓展了檔案部門的發(fā)展空間，實現了檔案工作前置管理，為檔案部門更好地為黨和政府各項工作服務、為廣大人民群眾服務提供了新的平臺。機關檔案管理中心是在各工作部門相對集中的辦公地設立的，這是檔案工作的一項改革，也是檔案工作為各工作部門服務的重要舉措。建立機關檔案管理中心，能夠更加有效地管理好各工作部門的檔案，提高機關檔案管理社會化、專業(yè)化程度，充分體現精簡、效能、統一的原則，明顯提高工作效率，并能更好地保證進館檔案按時按質移交進館。

（二）創(chuàng)新機關檔案工作制度。在機關檔案工作方面，新的整理方法以“簡化整理、深化檢索”為宗旨，對原有的歸檔文件整理方法——立卷進行了改革，推行文件級整理，大幅度簡化了整理中的手工操作，為檔案管理手段的創(chuàng)新創(chuàng)造了良好的環(huán)境和條件，為規(guī)范電子文件歸檔整理方法奠定了基礎，這將會有力地促進機關文檔一體化管理，對緩解機關檔案工作壓力，節(jié)省機關人力、物力，提高機關工作質量和工作效率具有積極意義。

（三）創(chuàng)新機關檔案工作服務方式。服務是檔案工作的永恒主題，沒有檔案提供利用服務，檔案就是死檔案，其價值和潛力就體現不出來。要把機關檔案工作的服務體現到三個層面上來，即為領導服務，為各工作部門服務，為人民群眾服務，落腳點是為實現好、發(fā)展好、維護好最廣大人民利益。在服務方式上，要變被動服務為主動服務，變要我服務為我要服務，開展多種形式、多種渠道的服務。只有服務社會，服務人民，檔案的強大信息功能才能挖掘出來，發(fā)揮出來。

總之，機關檔案工作任務繁重，只要我們實事求是，努力工作，找準機關檔案工作的重點，發(fā)揚與時俱進的精神，就一定能開創(chuàng)機關檔案工作新局面。

參考文獻：

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