淺談人事檔案信息化管理

李丹娜

摘 要：人事檔案是對人力資源管理的重要憑證，其在當(dāng)前社會的快速發(fā)展情況下，由于信息技術(shù)的發(fā)展、社會規(guī)范化和誠信化程度的提高，使人事檔案變得更加重要，需要我們給予充分的重視，同時還要積極的采取一些切合實(shí)際的措施，加強(qiáng)人事檔案的信息化建設(shè)，從而打造詳細(xì)的、全面的人事，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，提高其管理水平，從而實(shí)現(xiàn)人才的合理使用。本文從人事檔案信息化管理的優(yōu)越性入手，分析了人事檔案信息化管理的途徑和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，并進(jìn)一步對人事檔案信息化管理對保證人事知情權(quán)的促進(jìn)作用進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：人事檔案 信息化 管理

中圖分類號：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）02（b）-0211-02

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，在各行各業(yè)中得以廣泛的應(yīng)用，為各行業(yè)在發(fā)展中帶來了技術(shù)性的革命，對各行業(yè)水平的提高和快速發(fā)展起到了重要的推動作用。信息技術(shù)在檔案行業(yè)中的應(yīng)用，顛覆了傳統(tǒng)檔案的記錄方式和管理理念，給檔案行業(yè)帶來了天翻地覆的改變。而近年來由于社會的規(guī)范化和誠信化程度的提高，使人事檔案的重要性得以日益體現(xiàn)出來。人事檔案是對干部個人的經(jīng)歷、思想、作用及能力、業(yè)績等進(jìn)行記載的重要文字資料?？梢宰鳛檫x拔和使用干部的重要依據(jù)，因此，信息化技術(shù)在人事檔案管理工作中進(jìn)行應(yīng)用，可以使人事檔案管理工作更加有效和簡潔。

1 人事檔案信息化管理的優(yōu)越性。

1.1 輸入更為簡捷

信息化技術(shù)在人事檔案管理中進(jìn)行就用，有效的減輕了傳統(tǒng)人事檔案管理人員的勞動強(qiáng)度，實(shí)現(xiàn)了人事檔案發(fā)生變動時能夠及時進(jìn)行記載，快速進(jìn)行信息的登錄，確保了記載人事信息的全面和準(zhǔn)確性，有效的避免了手工進(jìn)行記載時所出現(xiàn)的缺檔和斷檔的情況的發(fā)生。

1.2 信息化的數(shù)字處理功能的快速、及時

通過信息化技術(shù)的數(shù)字處理功能，可以及時快速的對人事檔案進(jìn)行處理，有效的保證人事檔案信息的動態(tài)性和連續(xù)性，通過數(shù)字化處理功能，可以自動完成人事信息的數(shù)據(jù)處理。

1.3 信息化的搜索功能

人事檔案利用信息化進(jìn)行管理，可以實(shí)現(xiàn)快速查詢的功能，更利于實(shí)現(xiàn)對員工的管理。領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行人事決策及人事處理時，可以快速的對個的檔案信息進(jìn)行全面的了解，只需輕輕點(diǎn)擊一下鼠標(biāo)即可完成查詢功能，從而更利于實(shí)現(xiàn)對員工培訓(xùn)計(jì)劃及績效管理等方面提供詳細(xì)的信息依據(jù)，實(shí)現(xiàn)人才的合理配置。

1.4 信息化的痕跡功能

信息的痕跡處理功能可以有效的推進(jìn)員工合同的法律化進(jìn)程。因?yàn)樾畔⒒暮圹E功能可以實(shí)現(xiàn)信息人及時、準(zhǔn)確的采集，而在員工與企業(yè)發(fā)生，可能效的避免傳統(tǒng)人事檔案管理工作中由于信息的不全而導(dǎo)致糾紛的復(fù)雜化的問題，而信息化痕跡功能可以為人事糾紛的處理提供有效的幫助。

1.5 信息化的保密功能

人事檔案需要具有較強(qiáng)的保密性，而信息化技術(shù)利用密碼所實(shí)現(xiàn)的保密性符合人事檔案的保密要求。而且作為人事檔案的管理工作人員，不僅需要具體的一定的信息化知識，同時還要加強(qiáng)密碼的保護(hù)功能，從而避免人事檔案發(fā)生信息的泄漏。

2 加強(qiáng)人事檔案信息化管理途徑

當(dāng)前我國人事管理信息化的重要目標(biāo)是網(wǎng)絡(luò)的全面、實(shí)用的人事管理信息系統(tǒng)建設(shè)。這對于人事管理系統(tǒng)的透明性和工作效率的提高具有積極的作用，可以更利于進(jìn)行人事和相關(guān)的決策的進(jìn)行，確保決策的科學(xué)性。

2.1 加強(qiáng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理手段現(xiàn)代化

當(dāng)前我國對檔案資源的一切利用不斷加強(qiáng)，而信息化技術(shù)的發(fā)展更是一個良好的機(jī)遇，為進(jìn)行人事檔案建設(shè)提供了先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)知識和科技手段，加快了我國干部人事檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建。這一系統(tǒng)的建立，可以實(shí)現(xiàn)三大功能性，即檔案檢索管理系統(tǒng)、干部信息查詢系統(tǒng)和信息綜合開發(fā)系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)了對干部信息的統(tǒng)計(jì)、分析和預(yù)測功能，使人事信息質(zhì)量的重要性得以體現(xiàn)。一是基礎(chǔ)性信息突出準(zhǔn)確性，嚴(yán)格信息的審查制度。二是動態(tài)性信息突出時效性，對緊急、突發(fā)性事件產(chǎn)生的信息處理更要快速。三是經(jīng)驗(yàn)性信息突出指導(dǎo)性，而且要盡量具有探索性和超前性，強(qiáng)化檔案編研能力。四是政策性信息突出針對性，保證信息為決策和執(zhí)行服務(wù)。

2.2 加快人事檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，滿足利用需求

人事檔案信息數(shù)據(jù)庫雖然在信息的查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)、及名冊和表格的快速生成方面具有較大的優(yōu)勢，但在正常對人事干部進(jìn)行提拔及考察時需要對其政歷、組織鑒定和考核材料等內(nèi)容進(jìn)行查閱，這是人事檔案信息數(shù)據(jù)庫無法提供的。所以需要進(jìn)行全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，有效的提高人事檔案利用的效率，通過人事檔案信息數(shù)據(jù)庫雖能進(jìn)行人員信息的查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)、分析，并能快速生成各種名冊和表格，但組織、人事部門在選拔、考察干部時經(jīng)常會查閱其簡歷、政歷、組織鑒定、考核材料等內(nèi)容，這些則是人事檔案信息數(shù)據(jù)庫無法提供的。為深化人事檔案信息資源的開發(fā)利用，提高人事檔案利用工作的效率，滿足利用者的需求，保護(hù)實(shí)體檔案，全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)就顯得尤為重要。建立一個全文數(shù)據(jù)庫，利用者通過屏幕就可以方便地查閱并按要求摘錄打印了。建成技術(shù)先進(jìn)、功能完善的人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，以實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部管理部門、單位之間以及上級主管部門對全國人事檔案信息資源的共享。

2.3 加強(qiáng)人事檔案信息動態(tài)化管理，提升使用價值

人事檔案的管理不能再拘泥于傳統(tǒng)的統(tǒng)一模式，可以不斷的充實(shí)本人的一些個性資源，使檔案材料和信息得以不斷的充實(shí)和完善。同時現(xiàn)在人員流動性較大，所以需要加快人事檔案信息的更新速度，使之與人員流轉(zhuǎn)的速度相協(xié)調(diào)，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的動態(tài)化管理，完成人事檔案信息的電子檔案的建立，使現(xiàn)代化手段在人事檔案信息動態(tài)化管理過程中得以有效的建立，從而有效的提高人事檔案的使用價值。

2.4 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，構(gòu)建信息平臺，實(shí)現(xiàn)資源共享endprint

建立干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，按管理權(quán)限，逐層逐級建立干部人事檔案局域網(wǎng)，通過局域網(wǎng)之間的相互聯(lián)結(jié)，實(shí)行干部檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，確保干部人事檔案管理的高效性。實(shí)施人事檔案現(xiàn)代化，首先是在人事管理機(jī)構(gòu)中設(shè)置信息中心，履行人事管理信息化的指導(dǎo)和技術(shù)支持職能。建立規(guī)章，規(guī)范人事信息流動渠道，使信息中心成為人事信息的唯一收集和發(fā)布者。人事管理工作的基礎(chǔ)是對人事信息資料的依賴，人事信息資料信息量大、構(gòu)成多維、要求精確、動態(tài)變化頻繁、信息發(fā)布交流面廣量大，建立科學(xué)合理的人事信息庫成為急需解決的問題。信息中心要把人事信息庫的建設(shè)和人事檔案管理有機(jī)地結(jié)合起來，把基礎(chǔ)信息與衍生信息、靜態(tài)信息和動態(tài)信息統(tǒng)一起來。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，必須保證足夠的技術(shù)人員儲備，既熟悉人事業(yè)務(wù)又熟悉信息系統(tǒng)建設(shè)的專業(yè)技術(shù)人員是首選。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用是全面實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化的技術(shù)前提。要想實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，信息共享必須解決。目前，高校校園網(wǎng)建設(shè)速度很快，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持基本到位。必須充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，以信息中心為樞紐，對信息需求者實(shí)行授權(quán)和分等級開放，實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)的良性循環(huán)。

3 遵循安全性原則，迎接網(wǎng)絡(luò)環(huán)境新挑戰(zhàn)

（1）人事檔案信息的安全主要是檔案信息存儲安全和利用安全。

我們要采取有效措施和技術(shù)手段，建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制。在技術(shù)安全管理方面，應(yīng)做到檔案內(nèi)部局域網(wǎng)通VYN與外網(wǎng)連接，以保證安全。訪問電子文件采取控制技術(shù)，對單位的檔案資源，采用身份認(rèn)證技術(shù)，防止非法訪問。加密技術(shù)是在電子通信系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)中采用“雙密鑰碼”。一個是公開的加密密鑰，另一個是嚴(yán)格保密的解密密鑰。發(fā)出電子文件時，使用收方的公開密鑰，收方用只有自己知道的解密密鑰解密。防火墻控制訪問者，在某一個結(jié)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和不安全的網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙阻止對本機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問。為了安全，在計(jì)算機(jī)上設(shè)置只能讀取狀態(tài)而不能對軟件、檔案做任何添加、修改，防止檔案的失真。

（2）人事檔案工作的存在和發(fā)展是為了使人事檔案得到有效的利用，對人事檔案的利用是人事檔案存在的動力和源泉，否則人事檔案也沒有存在的意義。要想實(shí)現(xiàn)人事檔案的利用，則需要提高人事檔案的服務(wù)方式，使其從傳統(tǒng)的管理模式中解脫出來，增加文化產(chǎn)品及個性化的服務(wù)方式，從而使人們對人事檔案的重要性有個清楚的認(rèn)識，改變社會的人事檔案認(rèn)識上存在的不足之處，從而使人事檔案的文化屬性得以充分的體現(xiàn)出來。

4 人事檔案信息化對保障人事檔案知情權(quán)的促進(jìn)作用

在現(xiàn)代化的管理模式下，人事檔案的管理模式也要不斷的進(jìn)行改革，使其能夠與時俱進(jìn)，在法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，將人民群眾的利益放到首要位置，其對人事檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)都以服務(wù)于人民群眾的利益為主，增加檔案信息的透明度，遵循以人為本的原則，對于一些信息可以向個人開放。進(jìn)行公開。使個人清楚自己的檔案里都有些什么內(nèi)容，而且個人檔案中的一些信息可以向個人進(jìn)行開放，個人利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的查閱，由于不會接觸到原始人事檔案，所以有利于保證檔案實(shí)體的安全性。

5 結(jié)語

信息化的人事信息管理模式及人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)對實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位的人事人才信息管理工作的社會化服務(wù)有著非常突出的現(xiàn)實(shí)意義。機(jī)關(guān)單位檔案管理人員要積極創(chuàng)造條件，盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位的檔案管理的根本變革。

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