淺析電子檔案管理的原則及管理中應(yīng)該注意的問(wèn)題

張偉

[摘 要]近年來(lái)，隨著辦公自動(dòng)化的普及，電子檔案的數(shù)量不斷增加，這就對(duì)電子檔案的管理工作提出了更高的要求。目前我國(guó)電子檔案管理的基本原則充分的結(jié)合了我國(guó)檔案工作的基本原則和紙質(zhì)檔案管理的業(yè)務(wù)原則，而且隨著電子檔案發(fā)展的速度不斷加快，應(yīng)該將電子檔案納入到我國(guó)現(xiàn)行的檔案管理體系中，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案的集中管理。文中分析了電子檔案管理的原則，并進(jìn)一步對(duì)電子檔案管理中應(yīng)該注意的問(wèn)題進(jìn)行了具體的闡述。

[關(guān)鍵詞]電子檔案；管理原則；集中管理；雙套歸檔；一體化

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，越來(lái)越多的電子文件得以在社會(huì)活動(dòng)中形成，電子文件存儲(chǔ)具有特殊性，而且便于進(jìn)行使用，將電子文件進(jìn)行歸檔后即形成了電子檔案。電子檔案中信息是以數(shù)字代碼形式進(jìn)行存儲(chǔ)的，利用時(shí)需要借助計(jì)算機(jī)對(duì)其進(jìn)行轉(zhuǎn)換，由于電子檔案在日常工作中還被稱(chēng)為“機(jī)讀檔案”或是“數(shù)字式檔案”，其在管理活動(dòng)中需要嚴(yán)格遵循相關(guān)的管理原則。

一、電子檔案管理原則

（一）完整性原則

電子文件在形成過(guò)程中，不僅各部門(mén)可以完成，而且個(gè)人也可以獨(dú)立形成電子文件，這就導(dǎo)致電子文件處于分散式的分布狀態(tài)。而且電子文件中的信息不是固定在特定的物理位置上，具有非實(shí)體化的特征，這就導(dǎo)致其無(wú)法像紙質(zhì)文件那樣直觀的體現(xiàn)出來(lái)，所以為了確保電子檔案的完整性，則需要在電子檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)采取相應(yīng)的措施確保信息的完整性，而且在歸檔時(shí)需要確保信息、程序、軟件及紙質(zhì)文件的完整性。

（二）可讀性原則

電子文件生成過(guò)程中由于其所使用的計(jì)算機(jī)硬件和軟件的不同，則其存儲(chǔ)的格式也會(huì)有所不同，再加之目前計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，硬件和軟件不斷的更新?lián)Q代，在這種情況下，一些新的設(shè)備和舊設(shè)備之間存在著不兼容性，這樣存儲(chǔ)的電子文件脫離了所支持的硬件和軟件系統(tǒng)后，則不具有可讀性。所以在電子檔案管理工作中需要在進(jìn)行檔案收集時(shí)，將其記錄的支持軟件歸入到收集工作中來(lái)，使所收集的檔案符合信息格式的要求，對(duì)其可讀性進(jìn)行技術(shù)分析，確保日后能夠更好的進(jìn)行利用，使其具有長(zhǎng)期的可讀性。

（三）可靠性原則

電子檔案的存在離不開(kāi)可靠性。由于電子文件可以不留痕跡的對(duì)其進(jìn)行修改，無(wú)論是文件的簽署和對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行控制都需要具有專(zhuān)門(mén)的技術(shù)，這樣就導(dǎo)致電子檔案的可靠性受到人們的質(zhì)疑。所以需要采取各種切實(shí)可行的技術(shù)措施、制定科學(xué)合理的制度規(guī)范，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件可靠性的保障。同時(shí)在對(duì)電子檔案管理工作中，還要把好收集關(guān)，確保進(jìn)館的檔案具有真實(shí)可靠性，同時(shí)還要對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的操作規(guī)程進(jìn)行嚴(yán)格遵守，做好備份，避免信息丟失，確保信息的真實(shí)性和可靠性。

二、電子檔案管理中應(yīng)該注意的問(wèn)題

（一）集中統(tǒng)一管理

近年來(lái)，隨著辦公自動(dòng)化（F0A）和計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（CAD）、計(jì)算機(jī)輔助制造（CAM）技術(shù)的普及，使用計(jì)算機(jī)制作文件的機(jī)關(guān)越來(lái)越多，大部分機(jī)關(guān)將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件，經(jīng)正式簽署后歸檔保存，原電子文件保存在各形成部門(mén)；也就是說(shuō)，大部分電子文件沒(méi)有歸檔，處于分散保存狀態(tài)。從檔案工作的發(fā)展看，各機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)當(dāng)積極創(chuàng)造條件將具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，實(shí)行對(duì)電子檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案館也需要對(duì)接收電子檔案的問(wèn)題開(kāi)展調(diào)查研究、前期論證和創(chuàng)造軟硬件技術(shù)環(huán)境。電子檔案的統(tǒng)一管理有利于對(duì)這部分?jǐn)?shù)字化信息的檢索、利用和共享，有利于各機(jī)關(guān)、各地區(qū)對(duì)于電子檔案管理進(jìn)行全面的統(tǒng)籌規(guī)劃，有利于加速檔案工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

（二）紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔

目前大部分機(jī)關(guān)將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件歸檔保存，是因?yàn)樵陔娮游募淖C據(jù)性、管理制度、管理技術(shù)與方法、管理設(shè)備、通訊設(shè)備等方面仍存在這樣那樣的問(wèn)題。在這些問(wèn)題沒(méi)有得到有效地解決之前，這種紙質(zhì)文件和電子文件“同時(shí)服役”的狀況有存在的合理性和必要性：一方面，在沒(méi)有充分的技術(shù)保障和科學(xué)的管理制度的條件下，檔案人員不能輕易用電子文件取代紙質(zhì)文件歸檔保存。另一方面，電子文件的歸檔也有其積極的意義。這樣就形成了雙套歸檔的局面。這是文件介質(zhì)轉(zhuǎn)換時(shí)期不可避免的一種現(xiàn)象，不應(yīng)看作不必要的重復(fù)。可以預(yù)見(jiàn)，紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔的局面將持續(xù)相當(dāng)一個(gè)時(shí)期。隨著技術(shù)的成熟和各方面條件的具備，會(huì)有越來(lái)越多的電子文件獨(dú)立地轉(zhuǎn)化為檔案，但多種介質(zhì)檔案并存的狀況將長(zhǎng)期存在。雙套歸檔帶來(lái)的直接影響是需要分別建立兩個(gè)管理系統(tǒng)，二者既有聯(lián)系，又各有特點(diǎn)，這給各級(jí)檔案管理部門(mén)提出了許多新的課題。電子檔案的管理原則上應(yīng)納入現(xiàn)行的檔案管理體系，能夠并軌的就實(shí)行并軌。

（三）實(shí)行文件、檔案一體化管理

目前計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中，文件與檔案之間的界限是無(wú)法分清的，大量電子文件的產(chǎn)生也加快了檔案一體化管理的進(jìn)程，而且在電子文件的形成過(guò)程中，及電子文件的運(yùn)轉(zhuǎn)階段，電子文件管理都需要以文件和檔案一體化的模式出現(xiàn)，這已是其必然的選擇。文件、檔案一體化管理并不是兩項(xiàng)管理工作的簡(jiǎn)單累加，而是需要在合程管理和前端控制原則指導(dǎo)下重構(gòu)整個(gè)管理流程。

三、結(jié)束語(yǔ)

近年來(lái)，在信息技術(shù)快速發(fā)展下，電子檔案的數(shù)量不斷的增加，這給電子檔案的管理工作帶來(lái)了嚴(yán)竣的挑戰(zhàn)。所以為了更好的滿足信息時(shí)代發(fā)展的需求，需要對(duì)電子檔案管理目標(biāo)進(jìn)行進(jìn)一步深入，優(yōu)化電子檔案應(yīng)用方案，采取切實(shí)可行的措施做好電子檔案管理工作，有效的提升電子檔案管理工作的綜合運(yùn)行效益，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的有效控制。當(dāng)然強(qiáng)化電子檔案的管理工作并不是一朝一夕就能完成的，這是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，需要各個(gè)模式之間的協(xié)調(diào)發(fā)展，只有這樣，才能確保電子檔案管理水平的提升，積極推動(dòng)檔案行業(yè)的健康、有序發(fā)展。

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