探討如何做好高校二級學(xué)院行政秘書工作

徐永明

摘 要：行政秘書工作在高校行政管理中起著重要的作用，是行政管理的基層崗位，行政秘書是一線管理者，地位比較獨特，在行政管理中起到助手、組織、協(xié)調(diào)、服務(wù)的作用。行政秘書承擔(dān)了二級學(xué)院辦公室當(dāng)中的各項工作內(nèi)容，能夠保障二級學(xué)院的正常運轉(zhuǎn)。該文介紹了高校二級學(xué)院行政秘書工作的特點，行政秘書的職責(zé)以及行政秘書應(yīng)該具備的素質(zhì)，并且對如何做好行政秘書工作提出了一些建議和方法。

關(guān)鍵詞：高校 二級學(xué)院 行政秘書

中圖分類號：G647 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）05（a）-0181-02

高校辦公室是重要的職能部門，是學(xué)校正常運轉(zhuǎn)的紐帶，協(xié)調(diào)和溝通上下級，行政秘書是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的助手，是領(lǐng)導(dǎo)和教職工的潤滑劑。中國的高等教育正在迅速發(fā)展，高等教育已經(jīng)從精英教育轉(zhuǎn)換為大眾教育，高校的規(guī)模不斷擴大，教學(xué)形式多元化，這使得高校在教學(xué)質(zhì)量、學(xué)術(shù)水平以及辦學(xué)效益方面不斷提高，隨著高校管理體制改革的深入，高校正在大力開展與社會和其他高校的交流合作，高校二級學(xué)院行政秘書工作面臨著挑戰(zhàn)，所以，提高行政秘書的工作能力能夠提高學(xué)院的管理水平，促進學(xué)校健康發(fā)展。

1 行政秘書的工作特點

教學(xué)管理在高校管理中有很重要的作用，教學(xué)質(zhì)量的管理是教學(xué)管理的核心，也是人才培養(yǎng)的保證，教學(xué)秘書是教務(wù)管理的執(zhí)行者，教學(xué)活動的組織者，是教師與學(xué)生、教師與教師、上級和下級的紐帶，行政秘書工作滲透到教學(xué)的各個環(huán)節(jié)當(dāng)中，有不可忽視的作用。

1.1 輔助性

行政秘書的工作主要是協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)完成工作任務(wù)，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)不僅要做好行政工作，還要完成教學(xué)和科研的任務(wù)，不可能做到面面俱到，因此，行政秘書要完成領(lǐng)導(dǎo)布置的工作內(nèi)容，還要進行跟蹤以及督促，把工作中出現(xiàn)的任何問題都要回饋給領(lǐng)導(dǎo)。

1.2 繁瑣性

行政秘書每天都有大量繁雜的工作要處理，很多時候都是好幾件事情一起辦，要與不同的人員接觸，解決他們提出的問題，實際工作內(nèi)容特別繁瑣。經(jīng)常有需要反復(fù)辦理的事情，每天都要收文件，并且把有關(guān)文件上傳學(xué)院的網(wǎng)站，把應(yīng)該辦理的事物一一通知，教職工職稱的申報以及考核都要一步步辦理。

1.3 服務(wù)性

行政秘書首先要服務(wù)與師生，這是最基本的職能，要為師生營造一個和諧的工作學(xué)習(xí)環(huán)境，其次要服務(wù)于教學(xué)和科研，要及時傳達學(xué)校的科研信息，為教師和科研工作人員的工作提供方便，再次，行政秘書還要服務(wù)于學(xué)院的決策，為了確保領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性，要及時并且準(zhǔn)確的給領(lǐng)導(dǎo)提供調(diào)查和統(tǒng)計的信息，收集整理資料，提供決策的建議，做好領(lǐng)導(dǎo)的助手。行政秘書要維持學(xué)院正常的教學(xué)秩序，保證教學(xué)任務(wù)順利完成，加強與師生的溝通，把服務(wù)落實到工作的方方面面，為日常教學(xué)活動提供保障。

1.4 組織協(xié)調(diào)性

教學(xué)管理涉及到很多方面，行政秘書在管理工作中負責(zé)組織和落實教學(xué)工作，比如排課、調(diào)課、訂教材、落實教學(xué)計劃、安排考試、成績管理、畢業(yè)生資格審查、考核教師等等。由于很多行政管理的活動呈現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的關(guān)系，教學(xué)任務(wù)是由多個部門共同完成的，行政秘書要做好溝通、組織和協(xié)調(diào)的作用，如果行政秘書的協(xié)調(diào)工作沒有做好，會產(chǎn)生矛盾、混亂，嚴(yán)重影響教學(xué)質(zhì)量。

2 行政秘書的職責(zé)

二級學(xué)院行政秘書工作的主要職責(zé)是協(xié)助學(xué)院辦公室主任做好各項行政工作，工作內(nèi)容涉及到很多方面，第一，日常工作，負責(zé)學(xué)院的文件、信息以及資產(chǎn)管理等工作。文件管理主要是進行文件的登記、傳達、反饋和歸檔。信息管理工作主要收集教職工的個人詳細信息。資產(chǎn)管理工作主要是保管和發(fā)放辦公用品，采購辦公設(shè)備和辦公家具等固定資產(chǎn)，并且配合資產(chǎn)管理部門進行資產(chǎn)的盤點和清查。第二，文字工作，起草并下達學(xué)院通知，起草各類會議的材料，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定規(guī)章制度和工作的規(guī)劃。第三，人事工作，做好本院教職工的招聘和考核，向新員工講解規(guī)章制度，做好新員工的培訓(xùn)工作。第四，外聯(lián)工作，他人來學(xué)院咨詢或者調(diào)研的話，要做好接待工作。

3 行政秘書應(yīng)具備的素質(zhì)

3.1 思想政治素質(zhì)

思想政治素質(zhì)是高校行政人員的靈魂所在，行者秘書直接為教學(xué)科研工作和廣大師生服務(wù)，他們的政治素質(zhì)顯得尤其重要，必須遵守高校制定的各項規(guī)章制度，貫徹黨的方針路線。要有堅定的思想覺悟，加強政治理論的水平，還要具備良好的工作作風(fēng)，有強烈的事業(yè)心和責(zé)任心，為人政治，有奉獻精神，要時刻端正自己的態(tài)度。

3.2 文化素質(zhì)

高校里人才濟濟，如果行政秘書的文化素質(zhì)不高，在實際的工作過程中會遇見很多問題，所以二級行政學(xué)院的秘書要具備一定的文化素質(zhì)。要有行政管理學(xué)的知識，掌握先進的管理理念，使得管理工作合理規(guī)范；具備心理學(xué)知識，由于行政秘書所接觸的人員很廣泛，一定的心理學(xué)知識能夠提高工作的效率；具備檔案學(xué)的知識，行政秘書的常規(guī)工作就是檔案管理，規(guī)范的檔案管理可以減少查找資料的時間；具備計算機知識，由于現(xiàn)代化水平逐漸提高，行政秘書要不斷提高計算機操作的水平，趕上時代的發(fā)展。還要有自己的興趣愛好，拓寬自己的視野，提高文化素養(yǎng)。

3.3 良好的心理素質(zhì)

由于行政秘書工作瑣碎繁雜，行政秘書要具有良好的心理素質(zhì)才能從容應(yīng)對，要保持樂觀的情緒，對自己的工作充滿興趣，能夠適應(yīng)環(huán)境，發(fā)揮自己的潛能，還要營造和諧的人際關(guān)系，經(jīng)受住挫折，把消極變作積極，把被動變作主動。

3.4 個人能力素質(zhì)

所謂能力素質(zhì)，指的是擔(dān)任某一角色所具備的能力，行政秘書應(yīng)該具備的個人能力的素質(zhì)有：文字功底以及口頭表達能力，要具備一定的書面表達能力和寫作的能力，熟知各種文書的格式和寫法，吃透上級的文件精神，做到筆能成文。語言表達應(yīng)該清楚明白，簡明扼要，注意用詞，做到文思敏捷，對領(lǐng)導(dǎo)如實反映事情真相，向下級準(zhǔn)確表達領(lǐng)導(dǎo)意思。要提高普通話水平，英語口語水平，平時說話多加注意，勤于練習(xí)。組織協(xié)調(diào)能力，善于協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與師生的關(guān)系，巧妙解決各方矛盾。安排時間的能力，對雜亂的工作內(nèi)容要給出合理的安排，有計劃分配自己的時間，提高工作效率。還有具備學(xué)習(xí)能力，要貫徹終身學(xué)習(xí)的思想，拓寬學(xué)習(xí)領(lǐng)域，讓自己的知識儲備更豐富。endprint

4 做好高校二級學(xué)院行政秘書工作的建議

4.1 加強創(chuàng)新理念

創(chuàng)新理念指的是行政秘書要沖破長期以來的偏見，熱愛本職工作，一些行政秘書放棄了自己的專業(yè)，把主要的經(jīng)歷都放在教學(xué)管理方面，他們付出了更多的努力，但是一些高校的領(lǐng)導(dǎo)缺乏對行政秘書工作的正確認(rèn)識，輕視他們在教學(xué)管理中所發(fā)揮的重要作用，在崗前培訓(xùn)、工作待遇以及評定職稱方面不夠重視，這使得一些行政秘書工作人員不熱愛自己的工作，尋找機會離開自己的工作崗位去尋求新的發(fā)展。這就要求高校行政秘書有較高的政治覺悟，有強烈的責(zé)任感，加強全心全意為教學(xué)服務(wù)的精神，勇于奉獻，通過出色的工作來實現(xiàn)自身價值。

4.2 加強合作精神

任何新事物的出現(xiàn)和先進的工作方法都會隨著時間的推移而落伍，行政秘書只有不斷改變工作方法，積極探索新思路，更好履行自己的職責(zé)。辦公室的工作方法比較多，但是通常采用分工合作的方式，過細的分工使得協(xié)調(diào)工作變的復(fù)雜，而且妨礙創(chuàng)造力的發(fā)揮，協(xié)力合作能夠使得協(xié)調(diào)工作變得簡單化，團隊的形式來完成工作，能夠發(fā)揮個人所長，提高工作質(zhì)量。比如，舉辦新生開學(xué)典禮，可以把辦公室人員組成一個團隊，有美術(shù)功底的人員可以負責(zé)藝術(shù)大字和布置會場，有公關(guān)能力的人員做好外聯(lián)工作，有文字功底的人員撰寫發(fā)言稿，通過團隊合作，能夠有條不紊的完成各項工作。

4.3 創(chuàng)新工作方法

科學(xué)的工作方法是行政秘書順利完成行政管理工作的重要條件，也是行政秘書工作能力強弱的重要體現(xiàn)，有了科學(xué)的工作方法，行政秘書工作才能收到事半功倍的效果。從行政秘書工作的特點看，配合新時期高校行政管理改革和發(fā)展的需要，其工作方法必須實現(xiàn)創(chuàng)新。第一，行政秘書要有開拓創(chuàng)新的精神，在做好服務(wù)性、輔助性、協(xié)調(diào)性工作的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮自己的主觀能動性，積極思考，敢于突破條條框框，努力探索行政管理的新途徑、新方法和新思路，做到與時俱進，不斷提高。第二，在掌握行政管理規(guī)律的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)行政管理的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。第三，理清頭緒，分清主次，集中匯報，重點處理。第四，必須有嚴(yán)謹(jǐn)求實的工作作風(fēng)，任何時候都不可有絲毫的疏漏和懈怠，做到靜心、耐心、細心。第五，要深入教師和學(xué)生中，一方面了解他們的工作和學(xué)習(xí)情況，幫助他們排憂解難；另一方面有些常規(guī)性的工作可以交給他們?nèi)プ觯@樣既可以充分調(diào)動師生工作的積極性，又減輕行政秘書的工作壓力；第六，在行政管理各環(huán)節(jié)上要充分利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實行“電子教務(wù)”，即一些臨時性的事務(wù)通知，及一些行政管理文件，完全可以通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布出去，師生都養(yǎng)成從校園網(wǎng)上查看行政管理信息的習(xí)慣，使行政管理工作更快捷、更高效。

總之，做一名高校辦公室的行政秘書，要履行好工作職責(zé)，勝任工作崗位，就必須提高自身的素質(zhì)，在公與私、名與利、苦與樂等諸多落差面前，守得住清貧，耐得住寂寞，經(jīng)得起考驗，挑得起重擔(dān)。

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