淺析電子檔案對傳統(tǒng)檔案實(shí)踐及其理論的沖擊

李夢

[摘 要]知識經(jīng)濟(jì)是全球經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主流趨勢，信息產(chǎn)業(yè)是知識經(jīng)濟(jì)的核心，知識經(jīng)濟(jì)的來臨和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的興起，將會(huì)對傳統(tǒng)檔案工作帶來強(qiáng)烈的沖擊和深遠(yuǎn)的影響，首當(dāng)其沖的代表便是信息產(chǎn)業(yè)中的電子文件以及在此基礎(chǔ)上形成的電子檔案。

[關(guān)鍵詞]電子檔案；傳統(tǒng)檔案；實(shí)踐；理論

當(dāng)前，信息化建設(shè)風(fēng)起云涌，迅速改變著人類生活的方方面面，知識經(jīng)濟(jì)成為社會(huì)的一種形態(tài)，信息產(chǎn)業(yè)成為知識經(jīng)濟(jì)的核心。它對傳統(tǒng)檔案工作最大的沖擊是造就了一種全新形態(tài)的電子檔案，電子檔案的產(chǎn)生使古老而傳統(tǒng)的檔案工作猶如脫胎換骨，一下跨入了信息社會(huì)。電子檔案作為一種新生物，在檔案實(shí)踐上引起悍然大波，并且直接波及到檔案學(xué)理論的變革。電子檔案的出現(xiàn)何以有如此巨大的能量，究竟給予我們多大的沖擊，這就是我們本文所要認(rèn)真研究的問題。

所謂電子文件是人們在各種活動(dòng)中使用電子計(jì)算機(jī)作為工具，產(chǎn)生的一類數(shù)字化形式的記錄，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的數(shù)字代碼序列。它具有存儲(chǔ)量大，信息傳遞速度快、傳遞形式多樣化的特點(diǎn)。電子檔案就是以電子文件為主體而形成的非實(shí)體性的檔案。當(dāng)前，電子檔案已遍及機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及個(gè)人的各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中，成為一種原生信息記錄物和紙質(zhì)檔案并存，反映了人類社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)歷史原貌，是人類社會(huì)活動(dòng)中的記錄物與伴生物，有著檔案的共性。然而，電子檔案畢竟有它自己的特性，由此產(chǎn)生了與傳統(tǒng)檔案理論的不同之處。

一、電子檔案的比較優(yōu)勢

電子檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案分別代表著新舊兩種事物，二者各有其特點(diǎn)。作為新興事物，電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，在很多方面，特別是在某些應(yīng)用環(huán)節(jié)上，具有傳統(tǒng)檔案所不可比擬的優(yōu)勢，而正是因?yàn)檫@些優(yōu)勢，使得人們在處理和應(yīng)用相當(dāng)一部分檔案時(shí)更側(cè)重于電子檔案，對比二者的特點(diǎn)，將電子檔案的比較優(yōu)勢作如下描述：

（一）信息的可控制性與可變性

電子檔案可通過計(jì)算機(jī)直接進(jìn)行處理，從而大大省去了傳統(tǒng)檔案工作中的分類、整理、立卷、歸檔等繁瑣的環(huán)節(jié)，使檔案信息的處理更方便、更快捷，更大的節(jié)省了檔案整理時(shí)間。另外，電子檔案的易操作性表現(xiàn)在獲得的信息可以靈活的為利用者提供各種需求服務(wù)。利用者可直接通過計(jì)算機(jī)對文件中的信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印、復(fù)制，簡單易行，動(dòng)一動(dòng)手指，就會(huì)讓這些信息轉(zhuǎn)換成他們所需要的形式，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不具備這個(gè)功能。

（二）載體形式及體積

電子檔案的載體形式有多種，有移動(dòng)硬盤、光盤、磁帶等形式，擊破了紙質(zhì)檔案只能是單一的紙張為載體的模式。電子檔案相比較于紙質(zhì)檔案，它具有體積小、容量大的特點(diǎn)，能極大地節(jié)省庫房面積，從而解決檔案多，地方小，保存不完善或因存儲(chǔ)空間小，檔案材料不能歸柜的問題。

（三）信息的共享性和無原件概念

紙質(zhì)檔案是以符合憑證性要求而產(chǎn)生并得以保護(hù)的，紙質(zhì)檔案的原始性很容易被確定，這也是紙質(zhì)檔案作為憑證作用的根本原因所在。然而電子檔案信息的可共享性在現(xiàn)代以網(wǎng)絡(luò)為載體的工作環(huán)境中更勝一籌，它不同于紙質(zhì)檔案那樣具有唯一性，電子檔案的原始性很難得以確認(rèn)。但是能夠使得所有需要電子檔案的人都能共享，因此締造了許多人公用同一個(gè)文件的事情，這樣一來電子檔案便打破了紙質(zhì)檔案排他性的限制，從而達(dá)成了檔案信息的共享。

（四）電子檔案具有很好的復(fù)用性

電子檔案被利用者重復(fù)使用很多遍，也完全不會(huì)老化或損壞。一份電子檔案無論在計(jì)算機(jī)屏幕上被顯示多少次，或者被打印在紙上多少次，都不會(huì)損壞和破壞電子檔案的任何信息。一般來講，只要正當(dāng)?shù)睦?，電子檔案都是完好無損的；然而，對于紙質(zhì)檔案來講，它在重復(fù)利用上很顯然不如電子檔案，重復(fù)的利用以及時(shí)間的推移，紙質(zhì)檔案在被利用過程中，很容易被外界因素影響，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案損壞。

（五）電子檔案使異地利用成為可能

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的利用，會(huì)要求檔案利用者拿著檔案利用審批單親自到檔案館借閱，這樣便會(huì)使得檔案利用者難免路途奔波，也會(huì)浪費(fèi)利用者的時(shí)間；現(xiàn)如今在現(xiàn)代信息傳播的技術(shù)條件下，電子檔案利用非常方便。檔案利用者不用親自到檔案館，可以在任何一個(gè)地方的一臺聯(lián)網(wǎng)電腦上，就能利用檔案館已經(jīng)開放了的檔案，這樣極大地提高了檔案的利用率，便利了檔案利用者。

因此傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案跟電子檔案之間有著很多的差異。紙質(zhì)檔案具有穩(wěn)定性、不積極性、靜態(tài)性、永久性、固定性；電子檔案則具有不穩(wěn)定性、非永久性、動(dòng)態(tài)性、積極性、流動(dòng)性。紙質(zhì)檔案和電子檔案它們各自擁有的特點(diǎn)使得他們之間的差異也就不言而喻。

二、電子檔案對傳統(tǒng)檔案理論的沖擊及影響

從技術(shù)上來講，電子檔案確實(shí)對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案產(chǎn)生了巨大的影響，這從現(xiàn)在越來越多的人開始重視和應(yīng)用電子檔案的現(xiàn)實(shí)情況就可以說明一切了。但從另一個(gè)方面來說，電子檔案技術(shù)要想取得更為廣泛的應(yīng)用，或者說，電子檔案要想取得更大的飛躍發(fā)展，必須在理論上也取得一定的優(yōu)勢，這樣才能被越來越多的使用者所接受。

談到電子檔案對傳統(tǒng)檔案理論的沖擊，筆者認(rèn)為主要體現(xiàn)在對來源原則的沖擊上。自從19世紀(jì)來源原則在檔案界確立其統(tǒng)治地位以來，始終維護(hù)著檔案形成過程的來源聯(lián)系。來源原則產(chǎn)生以后，各國幾乎無一例外的將來源看成是“同一機(jī)關(guān)”，并把它當(dāng)作來源的同義詞并在此基礎(chǔ)上建立了全宗概念。由于當(dāng)時(shí)檔案的形成機(jī)構(gòu)組織穩(wěn)定、數(shù)量很少、載體單一、流動(dòng)性小，人們在實(shí)際操作中便產(chǎn)生了使用以“一個(gè)行政單位”作為“來源”的認(rèn)識，即一個(gè)行政機(jī)構(gòu)形成的所有檔案構(gòu)成一個(gè)全宗。這就使來源原則漸漸演變?yōu)闄n案實(shí)體的管理原則---全宗原則。但無論在什么情況下，“來源原則”始終是檔案專業(yè)的核心原則，這是不容置疑的，又由于電子檔案不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案非實(shí)體性的特性，它的存在和發(fā)展不能僅僅停留在較為落后的傳統(tǒng)理論中，必須有一套適合自己的“新理論”，此時(shí)一種被稱為“新來源原則”的理論被檔案界的一些學(xué)者提及出來。

這種新來源原則不同于傳統(tǒng)來源原則的主要方面在于來源的認(rèn)定或全宗的劃分上。具體到全宗上來說，傳統(tǒng)的全宗一般只有一個(gè)來源，就是“同一機(jī)關(guān)”，而新的廣義來源原則指出，全宗的劃分可分為主體全宗和客體全宗，主體全宗是指由一個(gè)相對獨(dú)立的主體單位或個(gè)人，在其執(zhí)行社會(huì)職責(zé)的活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)體。而客體全宗，實(shí)際上是人們在圍繞著具有相當(dāng)規(guī)模而又相對完整、對立的客體事物而開展的社會(huì)活動(dòng)過程中形成的檔案有機(jī)體。也就是說主體全宗指的就是傳統(tǒng)的全宗理論，它所代表的是某一機(jī)構(gòu)；客體全宗所代表的則是事物，或者說是事由，前者是以一種紀(jì)傳體的形式形成檔案的，而后者形成檔案的形式則是一種本末體。新的來源原則與傳統(tǒng)的來源原則相比，筆者認(rèn)為在全宗的劃分上增加了客體（事由）部分，也就是說新的來源原則實(shí)際上將傳統(tǒng)的部分事由原則作為補(bǔ)充加入進(jìn)來，在全宗的劃分上既考慮了主體（機(jī)構(gòu)）又沒有忽略客體（事由），使二者都能兼顧，同時(shí)，由于事由原則的引入，使新來源原則更具有歷史聯(lián)系，因此，從某種意義上來說，新來源原則的提出，實(shí)際上是一個(gè)逼近歷史原則（聯(lián)系）的過程。

而電子檔案時(shí)期的全宗理論正是基于“新來源原則”并在此基礎(chǔ)上建立的“虛擬全宗”，目前，檔案界的一些人認(rèn)為電子檔案是處于一種虛擬化狀態(tài)，“虛擬檔案”、“虛擬文件”的說法在檔案業(yè)界十分盛行，一般對“虛擬”的理解是指電子文件、電子檔案是沒有物理形態(tài)的。在我國，認(rèn)同“虛擬文件”說法的學(xué)者也不少。馮惠玲教授認(rèn)為“信息和載體的可分離性，使電子文件不再具有物理意義上的‘實(shí)體形態(tài)，成為有史以來前所未有的“非實(shí)體文件”。當(dāng)然，也有相當(dāng)一部分人對“虛擬”持反對意見，他們認(rèn)為與傳統(tǒng)文件的實(shí)體性相比，電子文件具有虛擬性，但這種虛擬是相對、有條件的，它與傳統(tǒng)文件都有物理實(shí)態(tài)，只是它的載體形態(tài)、信息表現(xiàn)記載體與信息的結(jié)合方式不同而已。目前，檔案界關(guān)于電子文件虛擬與否的爭論十分激烈，至今沒有令人信服的結(jié)論，但有一點(diǎn)是肯定的，那就是由電子檔案的出現(xiàn)及由此引發(fā)出來的全宗理論及來源原則理論必然會(huì)對傳統(tǒng)的理論產(chǎn)生十分巨大的影響及沖擊。

電子時(shí)代的“新來源”與傳統(tǒng)的“來源”有所不同，電子時(shí)代的“新來源”是概念化的、虛擬化的和多方面的，而不是單一級別的、結(jié)構(gòu)性的直接與一個(gè)單位相聯(lián)系。傳統(tǒng)的來源原則或全宗原則，是從“檔案整理”與“編目”事件中總結(jié)出來的，存在著感性的認(rèn)識。而對于“新來源觀”的再認(rèn)識，考慮范圍時(shí)擴(kuò)大至檔案收集、鑒定、著錄、檢索等諸多領(lǐng)域，況且電子檔案由于借助了計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)支持，其范圍更是擴(kuò)大到資源共享這一方面上。這樣，來源原則變得概念化、抽象化。所以電子檔案時(shí)期的來源原則是實(shí)踐、認(rèn)識再實(shí)踐、再認(rèn)識過程的產(chǎn)物。

電子檔案管理是檔案界的一次革命，隨著電子檔案的日益普及，它的影響力逐漸擴(kuò)大，同時(shí)也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。這就要求檔案工作者在信息時(shí)代必須進(jìn)一步學(xué)習(xí)研究電子文件及檔案管理工作的新特點(diǎn)、新問題，以適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。

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