高校檔案復(fù)雜性探析

韓建剛+崔偉+張安勇+付海龍+紀(jì)朝斌

[摘 要]高校檔案不僅見(jiàn)證了高校的歷史變遷，也是高?？沙掷m(xù)發(fā)展的重要信息來(lái)源。面對(duì)高校檔案來(lái)源應(yīng)用和發(fā)展等方面呈現(xiàn)出的復(fù)雜性。只有充分提高認(rèn)識(shí)，才能完善高校檔案的建立、保存和利用；面對(duì)新的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)，才能把握發(fā)展方向、創(chuàng)新工作思路。

[關(guān)鍵詞]高校檔案；高校；復(fù)雜性；發(fā)展

高校檔案保存了高校發(fā)展的歷史資料和在發(fā)展過(guò)程中形成的科研成果、高校檔案工作是全國(guó)檔案事業(yè)重要組成部分，也是高等教育事業(yè)的重要組成部分，其來(lái)源廣泛、內(nèi)容豐富、類型多樣，呈現(xiàn)出較為明顯的復(fù)雜性。為有效發(fā)揮高校檔案的作用，本文試從高校檔案來(lái)源、環(huán)境、管理、應(yīng)用、保存、發(fā)展等六個(gè)方面探析高校檔案的復(fù)雜性。

1.高校檔案來(lái)源的復(fù)雜性

1.1高校檔案來(lái)源于學(xué)校的教學(xué)、科研、教師、學(xué)生、管理、人事、財(cái)務(wù)和建設(shè)等項(xiàng)活動(dòng)中，涉及部門(mén)和人員較多，大多數(shù)高校實(shí)行基層部門(mén)兼職檔案管理員收集材料并歸檔立卷，因?yàn)榛鶎硬块T(mén)領(lǐng)導(dǎo)重視程度不一樣和兼職檔案管理人員的配備上較為隨意，從而造成檔案材料積壓、歸檔立卷不及時(shí)；歸檔材料殘缺不全，如正件和附件不全，批復(fù)和請(qǐng)示缺項(xiàng)；良莠不分致使檔案流失嚴(yán)重；檔案管理松散，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不確切等等，種種不良現(xiàn)象的出現(xiàn)造成高校檔案的復(fù)雜性。

1.2高校檔案來(lái)源于紙質(zhì)、膠片、聲像和數(shù)字等形式，由于基層部門(mén)兼職檔案管理員的專業(yè)和技術(shù)水平不高或者說(shuō)跟不上時(shí)代的發(fā)展步伐，造成對(duì)紙質(zhì)檔案較為重視，而大量的膠片、聲像和數(shù)字形式的檔案不能有效歸檔立卷，甚至不知道如何存檔，造成光盤(pán)、錄音、錄像、縮微、照片等形式的載體檔案流失嚴(yán)重，這些也形成高校檔案的復(fù)雜性。

2.高校檔案環(huán)境的復(fù)雜性

2.1高校檔案是教學(xué)科研、人才培養(yǎng)、社會(huì)服務(wù)等活動(dòng)的記錄，既服務(wù)于高校發(fā)展又面對(duì)國(guó)內(nèi)外檔案事業(yè)的發(fā)展，由此形成其面對(duì)環(huán)境的復(fù)雜性。高校檔案管理工作是高校事業(yè)發(fā)展的組成部分，但在有些高校卻被邊緣化，使檔案工作難有較大發(fā)展，雖然也有高校如中國(guó)人民大學(xué)、武漢大學(xué)、云南大學(xué)等25所高?？梢哉惺諜n案管理專業(yè)的統(tǒng)招碩士研究生甚至博士研究生，能順應(yīng)甚至引領(lǐng)高校的發(fā)展趨勢(shì)，但大多數(shù)高校檔案管理事業(yè)的發(fā)展仍顯滯后。高校檔案也是浩瀚無(wú)垠社會(huì)檔案不可或缺的一部分，雖然所占比例不是很大，但其記錄學(xué)科發(fā)展和職業(yè)發(fā)展方面的檔案材料又有不可替代的作用，應(yīng)以自身的獨(dú)特價(jià)值服務(wù)于社會(huì)，融入社會(huì)檔案大集體。

2.2高校檔案包括檔案的產(chǎn)生、收集、整理、鑒定、匯編、選編、編研和利用等環(huán)節(jié)，涉及歷史學(xué)、法學(xué)、文獻(xiàn)學(xué)、管理學(xué)、哲學(xué)、心理學(xué)、組織學(xué)、社會(huì)學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、哲學(xué)、教育學(xué)、生態(tài)學(xué)等許多復(fù)雜的知識(shí)，而且與人文、倫理、法律、信息等學(xué)科有著廣泛的交叉[1]，并依托計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘和統(tǒng)計(jì)分析，建立相互融合、交叉運(yùn)用、科學(xué)有效的檔案管理體系，完成這一切需要調(diào)配和利用綜合的技術(shù)力量和管理力量，但高校檔案館（室）無(wú)力實(shí)現(xiàn)，由此形成了高校檔案的復(fù)雜性。

2.3高校檔案不可避免的面對(duì)氣候的變化、自然災(zāi)害和人為災(zāi)害的發(fā)生，氣候多變、災(zāi)害頻繁發(fā)生對(duì)高校檔案是個(gè)嚴(yán)峻的考驗(yàn)[2]，應(yīng)提前準(zhǔn)備詳實(shí)周全的應(yīng)急預(yù)案，這是高校檔案儲(chǔ)存環(huán)境的復(fù)雜性。

3.高校檔案管理的復(fù)雜性

3.1高校檔案的管理人員是高校檔案管理的主角，也是最為復(fù)雜的成分[3]，是保證高校檔案有序可持續(xù)發(fā)展的保障，建立或者說(shuō)打造一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精的團(tuán)隊(duì)過(guò)程復(fù)雜，但是必不可少的，這需要引進(jìn)人才或?qū)W科帶頭人，培養(yǎng)現(xiàn)有檔案人員職業(yè)技能和信息科學(xué)技術(shù)及現(xiàn)代化設(shè)備的操作技術(shù)；對(duì)各部門(mén)、各學(xué)院的兼職檔案管理員多強(qiáng)調(diào)檔案管理意識(shí)、定期舉辦業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)班，學(xué)習(xí)高校檔案政策和檔案工作的新方法、新知識(shí)、新技能，提高專職和兼職檔案人員的綜合素質(zhì)。高校檔案工作的優(yōu)劣，不僅取決于檔案人員的綜合素質(zhì)的高低，也取決于檔案管理人員的工作積極性和工作激情，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，調(diào)動(dòng)其工作積極性和主動(dòng)性，是實(shí)現(xiàn)高校檔案利用價(jià)值和服務(wù)職能的基本要求。

3.2高校檔案已經(jīng)或正在加強(qiáng)信息化管理，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)和手段，加大數(shù)字化檔案比例包括存量檔案數(shù)字化和文件數(shù)字化；充分利用遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)據(jù)、資料和知識(shí)等終端機(jī)查詢，真正做到檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化與信息化；把高校檔案管理融合到高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，對(duì)各部門(mén)、各學(xué)院的檔案資料跟蹤管理，促進(jìn)高校檔案管理工作實(shí)現(xiàn)便捷、規(guī)范、及時(shí)和有效，提高高校檔案管理工作的效率和質(zhì)量。以上三個(gè)方面信息化管理的落實(shí)絕非易事，是非常復(fù)雜的漫長(zhǎng)過(guò)程，但也是高校檔案發(fā)展的方向。

3.3高校檔案必須提供真實(shí)、可靠、可信及有價(jià)值的信息，確保出具信息的原始性、真實(shí)性、客觀性和法律性。[4]檔案的客觀真實(shí)性是檔案價(jià)值的根基和靈魂，也附托了檔案界的情感，但高校檔案形成過(guò)程檔案內(nèi)容往往摻雜著不真實(shí)的東西，如何達(dá)到存真求實(shí)，就必須對(duì)檔案材料有所核對(duì)、有所取舍、有所選擇，同時(shí)，高校檔案管理人員要堅(jiān)守自己的職業(yè)道德、樹(shù)立法律意識(shí)，不借用工作之便出具假證據(jù)。杜絕內(nèi)容虛假或失實(shí)檔案是非常復(fù)雜的事情，絕非一朝一夕之功，只有靜心認(rèn)真對(duì)待檔案工作、加強(qiáng)管理，才能確保檔案的真實(shí)性、客觀性高于其他資料，才能得到高校和社會(huì)的肯定和認(rèn)可。

4.高校檔案應(yīng)用的復(fù)雜性

4.1.學(xué)校規(guī)章制度和發(fā)展規(guī)劃的制定。學(xué)校規(guī)章制度和發(fā)展規(guī)劃的制定必須具有延續(xù)性，還必須在學(xué)科布局、梯隊(duì)建設(shè)、結(jié)構(gòu)調(diào)整、資源配置、宏觀調(diào)控等方面要有較強(qiáng)的可操作性、戰(zhàn)略性、宏觀性、指導(dǎo)性和超前性，代表高校近期和遠(yuǎn)期的發(fā)展方向和目標(biāo)。學(xué)校規(guī)章制度和發(fā)展規(guī)劃的設(shè)計(jì)要以高?，F(xiàn)實(shí)發(fā)展?fàn)顩r為基礎(chǔ)，借鑒學(xué)校發(fā)展的歷史經(jīng)驗(yàn)，制定出切實(shí)可行的方案和措施，保證規(guī)章制度和發(fā)展規(guī)劃的落實(shí)。

4.2高校校風(fēng)、教風(fēng)和學(xué)風(fēng)的延續(xù)。高校校風(fēng)、教風(fēng)和學(xué)風(fēng)是靠一輩輩實(shí)踐者傳承下來(lái)的，實(shí)踐者借助檔案信息和耳濡目染的熏陶延續(xù)老一輩的精神、追求和理念，經(jīng)過(guò)集體的長(zhǎng)期努力所形成的。校風(fēng)一旦形成，就會(huì)以穩(wěn)定性和持久性及排他性的特點(diǎn)存在，以一種強(qiáng)大的、內(nèi)在的精神力量使人受到陶冶和啟迪，對(duì)學(xué)校產(chǎn)生廣泛而又深遠(yuǎn)的影響。教風(fēng)是高校教師良好的道德素質(zhì)、高度責(zé)任感、敬業(yè)精神、嚴(yán)謹(jǐn)治學(xué)態(tài)度和求實(shí)作風(fēng)高度概括的體現(xiàn)，是對(duì)青年教師無(wú)形的鞭策和激勵(lì)，鼓勵(lì)青年教師潛心鉆研、與時(shí)俱進(jìn)、嚴(yán)謹(jǐn)篤學(xué)，感受到教學(xué)的責(zé)任重大。校風(fēng)正，則教風(fēng)和學(xué)風(fēng)好，教風(fēng)和學(xué)風(fēng)好，校風(fēng)必然正，校風(fēng)、教風(fēng)和學(xué)風(fēng)有著緊密的聯(lián)系。

4.3校園文化建設(shè)的積淀。校園文化中蘊(yùn)含著一定的情感，寧?kù)o而致遠(yuǎn)，能消除浮躁和功利，高校檔案是校園文化建設(shè)的積淀，在校園文化建設(shè)中具有激勵(lì)、創(chuàng)新、導(dǎo)向等功能[5]。校園環(huán)境能夠展現(xiàn)學(xué)校文化底蘊(yùn)、歷史淵源和精神面貌，是學(xué)校校風(fēng)、教風(fēng)和學(xué)風(fēng)的外在表現(xiàn)，并能營(yíng)造獨(dú)特育人環(huán)境。所以學(xué)校在校園文化建設(shè)中，應(yīng)充分查考、利用檔案，準(zhǔn)確地掌握相關(guān)信息，讓校園環(huán)境的建設(shè)，處處體現(xiàn)學(xué)校的人文精神和歷史發(fā)展軌跡，使靜態(tài)的草木和建筑彰顯生命的活力，達(dá)到文化美、自然美、歷史美和建筑綠化美的相得益彰。

5.高校檔案保存的復(fù)雜性

5.1紙質(zhì)檔案的保存

5.1.1妥善保存，增加紙質(zhì)檔案的壽命。隨著人民群眾法律意識(shí)的提高，人們對(duì)紙質(zhì)檔案的利用率日益提高，但是紙質(zhì)檔案受自然環(huán)境或者說(shuō)保存環(huán)境影響較大，保護(hù)不當(dāng)可發(fā)生不可逆轉(zhuǎn)的變化甚至消失，直接造成檔案信息的不確定性。紙質(zhì)檔案構(gòu)成簡(jiǎn)單主要就是紙張和字跡，所以應(yīng)重點(diǎn)防護(hù)紙張的發(fā)黃、變脆、蟲(chóng)蛀、霉變和字跡的褪變、擴(kuò)散等，結(jié)合紙張和字跡的理化性質(zhì)，紙質(zhì)檔案的保存環(huán)境要做到溫濕度的適宜、避免光線照射和空氣污染、通風(fēng)、防蟲(chóng)霉等，如果保護(hù)得當(dāng)，紙質(zhì)檔案可以經(jīng)過(guò)幾百年甚至上千年不會(huì)發(fā)生太大的變化。

5.1.2轉(zhuǎn)化形式，備份保存紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案具有內(nèi)容直觀、信息穩(wěn)定、真實(shí)可靠的優(yōu)勢(shì)，但查詢和保存耗時(shí)費(fèi)力，為方便查詢和保存、提高利用價(jià)值應(yīng)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行備份保存，目前常用的紙質(zhì)檔案?jìng)浞菪问接须娮觽浞?、縮微備份、仿真復(fù)制件、數(shù)字信息等，大多以光盤(pán)、磁盤(pán)、縮微膠片、數(shù)據(jù)庫(kù)等作為備份載體。

5.2現(xiàn)代載體檔案的保存在日常工作中經(jīng)常產(chǎn)生的照片檔案、錄音錄像檔案、光盤(pán)檔案和機(jī)讀檔案等等形式的現(xiàn)代載體檔案都可以進(jìn)行數(shù)字化加工轉(zhuǎn)儲(chǔ)。

5.3數(shù)字檔案的保存隨著科技的進(jìn)步不論紙質(zhì)檔案還是現(xiàn)代載體檔案都可轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案保存，數(shù)字檔案主要靠網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)共享，但數(shù)字檔案面臨復(fù)雜網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、人為惡意破壞、防護(hù)保障技術(shù)不夠等的嚴(yán)重威脅，為適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的需要，加強(qiáng)數(shù)字檔案安全保障體系的構(gòu)建與管理顯得尤為重要[6]，數(shù)字安全保障體系主要包括三個(gè)層面，一是信息加密，就是對(duì)檔案信息通過(guò)密碼算術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)化，必須通過(guò)密碼重新轉(zhuǎn)變才可以讀取，目前通行信息加密技術(shù)有近200種方法，但大體可以歸為常規(guī)算法（也叫私鑰加密算法或?qū)ΨQ加密算法）和公鑰加密算法（也叫非對(duì)稱加密算法）兩類。二是信息確認(rèn)，就是嚴(yán)格限制檔案信息共享的范圍，只有信息確認(rèn)正確才能有效利用檔案資源，防止數(shù)字檔案信息被黑客非法仿造、篡改、加掛、偽造假冒等。三是網(wǎng)絡(luò)管控，網(wǎng)絡(luò)是把“雙刃劍”，網(wǎng)絡(luò)具有門(mén)檻低、分布廣、更新快、應(yīng)用便捷等優(yōu)點(diǎn)。

6.高校檔案發(fā)展的復(fù)雜性

高校檔案工作不僅僅是檔案的收集、整理和編研，而是把檔案作為一個(gè)學(xué)科和一項(xiàng)科研來(lái)對(duì)待，將高校檔案的編研、查詢、利用和保存等工作引向講臺(tái)和學(xué)術(shù)領(lǐng)域，與時(shí)俱進(jìn)，追求卓越，向國(guó)際檔案事業(yè)發(fā)展的前沿看齊，這就要求高校檔案發(fā)展的方向必須多元化。一是變被動(dòng)保管為主動(dòng)參與校園和社會(huì)文化資源建設(shè)，成為文化建設(shè)的主導(dǎo)者。二是從保守服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槲幕麄?，走上講臺(tái)、走進(jìn)媒體、利用博客、微信和論壇撰寫(xiě)、分享、評(píng)價(jià)、討論、宣傳檔案里的故事。三是由邊緣部門(mén)走向?qū)W校中心，通過(guò)多元化展示顯現(xiàn)檔案的信息，利用高校檔案資源建立多元化展示平臺(tái)如校史館、專題展覽、網(wǎng)絡(luò)視頻等吸引學(xué)生和教師的興趣，提高檔案人員自身的價(jià)值和專業(yè)認(rèn)同感，吸引更多的人士參與檔案管理，豐富檔案資源。四是從單項(xiàng)靜態(tài)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為多向動(dòng)態(tài)可用資源，提高檔案資源的有效利用率。

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