新時期企業(yè)文秘工作特點與文秘人員素質(zhì)培養(yǎng)探析

孟克查汗

摘 要：新時期下的企業(yè)文秘工作又有了新的定位，突破了傳統(tǒng)意義上的文秘工作模式和工作內(nèi)容，對于文秘的專業(yè)能力以及綜合文化素質(zhì)都有了更高要求。隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，市場競爭愈演愈烈，企業(yè)要在時代的風(fēng)口浪尖站穩(wěn)腳跟，就必須提高企業(yè)內(nèi)部的綜合實力，文秘在企業(yè)中占有不可替代的地位，起到了為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策、排憂解難、傳上啟下的作用。因此，優(yōu)秀的文秘工作者必須擁有較強的綜合實力，包括文化素質(zhì)水平、專業(yè)能力、創(chuàng)意思維、社交能力等。本文旨在分析新時期背景下文秘的工作特點，并提出文秘人員素質(zhì)培養(yǎng)策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：新時期；文秘；特點；素質(zhì)培養(yǎng)

文秘工作看似簡單，實際上承擔(dān)了企業(yè)中上下級樞紐的作用，是維系上級領(lǐng)導(dǎo)與下級員工溝通的重要保證，上級領(lǐng)導(dǎo)能否全面掌握整個企業(yè)情況，以及下級員工能否準(zhǔn)確執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的工作安排，統(tǒng)統(tǒng)要靠文秘工作人員在其中發(fā)揮作用。因此，文秘的工作是否到位直接影響到整個企業(yè)的運作。但從現(xiàn)階段情況來看，文秘的工作和地位并不受到重視，其原因主要有兩個方面：①文秘工作人員自身不重視，由于人們一直以來對文秘的工作內(nèi)容不太了解僅僅從字面意義上理解，普遍認(rèn)為文秘的工作就是負(fù)責(zé)為領(lǐng)導(dǎo)傳真、打印、接電話、傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)工作等一系列的“瑣事”，因此，缺乏工作熱情與積極性，對工作沒有發(fā)展要求。②領(lǐng)導(dǎo)對文秘人員的不信任，沒有認(rèn)識到文秘工作的重要性，沒有為其在工作中的創(chuàng)意思維和能力發(fā)揮提供空間，導(dǎo)致人才資源的浪費，工作上的壓力也沒有得到緩解。

一、新時期文秘工作特點

文秘工作在我國流傳已久，從秦朝發(fā)展至今。現(xiàn)階段的文秘工作主要服務(wù)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)階層，其工作職責(zé)是傳達(dá)上級領(lǐng)導(dǎo)對下級工作人員的任務(wù)指派，以及代替下級工作人員向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報工作情況，以及企業(yè)運營狀態(tài)，構(gòu)建了整個企業(yè)各個部門之間的橋梁，在企業(yè)中占有重要地位。文秘的日常工作職責(zé)是配合、協(xié)助、分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)的工作，為領(lǐng)導(dǎo)執(zhí)行決策出謀劃策排憂解難，從某種角度上講文秘的工作具有政治性。文秘的工作從屬于上級領(lǐng)導(dǎo)，主要職責(zé)就是分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)工作，文秘的工作內(nèi)容是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的工作內(nèi)容而變化的。文秘的工作內(nèi)容非常的寬泛，涉及到各個層面以及各個部門，日常主要工作內(nèi)容包括：收集各個部門反饋的工作狀況、簽呈、請示材料、傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指示、領(lǐng)導(dǎo)會議記錄、工作安排、行程安排、文書處理、檔案管理等。新時期下的文秘工作特點具體可分為以下幾種：

1.輔助領(lǐng)導(dǎo)做出決策。文秘人員必須收集企業(yè)的整體運營信息并做出準(zhǔn)確的評估，以此輔助領(lǐng)導(dǎo)作出決定性的判斷，以及決策的擬定。決策的擬定只是實行整個計劃的基礎(chǔ)性工作，整個計劃的最終目的是發(fā)現(xiàn)問題解決問題。在整個工作任務(wù)中，文秘的工作重點就是發(fā)現(xiàn)問題，并進行深入的分析，從而為領(lǐng)導(dǎo)提供科學(xué)有效的解決方式以供參考。

2.信息的收集以及處理。信息收集預(yù)處理占據(jù)了文秘工作的大部分時間，文秘人員通過接收大量的文件、電話、電報、報表掌握公司的運營狀況，并有效利用信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)洞察市場動向，安排會議流程和領(lǐng)導(dǎo)工作流程。

3.協(xié)調(diào)企業(yè)上下級之間的關(guān)系。對于文秘工作來說，協(xié)調(diào)上下級的關(guān)系是其工作影響力的集中體現(xiàn)，有效消除或解決上下級之間的矛盾，凝聚企業(yè)向心力使企業(yè)上下團結(jié)一致，加強企業(yè)市場競爭力獲得最大經(jīng)濟效益，是文秘工作的價值所在。

4.處理企業(yè)綜合事務(wù)。文秘工作范圍廣涉及領(lǐng)域多，主要包括：處理電話信息、會議信息、接待信息、信訪信息、文件處理、保密事務(wù)、公章管理和文稿擬定等。以上工作內(nèi)容的主要意義在于，更全面的掌握公司動向，從而準(zhǔn)確輔助領(lǐng)導(dǎo)做出決策，是協(xié)調(diào)上下級關(guān)系和處理信息的前提條件。通過處理企業(yè)綜合事務(wù)，才能實現(xiàn)秘書的所有職能。

二、新時期文秘工作特點與文秘人員素質(zhì)培養(yǎng)

1.根據(jù)自身工作職責(zé)不斷提高工作水平。文秘工作人員應(yīng)該嚴(yán)格要求自己，遵守文秘崗位職責(zé)，不斷加強工作業(yè)務(wù)水平提高自身綜合素質(zhì)和文化水平，具體而言可以分為以下幾個方面：（1）從事文秘工作必須要樹立正確的人生觀、價值觀、世界觀，并且擁有良好的政治理論基礎(chǔ)，不管在任何單位組織機構(gòu)，文秘的工作性質(zhì)都不會發(fā)生改變，最終的目的都是服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)于整個企業(yè)，所以文秘人員必須加強和鞏固自身的政治意識、責(zé)任意識、大局意識，嚴(yán)格要求工作態(tài)度提高工作積極性，認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的領(lǐng)導(dǎo)方針并應(yīng)用到實際工作當(dāng)中，掌握相關(guān)法律規(guī)定以及有關(guān)企業(yè)制度為領(lǐng)導(dǎo)的決策和工作提供正確的導(dǎo)向和輔助。文秘工作實際上是一個枯燥復(fù)雜的過程，其工作地點以及工作時間隨領(lǐng)導(dǎo)的安排而改變，因此，需要文秘工作者具備專業(yè)的職業(yè)操守，吃苦耐勞的精神和積極認(rèn)真的工作態(tài)度。（2）從事文秘工作者必須具備處理綜合事務(wù)掌控大局的超強能力，由于文秘工作者的工作內(nèi)容較為廣泛，涉及到文書的起草以及會議內(nèi)容的擬定，因此文秘工作者必須具備扎實的文字功底，以及較高的文化素質(zhì)，更重要的是必須具有流利的口才和準(zhǔn)確的語言表達(dá)能力，在與上下級之間的溝通、處理上訪事務(wù)和接待外來賓客時發(fā)揮重要作用。（3）從事文秘工作者必須具備超強的協(xié)調(diào)和組織能力，以便在協(xié)調(diào)上下級關(guān)系和各部門溝通中，有效處理矛盾與隔閡，換種說法，也就是具備較高的情商，在企業(yè)中每個部門乃至每個工作人員都有其工作特性以及性格特征，因此要處理好復(fù)雜的人員關(guān)系就必須具備較高的情商，有效維持企業(yè)的和諧發(fā)展。（4）從事文秘工作者還必須具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，文秘的工作是輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，而企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重要決策依據(jù)來自文秘，因此，文秘的工作對企業(yè)的發(fā)展具有重大的影響，故而，文秘在日常工作中必須保持高度的警惕和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，踏實認(rèn)真的完成好每一項領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)，并且嚴(yán)格管理公章的使用，保守企業(yè)機密。

2.正確認(rèn)知文秘工作性質(zhì)。大部分人對文秘工作存有偏見，或者僅從字面含義理解文秘的工作，認(rèn)為其工作內(nèi)容僅僅只是發(fā)郵件、打電話、接電話、接收文件，認(rèn)為文秘崗位工作輕松簡單可有可無。但實際上，文秘的工作復(fù)雜承擔(dān)的責(zé)任重大，因此，要切實落實文秘的工作職責(zé)，必須要對文秘崗位有全面的認(rèn)識。根據(jù)新時期下文秘的工作特點總結(jié)可知，文秘工作具有從屬性、綜合性、服務(wù)性、政治性特點。文秘的主要工作就是服務(wù)與領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成日常工作。例如安排會議、做會議記錄、文件擬定、傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)工作指示、輔助領(lǐng)導(dǎo)制定重要決策、及時將下級的工作匯報反饋至領(lǐng)導(dǎo)等。雖然文秘的工作服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，但服務(wù)不等于盲目，文秘人員要清楚認(rèn)知自己的工作立足于整個企業(yè)，而不是靠阿諛奉承領(lǐng)導(dǎo)，在日常工作中要對接收的信息有效整合，利用科學(xué)系統(tǒng)的機制處理問題，并站在客觀角度分析領(lǐng)導(dǎo)決策，及時更正領(lǐng)導(dǎo)的失誤或補充領(lǐng)導(dǎo)的決策。文秘的共組大多建立在協(xié)助、協(xié)調(diào)、接收、反饋等內(nèi)容上，因此工作成果不易察覺不易得到領(lǐng)導(dǎo)的肯定以及同事的認(rèn)可，因此，從事文秘工作必須具備無私的奉獻(xiàn)精神，立足于企業(yè)發(fā)展將工作落到實處，兢兢業(yè)業(yè)扎扎實實完成領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)，做一個企業(yè)中默默無聞的奉獻(xiàn)者，一切以企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展為前進動力，與企業(yè)共同進退。

3.發(fā)揮創(chuàng)意思維，實現(xiàn)自身價值。首先要樹立正確的職責(zé)觀念，由于文秘工作的特殊職能，工作范圍較廣、責(zé)任較大、工作內(nèi)容繁瑣，工作的主要中心在于服務(wù)他人。因此，在新時期對文秘人員的服務(wù)意識樹立尤其重要。（1）要為領(lǐng)導(dǎo)提供專業(yè)科學(xué)的服務(wù)，主要表現(xiàn)為準(zhǔn)確高效的完成領(lǐng)導(dǎo)安排的工作；將接收的信息整合歸納在反饋給領(lǐng)導(dǎo)，減少領(lǐng)導(dǎo)工作量緩解領(lǐng)導(dǎo)工作壓力；在領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策時，努力協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)并將工作落到實處，確保決策能夠順利實施。（2）做好上下級之間的銜接工作，從整個企業(yè)的利益出發(fā)，做好各部門間的協(xié)調(diào)和溝通工作，發(fā)揮主觀能動性和創(chuàng)意思維將企業(yè)的服務(wù)工作做到最好，制定并普及企業(yè)的規(guī)章制度，并監(jiān)督各個部門嚴(yán)格遵照企業(yè)規(guī)章制度開展工作。（3）服務(wù)好企業(yè)的每一個部門，牢記文秘的工作職責(zé)，認(rèn)真落實好每一項工作，將工作的失誤降到最低，最大限度發(fā)揮自己的職能，有效協(xié)調(diào)企業(yè)間各個部門的關(guān)系，使整個企業(yè)在團結(jié)和諧的氛圍中穩(wěn)步發(fā)展。（4）服務(wù)好企業(yè)各部門，文秘的主要工作包括及時正確的傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指示，因此，文秘人員就是領(lǐng)導(dǎo)的象征，因此必須保持平易近人的態(tài)度將員工的心聲反饋至領(lǐng)導(dǎo)，并樹立領(lǐng)導(dǎo)的良好形象。

其次，經(jīng)濟快速增長，知識經(jīng)濟和市場經(jīng)濟為主導(dǎo)的時代背景下，文秘人員必須不斷提高對自己的要求，加強專業(yè)能力的培訓(xùn)以及文化素質(zhì)的提高；學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息技術(shù)，從而提高工作效率；增強服務(wù)意識，以服務(wù)好企業(yè)為己任，讓自身價值和職能發(fā)揮到最大限度。

三、結(jié)束語

提高創(chuàng)新意識，全面發(fā)揮文秘的工作職能，為企業(yè)的發(fā)展提供前進的動力。當(dāng)前形勢下，秘書要妥善完成上級交代的任務(wù)，就必須洞察上級領(lǐng)導(dǎo)的意圖，完成好職責(zé)范圍內(nèi)的工作。要改觀以往文秘工作人員給大眾造成的“錄音機”、“擺設(shè)”、“打雜”、“傳話筒”等不良印象，必須要積極發(fā)揮自主能動性和創(chuàng)意思維，為上級排憂解難，真正成為上級領(lǐng)導(dǎo)得力助手，為上級減輕工作負(fù)擔(dān)，輔助上級領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌全局準(zhǔn)確下達(dá)命令，與此同時，上級領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該予以文秘工作人員足夠的信任與工作上的支持，科學(xué)合理的領(lǐng)導(dǎo)文秘人員積極配合文秘人員的工作，給予其工作上的鍛煉機會和發(fā)揮創(chuàng)意思維的空間，共同為企業(yè)的發(fā)展奠定殷實的基礎(chǔ)。

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