工程項目資料員如何做好資料

張岳麗

摘要：工程項目資料非常重要，在總結(jié)施工經(jīng)驗、為工程信息查詢提供依據(jù)等方面發(fā)揮著重要作用。文章對工程項目資料員如何做好資料進行了分析，具有一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：工程項目；資料員；做好資料

一、前言

文章對建筑工程項目技術(shù)資料管理的重要性進行了介紹，對工程項目資料管理中的不足進行了闡述，通過分析，并結(jié)合自身實踐經(jīng)驗和相關(guān)理論知識，對工程項目資料員做好資料管理工作的建議進行了探討。

二、建筑工程項目技術(shù)資料的管理的重要性

建筑工程項目技術(shù)資料是建筑工程施工單位在工程項目施工過程中逐步完成的，對其的管理有嚴格的要求，必須做到真實、完整和詳簡得當。具體而言，對建筑工程項目技術(shù)資料的管理包括了對工程項目資料的管理、質(zhì)量把控資料的管理、工程安全資料的管理、各種檢驗資料的管理以及工程項目驗收資料的管理等，貫穿于從工程項目的立項到工程項目的竣工的全過程[2]。做好建筑工程項目技術(shù)資料管理工作的重要意義體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.有利于積累企業(yè)的項目工程技術(shù)管理經(jīng)驗。做好建筑工程項目技術(shù)資料的管理工作可以完善企業(yè)工程項目管理的全過程檔案，以便深入研究和引用，為企業(yè)后續(xù)項目施工管理的優(yōu)化做好檔案資料的儲備。

2.有利于優(yōu)化企業(yè)的資源配置和提高企業(yè)的效益。工程項目的技術(shù)資料可以如實反映企業(yè)的工程施工過程的情況，包括人員的調(diào)度和使用，各種材料物品的數(shù)量和用量、技術(shù)方案和措施的變更情況、階段施工驗收情況和各種質(zhì)量等級評定情況等，因而可以及時提供相應(yīng)的反饋，使企業(yè)按預(yù)期目標優(yōu)化調(diào)整和控制后續(xù)的工程施工工作。

2.工程資料為工程信息查詢提供依據(jù)

有了工程內(nèi)業(yè)資料的跟蹤，項目負責(zé)人不用再憑著零星的材料和自己的記憶來對整個工程的節(jié)點進行控制。在及時搜集的情況下，有關(guān)工程的各工序相關(guān)細節(jié)就都存在于工程內(nèi)業(yè)資料中，一旦發(fā)生意外情況（如數(shù)量不符、質(zhì)量差異）就可以憑借資料記錄追查到其中的原因，也方便了項目負責(zé)人對工程的管理。尤其在工程發(fā)生分包情況下，在項目結(jié)算方面更見內(nèi)業(yè)資料的功效。如某大橋發(fā)生坍塌后，事故調(diào)查領(lǐng)導(dǎo)小組首先采取的一項措施是：封存大橋項目所有資料以及工程監(jiān)理資料待查。從這項措施中我們不難看出工程檔案資料是何等的重要。

3.工程內(nèi)業(yè)資料可以作為今后工程施工的一種借鑒

工程資料對以往工程中采用的技術(shù)、發(fā)生的問題、采取的措施以及反饋結(jié)果，在以后工程的施工中可以吸取經(jīng)驗，少走彎路。在工程內(nèi)業(yè)資料中還包含著“竣工報告”、“施工小結(jié)”等自我總結(jié)的部分，這些文件往往有的項目負責(zé)人不大在意，其實在這些文件中除了有關(guān)的工程數(shù)據(jù)外，對施工過程的總結(jié)占了相當大的部分，優(yōu)點、缺點盡在其中，學(xué)習(xí)和借鑒這些文件對今后的工程管理將會有很大的促進作用。

三、工程項目資料管理中的不足

1.資料收集不夠全面。例如，某些工程上的設(shè)計有變動，在編制資料的時候，只將變更通知書進行記錄，卻未對相應(yīng)的施工進行記錄；某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并沒有核定審批意見；部分交接驗收記錄沒有簽認手續(xù)等。對基建工程中檔案進行管理是有序管理以及動態(tài)控制高度結(jié)合的工作，必須以實事求是、科學(xué)嚴謹?shù)膽B(tài)度嚴格執(zhí)行。

2.資料不夠準確。資料上的隨意性比較嚴重：對相同工序檢查出的數(shù)據(jù)，按照其相似的數(shù)據(jù)填到了另外的同類工序中而缺少必要的檢查；部分監(jiān)測數(shù)據(jù)在所允許的誤差范圍內(nèi)，害怕數(shù)據(jù)受到質(zhì)疑，便填了一些留有余地的數(shù)據(jù)；引起不必要的麻煩；有的人以為只要檢查得出的數(shù)據(jù)在相應(yīng)的誤差范圍內(nèi)即可，便隨意填了一些看起來很合理的數(shù)據(jù)。準確性的檔案體現(xiàn)出自身價值的關(guān)鍵所在，必須本著嚴謹、負責(zé)任的態(tài)度來認真落實。

3.收集與整理不夠及時。對工程對應(yīng)的檔案資料進行管理應(yīng)當從合同簽訂完成后準備開工時就著手，如圖紙會審紀要以及開工報告等，對于施工過程，根據(jù)規(guī)定對其及時予以規(guī)范記錄，努力做到開工有報告、進場有合同、變更有手續(xù)、驗收有根據(jù)、施工有記錄、對照有標準，每一個環(huán)節(jié)都應(yīng)當及時、到位。實際工作中，卻離上述要求有較大距離，記錄往往延遲，之后補“回憶錄”的現(xiàn)象較為普遍。

四、工程項目資料員做好資料管理工作的建議

1.確保工程資料的真實性、準確性并同步更新

真實性是做好工程資料的靈魂。不真實的資料會把我們引入誤區(qū)。對原始記錄采用“后補”造假的做法必須堅決杜絕，在工程出了質(zhì)量問題時，技術(shù)資料作為記錄項目全過程的原始資料，不僅能為事故調(diào)查和正確處理提供有力的依據(jù)，也是工程使用過程中維修、擴建、改建或增層等重要的參考資料。同時也不能為了取得較高的工程質(zhì)量等級而歪曲事實。資料的整理必須實事求是、客觀準確。

準確性是做好工程資料的核心。分部分項要劃分準確，數(shù)據(jù)計算要準確，不能隨意的填寫。分項工程的質(zhì)量評定填寫應(yīng)該規(guī)范化，符合質(zhì)量檢驗評定標準的要求。在資料中不能出現(xiàn)涂改現(xiàn)象，資料所用的表格要統(tǒng)一，不能五花八門，文字說明部分要規(guī)范用語，不能采用口語或?qū)I(yè)語言，不要產(chǎn)生任何歧義。因此，資料填寫要認真，確保資料準確、規(guī)范、合理。

2.注重施工階段的工程資料管理

在工程實施階段，首先加強與建設(shè)單位和監(jiān)理單位以及相關(guān)單位的溝通和聯(lián)系。工程資料必須及時整理，需要到建設(shè)單位和監(jiān)理單位處報驗的各種工程資料要及時報驗。確實做到工程資料真實完整、同步進行、分類有序。尤其在某一專業(yè)工程開始階段。首先要堅持貫徹執(zhí)行國家，行業(yè)的基本規(guī)范標準。并將此意識落實到施工記錄表格等資料中。凡涉及檢查，試驗報告的項目均應(yīng)填寫見XX記錄或其實驗報告編號。有數(shù)據(jù)要求的應(yīng)填寫“試驗檢測數(shù)據(jù)”。必要時要有支持性的附件（如圖、表格、照片、圖像等資料）。檢驗項目要求為符號設(shè)計、規(guī)范標準的，檢驗結(jié)果應(yīng)填寫符合“施工圖編號制造廠圖號或規(guī)范、標準的編號”。參與人的簽名、日期要齊全。所有的工程檢驗都具備可追溯性和責(zé)任人。在不能獲取原件時，應(yīng)將原件復(fù)印，然后在原件復(fù)印或抄件上加蓋留存單位公章，并注明原件保存處。項目負責(zé)人要對項目的工程文件形式、積累，立卷、歸檔要反復(fù)進行監(jiān)督、檢查并及時將檢查結(jié)果進行綜合、分類，整理，對在工程資料中出現(xiàn)的問題，舉一反三，制定整改措施。檢查整改成效。督促具體施工人員對工程資料的編寫于工程同步。必須保證工程文件在任何使用場合都一致，切實最新版本：施工圖發(fā)生變更時，要在原施工圖變更處作好變更記錄。

3.加強工程檔案資料管理的事后控制

事后控制，是指在工程建設(shè)完工后，對工程竣工檔案資料的整理、組卷、移交進行同步檢查，實施工程檔案資料質(zhì)量的最終管理。就是監(jiān)理檔案或資料管理人員在工程建設(shè)結(jié)束后，依據(jù)前期制定的檔案整理細則對承包商的工程檔案整理、歸檔、移交工作進行監(jiān)督指導(dǎo)。

在工程竣工驗收時，工程檔案驗收要同步進行，為確保工程竣工檔案順利通過驗收，應(yīng)對工程竣工檔案進行初驗，檢查各項合同項目檔案是否完整準確，整理是否符合規(guī)范和業(yè)主要求，對所存在的問題提出整改措施并限期整改，在工程總驗收前檢查整改結(jié)果，提出驗收意見。對于在工程檔案驗收中發(fā)現(xiàn)的問題要進行收集整理，造成檔案丟失或不按時按質(zhì)進行移交的要進行處罰，同時要及時糾正。檔案資料編制與檔案整理組卷需要和業(yè)主統(tǒng)一標準和要求，對工程施工檔案資料的嚴格要求也需要爭取業(yè)主的理解和支持。否則工程檔案資料的管理工作很難開展。

五、結(jié)束語

工程項目資料員在進行資料工作的同時，應(yīng)該以確保資料的真實性和準確性為前提，并主動和及時的發(fā)現(xiàn)工程中的相關(guān)問題，更好的為工程項目服務(wù)。

參考文獻：

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[2]富艷春.淺談如何加強建筑工程技術(shù)資料管理[J].現(xiàn)代商業(yè)，2011，（35）：144.

[3]李志強，趙海娟.對建筑工程技術(shù)資料管理的改進意見[J].科技資訊，2008，（24）：111.