淺析醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀與完善措施

摘 要：醫(yī)院人事檔案可為醫(yī)院人力資源管理提供詳細(xì)、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息。文章首先分析了我國(guó)醫(yī)院人事檔案的管理現(xiàn)狀，指出其所存在的問(wèn)題；接著就其現(xiàn)狀及問(wèn)題給出了具針對(duì)性的完善措施，旨在為提高我國(guó)醫(yī)院人事檔案管理水平提供若干參考意見(jiàn)，完善我國(guó)出家人事檔案管理制度。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；醫(yī)院；現(xiàn)狀

所謂醫(yī)院人事檔案就是指在進(jìn)行醫(yī)療及科研等過(guò)程當(dāng)中所形成的有關(guān)于醫(yī)護(hù)人員的文字材料[1]。醫(yī)院人事檔案在很大程度上體現(xiàn)了醫(yī)護(hù)人員的品德、能力、業(yè)績(jī)及科研水平等。對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，人事檔案的管理工作有著不可替代的地位，其不但為醫(yī)院提供了各類(lèi)人才的信息，而且也為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的用人提供了參考，同時(shí)其還影響著醫(yī)院各項(xiàng)體制的改革[2]。因此，隨著醫(yī)療體制改革的不斷深入，醫(yī)院人事檔案管理也必須不斷完善。

1.醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

隨著醫(yī)療體制的不斷改革，我國(guó)醫(yī)院人事檔案管理也有一定改善，但因我國(guó)醫(yī)院人事檔案管理起步較晚，現(xiàn)其仍存在一定問(wèn)題和缺陷，具體表現(xiàn)在以下幾方面：

第一，醫(yī)院人事檔案相關(guān)管理人員的意識(shí)淡薄。醫(yī)院是一個(gè)公共性的醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)，其主要職責(zé)就是將醫(yī)療環(huán)境及條件進(jìn)行改善，以為人們提供更高水平的醫(yī)療技術(shù)，提高醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量。也正是因?yàn)榇?，現(xiàn)很多醫(yī)院都將工作重點(diǎn)放在醫(yī)療方面，而忽略了對(duì)醫(yī)院人事檔案的管理工作，同時(shí)也很少將人事檔案信息應(yīng)用于人力資源的管理方面，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案的利益率偏低，這樣醫(yī)院人事檔案相關(guān)管理人員的意識(shí)自然也就會(huì)慢慢淡化，針對(duì)人事檔案管理也僅僅是進(jìn)行保管、存放、整理等簡(jiǎn)單工作，更缺乏利用人事檔案信息為構(gòu)建人才信息庫(kù)的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。

第二，醫(yī)院人事檔案管理的方式及方法相對(duì)落后。眾所周知，醫(yī)院的人事檔案管理工作具有很強(qiáng)的政治性、專(zhuān)業(yè)性和保密性，因此對(duì)于醫(yī)院人事檔案通常實(shí)施“單獨(dú)存放，專(zhuān)人管理”的管理政策。然而據(jù)調(diào)查分析，現(xiàn)很多醫(yī)院并未設(shè)置專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理室，很多醫(yī)院都是將人事檔案資料存放于病案室，這在很大程度上給人事檔案的管理帶來(lái)了困難。此外，現(xiàn)醫(yī)院對(duì)于人事檔案的管理基本上都是采取手工的方式進(jìn)行信息的檢索和編輯，使得檔案材料的歸檔和整理難以及時(shí)進(jìn)行，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料不完整或丟失的現(xiàn)象。此外，隨著醫(yī)院人事制度的不斷改革，現(xiàn)醫(yī)療單位聘用人才的手續(xù)也越來(lái)越簡(jiǎn)化，然而因現(xiàn)在很多醫(yī)院針對(duì)人事檔案管理仍在實(shí)行“終身”制，導(dǎo)致人才流動(dòng)困難，同時(shí)也使得人事檔案資料不全，給新錄用單位的人事審核及審批工作帶來(lái)很多不便。

第三，醫(yī)院人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高。據(jù)調(diào)查，現(xiàn)很多醫(yī)院用于管理人事檔案的人員都不是專(zhuān)業(yè)人員，其缺乏足夠的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，且很多都是高齡管理人員，其管理水平及管理觀念較為落后，再加上未接受專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理培訓(xùn)，使得現(xiàn)所使用的人事檔案管理人員難以滿(mǎn)足現(xiàn)代化發(fā)展的需求。此外，有些人事檔案管理人員缺乏工作責(zé)任心、工作態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致人事檔案資料出現(xiàn)漏洞，從而影響了后期的各項(xiàng)工作。整體說(shuō)來(lái)，現(xiàn)很多醫(yī)院的人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)偏低，嚴(yán)重影響了醫(yī)院人事檔案的管理工作效率及使用效率。

第四，醫(yī)院缺乏完善的人事檔案管理制度。因我國(guó)醫(yī)院的人事檔案管理起步較晚，隨著我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展及醫(yī)療體制的不斷改革，發(fā)展至今，我國(guó)尚未制定完善的醫(yī)院人事檔案管理制度，相比于國(guó)外醫(yī)療機(jī)構(gòu)，我國(guó)醫(yī)院人事檔案管理制度還有待改進(jìn)。整體來(lái)說(shuō)，首先醫(yī)院未對(duì)人事檔案管理制度給予足夠的重視，未認(rèn)識(shí)到建設(shè)人事檔案管理制度對(duì)于醫(yī)院人力資源管理的重要作用；其次未將人事檔案管理納入人事考核的范圍內(nèi)，導(dǎo)致人事檔案收集不齊、難以管理；再次，在實(shí)際的工作當(dāng)中常常會(huì)出現(xiàn)人到檔不到的現(xiàn)象。

2.醫(yī)院人事檔案管理的完善措施

針對(duì)我國(guó)醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀及其所存在的問(wèn)題，為促進(jìn)我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展，必須對(duì)其進(jìn)行完善，具體可從以下幾方面著手：

第一，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案相關(guān)人員的管理意識(shí)。對(duì)于任何一個(gè)行業(yè)來(lái)說(shuō)，人都是最重要的主動(dòng)因素，對(duì)于醫(yī)療事業(yè)來(lái)說(shuō)也不例外。因此要想完善醫(yī)療人事檔案管理就必須從人著手，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案相關(guān)人員的管理意識(shí)。首先，樹(shù)立正確的管理意識(shí)，認(rèn)識(shí)到人事檔案管理對(duì)于醫(yī)院管理的重要性；其次，可在醫(yī)院內(nèi)宣傳《檔案法》，使人事檔案管理人員能夠依法辦事，同時(shí)保證院內(nèi)人事檔案管理輿論的正確性；再次，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的教育工作，使其能利用人事檔案信息主動(dòng)為醫(yī)院人力資源開(kāi)發(fā)工作而服務(wù)，為醫(yī)院建立完善的人才信息庫(kù)，使醫(yī)院做到唯人勝用，充分利用醫(yī)院現(xiàn)有的人才資源改善醫(yī)院的醫(yī)療環(huán)境，提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量。

第二，運(yùn)用現(xiàn)代化信息手段來(lái)進(jìn)行醫(yī)院人事檔案的管理。隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，現(xiàn)各行各業(yè)已廣泛使用現(xiàn)代化信息手段進(jìn)行管理，為此醫(yī)院人事檔案管理也可根據(jù)醫(yī)院的具體情況引進(jìn)適當(dāng)?shù)男畔⒓夹g(shù)，如可利用計(jì)算機(jī)將已存的人事檔案信息建立成電子檔案，以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化及現(xiàn)代化的醫(yī)院人事檔案管理，提高人事檔案管理的工作效率。電子檔案所占用的空間非常小，而且存儲(chǔ)方式多樣化，可以WORD方式存儲(chǔ)，也可以EXCLE方式存儲(chǔ)，同時(shí)還可用普通文本或是其他文字編輯軟件進(jìn)行記錄[3]。利用電子方式進(jìn)行存儲(chǔ)的檔案信息分類(lèi)明確、一目了然，而且方便相關(guān)管理人員進(jìn)行后續(xù)操作，如更新、查詢(xún)或是檢索等，同時(shí)還可對(duì)人事檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)化的管理。除此之外，還可將個(gè)人的工作業(yè)績(jī)以共享的方式將其發(fā)布于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以達(dá)到醫(yī)護(hù)人員相互監(jiān)督的效果，從而全面提高醫(yī)院的醫(yī)療水平及服務(wù)質(zhì)量。

第三，提高醫(yī)院人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。管理人員的綜合素質(zhì)是提高醫(yī)院人事檔案管理水平的關(guān)鍵，因此要想完善醫(yī)院人事檔案管理還必須嚴(yán)格控制相關(guān)管理人員的使用。首先在選用管理人員時(shí)應(yīng)選擇專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理人員，并將檔案管理人員納入醫(yī)院的人才培養(yǎng)目標(biāo)范圍內(nèi)，通過(guò)參加教育培訓(xùn)活動(dòng)、講座或是參加學(xué)術(shù)交流等方式以提高人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平及管理觀念，同時(shí)幫助其了解最新的檔案管理方式及方法，以使其能與時(shí)俱進(jìn)，順利開(kāi)展人事檔案的管理工作。

第四，完善醫(yī)院人事檔案的管理制度。管理制度是完善醫(yī)院人事檔案管理的指導(dǎo)方針及后期的考核標(biāo)準(zhǔn)。完善醫(yī)院人事檔案的管理制度不但為檔案管理工作提供了方向，而且也使得人事檔案管理工作的流程及內(nèi)容更加規(guī)范化。為使醫(yī)院人事檔案管理更加科學(xué)化、合理化，首先要針對(duì)人事檔案的使用及保管作出明確規(guī)定，包括人事檔案的管理人員、管理方式及管理內(nèi)容等，以保證人事檔案管理工作的順利開(kāi)展，同時(shí)也使得相關(guān)管理人員信息的完整性及準(zhǔn)確性。

3.結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院人事檔案管理要想實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化及現(xiàn)代化的管理目標(biāo)，就必須以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)規(guī)范為指導(dǎo)，通過(guò)加強(qiáng)建設(shè)人事信息管理系統(tǒng)，以提高其自動(dòng)化辦公水平。隨著我國(guó)新政策的不斷出臺(tái)，醫(yī)院體制改革的不斷深入，我國(guó)醫(yī)院人事檔案管理還需要進(jìn)行一步完善，以將其由傳統(tǒng)型轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代型，做到與時(shí)俱進(jìn)，以充分利用人事檔案為醫(yī)院提供全文位的服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介

崔文謙（1978-），女，漢，河北石家莊，本科，社會(huì)工作師，主要研究方向或所學(xué)專(zhuān)業(yè)：檔案管理。endprint