關(guān)于目前石油企業(yè)檔案管理中存在問題分析

張明珠

摘 要：石油企業(yè)發(fā)展日漸成熟，正逐步向著現(xiàn)代化、規(guī)范化的軌道前進，作為企業(yè)內(nèi)部管理系統(tǒng)的檔案管理工作也面臨著轉(zhuǎn)型的挑戰(zhàn)。本文將著重從石油企業(yè)檔案管理的地位、發(fā)展面臨的困境以及相應(yīng)的解決辦法三個方面來對石油企業(yè)的檔案管理問題進行探討。

關(guān)鍵詞：石油企業(yè)；檔案管理；問題；解決方案；現(xiàn)代化

一、加強石油企業(yè)檔案管理必要性簡析

石油產(chǎn)業(yè)是我國經(jīng)濟發(fā)展的支柱性產(chǎn)業(yè)之一，認真做好石油企業(yè)的檔案管理工作，促進檔案管理的向現(xiàn)代化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，從微觀方面看能搞提高生產(chǎn)效率，從宏觀方面看對于貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀，全面建設(shè)小康社會都都是非常必要的。企業(yè)檔案作為單位資產(chǎn)的核心組成部分，做好檔案管理工作是一個企業(yè)建設(shè)要做大做強的基礎(chǔ)性建設(shè)環(huán)節(jié)。所說的石油企業(yè)的檔案，指的是石油企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動的最原始的記錄，既反映了石油企業(yè)的運營和盈虧狀況，體現(xiàn)了企業(yè)的發(fā)展歷程，同時也涵蓋了企業(yè)的諸多科技資源和知識信息，隱含著諸多的商業(yè)機密[1]。檔案管理的重要性在石油企業(yè)中表現(xiàn)的尤為明顯。因為石油企業(yè)一方面涉及的生產(chǎn)部門多，生產(chǎn)程序繁瑣，有效的檔案管理制度能夠?qū)崿F(xiàn)資源的高效整合與發(fā)掘，另一方面，石油作為我國的支柱性產(chǎn)業(yè)，很多核心檔案屬于國家機密，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔容易丟失或者毀損，給企業(yè)和國家?guī)黼y以估量的損失代價。

二、現(xiàn)階段石油企業(yè)檔案管理問題透視

1、檔案管理被重視程度不夠

很多人認為，石油企業(yè)作為一個以資源輸出和加工為主要職能的企業(yè)，工作的重點只有產(chǎn)量和效益。認為檔案管理工作只是簡單的文字保管工作，不需要耗費太大的人力物力，也不需要頻繁的更新?lián)Q代和資金投入。殊不知行之有效的檔案管理正是企業(yè)效益的重要保證[2]。正是由于一些人對于檔案現(xiàn)代化管理缺乏正確的認識，仍然采用傳統(tǒng)陳舊的檔案管理方式。嚴重影響了企業(yè)生產(chǎn)效率的提高。

2、檔案管理硬件設(shè)施不齊全

許多人認為所謂的現(xiàn)代化檔案管理，不過是把傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為主的記錄轉(zhuǎn)化為用電腦記錄。其實檔案管理工作遠不止做表和文檔這么簡單。正是出于這樣的誤解，公司企業(yè)往往會忽視硬件設(shè)備的投入，設(shè)施不齊全，很多檔案館甚至連必備的切刀和統(tǒng)一的檔案夾都沒有備置齊全。有些檔案館館室狹窄潮濕，引起檔案材料的蟲蛀或霉變……，等等一系列的直接后果就是無法為企業(yè)提供高質(zhì)量、高效能的服務(wù)。

3、石油檔案管理工作普遍缺乏專業(yè)部門和現(xiàn)代化人才

檔案管理要實現(xiàn)現(xiàn)代化首要的任務(wù)就是實現(xiàn)人才的現(xiàn)代化。檔案管理工作要求從業(yè)人員能夠進行新技術(shù)、新設(shè)備的日常使用、維護和更新，同時要具有先進的管理技能，較高的文化素養(yǎng)。而在現(xiàn)在的大多數(shù)石油企業(yè)中，石油管理人員多是“半路出家”，并沒有系統(tǒng)的學(xué)習(xí)過檔案管理專業(yè)，甚至有一些是身兼數(shù)職，僅利用閑暇時間處理檔案工作。正是由于從業(yè)人員不具有專業(yè)性，認為檔案工作就是簡單的資料收集和整合，所以導(dǎo)致檔案管理工作遲遲沒有取得長足的進步，許多先進的現(xiàn)代化方法沒有被及時的運用到工作中去，犧牲了企業(yè)效率。此外還有相當一部分的石油企業(yè)沒有專門的檔案管理部門，被合并在其他部門之下[3]。由于人才和部門缺乏專業(yè)性，無法把握企業(yè)的檔案管理全局，導(dǎo)致一些重要的資料流失，無關(guān)緊要的檔案反而被留存下來。

4、石油企業(yè)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化進程推進緩慢

檔案管理現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)和信息化是檔案管理工作大勢所趨，也是最終的發(fā)展方向。但從現(xiàn)階段來看，石油企業(yè)的信息化進程是比較滯后的，大多數(shù)檔案的主要功能仍然是資料的留存而非共享，產(chǎn)生的效益較低。檔案管理的信息化不僅僅是更新幾臺現(xiàn)代化設(shè)備那么簡單，而是要物以致用，既然實現(xiàn)了電子化，就要發(fā)揮電子網(wǎng)絡(luò)所特有的信息共享功能。

5、電子檔案自身的安全問題

企業(yè)檔案管理脫離紙質(zhì)媒介是發(fā)展的必然趨勢，但由于電子檔使用了特殊載體，因此大大增加了信息安全的風(fēng)險因素。電子檔案的安全主要分為兩個方面，一是傳輸過程的安全性，也就是網(wǎng)絡(luò)安全性問題，網(wǎng)絡(luò)傳輸一方面使得信息在大范圍內(nèi)廣泛傳播得以共享，但同時網(wǎng)絡(luò)黑客和無孔不入的計算機病毒也給檔案管理帶來了巨大的安全隱患。信息容易泄露也容易被刪改，并且不容易留下痕跡難以被察覺，更增加了企業(yè)的隱形風(fēng)險。另一類風(fēng)險指的是電子檔案一般以光盤和磁盤為載體，這一類載體的性能不穩(wěn)定，不具有人為可控性，容易出現(xiàn)檔案失真等突發(fā)問題。并且這類特殊載體對于儲存條件要求也較高，像是極端溫度、潮濕、消磁等等問題都會造成載體失真進而引起數(shù)據(jù)的丟失。

6、對于檔案管理沒有形成健全的評估體系

很多企業(yè)對檔案管理處于“放養(yǎng)”的狀態(tài)，并沒有形成健全的管理體系，未執(zhí)行崗位責任制，對檔案的管理工作欠缺了解和準確分析。

三、針對上述問題的解決方案

筆者經(jīng)過長期來對石油企業(yè)檔案管理工作的觀察和分析，認為今后的企業(yè)檔案管理主要有三方面的發(fā)展方向：即“信息化”、“規(guī)范化”和“安全化”。下面將圍繞這三個發(fā)展方向展開。

1、提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，實行崗位責任制度

要想做好企業(yè)的檔案管理工作，第一步就應(yīng)當從人才抓起，因為隨著現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢，必將對工作人員的素質(zhì)提出越來越高的要求。首先是要將檔案管理部門獨立起來，安排專人負責該項工作，實行崗位責任制。再者就是要對已經(jīng)上崗的檔案管理人員組織定期培訓(xùn)，既包括專業(yè)知識培訓(xùn)也包括安全意識、信息共享意識的培養(yǎng)。在今后吸納新的檔案管理人員時，應(yīng)著重招聘那些具有長期工作經(jīng)驗、系統(tǒng)學(xué)習(xí)了檔案處理知識的人才。

2、加快硬件設(shè)施的完善，由外到內(nèi)逐步推進現(xiàn)代化

設(shè)備的現(xiàn)代化更新需要資金支持，應(yīng)當喚起企業(yè)管理層對于檔案工作的重視。要及時配備檔案現(xiàn)代化所必有的互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備、掃描儀、計算機、光盤刻錄機等現(xiàn)代化的辦公機器設(shè)備，要充分利用現(xiàn)代科技，特別是光盤技術(shù)、微縮技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快推動檔案管理的信息化規(guī)范化進程。

3、嚴格規(guī)范石油企業(yè)的檔案管理制度

逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理，沒有規(guī)矩不成方圓，如果檔案管理始終無法可依、無章可循，就難以走上規(guī)范化管理的道路。檔案管理規(guī)范化的目標是要建立最符合企業(yè)運營至于的檔案管理流程，指定與之匹配的評價標準。并且在標準最終確定之前，充分吸取采納其他相關(guān)部門的意見，促進各部門之間的協(xié)同合作和相互監(jiān)督。

4、采取相關(guān)措施做好石油企業(yè)檔案的安全性防護工作

石油企業(yè)作為國家的支柱產(chǎn)業(yè)，應(yīng)當響應(yīng)國家號召，做好企業(yè)核心機密的保密工作。保護知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)機密。對于一些特殊載體，尤其是通過互聯(lián)網(wǎng)渠道傳輸?shù)臋n案文件，更要重點防護。加強對電子檔案的保管，配備專業(yè)電子檔案機房和較高的安全性的電腦設(shè)備，做好防塵防潮燈相關(guān)工作。同時謹慎起見，對于關(guān)鍵文檔還要做好數(shù)據(jù)備份工作。

結(jié)束語：在新的歷史階段，身肩國家經(jīng)濟發(fā)展命脈的石油企業(yè)應(yīng)當及時拋棄陳舊、低效的檔案管理模式，轉(zhuǎn)變發(fā)展觀念，培養(yǎng)管理人才，更新技術(shù)設(shè)備，推進現(xiàn)代化信息化和安全化進程，讓檔案的科學(xué)管理助力中國石油的快速發(fā)展。

參考文獻：

[1] 姚云霞.淺談企業(yè)中的檔案管理[J]. 中小企業(yè)管理與科技(上旬刊). 2010(11)

[2] 趙艷萍,伍明慧.做好新形勢下社會保險檔案管理工作的思考[J]. 哈爾濱職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報. 2008(03)

[3] 李萍.淺談人事檔案管理中存在的問題及建議[J]. 東方企業(yè)文化. 2010(15)

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