期刊回溯建庫工作實(shí)踐與思考
——以天津海運(yùn)職業(yè)學(xué)院圖書館為例

，子賢

(天津海運(yùn)職業(yè)學(xué)院圖書館，天津 300500)

期刊回溯是圖書館業(yè)務(wù)工作之一，是一個(gè)集編目、加工、典藏管理、剔舊于一體的復(fù)雜工程，數(shù)量大、工序多、時(shí)間緊。[1]期刊回溯建庫是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化檢索及文獻(xiàn)資源共享的最佳途徑和方法，是實(shí)現(xiàn)圖書館自動(dòng)化建設(shè)的核心，是實(shí)現(xiàn)館藏資源共享的基礎(chǔ)。從2012年4月至2013年4月，經(jīng)過一年緊張工作，現(xiàn)已將2007——2012六年的過刊回溯分編、加工、整理完畢。共收藏425種6036合訂冊(cè)，價(jià)值228592.30元。專業(yè)核心期刊186種1850合訂冊(cè)，中文期刊239種4186合訂冊(cè)。本文將過刊分編、加工、整理實(shí)踐過程做簡(jiǎn)要的回顧，并舉例說明工作中出現(xiàn)的問題，最后對(duì)存在的問題提出改進(jìn)建議。

1 回溯期刊準(zhǔn)備工作

1.1 學(xué)習(xí)期刊編目規(guī)則，制定海運(yùn)學(xué)院圖書館期刊編目規(guī)范

了解現(xiàn)行國(guó)家有關(guān)期刊編目規(guī)則、工作規(guī)范，參照《CALIS聯(lián)機(jī)合作編目手冊(cè)》, 《中國(guó)文獻(xiàn)編目規(guī)則》, 《連續(xù)出版物著錄規(guī)則》，并結(jié)合本館工作實(shí)際,制定《期刊回溯建庫著錄細(xì)則》要求回溯工作堅(jiān)持著錄標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、格式規(guī)范化、主題標(biāo)引規(guī)范化。錄入格式應(yīng)符合 CNMARC 要求, 明確的質(zhì)量要求和工作規(guī)范，形成可執(zhí)行的并被認(rèn)可的工作規(guī)范，為海運(yùn)學(xué)院圖書館建立起標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的期刊回溯工作流程及操作規(guī)范奠定了堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。

1.2 結(jié)合圖書館現(xiàn)狀，擬定圖書館期刊回溯工作方案

擬定回溯工作方案，第一，準(zhǔn)備回溯工作所需要的各種硬件，如回溯場(chǎng)地的安排、回溯設(shè)備、回溯材料預(yù)算等等；第二，數(shù)據(jù)字段要求：核實(shí)實(shí)物對(duì)象和信息數(shù)據(jù)。根據(jù)實(shí)際情況套錄CALIS記錄或國(guó)圖記錄編目，再按照本館的編目規(guī)則修改記錄，修改套錄數(shù)據(jù)時(shí)應(yīng)該注意的關(guān)鍵字段, 做原編時(shí)應(yīng)該重視檢索字段，對(duì)所編期刊的著錄級(jí)次,外部特征和內(nèi)容特點(diǎn)進(jìn)行充分的揭示,如題名、責(zé)任者、ISSN號(hào)、分類號(hào)、期刊的沿革變化等,為讀者提供多種檢索途徑；第三，條碼分區(qū)：為了準(zhǔn)確地定位期刊的各項(xiàng)信息，與其他類型的中文文獻(xiàn)資源區(qū)分，為便于在系統(tǒng)中查找相關(guān)數(shù)據(jù)，掌握期刊的館藏情況，對(duì)期刊館藏條碼做出特別規(guī)定：條碼號(hào)由8位組成，第一位4是期刊種類區(qū)分號(hào)，中間6位是流水號(hào)，末位是校驗(yàn)碼。第四，根據(jù)整理好的館藏?cái)?shù)據(jù)，將每種期刊的合訂本或者沒有做成合訂本的單冊(cè)信息依次添加到館藏系統(tǒng)。制作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的書目數(shù)據(jù)，是保持?jǐn)?shù)據(jù)庫一致性、唯一性的重要因素，能夠提高讀者檢索的查全率和查準(zhǔn)率。

2 回溯期刊工作中發(fā)現(xiàn)的問題

2.1 期刊裝訂不規(guī)范

經(jīng)常出現(xiàn)若干本不同名期刊裝訂在一起的情況，需要拆分合訂本，這樣極易損壞、給添加館藏帶來了很大的麻煩。另外就是裝訂薄厚尺寸沒有標(biāo)準(zhǔn)，厚度一致，需要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，裝訂厚度在6-8cm左右。

2.2 期刊缺期嚴(yán)重

期刊殘缺原因主要有四點(diǎn)：一是期刊自身的原因，比如停、休刊等，由于期刊更名、合并、?？⑿菘忍厥馇闆r處理不當(dāng)，把更名刊當(dāng)作新刊或未訂刊處理而漏登，把中途休刊或合并刊做缺刊處理；二是投遞單位的責(zé)任，投送錯(cuò)誤，被其他單位錯(cuò)拿；三是接收單位的責(zé)任，收發(fā)部門管理不當(dāng)；四是，讀者的責(zé)任，個(gè)別讀者私心重，素質(zhì)差只顧自己的需求將有價(jià)值的文章撕頁或?qū)⑵诳`走造成期刊缺期等等。缺刊使期刊的連續(xù)性受到影響。

3 期刊統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)對(duì)比分析(2007年——2012年 各年度統(tǒng)計(jì)表)

年度期刊總量、金額特色期刊占年度百分比%中文期刊占年度百分比%種數(shù)金額種數(shù)金額種數(shù)金額種數(shù)金額種數(shù)金額200715613726.70454128.9028.8530.081119597.8071.1569.92200828925340.20756685.7025.9527.1721418454.5074.0572.83200931036200.308410157.9027.1028.0622626042.4072.9071.94201033944937.1012016331.5035.4036.3421928605.6064.6063.66201142559253.6016923186.3039.7639.1325636067.3060.2460.87201241862861.1016624908.8039.7139.6325237952.3060.2960.37總計(jì)1937228592.3065985599.1034.0237.441278156719.9065.9868.56

3.1 數(shù)量、經(jīng)費(fèi)的迅猛增長(zhǎng)，反應(yīng)了學(xué)院圖書館的發(fā)展壯大

期刊訂閱收藏總體呈增長(zhǎng)趨勢(shì)。上表對(duì)比可以看出，學(xué)院對(duì)圖書館期刊資源的購置經(jīng)費(fèi)逐年增加，2007年購置經(jīng)費(fèi)13726.70元，2012年增加到62861.10元(詳見各年度統(tǒng)計(jì)表)。期刊購置費(fèi)六年增長(zhǎng)4.5倍。集中體現(xiàn)了學(xué)院注重內(nèi)涵建設(shè)和不斷成熟發(fā)展的縮影，反映了學(xué)院學(xué)術(shù)氛圍、科研能力的不斷提高及圖書館期刊管理和服務(wù)水平不斷提高。通過年度統(tǒng)計(jì)分析可以了解海運(yùn)職業(yè)學(xué)院期刊管理工作發(fā)展過程。期刊品種不斷增加，六年增長(zhǎng)2.5倍。中文報(bào)刊份數(shù)2007年156份，使用經(jīng)費(fèi)13726.70元，特色核心期刊占總數(shù)的28.85%，中文期刊占總數(shù)的71.15%；2008年289份使用經(jīng)費(fèi)25340.20元，特色核心期刊占期刊總數(shù)的25.95%，中文期刊占總數(shù)的74.05%；2009年310份，使用經(jīng)費(fèi)36200.30元，特色核心期刊占總數(shù)的27.10%，中文期刊占總數(shù)的72.90%；2010年339份，使用經(jīng)費(fèi)44937.10元，特色核心期刊占總數(shù)的35.40%，中文期刊占總數(shù)的64.60%；2011年425份，使用經(jīng)費(fèi)59253.60元，特色核心期刊占總數(shù)的39.76%，中文期刊占總數(shù)的60.24%；2012年418份，使用經(jīng)費(fèi)62861.10元，特色核心期刊占總數(shù)的39.71%，中文期刊占總數(shù)的60.29%。期刊品種愈來愈豐富，反應(yīng)了讀者需求的多元化。

3.2 期刊訂閱逐步貼近學(xué)院專業(yè)設(shè)置，特色理念不斷深入

反應(yīng)了學(xué)院學(xué)術(shù)氛圍越來越濃厚，科研能力逐步提高。圖書館為保持重點(diǎn)專業(yè)、重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)，適應(yīng)知識(shí)信息發(fā)展的需求，采取向特色核心期刊傾斜的政策，使得特色專業(yè)核心期刊品種、數(shù)量逐年增加。2007年僅有40多種，到2012年已經(jīng)達(dá)到160多種，品種增長(zhǎng)了4倍(詳見各年度統(tǒng)計(jì)表)。期刊部分文獻(xiàn)資源的建設(shè)更加貼近專業(yè)、體現(xiàn)特色，為廣大師生學(xué)習(xí)研究，提供更多方便。

4 期刊回溯建庫工作的意義

4.1 回溯建庫填補(bǔ)了期刊管理空白

主要?jiǎng)?chuàng)新點(diǎn)是利用《圖書自動(dòng)化集成系統(tǒng)》中的“中文連續(xù)出版物管理模塊”，建立中文過刊數(shù)據(jù)庫，填補(bǔ)了期刊管理空白，減少了資源的浪費(fèi)。高職圖書館的期刊因存量少,一直不受重視, 期刊回溯建庫工作也比較滯后。期刊回溯建庫工作的開展，體現(xiàn)了館領(lǐng)導(dǎo)對(duì)期刊管理工作的重視, 標(biāo)志著圖書館管理和服務(wù)工作的深入開展。期刊數(shù)據(jù)庫的建立，使我館的期刊館藏資源步入現(xiàn)代信息服務(wù)的軌道。期刊統(tǒng)計(jì)工作更加便捷。使得圖書館管理和服務(wù)工作上了一個(gè)新臺(tái)階。建館六年來，由于沒有專人管理和存放空間，對(duì)過刊沒有規(guī)范管理，打捆存放，東搬西挪，沒有確切的統(tǒng)計(jì)數(shù)字，家底不清?，F(xiàn)狀是除了一些征訂記錄外，沒有完整的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，卡片目錄也不完整，更沒有財(cái)產(chǎn)登記。通過期刊回溯建庫工作，弄清楚了各年度館藏期刊數(shù)量及丟失情況；弄清了期刊資產(chǎn)價(jià)值占文獻(xiàn)資源的價(jià)值的比率。加強(qiáng)了期刊資產(chǎn)的管理,彌補(bǔ)了期刊管理漏洞,為圖書館加強(qiáng)文獻(xiàn)資源管理提供了決策依據(jù)。

4.2 期刊管理更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，為實(shí)現(xiàn)資源共建共享奠定了基礎(chǔ)

利用圖書館集成系統(tǒng)連續(xù)出版物管理模塊的程序，按照中文期刊分編工作的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，編制數(shù)據(jù)，使過刊館藏資源管理向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化前進(jìn)了一步。期刊數(shù)據(jù)庫的建立，一方面可以充分揭示館藏,方便檢索,有效提高館藏期刊的利用率,最終實(shí)現(xiàn)期刊資源的共享；另一方面,可使本館期刊訂購、登到、查缺、裝訂等實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、一體化管理, 使期刊館藏?cái)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確方便。為實(shí)現(xiàn)圖書館期刊現(xiàn)代化管理,圖書館全面實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理、網(wǎng)絡(luò)化檢索和文獻(xiàn)資源共建共享奠定了基礎(chǔ)。

4.3 加強(qiáng)期刊編目知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高了期刊管理的業(yè)務(wù)水平

加強(qiáng)期刊編目、機(jī)讀書目數(shù)據(jù)制作方面知識(shí)的學(xué)習(xí)，了解期刊的歷史特征及期刊版本的變遷, 提高期刊版本的識(shí)別能力, 針對(duì)館藏期刊的特征總結(jié)著錄要點(diǎn), 形成了期刊編目的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，使自身能夠更好的從事期刊管理、編目工作。耐心、細(xì)致地做好從貼條碼、編目數(shù)據(jù)、添加館藏項(xiàng)、審核數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)庫維護(hù)等一系列工作, 通過期刊回溯工作的錘煉，加深了對(duì)期刊管理工作的認(rèn)識(shí)，增長(zhǎng)了期刊編目的知識(shí)，使業(yè)務(wù)水平和工作效率取得了雙效提高，內(nèi)心充滿了工作的成就感。

5 完善期刊回溯建庫工作的建議

5.1 加強(qiáng)現(xiàn)刊管理工作，保證期刊的連續(xù)性和穩(wěn)定性

加強(qiáng)期刊的科學(xué)管理，一是要把好期刊的驗(yàn)收關(guān)。登到在催補(bǔ)工作中起著非常重要的作用，期刊驗(yàn)收工作是期刊管理工作的開始，是期刊到館情況最直接、最根本、最原始的記錄也是最先發(fā)現(xiàn)期刊缺期的工作環(huán)節(jié)。驗(yàn)收人員要仔細(xì)，認(rèn)真注意刊物中是否有更名，合并、休刊、復(fù)刊等出版發(fā)行動(dòng)態(tài)方面的消息，如有應(yīng)及時(shí)與郵局工作人員協(xié)調(diào)以便及早地做好期刊催詢補(bǔ)缺工作。二是要保證特色核心期刊連續(xù)性、穩(wěn)定性。特色專業(yè)決定了圖書館館藏文獻(xiàn)資源建設(shè)的特色，必須緊緊圍繞教學(xué)科研需要密切關(guān)注學(xué)科發(fā)展動(dòng)，學(xué)科專業(yè)是航海技術(shù)、輪機(jī)工程、國(guó)際航運(yùn)管理和海商法以及船舶通信導(dǎo)航、船舶電氣化和新專業(yè)游艇維修等學(xué)科專業(yè)，主要對(duì)航海類及主要相關(guān)學(xué)科的專業(yè)核心期刊進(jìn)行重點(diǎn)補(bǔ)充，保證連續(xù)性和穩(wěn)定性。

5.2 加強(qiáng)數(shù)字資源建設(shè)，體現(xiàn)館藏特色

應(yīng)當(dāng)高度重視數(shù)字文獻(xiàn)資源建設(shè)，一是要加大電子文獻(xiàn)的收藏比例，數(shù)字資源已經(jīng)成為國(guó)內(nèi)外高等學(xué)校圖書館資源建設(shè)的一個(gè)重要趨勢(shì)。在信息化高度發(fā)展的今天，特色館藏?cái)?shù)據(jù)庫相對(duì)于紙質(zhì)文獻(xiàn)來說，服務(wù)更加便捷，受到廣泛的重視。二是要開發(fā)建設(shè)特色數(shù)字化資源系統(tǒng)，如建設(shè)航海、輪機(jī)兩個(gè)專題數(shù)據(jù)庫，技術(shù)上可以將紙質(zhì)期刊文獻(xiàn)進(jìn)行掃描、格式轉(zhuǎn)換、文件壓縮、加密控制等輸入計(jì)算機(jī)以文本或圖像方式存儲(chǔ)。使之成為可以任意檢索的文件。為讀者提供豐富的資源平臺(tái)，滿足個(gè)性化的需求。

5.3 增加外文期刊的品種，契合英語立校辦學(xué)特色

圖書館外文期刊僅1份，外文期刊文獻(xiàn)保障低，與學(xué)院英語立校的實(shí)際不符。當(dāng)前，知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息社會(huì)中，提高外語教學(xué)質(zhì)量、提高學(xué)生的外語水平、加強(qiáng)與國(guó)外企業(yè)、公司合作交流等都迫切需要直接閱讀外文雜志。應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)外文期刊的資金投入及購置數(shù)量。

5.4 建立期刊館藏目錄，提高回溯期的利用率

一般圖書館對(duì)于過刊的重視程度遠(yuǎn)不如現(xiàn)刊，對(duì)過刊的管理、流通、利用相對(duì)滯后，但過刊流通意義重大，充分開發(fā)利用過刊文獻(xiàn)資源，加速過刊流通，提高過刊利用率，勢(shì)在必行。[2]

一是要建立期刊館藏目錄，特別是特色核心期刊館藏目錄。目前過刊數(shù)據(jù)庫共有四百多種六千多冊(cè)，書目數(shù)據(jù)可以從多角度多形式準(zhǔn)確地揭示文獻(xiàn),可以為讀者提供更多的檢索途徑、檢索點(diǎn),能提高讀者信息檢索的查全率和查準(zhǔn)率。隨著訂購期刊和收藏量的逐年增長(zhǎng)，過刊量也逐年遞增，這勢(shì)必會(huì)造成過刊無架可藏、無架可放的問題。為方便管理和流通，要?jiǎng)澐痔厣诵钠诳推胀ㄆ诳瑢⒑诵钠诳Ａ舸娣砰_展流通借閱；普通期刊可以選擇下列方式減少庫存壓力：贈(zèng)與：將部分過刊贈(zèng)與系部、學(xué)生會(huì)、社團(tuán)；漂流：學(xué)習(xí)圖書漂流模式，將讀者比較喜愛的過刊不裝訂，先漂流起來，讓更多喜歡的同學(xué)成為過刊的讀者；售賣：將過刊低價(jià)出售給喜愛或愛好收藏的讀者；廢舊處理：破損嚴(yán)重的過刊交由館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)做報(bào)廢處理。[3]

二是要設(shè)置專人管理。過刊的管理是一項(xiàng)復(fù)雜紛繁的工作。設(shè)置專人就意味著可以從下架、裝訂、分編、加工整理、上架、排架管理到流通利用的過程管理更加規(guī)范，將過刊遺漏或丟失現(xiàn)象減少到最低；專人管理有益于過刊資源的宣傳推薦工作，讓讀者更好的了解館藏動(dòng)態(tài)，做好宣傳、報(bào)道、導(dǎo)讀工作，從網(wǎng)絡(luò)上向讀者宣傳報(bào)道館藏期刊資源，包括期刊館藏目錄信息，特色核心期刊等，針對(duì)讀者在查找過刊文獻(xiàn)中所碰到的問題進(jìn)行解答咨詢，使他們順利找到所需資料，引導(dǎo)讀者有針對(duì)性地使用提高研究效率；專人管理方便排架管理，根據(jù)類別和年代分類，以達(dá)到對(duì)過刊的有效管理，方便讀者查找。

三是要開展過刊流通服務(wù)。館藏過刊處于休眠狀態(tài)，無人問津，無法實(shí)現(xiàn)過刊文獻(xiàn)的價(jià)值，作用得不到發(fā)揮。要加快過刊文獻(xiàn)流通，提高過刊利用率，使圖書館的服務(wù)工作再上一個(gè)新臺(tái)階。過刊庫流通應(yīng)當(dāng)打破傳統(tǒng)的、封閉的文獻(xiàn)的利用方式，采用開架借閱，向讀者開放，讀者憑借閱證進(jìn)入閱覽室自由選擇自己所需的資料。目前，過刊數(shù)據(jù)庫共有記錄四百多條六千多冊(cè)，書目數(shù)據(jù)能從多角度準(zhǔn)確地揭示期刊特征,可以為讀者提供多個(gè)的檢索途徑、檢索點(diǎn),過刊流通的條件已經(jīng)具備，利用圖書管理集成系統(tǒng)在流通子系統(tǒng)中增加過刊文獻(xiàn)類型就可以與圖書一樣，正常開展借閱流通服務(wù)。

總之，過刊管理在圖書館工作中的作用不可忽視，過刊是前人研究的成果，是后人研究的起步、發(fā)展的基礎(chǔ)，是開展教科研和實(shí)踐的重要信息源。有關(guān)資料表明，在圖書館眾多文獻(xiàn)中，70%的文獻(xiàn)出處來自中外期刊。[4]因此對(duì)集教學(xué)與實(shí)訓(xùn)于一體的高職院校來說，搞好過刊管理和服務(wù)是十分必要的。

參考文獻(xiàn)：

[1]張春梅，陳永英，崔英杰,錢京婭.復(fù)旦大學(xué)圖書館期刊回溯項(xiàng)目管理[J].大學(xué)圖書館學(xué)報(bào),2012,(01).

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