檔案信息化發(fā)展指數(shù)研究之構(gòu)建方法

劉永 龐宇飛 任妍

摘? 要：本文對檔案信息化建設(shè)績效、發(fā)展能力、信息化管理等方面的測度、評估、評價指標(biāo)體系研究現(xiàn)狀進(jìn)行了梳理。針對現(xiàn)有檔案信息化評估中存在的問題，依據(jù)國家信息化發(fā)展指數(shù)基本規(guī)則，構(gòu)建了檔案信息化發(fā)展指數(shù)（AIDI，Archive Informatization Development Index）和相應(yīng)的計算分析方法。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;發(fā)展指數(shù);績效評估;指標(biāo)體系

Abstract： This paper combs the research status of the measurement， evaluation and evaluation index system of the performance， development ability， information management of archive informatization construction. In view of the existing problems in the assessment of archive informatization， based on the basic rules of the National Informatization Development Capability Index， an Archives Informatization Development Index（AIDI） and corresponding calculation analysis methods were constructed.

Keywords： Archive informatization; Development index; Performance evaluation; Index system

檔案信息化指標(biāo)體系是衡量一個地區(qū)或機(jī)構(gòu)檔案信息化能力的重要手段。為了更有效和針對性地提高各省市區(qū)檔案機(jī)構(gòu)的檔案信息化能力，必須要不斷優(yōu)化檔案信息化指標(biāo)體系和評價方法，找出各地區(qū)檔案信息化工作中的缺點和問題所在。因此，本文針對現(xiàn)有檔案信息化評估中存在的問題，提出了檔案信息化發(fā)展指數(shù)和相應(yīng)的計算分析方法。

1 研究現(xiàn)狀

在檔案信息化指標(biāo)體系構(gòu)建與分析的相關(guān)研究中，既有理論層面的探討，也有直接提出確切指標(biāo)并建立普適的檔案信息化指標(biāo)體系的相關(guān)研究。

包括檔案信息化指標(biāo)體系構(gòu)建原則[1]、測度指標(biāo)[2][3]、定性定量結(jié)合[4]、企事業(yè)單位檔案信息化評估[5][6]等層面，探討檔案信息化管理評價指標(biāo)體系。

還有一些學(xué)者圍繞檔案信息系統(tǒng)、檔案信息化服務(wù)和檔案信息安全等方面的檔案信息化相關(guān)問題展開了指標(biāo)體系和績效評估的相關(guān)研究。[7-13]

通過上述分析還可以發(fā)現(xiàn)，相關(guān)研究主要針對檔案信息化績效評價角度進(jìn)行，主要包括評價原則和評價指標(biāo)體系設(shè)置兩個方面。[14]

總體上講，已有研究提出的評價體系或評價方法中的檔案信息化績效評價基本原則和要求過于嚴(yán)格;診斷分析不明確;指標(biāo)體系相對復(fù)雜，相互之間具有一定的相關(guān)性，且存在數(shù)據(jù)采集、統(tǒng)計和操作層面的系列問題。

2 檔案信息化發(fā)展指數(shù)設(shè)置

本研究參照國家信息化發(fā)展指數(shù)基本規(guī)則，設(shè)置檔案信息化發(fā)展指數(shù)（AIDI，Archive Informatization Development Index）。

2.1 指標(biāo)體系劃分原則。指標(biāo)體系劃分主要方法為順序制、層累制。其中大類用一個數(shù)字標(biāo)識，一級、二級指標(biāo)分別用二位、一位數(shù)字標(biāo)識。一個完整的編號由大類、一級指標(biāo)、二級指標(biāo)標(biāo)識符組成，共三位，如101表示基礎(chǔ)資源指數(shù)中存量資源數(shù)字化率。

本研究設(shè)計AIDI的一級指標(biāo)有5個，分別為基礎(chǔ)資源指數(shù)、技術(shù)創(chuàng)新指數(shù)、應(yīng)用服務(wù)指數(shù)、知識支撐指數(shù)、發(fā)展效果指數(shù)。參照國家信息化發(fā)展指數(shù)Ⅱ的權(quán)重設(shè)置規(guī)則，結(jié)合檔案信息化發(fā)展實際，設(shè)置相應(yīng)的二級指標(biāo)共同構(gòu)成的指標(biāo)體系結(jié)構(gòu)如表1所示。

2.2 指數(shù)計算方法。指數(shù)計算方法采用加權(quán)平均法，具體計算方法采用國家信息化發(fā)展指數(shù)計算公式進(jìn)行。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化方法，當(dāng)省市區(qū)檔案信息化之間指標(biāo)數(shù)值分布均勻時，采用算術(shù)平均法進(jìn)行數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化處理;當(dāng)省市區(qū)檔案信息化之間指標(biāo)數(shù)值分布不均勻時，采用對數(shù)平均法進(jìn)行數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化處理，或者采用開平方平均法進(jìn)行數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化處理。通過采用lg、ln以及取平方根方法進(jìn)行數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化處理可以消除數(shù)據(jù)差別大帶來的不利影響。

以上數(shù)據(jù)統(tǒng)計完成，根據(jù)各指標(biāo)項的整體情況，可對檔案信息化水平進(jìn)行評估。

3 檔案信息化發(fā)展指數(shù)分析方法

3.1 數(shù)據(jù)診斷分析方法。數(shù)據(jù)診斷分析，一般根據(jù)區(qū)域整體水平與專業(yè)領(lǐng)域整體水平的匹配程度，按照各個指標(biāo)相互間的均衡性、偏離性、局限性、目標(biāo)達(dá)成性以及區(qū)域整體水平與專業(yè)領(lǐng)域發(fā)展成效的相對性等方面進(jìn)行具體分析，找出總體與局部存在的差距，分析相應(yīng)的原因，指出改進(jìn)的方向。[15]

其一，分析經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)和經(jīng)濟(jì)薄弱地區(qū)檔案信息化發(fā)展的不平衡性，發(fā)現(xiàn)各自的一級指標(biāo)的優(yōu)劣勢和影響因素。

其二，分析經(jīng)濟(jì)相對薄弱地區(qū)基礎(chǔ)資源和技術(shù)創(chuàng)新能力存在的局限性，尋求新的發(fā)展動力要素。

其三，分析經(jīng)濟(jì)相對薄弱地區(qū)應(yīng)用服務(wù)和知識支撐能力存在的局限性并加以強(qiáng)化。

其四，分析經(jīng)濟(jì)相對薄弱地區(qū)的檔案信息化發(fā)展能力發(fā)展目標(biāo)的達(dá)成性，推進(jìn)應(yīng)用服務(wù)和知識支撐能力的提高[16]。

最后，分析經(jīng)濟(jì)相對薄弱地區(qū)檔案信息化發(fā)展水平相對較好的相對性，對向好的關(guān)鍵因素重點優(yōu)化推進(jìn)。

3.2 診斷優(yōu)化分析方法。診斷優(yōu)化分析一般根據(jù)數(shù)據(jù)診斷分析結(jié)果，具體分析二級指標(biāo)和三級指標(biāo)相互之間的優(yōu)劣對比，指出應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化的相關(guān)指標(biāo)，結(jié)合區(qū)域發(fā)展實情提出相應(yīng)的建議和對策。[17]

對檔案信息化整體發(fā)展能力強(qiáng)、二級指數(shù)累加值高且平衡性較好的省份應(yīng)當(dāng)繼續(xù)強(qiáng)化各級指標(biāo)因素。對檔案信息化整體發(fā)展能力強(qiáng)、二級指數(shù)累加值高但平衡性不夠的省份應(yīng)當(dāng)在保證其他指標(biāo)穩(wěn)定發(fā)展的同時注重協(xié)調(diào)發(fā)展。對檔案信息化整體發(fā)展能力強(qiáng)、二級指數(shù)累加值持平但平衡性不夠的省份應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化均衡發(fā)展。對檔案信息化整體發(fā)展能力高、二級指數(shù)累加值低但平衡性和顯著性較強(qiáng)的省份在保持均衡發(fā)展的同時，對標(biāo)整體發(fā)展能力強(qiáng)的省市區(qū)，進(jìn)一步提升整體發(fā)展能力。對檔案信息化整體發(fā)展能力較高、二級指數(shù)累加值低且平衡性和顯著性一般的省份，應(yīng)對標(biāo)整體發(fā)展能力較高和較強(qiáng)的省市區(qū)，同步推進(jìn)均衡發(fā)展能力和整體發(fā)展能力的提升。

4 結(jié)語

本文提出了檔案信息化發(fā)展指數(shù)和相應(yīng)的計算分析方法，可以針對全國各省市區(qū)或者某一個省市區(qū)所轄地市縣的檔案信息化能力，運用指標(biāo)體系中所包含的各類要素進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計并開展計量與評價分析。

檔案信息化指數(shù)計算結(jié)果的運用分為診斷分析、內(nèi)外因分析和對策建議三個步驟。一是運用數(shù)據(jù)診斷分析方法和診斷優(yōu)化分析方法進(jìn)行診斷分析;二是各類指標(biāo)表現(xiàn)的優(yōu)劣勢現(xiàn)狀和原因分析;三是結(jié)合實際情況和現(xiàn)有條件，深入研究基礎(chǔ)資源、技術(shù)創(chuàng)新、應(yīng)用服務(wù)、知識支撐、發(fā)展效果等方面的進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)的可能性并提出檔案信息化發(fā)展的對策建議。該部分內(nèi)容將在后續(xù)的檔案信息化發(fā)展指數(shù)實證分析研究中進(jìn)一步展開討論。

*本文系國家檔案局科技項目“面向治理體系現(xiàn)代化和應(yīng)急處置決策需求的檔案數(shù)據(jù)能力建設(shè)研究”（批準(zhǔn)編號：2020-R-5）、科技部、財政部中央補(bǔ)助地方科技創(chuàng)新專項資金項目“河南省科技創(chuàng)新云服務(wù)平臺”（項目編號：豫財科[2016]149號）、面向治理體系現(xiàn)代化和應(yīng)急處置決策需求的檔案數(shù)據(jù)能力建設(shè)研究（項目編號：2020-X-10）階段成果。

參考文獻(xiàn)：

[1]張照余.檔案信息化指標(biāo)體系研究[J].中國檔案，2007（09）： 55-57.

[2]鄭麗.檔案信息化建設(shè)測度指標(biāo)體系探索[J].檔案與建設(shè)，2007（02）： 20-23.

[3]朱麗梅.構(gòu)建檔案信息化建設(shè)的績效評價指標(biāo)體系研究[J].檔案與建設(shè)，2015（08）： 22-27.

[4]劉菁.檔案信息化指標(biāo)體系研究——基于實證和定量方法的分析[D].浙江大學(xué);浙江大學(xué)公共管理學(xué)院，2009.

[5]師迅東.企業(yè)檔案信息化的評估標(biāo)準(zhǔn)研究[D].湘潭大學(xué)，2008.

[6]楊芳.高校會計檔案信息化管理評價指標(biāo)體系的構(gòu)建[D].中原工學(xué)院，2013.

[7]劉坤.檔案信息系統(tǒng)評價指標(biāo)體系研究[J].現(xiàn)代情報，2011（01）： 155-158.

[8]馬媛.醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)效益評估[J].云南檔案，2018（04）： 58-60.

[9]王燦榮，劉喜球.公共檔案館信息服務(wù)績效測評的層次分析法應(yīng)用分析[J].現(xiàn)代情報， 2014，34（04）： 117-120.

[10]吳琎.公共檔案館對弱勢群體的信息援助研究[D].山東大學(xué)，2011.

[11]何蔓.檔案信息公開成熟度實證研究[D].浙江大學(xué)，2018.

[12]常冰.哈爾濱市X區(qū)農(nóng)村檔案信息共享水平評價的研究[D].黑龍江：哈爾濱工程大學(xué)，2012.

[13]田淑華.電子檔案信息安全管理研究[D].中北大學(xué)，2009.

[14]張秀巖，張靜.檔案信息化測度指標(biāo)體系建設(shè)研究綜述[J].蘭臺世界，2016（S1）： 55-56.

[15]郝偉斌，肖祎星，陳健.國家綜合檔案館檔案信息化發(fā)展回顧與思考[J].檔案管理， 2020（03）： 14-17+21.

[16]劉永，趙旺，任妍.跨界融合模式創(chuàng)新驅(qū)動檔案信息化建設(shè)探討——以智慧城市檔案管理云平臺體系建設(shè)為例[J].檔案管理，2017（03）： 4-9.

[17]劉春年，陳通.基于共詞聚類的我國檔案信息化研究結(jié)構(gòu)、趨勢分析[J].檔案管理， 2015（06）： 7-9.

（作者單位：劉 永，龐宇飛， 鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院; 任妍，武漢大學(xué)信息管理學(xué)院? ? 來稿日期：2020-08-18）