高職院校檔案安全管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

【摘 要】分析目前高職院校檔案安全管理的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題，提出高職院校檔案管理工作應(yīng)提高安全防范意識(shí)，加強(qiáng)突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)演；進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，采取必要的安全保障防護(hù)措施；給予基本保障支撐，創(chuàng)造安全管理環(huán)境等建議。

【關(guān)鍵詞】高職院校 檔案 安全管理 對(duì)策

【中圖分類(lèi)號(hào)】 G 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

【文章編號(hào)】0450-9889（2014）07C-0021-02

檔案的安全管理關(guān)系著檔案工作的發(fā)展與建設(shè)，關(guān)系著各單位歷史資源的傳承與延續(xù)，因此，做好檔案的安全管理應(yīng)從庫(kù)房選址、防水防火設(shè)計(jì)、設(shè)施配備、規(guī)范化管理及應(yīng)對(duì)突發(fā)事件等方面著手。然而，目前大部分高職院校在檔案的安全管理方面較欠缺，表現(xiàn)在檔案基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、庫(kù)房選址不科學(xué)、防范設(shè)備簡(jiǎn)陋，抵御不了自然災(zāi)害或人為因素帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。因此，高職院校在檔案的安全管理工作中無(wú)論是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還是規(guī)范化管理方面都存在諸多亟待解決的問(wèn)題。

一、高職院校檔案安全管理的現(xiàn)狀

目前，大部分的高職院校都優(yōu)化了內(nèi)部建設(shè)，可持續(xù)性得到了發(fā)展，而檔案建設(shè)也隨著高職院校的發(fā)展不斷完善，但在實(shí)際管理中還存在一定問(wèn)題。據(jù)調(diào)查，目前大部分高職院校的檔案管理工作在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人員配備等方面都較薄弱。一是大多數(shù)高職院校檔案庫(kù)房的使用還是上世紀(jì)的建筑，其承重、防火、防盜、防震抗災(zāi)方面缺乏整體防御能力，缺乏安全的管理環(huán)境；二是庫(kù)容量的嚴(yán)重不足，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，有的院校庫(kù)房用房只有幾十平方米，而各高職院校綜合檔案室的庫(kù)存檔案涵蓋了文書(shū)檔案、科技檔案、專(zhuān)門(mén)檔案等歷史資源，承載的是不間斷的歷史，庫(kù)容量的不足，制約了檔案建設(shè)的發(fā)展；三是防范自然災(zāi)害方面，防范風(fēng)險(xiǎn)能力不足，缺乏先進(jìn)的防范技術(shù)和手段；四是人員的配備不足，有的院校沒(méi)有配備專(zhuān)職的檔案管理員。因此，缺乏良好的安全環(huán)境和規(guī)范管理制度，是目前部分高職院校檔案安全管理工作中普遍存在的現(xiàn)象。

二、高職院校檔案安全管理存在的隱患

檔案是各個(gè)歷史時(shí)期的記憶，記錄著歷史的發(fā)展軌跡，在記錄過(guò)去的同時(shí)，為未來(lái)提供參考憑證。正因?yàn)闄n案史料的彌足珍貴，我們應(yīng)加以保護(hù)，但大部分高職院校的檔案安全管理還存在一些安全隱患，具體表現(xiàn)在：

（一）安全防范意識(shí)不足

檔案安全管理的內(nèi)涵既有人為因素也有物質(zhì)條件因素，兩者相互關(guān)聯(lián)，相得益彰。目前，大部分高職院校綜合檔案室在庫(kù)房選址上沒(méi)有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，缺乏對(duì)自然災(zāi)害安全防范體系的論證，在沒(méi)有考慮是否有防范風(fēng)險(xiǎn)能力的情況下選擇庫(kù)址，無(wú)疑是增加了風(fēng)險(xiǎn)因素。例如一些高職院校的庫(kù)房選址在承重、防火、防盜、抗拒自然災(zāi)害等方面缺乏先期的預(yù)見(jiàn)和防范意識(shí)，雖然采取了一些安全防范措施，但是防范手段和技術(shù)較落后。以廣西為例，大部分高職院校在防火方面使用的還是傳統(tǒng)的干粉滅火器，此類(lèi)防火設(shè)施使用起來(lái)極不方便，效果也不是很理想；防盜方面，只是進(jìn)行日常性的防護(hù)，安裝鐵門(mén)、鐵窗，未配備必要的監(jiān)控設(shè)施。這些措施對(duì)于一般性的防范能起到一定的作用，但相對(duì)于不可預(yù)知的突發(fā)災(zāi)害是無(wú)法抗拒的。據(jù)估算，新中國(guó)成立以來(lái)發(fā)生的近百起火災(zāi)中，燒毀的檔案約300萬(wàn)卷，這對(duì)檔案的保存造成了不可估量的損失。

（二）風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制不完善

高職院校檔案管理工作的滯后性，已成為部分高職院校檔案管理工作的瓶頸，其表現(xiàn)為庫(kù)房建設(shè)、技術(shù)防范、制度建設(shè)等方面跟不上形勢(shì)發(fā)展的需要。由于高職院校自身的條件，在檔案管理工作方面缺乏成熟的管理經(jīng)驗(yàn)和管理手段，相應(yīng)的制度不完善，沒(méi)有建立規(guī)范的日常管理守則，科學(xué)化、規(guī)范化管理程度不高。按照《檔案法》的規(guī)定，應(yīng)配置與本單位檔案數(shù)量相適應(yīng)的、適宜保管檔案的專(zhuān)門(mén)庫(kù)房，使庫(kù)房達(dá)到防塵、防火、防盜、防潮、防光、防蛀、防腐、防高溫的要求，并及時(shí)掌握檔案實(shí)體的保管現(xiàn)狀以及加強(qiáng)人員出入庫(kù)房的管理。而部分高職院校因主客觀原因未能遵照檔案保管制度的準(zhǔn)則，制定相應(yīng)的管理措施和規(guī)章制度，建立必要的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，一旦發(fā)生不可抗力的自然災(zāi)害，無(wú)法在有效的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行防范和轉(zhuǎn)移，從而使庫(kù)房及實(shí)體檔案受到巨大的破壞。實(shí)體檔案一旦受到損害，就會(huì)造成檔案信息不可讀，影響檔案的安全性。

（三）基本保障較薄弱

檔案的管理和建設(shè)需要經(jīng)費(fèi)投入作支撐，庫(kù)房建設(shè)、技術(shù)保護(hù)、人員配備都需要相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)作基礎(chǔ)，才能開(kāi)展檔案的安全保障工作。據(jù)了解，廣西大部分高職院校在檔案管理經(jīng)費(fèi)投入方面較少，相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施未能得到改善，客觀上制約了檔案安全管理質(zhì)量的提升。由于基本保障較薄弱，有的高職院校檔案庫(kù)房因逐年累積的檔案資料使庫(kù)房的承載能力不堪重負(fù)，整理好的檔案資料只能在有限的資源條件下通過(guò)倉(cāng)儲(chǔ)式密集排架解決。有的高職院校至今還未配備具有保護(hù)作用的防磁柜、室內(nèi)防盜功能裝置及較先進(jìn)的防災(zāi)減災(zāi)設(shè)施，僅使用普通的防火設(shè)備，其防范功能不足以抵御人為因素或自然災(zāi)害帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。相較于高職院校的全面內(nèi)涵建設(shè)，檔案的建設(shè)及安全管理處于不平衡的狀況。

三、高職院校檔案安全管理問(wèn)題的對(duì)策

檔案管理是高職院校內(nèi)涵建設(shè)不可或缺的部分，作為第一手參考材料直接、原始地記錄了過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)，為教學(xué)的可持續(xù)發(fā)展提供查考依據(jù)。要使檔案管理工作規(guī)范有序，更好地服務(wù)于教學(xué)，在完成必要工作的基礎(chǔ)上做好檔案的安全管理，使檔案資源在安全的環(huán)境下發(fā)揮其職能作用。如何做好檔案的安全管理，營(yíng)造良好的安全管理環(huán)境，筆者從以下幾個(gè)方面加以探討：

（一）提高安全防范意識(shí)，加強(qiáng)突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)演

近年來(lái)，檔案保護(hù)工作伴隨著社會(huì)的發(fā)展，由單一因素管理向多元化、綜合性并舉的模式轉(zhuǎn)變。首先，做好高職院校的檔案安全管理，應(yīng)順應(yīng)發(fā)展趨勢(shì)，提高安全防范意識(shí)，在檔案管理和安全防護(hù)層面上強(qiáng)化意識(shí)、創(chuàng)新理念，對(duì)涉及安全措施的環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)籌安排、綜合考慮，實(shí)現(xiàn)檔案安全管理的良性循環(huán)。在現(xiàn)有的檔案實(shí)體上加以保護(hù)，防止蟲(chóng)、光、水、霉的侵蝕，做到無(wú)“病”先防，從內(nèi)部環(huán)境上做好安全管理的基礎(chǔ)工作。其次，提高外部環(huán)境的風(fēng)險(xiǎn)防范能力，檔案部門(mén)應(yīng)與保衛(wèi)部門(mén)協(xié)調(diào)合作，對(duì)突發(fā)事件和不可抗力的自然災(zāi)害制定應(yīng)急預(yù)案，采取防范措施，進(jìn)行應(yīng)急預(yù)演，建立安全管理聯(lián)動(dòng)機(jī)制，從思想認(rèn)識(shí)和具體行動(dòng)上提高安全防范意識(shí)。endprint

（二）進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，采取必要的安全保障防護(hù)措施

大部分的高職院校檔案安全管理無(wú)論是庫(kù)房設(shè)施還是規(guī)范管理都存在不足之處，原因是檔案基礎(chǔ)設(shè)施落后，管理手段滯后，跟不上形勢(shì)發(fā)展，使檔案的管理工作存在安全風(fēng)險(xiǎn)。為降低風(fēng)險(xiǎn)，檔案管理部門(mén)應(yīng)采取安全保障措施，制定防護(hù)方案，由相關(guān)職能部門(mén)成立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估小組，對(duì)現(xiàn)有庫(kù)房的承重、屋頂防水、外墻及窗戶(hù)隔熱設(shè)計(jì)、防水防潮、損毀檔案修復(fù)、庫(kù)房的防火設(shè)計(jì)及防盜功能及不可預(yù)知的自然災(zāi)害因素進(jìn)行綜合風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，提出整改建議，進(jìn)而采取必要的防護(hù)措施。由此，應(yīng)對(duì)不符合要求的庫(kù)房設(shè)施進(jìn)行整修，加裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警設(shè)備和感應(yīng)滅火裝置，增加防盜設(shè)備，并借鑒化學(xué)、物理、機(jī)械等多學(xué)科領(lǐng)域知識(shí)，有針對(duì)性地采取措施，將風(fēng)險(xiǎn)降至最小。

（三）給予基本保障支撐，創(chuàng)造安全管理環(huán)境

做好檔案的安全管理不僅需要人員和物質(zhì)基礎(chǔ)作支撐，更需要經(jīng)費(fèi)投入改善安全管理環(huán)境。但大部分高職院校在全面提高內(nèi)涵建設(shè)的情況下，對(duì)檔案建設(shè)的人員配備及經(jīng)費(fèi)投入方面卻相對(duì)薄弱。而檔案部門(mén)僅有的經(jīng)費(fèi)支出除增加必要的檔案柜、檔案盒等一般性開(kāi)支外，幾乎沒(méi)有額外的經(jīng)費(fèi)投入。由于缺乏經(jīng)費(fèi)投入，導(dǎo)致檔案基礎(chǔ)設(shè)施落后，無(wú)法與不確定的風(fēng)險(xiǎn)相抗衡；又因人員配備不足，使檔案的安全建設(shè)程度難以達(dá)到預(yù)期，從而使檔案管理工作處于進(jìn)退兩難境地。要想改變目前的現(xiàn)狀，對(duì)檔案實(shí)行有效管理，提高檔案保管質(zhì)量，高職院校在全面發(fā)展的情況下，應(yīng)考慮檔案工作對(duì)教學(xué)發(fā)展所起的積極作用和價(jià)值所在，從而將檔案工作的建設(shè)和發(fā)展納入整體發(fā)展計(jì)劃，擺上議事日程，在庫(kù)房設(shè)施、技術(shù)防護(hù)、人員保障方面給予支持，創(chuàng)造良好的檔案安全管理環(huán)境，使檔案管理工作走上良性發(fā)展軌道。

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【作者簡(jiǎn)介】蔣淑瓊（1964- ），女，廣西南寧人，經(jīng)濟(jì)師，廣西經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院綜合檔案室。

（責(zé)編 盧 雯）endprint