高校教學科研儀器設備管理中存在的問題和對策

黃曉紅　陳舉科　黃海儒　張尚坤

【摘 要】高校教學科研儀器設備是高校教學、科研的基礎和保障；針對目前設備管理中存在的問題，從實驗室建設論證、采購、人員組成、管理制度等方面進行探討，提出適宜的管理模式和運行機制。

【關鍵詞】教學科研設備 設備管理 共享

【中圖分類號】 G 【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2014）07C-0019-02

高校教學科研儀器設備是維持教育水平持續(xù)發(fā)展的重要條件；隨著高校擴招，專業(yè)的多樣化，學科間融合性和獨立性程度提高等情況的出現(xiàn)，對教學科研設備的數(shù)量和精密度需求也越大。有效的教學科研設備管理方式，提高儀器設備共享，是提高教學科研質量、降低教學成本的條件之一。

一、高校教學科研儀器設備管理現(xiàn)狀

（一）高校辦學模式趨向多樣化，學科、專業(yè)更加細化

部分綜合性大學出現(xiàn)了旗下二級學院專業(yè)設備重疊的現(xiàn)象，大批設備的購置過程中，出現(xiàn)重購置輕論證現(xiàn)象，申報單位沒有經(jīng)過認真的社會調研和成本、收益的分析，匆忙進行實驗室建設申報；或是專家組沒有經(jīng)過認真的論證，導致開設的實驗課程不符合學生知識結構、學科延展性發(fā)展的要求，課程整體設計缺乏科學性、規(guī)劃性，導致購買的實驗設備不符合實際要求，出現(xiàn)了實驗設備使用次數(shù)不多就被閑置的現(xiàn)狀。實驗室共享性不強，各個學院各自為政，建設自己一整套獨立實驗室，出現(xiàn)了學校實驗室重復建設，而共用性不高；重設備的配備，輕整體設施的考慮，甚至出現(xiàn)了因為沒有考慮教學場地的問題，購買設備回來沒有地方放置的現(xiàn)象，或是水電設施不符合要求，廢棄物的凈化排放沒達到環(huán)保要求。為了追求高、精、尖端的儀器設備，沒有考慮是否有相應專業(yè)人員管理和教學科研的需要；沒有形成一個科研團隊，儀器的使用面狹窄，購置回來的設備沒有人會用或是只有少數(shù)人會用，當使用人員調離相應的工作崗位，容易出現(xiàn)人員斷流現(xiàn)象，導致設備被閑置。

（二）管理口的不統(tǒng)一，沒有明確的制度約束

1.資產(chǎn)的屬性不明。例如，家具類設備，出資購買的經(jīng)費來自教學科研經(jīng)費，而使用和存放是用于行政辦公，既可歸類為行政設備，也可以認可為教學科研設備，在入庫的時候容易混淆，這樣不利于形成統(tǒng)一、規(guī)范的管理，不容易形成財務的資產(chǎn)管理、查詢。

2.資產(chǎn)主管部門和資產(chǎn)分管部門責任不明確，容易出現(xiàn)溝通不足，出現(xiàn)管理的真空地帶。例如，我校使用網(wǎng)絡版的儀器設備管理系統(tǒng)，對領用單位下面的子單位名稱設置時候沒有征集學院意見；根據(jù)以往經(jīng)驗分配編號和名稱，容易出現(xiàn)一個單位名稱，有多個單位編號，二級學院、單位在進行資產(chǎn)入庫的時候容易入錯地方，加大后期的資產(chǎn)查詢、清查難度。

數(shù)據(jù)采集的時候，主管部門和分管部門有不同的理解，采集的數(shù)據(jù)不一，影響學校的整體規(guī)劃；或是相互推脫責任，形成責任不明確現(xiàn)象。

根據(jù)制度的規(guī)定，留用報廢資產(chǎn)需要多個單位的證明材料。如，報廢資產(chǎn)的處理過程中，分管部門認為可以對報廢資產(chǎn)進行報廢零件再利用，免費提供給需要的學生用做創(chuàng)新基地或科研基地。主管部門認為需要殘值回收上交財務，即使需要利用報廢的零部件也需要提供一系列的證明材料，因為手續(xù)過于繁瑣，需要舊的零配件的單位寧可重新購置零部件也不愿意面對繁瑣的手續(xù)、材料以及涉及的財務風險問題，無形中增加了儀器的成本價值。

（三）采購方式的固化

隨著國家、社會對科研、實驗教學的重視，加大對儀器設備的購置和更新。為了規(guī)范設備的采購，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》和本地的相關法律法規(guī)、政策制定了相應的規(guī)定，3000元以上的單件設備或是整批在10000元以上的設備需要進行招標購置，這種方式可以獲得價格更為合理、條件更為優(yōu)惠的物資供應。但是這種方式容易使采購費用增加，手續(xù)繁瑣，應招公司間容易產(chǎn)生傳統(tǒng)投標、搶標等問題。要求標書里面注明的儀器參數(shù)描述詳細、準確，注意每個附屬的設備是否同等，售后服務的培訓、維修、維護等問題。這要求對部分高校教師而言相對比較難，老師只因為有需求而進行設備購置，對設備的功能和部分使用只能進行大概描述。不同品牌的設備都能達到描述的效果，但價格、質量、售后服務等差異參差不齊，這樣容易導致招標到的貨物不能達到要求。設備購置回來出現(xiàn)損壞、配件不齊等現(xiàn)象而需要用繼續(xù)投入購置相關的零配件時，造成設備的實際金額的增加。購置回來的設備和老師需求的有差異，不好使用或達不到需求的精密程度，往往使用次數(shù)不多就被閑置。

（四）管理人員的變動

高校固定資產(chǎn)管理員基本上是教師或是實驗員兼職，隨著國家、社會對教學、科研的投入的重視，設備的數(shù)量和金額近些年急劇增加，固定資產(chǎn)管理員的工作量和壓力也超過了原來的負荷。這要求每個資產(chǎn)管理員都有很強的責任心和熱情，但是每個兼職人員都有自己的本職工作，只能用工作的空余時間進行資產(chǎn)管理，管理的時間段不連續(xù)，時間段零星，人員頻繁更換，使得事物的處理出現(xiàn)拖拉或遺忘。每個資產(chǎn)管理員的資產(chǎn)管理的模式和習慣都有差異，有些老師習慣無紙化管理方式，利用學校網(wǎng)絡版的資產(chǎn)管理軟件進行管理，定期進行資產(chǎn)的盤查清點。有些老師習慣紙質的賬本管理模式，對每個進入的設備進行紙質方式的記賬，按月方式進行總賬的記錄。為了達到資源的共享，開放實驗室共享設備，允許老師或學生在設備的空閑期間借用設備用于科研，這要求有相關的借用手續(xù)，有些資產(chǎn)管理員口頭同意，或是以紙質借條的方式借用設備。由于工作的需要、人員的調動，管理員沒有及時進行交接或是管理方式的更改，容易出現(xiàn)交接的空白地帶，這段時間的儀器容易出現(xiàn)丟失，管理的手續(xù)不全的現(xiàn)象，時間久了儀器就出現(xiàn)了有賬無物或是有物無賬的現(xiàn)象。

二、解決問題的思路

（一）建設實驗室或購買大批量設備需要進行充分調研

國家、地方重視實驗室的建設，加大對實驗室的投資。但是在確定建立實驗室或大量購買儀器設備的時候需要進行充分的調研?？梢越M織相應的專家組進行研討，專家組的成員必須是相同或相似學科的負責領導或專家、教務處、科技處、基建等單位組成；避免請購單位的一言之詞；注重考慮管理、使用儀器的人員或團隊配備情況，人員的素養(yǎng)能否正確運行或維護儀器，整體團隊年齡、知識結構是否成階梯式，避免發(fā)生人事變動后儀器閑置的狀況；儀器的后續(xù)消耗或人員培訓的經(jīng)費來源等能否跟進，資金的保障由具體哪個部門負責；重視環(huán)保實驗室的建設，關注廢棄物的安全排放，涉及有揮發(fā)性、放射性等有害物質的實驗室是否已經(jīng)配備相應的設備和緊急應救措施；實驗室所在位置的水電、樓層承重、墻體的核磁屏蔽等基礎建設是否符合相關設備的要求。綜合起來考慮儀器的長期、近期的科研、教學運行成本和收益關系。如果成本運行太高，可以考慮共享同地區(qū)高?；蚩蒲袡C構的設備。endprint

（二）制定符合現(xiàn)行要求的規(guī)章制度

隨著學校的擴大辦學、校區(qū)的增加或合并，固定資產(chǎn)中的儀器設備數(shù)、房屋建筑、公共設施等倍增，舊的管理模式需要更新。如何完善無紙化辦公管理，提高工作效率，需要制定符合學校特色的規(guī)章制度。涉及資產(chǎn)管理的主要單位對資產(chǎn)管理的側重點要求都不一樣，需要共同協(xié)商制定符合本校要求的固定資產(chǎn)管理制度；尊重各個主要管理部門提出對設備的管理要求，明確設備的種類規(guī)劃和使用方向等，細化歸口管理部門的工作職責。

（三）責任制的儀器采購方式

根據(jù)國家的要求，購買的設備超過一定的金額和數(shù)量需要進行招標購買。如何按時購置到設備，避免流標，需要在標書里提供準確、詳細的儀器參數(shù)和要求。但是不是每個申購設備的老師都是標書的制作專家，大部分老師只能描述儀器的大概使用目的或產(chǎn)生的結果，不能明確提供儀器的參數(shù)。例如購買紅外分光測油儀需要提供吸光度范圍、掃描速度、顯示最小刻度等一系列的參數(shù)，是否有人員培訓、保修期、配備的附屬設備有哪些等，這些需要有專業(yè)的人員進行指導和相互溝通。因此實行專人的責任制，由撰寫標書專業(yè)人和儀器請購人進行對接，了解目前設備的市場情況，主動和多個供貨商聯(lián)系了解不同產(chǎn)地同樣設備的價格、質量、配置、售后服務和同行對設備使用情況的評價等，避免標書中價格過高或過低，容易流標或廢標現(xiàn)象；參數(shù)標注的不夠完善，容易產(chǎn)生歧義或漏項等，采購到的設備不符合教學科研需要，從而使設備閑置。

（四）統(tǒng)一的設備管理模式

近些年設備的增加，手工管理模式不僅浪費紙張、增加工作量，還不容易保存而且不容易對儀器進行查詢管理。目前多個校區(qū)的管理模式需要通過互聯(lián)網(wǎng)用軟件進行管理，節(jié)約人力物力財力資源。由于二級學院或單位的資產(chǎn)管理員都是兼職人員，變動性、流動性大，需要每年定期進行培訓，培訓的內(nèi)容除了要講解管理軟件的使用，還需要請資產(chǎn)管理完善的單位的管理員分享成功的經(jīng)驗，不同的二級學院儀器的使用方向有差異，可以在交流會上提出疑問，共同探討合理的管理模式。對于出現(xiàn)人員變動的情況，交接的時候需要對本單位所管轄的設備進行清點，及時通過網(wǎng)絡對管理軟件的數(shù)據(jù)庫進行修改備注，借用的儀器交接時需要網(wǎng)上進行交接借用和電子簽名；待修設備需要提交維修維護清單。注意保留設備的原始驗收單據(jù)、報廢單據(jù)、設備調整等單據(jù)，做到設備檔案完整，去向分明。

總之，維護教學科研水平的持續(xù)發(fā)展，需要提高辦學條件；投入與產(chǎn)出的利益價值，要求充分發(fā)揮儀器設備的使用率。因此，要達到最大化的資源共享，需要在制度上、人員和觀念上進行改變。

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【作者簡介】黃曉紅（1978- ），女，本科學歷，廣西師范大學實驗師，研究方向：實驗室管理。

（責編 丁 夢）endprint