會計檔案的未來之路

宋海霞

實現(xiàn)會計電算化后，會計檔案的內(nèi)涵擴大了，不僅包括紙質(zhì)的文件，還包括電算化的會計軟件，以及利用這些軟件生成的電子版本的會計憑證、會計賬簿和會計報告等文件。會計檔案的內(nèi)容增多了，管理工作范圍擴大，會計檔案管理任務(wù)也比以前更加繁重。在會計檔案管理過程中，也出現(xiàn)這樣那樣的問題。

1 會計檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題

實現(xiàn)會計電算化后，會計檔案的范圍擴大了，管理的內(nèi)容也增加了，除了按照《會計檔案管理辦法》對紙質(zhì)會計檔案進行管理外，還要對電子會計檔案進行管理。電子會計檔案管理需要檔案管理人員不僅懂會計知識，還要具備較高的計算機軟硬件操作技能。目前，我國絕大部分企事業(yè)單位都實現(xiàn)了會計電算化，會計檔案的管理工作比以前更加繁重，管理成本也提高了，具體表現(xiàn)在會計檔案的內(nèi)容增加，管理難度加大，需要的管理人員也相應(yīng)增加，并且對管理人員的素質(zhì)要求也提高了，會計檔案所占用的庫房面積也增加，生成、打印和保管會計檔案的機器設(shè)備投入更大。也就是說，實現(xiàn)電算化后，會計檔案管理的人力、物力和財力等相應(yīng)增加，管理范圍增加了，難度加大了。會計電算化只是將會計人員從繁重的會計核算等工作中解放出來了，會計檔案管理的工作不但沒有減輕，反而更重了，難度更高了。

目前的會計檔案管理工作存在哪些問題？我們?nèi)绾尾拍軠p輕會計檔案管理工作的任務(wù)，提高會計檔案管理工作的效率呢？

1.1 會計檔案保管期限規(guī)定不切實際。1999年1月1日施行的《會計檔案管理辦法》第八條規(guī)定了會計檔案的保管期限分為3年～25年的定期保管和永久保管?，F(xiàn)在的市場競爭越來越激烈，很多企業(yè)存續(xù)的時間很短，根據(jù)2013年8月份國家工商總局的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，中國企業(yè)的平均壽命6.09年，60%的中國企業(yè)平均壽命僅5年，中小企業(yè)的壽命就更短，平均壽命僅2.5年。而我們目前的法規(guī)規(guī)定會計檔案要保管15年、25年乃至永久，其實際意義究竟何在？作為法律責任的主要承擔者的企業(yè)已經(jīng)不復(fù)存在，檔案留著還有什么用？即使有法律責任要追溯，向誰追溯？這一規(guī)定顯然與目前的經(jīng)濟形勢不符，特別是對中小企業(yè)和民營企業(yè)更是不切實際。國有企業(yè)和大型的企業(yè)集團存續(xù)時間稍長，平均壽命也不過7年～8年，當然也不排除像“同仁堂”、“六必居”這樣的百年企業(yè)，但這樣的企業(yè)在中國屈指可數(shù)。

同時，《會計檔案管理辦法》第十三條規(guī)定，單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應(yīng)當由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。很多中小企業(yè)沒有業(yè)務(wù)主管部門，那么，這些已經(jīng)終止的中小企業(yè)的會計檔案應(yīng)該由檔案館代管，或者由財產(chǎn)所有者代管。但保管這些會計檔案是需要成本的，這個成本由誰來承擔？檔案館的人員和空間也是非常有限的，已注銷企業(yè)的會計檔案全部由檔案館來代管顯然是不現(xiàn)實的。財產(chǎn)所有者通常認為企業(yè)已經(jīng)沒有了，與企業(yè)有關(guān)的法律責任也應(yīng)該終止了。會計檔案“是扔還是留”也是很多業(yè)內(nèi)人士的困惑，實際情況是，隨著企業(yè)的注銷，很多企業(yè)的會計檔案也就慢慢散失了。

1.2 會計檔案管理方式不統(tǒng)一。盡管很多會計人員都知道紙質(zhì)會計檔案和電子會計檔案應(yīng)該并存，但是究竟哪些會計檔案需要紙質(zhì)保存，是原始憑證？還是會計報告？或者是全部的紙質(zhì)會計檔案？實際的情況是，有的企業(yè)保留了所有的紙質(zhì)會計檔案和對應(yīng)的電子會計檔案，有的企業(yè)只保留了電子會計檔案，當稅務(wù)部門來檢查時，再把所有的紙質(zhì)會計檔案打印出來。但是，有的企業(yè)又反映稅務(wù)局查賬的時候根本不看打印的賬本，只看手工賬。還有電子會計檔案要定期備份，哪些電子會計檔案需要定期備份？用什么介質(zhì)備份？多久備份一次？眾說紛紜，這就給企業(yè)的會計人員造成很大困惑，不知何去何從。

1.3 會計檔案銷毀工作不及時?！稌嫏n案管理辦法》第十條規(guī)定，保管期滿的會計檔案可以進行鑒定后銷毀。但是在實踐中，保管期滿的會計檔案進行鑒定銷毀的企業(yè)寥寥無幾。以鄭州市的二十幾家大型企業(yè)為例，廠齡40年左右的有6家企業(yè)，超期保存的會計檔案占所有會計檔案的60%左右，廠齡在30年左右的12家企業(yè)，超期保存的會計檔案占所有會計檔案的40%左右。這些占用了大量庫房和檔案管理人員的檔案平時也很少被利用，被調(diào)查企業(yè)都希望銷毀這些期滿的會計檔案以節(jié)約管理成本。但是會計檔案的銷毀要按規(guī)定的程序進行，在銷毀前要申請、造冊和鑒定等一系列繁雜的程序，特別是鑒定工作，不僅工作量大，而且沒有統(tǒng)一的鑒定標準，如果會計檔案一旦鑒定不當而銷毀，法律責任誰來承擔？這一系列問題不僅使期滿會計檔案不能及時銷毀，占用大量庫房，而且使得查找和利用會計檔案也變得十分困難。

1.4 會計檔案管理成本過高。一張張的光盤、磁盤等電子會計檔案日益增加，并且還要定期備份，這些電子會計檔案的保管對庫房環(huán)境和管理人員的素質(zhì)要求更高。另外，還要再把這些電子會計檔案打印出來，不僅耗費電腦、打印機、紙張，勞力費神，而且厚厚的紙質(zhì)會計檔案也占用大量的庫房。特別是那些公共服務(wù)行業(yè)，比如銀行、保險公司和通訊行業(yè)每年的業(yè)務(wù)量巨大，需要大量的紙質(zhì)會計憑證。僅以中國人保財險為例，僅2012年其資金支出業(yè)務(wù)量就超過3000萬筆，使用發(fā)票數(shù)量超過7000多萬張，再加上相應(yīng)的紙張、倉儲、運輸、打印裝訂和人工成本，管理成本超過千萬元。推及開來，整個保險行業(yè)的會計檔案管理成本會有多高，整個中國企事業(yè)單位的紙質(zhì)會計檔案管理成本又有多高呢？耗費巨大的財力、物力和人力，而這一切與我們目前一直倡導(dǎo)的“低碳會計”、“綠色會計”背道而馳。目前，會計檔案管理存在上述諸多問題，那么，會計檔案管理該何去何從？會計檔案數(shù)字化將解決以上這些問題，是會計檔案管理的未來趨勢。

2 會計檔案數(shù)字化的優(yōu)勢

會計檔案數(shù)字化就是將所有的原始憑證通過影像掃描、電子簽名、OCR等先進的技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成電子文件，通過會計軟件而隨之生成的記賬憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計檔案都以電子文件的形式出現(xiàn)和管理。只保留極少數(shù)重要的原始憑證紙質(zhì)檔案，原始憑證也不再附在記賬憑證后面作為附件來裝訂，不需要打印紙質(zhì)會計檔案。即從原始憑證的輸入開始一直到最后的財務(wù)報告的生成，整個流程都通過電腦來完成，全程實現(xiàn)數(shù)字化采集和數(shù)字化處理。日?；顒右捕纪ㄟ^計算機和網(wǎng)絡(luò)來獲取、查找、利用和管理會計檔案。會計檔案數(shù)字化的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

2.1 數(shù)字化的會計檔案節(jié)省空間。會計檔案實現(xiàn)全程數(shù)字化后，每年的會計檔案只有幾張光盤（或磁盤等）和一本原始憑證，數(shù)字化前每個月的會計檔案都比這個要多不知多少倍。以一個小型企業(yè)最低限度來估算，每年至少也需要12本憑證，一本總賬，兩本日記賬和一本活頁式的明細賬，財務(wù)報告幾十頁吧。相比之下，是不是節(jié)省了很多存放空間，這里只是列舉了一個小型企業(yè)，那么大中型企業(yè)的會計檔案更多，可能是小企業(yè)會計檔案的幾倍到幾十倍。數(shù)字化會計檔案為我們節(jié)省了巨大空間，一間庫房存放幾十年的會計檔案都綽綽有余，不像現(xiàn)在很多企業(yè)的會計檔案室爆滿，需要好幾間甚至十幾間庫房來存放，而且成堆的檔案，很難查找和管理。

2.2 數(shù)字化的會計檔案方便查找和管理。會計檔案實現(xiàn)數(shù)字化后，一切會計檔案都可通過計算機和網(wǎng)絡(luò)進行查找、統(tǒng)計分析、計算和管理，實現(xiàn)了資源共享，大大提高了工作效率，也提高了檔案的利用率，同時也避免了紙質(zhì)會計檔案因翻閱和借閱造成的磨損和丟失。比如需要查找一張2年前的原始憑證，我們只需要通過計算機設(shè)定查找內(nèi)容，就可以看到這張憑證的具體內(nèi)容和存放地點，只需幾分鐘的時間便可做到。同樣，對于保管到期需要銷毀的會計檔案，可以先在電腦上進行銷毀前的鑒定，不需要一本本地翻閱紙質(zhì)憑證和賬本，節(jié)省了大量時間和勞力。

2.3 數(shù)字化的會計檔案大大節(jié)省了管理成本。數(shù)字化會計檔案不但節(jié)省存放空間，方便查找和管理，而且也節(jié)省了大量的人力、物力和財力。由于土地資源的稀缺，房價不斷上漲，在這個寸土寸金的時代，節(jié)省了存放空間就等于節(jié)省了資金。會計檔案數(shù)字化可以減少大量紙質(zhì)憑證、賬簿和報表的打印、傳遞、裝訂和保管成本，也符合國家“十二五”規(guī)劃提出的綠色、低碳發(fā)展理念。2012年底，中國電信廣東省分公司和中國聯(lián)通兩家企業(yè)率先開展了會計檔案數(shù)字化管理的試點工作，中國電信廣東省分公司已從中嘗到了甜頭，每年帶來直接經(jīng)濟效益約1000萬元，眾多企業(yè)都翹首以盼實行檔案數(shù)字化管理。2013年12月，財政部印發(fā)了《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》，從2014年1月開始實施，這一法規(guī)的實施也加快了會計檔案數(shù)字化的進程。

3 會計檔案數(shù)字化需要解決的問題

3.1 數(shù)字化會計檔案的安全性。會計數(shù)據(jù)的保密性、安全性非常重要，試想，正在傳輸數(shù)據(jù)突然出現(xiàn)死機，內(nèi)部會計信息對外泄露，未經(jīng)授權(quán)的人可以輕易獲取、篡改企業(yè)的會計檔案，計算機遭受病毒侵襲，這對企業(yè)將是多大的損失。目前，財政部和國家檔案局已經(jīng)鼓勵中國聯(lián)通等企業(yè)開始了這方面的嘗試，我們也可以借鑒各商業(yè)銀行的經(jīng)驗，銀行系統(tǒng)已經(jīng)在會計檔案數(shù)字化方面先行了一步，取得一定的成績，可以采取統(tǒng)一身份認證、設(shè)置權(quán)限、密碼保護、數(shù)據(jù)監(jiān)控等措施確保數(shù)字化會計檔案的安全性和保密性，同時還可以嘗試建立“災(zāi)難恢復(fù)中心”確保會計檔案數(shù)據(jù)萬無一失。

3.2 會計檔案數(shù)字化的IT人才。會計檔案數(shù)字化不僅需要專業(yè)的會計知識，還需要較高水平的計算機技能，而我國目前這方面的人才非常短缺。全國各大高校至多設(shè)置了會計電算化這樣的常規(guī)課程，僅僅具備這一知識還遠遠不夠，在一般的企業(yè)中，基本沒有這方面的人才，只有很少數(shù)的大型企業(yè)通過自己研發(fā)，才培育出會計檔案數(shù)字化的專業(yè)IT人才。不過我們可以通過社會培訓等方法來培育這方面的人才，為會計檔案數(shù)字化的早日實現(xiàn)鋪平道路。

﹡本文系河南省教育廳重點教改項目（編號：2012SJCLX196）的階段性成果。

（作者單位：中原工學院經(jīng)濟管理學院 來稿日期：2014-06-18）