論高校檔案管理的人本化及其實(shí)施措施

趙艷

摘要：高校檔案管理是高校管理工作的重要組成部分，人本化管理是現(xiàn)代管理的新理念和精髓，也是高校檔案管理和可持續(xù)發(fā)展的必然要求。本文結(jié)合《高等學(xué)校檔案管理辦法》，從介紹人本化管理的內(nèi)涵與特征出發(fā)，提出在高校檔案管理中實(shí)施人本化管理的具體措施，表明了只有在檔案管理工作中樹立以人為本的理念，有效地實(shí)施人本化管理，才能優(yōu)化檔案這一重要信息載體，更好地服務(wù)于組織和社會(huì)單元，切實(shí)提高高校檔案在高校建設(shè)和發(fā)展中的作用和功能。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；人本化；內(nèi)涵與特征；實(shí)施措施

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2014）17-0006-02

高校檔案是高等學(xué)校發(fā)展的歷史性記錄，高校檔案管理既是高校管理工作的重要組成部分，也是社會(huì)檔案管理的不可或缺的要素。為此，教育部和國家檔案總局共同制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，使得這項(xiàng)政治性和機(jī)密性很強(qiáng)的工作有了操作的規(guī)范和行動(dòng)的指南。高校檔案管理人員要深刻領(lǐng)會(huì)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的出發(fā)點(diǎn)，適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的客觀要求，實(shí)行人本化管理，將管理理念和管理方式從以“物”為中心的靜態(tài)管理向以“人”為中心的動(dòng)態(tài)管理轉(zhuǎn)變，確立人在管理過程中的主導(dǎo)地位與服務(wù)核心。

一、高校檔案人本化管理的內(nèi)涵與特征

人本化管理是20世紀(jì)80年代以來風(fēng)靡全球的一種新型管理模式。高校檔案的人本化管理主要體現(xiàn)在樹立和強(qiáng)化以人為本的檔案管理理念，強(qiáng)調(diào)一切以“人”為中心，維護(hù)“人”的利益，滿足“人”的需求。其客觀屬性主要包括兩個(gè)方面：第一是在檔案館（室）內(nèi)部以管理人員為本，一切依靠管理人員，樹立管理人員的“主人”意識(shí)。第二是在外部以檔案查詢應(yīng)用的服務(wù)對(duì)象（師生或社會(huì)相關(guān)部門及個(gè)體）為本，樹立“以服務(wù)對(duì)象為本”的服務(wù)理念。其內(nèi)涵是在檔案館（室）內(nèi)部管理建立一整套完善的動(dòng)力、壓力、約束等管理機(jī)制，根據(jù)人的需求規(guī)律，尊重人的情感，激發(fā)人的熱情，追求人的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)人的價(jià)值，在檔案的收集編目、調(diào)閱查詢、系統(tǒng)管理等技術(shù)性、學(xué)術(shù)性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作中廣泛征求一線檔案管理人員的意見和建議，充分發(fā)揮一線檔案管理人員在檔案管理工作中的積極性和創(chuàng)造性。將檔案館（室）隊(duì)伍建成一個(gè)氣氛和諧、裝備現(xiàn)代、管理科學(xué)、良性循環(huán)和持續(xù)高效的團(tuán)隊(duì)集體，最大限度地發(fā)揮檔案館（室）信息資料、設(shè)備、資金的作用，更好地為教師的教學(xué)、科研、大學(xué)生成長成才及社會(huì)相關(guān)部門服務(wù)。在對(duì)檔案使用對(duì)象的服務(wù)過程中，堅(jiān)持以人為本，以服務(wù)對(duì)象為中心，尊重、方便檔案使用者，滿足檔案使用者的需求，體現(xiàn)人文關(guān)懷，實(shí)現(xiàn)組織效益最大化。從特征上看，高校檔案人本化管理突破了傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制，注入了更多的情感因素，滿足了人的愛、尊重與自我實(shí)現(xiàn)等需要，為檔案管理人員創(chuàng)造了各種有形和無形的條件和環(huán)境，為他們的自我實(shí)現(xiàn)和自我超越創(chuàng)造了空間。同時(shí)拉近了檔案使用者與檔案館（室）的距離，密切了二者的關(guān)系，以人性化的服務(wù)與管理實(shí)現(xiàn)了“內(nèi)部”與“外部”的同步激活。

二、在高校檔案管理中實(shí)施人本化管理的具體措施

1.營造良好的檔案工作環(huán)境，引導(dǎo)檔案管理人員主動(dòng)發(fā)揮自己的潛能。傳統(tǒng)的高校檔案管理集中表現(xiàn)為物本管理，把主要的視點(diǎn)放在了檔案本身，忽視了人的因素?，F(xiàn)代管理理念秉承人本主義思想，把人作為一種充滿活力的戰(zhàn)略投資資源，管理的核心自然落實(shí)到了人的身上。新時(shí)期高校檔案管理應(yīng)該將“以人為中心”貫穿于管理活動(dòng)的始終，明確一線檔案管理人員是檔案管理的主體，設(shè)法營造良好的檔案工作環(huán)境，在精神和物質(zhì)兩個(gè)方面構(gòu)建留住人、影響人、激勵(lì)人的大氣候，創(chuàng)設(shè)和諧、民主的人際關(guān)系，根據(jù)個(gè)性特點(diǎn)、特長和潛質(zhì)進(jìn)行人力資源的最佳配置，及時(shí)處理好檔案管理中出現(xiàn)的問題，積極提倡檔案管理人員對(duì)檔案館（室）的各項(xiàng)工作提出合理化建議，使檔案管理人員真正感覺到學(xué)校檔案管理事業(yè)的發(fā)展與自身的利益和發(fā)展密切相關(guān)，進(jìn)而引導(dǎo)檔案管理人員主動(dòng)發(fā)揮自己的潛能，以主人翁的姿態(tài)參與檔案的有效管理。

2.建立公平、公正的人事管理機(jī)制，形成檔案管理人員的內(nèi)在追求導(dǎo)向。要開創(chuàng)高校檔案事業(yè)的新局面，離不開檔案管理人員才能的發(fā)揮，而公正、公平的人事管理機(jī)制是檔案管理人員努力工作的有效動(dòng)力。首先要建立一套科學(xué)、合理、便于操作的管理制度，將檔案管理納入制度化、規(guī)范化的軌道。其次要做好人才與崗位的科學(xué)配置，實(shí)行崗位管理，根據(jù)誰主管，誰負(fù)責(zé)；誰經(jīng)辦，誰負(fù)責(zé)的原則，形成目標(biāo)明確、責(zé)任權(quán)利對(duì)應(yīng)的崗位責(zé)任制，認(rèn)可并落實(shí)檔案管理人員的各項(xiàng)權(quán)利。第三要引進(jìn)競爭機(jī)制，創(chuàng)新用人制度、分配制度、獎(jiǎng)勵(lì)制度，改變檔案部門長期存在的“大鍋飯”現(xiàn)象?？陀^、公正地評(píng)價(jià)考核每個(gè)人的工作，并與晉升職務(wù)、職稱嚴(yán)格掛鉤。第四要強(qiáng)化監(jiān)督機(jī)制，堅(jiān)持“依法治檔”，及時(shí)消除不良影響。第五要為檔案管理人員創(chuàng)造盡可能多的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和進(jìn)修機(jī)會(huì)，拓寬他們的發(fā)展空間，力爭用機(jī)制引導(dǎo)管理人員正確的內(nèi)在追求。

3.充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提升高校檔案管理人性化水平。隨著社會(huì)信息化程度的提高，檔案載體呈現(xiàn)出多樣化的趨勢，電子文件已成為檔案載體的重要成員，這就要求高校檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)。為有利于檔案的管理、保存，方便檔案使用者的查詢、閱覽等需求，我們應(yīng)該充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，積極開發(fā)、運(yùn)用適合于高校檔案信息綜合管理的軟件，建設(shè)高校檔案電子信息管理系統(tǒng)，建立起資源數(shù)據(jù)庫。利用軟件對(duì)高校檔案的收集整理、鑒定保管、統(tǒng)計(jì)檢索、編研利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實(shí)施計(jì)算機(jī)有效管理，實(shí)現(xiàn)檔案工作自動(dòng)化，檔案管理工作信息化，計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)實(shí)用化。

4.把檔案服務(wù)對(duì)象作為管理的著眼點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)和優(yōu)化檔案管理的服務(wù)功能。高校檔案管理工作應(yīng)以檔案使用者為本，離開了檔案服務(wù)對(duì)象，檔案管理就成了無源之水、無本之木。因此，檔案管理人員首先要轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，樹立“用戶之上、服務(wù)第一”的管理意識(shí)，隨時(shí)傾聽檔案服務(wù)對(duì)象的反饋意見，征求并尊重檔案服務(wù)對(duì)象的潛在需求，及時(shí)整改服務(wù)中的不足。其次要提高服務(wù)素質(zhì)，熟悉館藏，提升業(yè)務(wù)水平和服務(wù)品質(zhì)。在實(shí)行微笑服務(wù)的同時(shí)，開展“為人找檔案”、“為檔案找人”、“使檔案物盡其用”等人性化服務(wù)。

高校檔案管理的人本化實(shí)現(xiàn)了從以“物”為中心的靜態(tài)管理向以“人”為中心的動(dòng)態(tài)管理的轉(zhuǎn)變，為開創(chuàng)高校檔案管理工作新局面提供了有力的保障。應(yīng)該說：人本化管理確立了人在管理過程中的主導(dǎo)地位，有效激發(fā)了高校檔案管理的活力，對(duì)于實(shí)現(xiàn)高校檔案館（室）的總體管理目標(biāo)，更好地為檔案使用者和社會(huì)服務(wù)具有不可或缺的推動(dòng)作用。

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