淺談高校檔案管理的多媒體網(wǎng)絡(luò)化

史蘭亭

摘?要：本文從高校檔案管理中出現(xiàn)的問題、網(wǎng)絡(luò)化管理檔案的必要性以及實現(xiàn)多媒體網(wǎng)絡(luò)管理的策略等進(jìn)行分析，提出只有革新高校檔案管理理念、加大軟硬件投入、提升人員管理水平等，實現(xiàn)檔案管理多媒體網(wǎng)絡(luò)化，才能充分發(fā)揮高校檔案室的作用，提高高校管理水平。

關(guān)鍵詞：高校檔案?多媒體?信息技術(shù)?網(wǎng)絡(luò)化

中圖分類號：G40文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1674-2117（2014）12-00-02

近年來，信息技術(shù)在檔案管理工作中開始發(fā)揮越來越重要的作用，不但詳實地記錄了檔案及文件的管理內(nèi)容，還充分地反映了資料數(shù)字化的過程，實施數(shù)字化管理模式也成為檔案管理工作的必然方向。對于高校而言，科學(xué)有效地運用檔案管理，不但有利于高校的發(fā)展壯大，也有助于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的管理。以下針對高校檔案管理的現(xiàn)狀和問題，探討如何在高校檔案管理中實現(xiàn)多媒體網(wǎng)絡(luò)化。

1?高校檔案管理的現(xiàn)狀和出現(xiàn)的問題

1.1?檔案管理數(shù)據(jù)庫建設(shè)不合理

目前，高校檔案管理部門的問題主要體現(xiàn)在建庫缺乏全面性，數(shù)據(jù)庫大多為自建自用，大多處于低水平重復(fù)創(chuàng)建，數(shù)據(jù)不規(guī)范、服務(wù)水平低下、單純地供本單位使用，很大程度地影響了數(shù)據(jù)庫的有效利用。從各個高校的檔案庫來看，目前通用的大多為條目數(shù)據(jù)庫，能夠查詢文字或圖片類檔案資料。因為缺乏多媒體技術(shù)的支持，導(dǎo)致了很多檔案資料不能動態(tài)播放，甚至在一些高校檔案管理數(shù)據(jù)庫中也只提供部分閱讀權(quán)限。這些問題的存在都妨礙了高校檔案管理的發(fā)展，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足用戶的各種需求。

1.2?投入的經(jīng)費極為有限

檔案多媒體網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)建設(shè)是檔案管理部門的首要任務(wù)，由于對檔案多媒體網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的經(jīng)費極為有限，好的硬件、軟件缺少經(jīng)費購置，就無法建立高配置的檔案網(wǎng)絡(luò)，更無法做到對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的定時維護(hù)和更新，這是一個非?，F(xiàn)實的問題，也是一個在短時間內(nèi)很難解決的問題，這需要多方面的努力才能加以克服，正因為資金的不足已經(jīng)嚴(yán)重阻礙了高校檔案管理多媒體網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，所以必須從根源上對這一難題加以重視。

1.3?檔案管理人員的信息處理能力不高

高校檔案管理多媒體網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，進(jìn)一步對檔案管理人員提出了要求，首先要精通以往的業(yè)務(wù)，還要在原來的基礎(chǔ)上加以創(chuàng)新，其次必須掌握多媒體、網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)，這樣多管齊下地補足，檔案管理人員才能得心應(yīng)手地應(yīng)對檔案管理工作?？墒钱?dāng)前從事高校檔案管理人員多由一些非專業(yè)人士擔(dān)當(dāng)，導(dǎo)致了檔案管理工作人員的整體素質(zhì)不高，無法跟上高速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)化辦公環(huán)境，嚴(yán)重缺乏“計算機、網(wǎng)絡(luò)、檔案專業(yè)”的復(fù)合型人才，不適應(yīng)高校檔案管理多媒體網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。

2?高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的必要性

對高校檔案實施現(xiàn)代化管理是非常有必要的，這主要是因為：一是檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化能夠大幅提升檔案工作的效率，以便檔案管理人員對檔案進(jìn)行操作，實現(xiàn)檔案資源的有效管理，這會大大降低高校檔案管理的難度，高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)就如同賦予了從業(yè)人員一種高效的工具，使管理人員在面對浩瀚的檔案信息時不再束手無策；二是實現(xiàn)檔案管理的多媒體網(wǎng)絡(luò)化，可以將以往的封閉式管理更新為開放式管理，從檔案信息的采集、儲存到檔案的管理與服務(wù)中，能夠?qū)⑺械馁Y源進(jìn)行優(yōu)化及調(diào)整，進(jìn)一步提升高校檔案管理的水準(zhǔn)；三是高校檔案管理在不斷的發(fā)展和改革的過程中，通過積極吸收前人寶貴管理經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，通過對檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)，勢必會開辟高校檔案管理工作的新局面，有利于高校檔案管理工作的順利開展。

3?高校檔案實現(xiàn)多媒體網(wǎng)絡(luò)化管理的策略

3.1?革新高校檔案管理的觀念

如今，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)愈演愈烈，已經(jīng)滲透到各行各業(yè)的檔案管理中，檔案管理人員只有改變以往的檔案管理經(jīng)驗，主動投身于革新的潮流之中，具備服務(wù)精神及開發(fā)檔案的先進(jìn)觀念，才能更好地做好本職工作，成為一名優(yōu)秀的檔案管理人員。必須強調(diào)的是市場化的競爭不只體現(xiàn)在產(chǎn)品質(zhì)量上，更包含服務(wù)質(zhì)量，因此，高校的檔案管理工作不能總是局限在以往的經(jīng)驗中，必須與時俱進(jìn)，在多媒體網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)在，高校檔案管理人員應(yīng)該做到進(jìn)一步對高校信息需求的掌握，針對具體情況進(jìn)一步收集和整理檔案信息，努力為學(xué)校的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

3.2?提高對硬件設(shè)備的投入，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的發(fā)展

檔案信息的數(shù)字化管理已經(jīng)成為大勢所趨，考慮到這一因素，檔案管理人員需要將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、光盤儲存以及寬帶數(shù)據(jù)進(jìn)行有機結(jié)合，實現(xiàn)各類檔案信息的多媒體網(wǎng)絡(luò)化管理。要達(dá)到高校檔案的多媒體網(wǎng)絡(luò)化管理，必須加大力度更新硬件設(shè)備，因為，檔案的多媒體網(wǎng)絡(luò)化管理實際上就是信息化檔案管理，在檔案管理多媒體網(wǎng)絡(luò)化的搭建中，需要不斷更新計算機及各類微縮復(fù)印設(shè)備、其他電子設(shè)備，并完善內(nèi)部的局域網(wǎng)，做好信息安全維護(hù)工作，保障信息技術(shù)在檔案管理工作中的有效應(yīng)用，這些設(shè)備全部是高校檔案管理工作達(dá)到多媒體網(wǎng)絡(luò)化管理的先決條件。管理人員需要適當(dāng)增加對檔案管理設(shè)施的資金投入，購置信息處理、網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)設(shè)備。要充分滿足檔案管理的多媒體網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，必須加大對硬件設(shè)備更新的力度。

3.3?網(wǎng)絡(luò)化管理與檔案信息的結(jié)合

隨著信息化社會的不斷推陳出新，信息量的反復(fù)堆積，高校檔案管理工作的繁雜程度也與日俱增，高校檔案的規(guī)模越來越大，種類越來越繁雜，專業(yè)度也越來越深，時效性也越來越高，以往的檔案管理經(jīng)驗已經(jīng)無法滿足在信息化檔案管理工作的需求，故必須要采取科學(xué)合理的手段以提高信息化管理的技術(shù)。考慮到這一因素，高校檔案管理人員需要將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、光盤儲存以及寬帶數(shù)據(jù)進(jìn)行有機結(jié)合，實現(xiàn)各類檔案信息的多媒體信息化管理。

3.4?加強現(xiàn)代化檔案管理人才的培養(yǎng)

要保障信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用成效，必須要采取科學(xué)有效的措施提升檔案工作人員的綜合水平，他們不僅需要熟悉相關(guān)軟件的操作以及系統(tǒng)的維護(hù)，還要具有扎實的專業(yè)知識與高尚的責(zé)任意識。從客觀角度而言，我國檔案工作人員的綜合水平并不高，這難以適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展趨勢。部分高校的檔案管理雖然在檔案管理數(shù)字化工作中取得了一定的成效，但是卻缺乏既精通檔案專業(yè)知識，又懂得計算機技術(shù)的高水平復(fù)合型人才?？紤]到這一因素，各高校必須要加強對檔案工作人員的培訓(xùn)，為了強化培訓(xùn)的效果，需要改變現(xiàn)階段單一的培訓(xùn)方式，采取多元化的培訓(xùn)方法來激發(fā)檔案工作人員工作的積極性與主動性。在培訓(xùn)形式上，可以與其他的高校開展交流工作，邀請專家到現(xiàn)場培訓(xùn)等，這樣不僅可以激發(fā)出檔案工作人員的參與興趣，也能夠很好地提升培訓(xùn)成效。在培訓(xùn)計劃的制定上，適宜采取自下而上的方式確定，按需選定培訓(xùn)人員，不是單純的上級下達(dá)任務(wù)，下級濫竽充數(shù)，并且要將重心下移，偏向?qū)鶎庸ぷ魅藛T的培訓(xùn)，提升他們的認(rèn)識。

4?結(jié)語

總而言之，在未來的高校檔案管理工作中，為了提升多媒體網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用效果，檔案管理人員必須要合理的利用信息技術(shù)，完善服務(wù)機制，加強對檔案工作人員的培訓(xùn)，提升他們的專業(yè)技能水平與責(zé)任意識，這樣才能夠有效促進(jìn)檔案管理工作的多媒體網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，才能更好地提高高校檔案管理的工作效率。通過提升檔案管理工作的質(zhì)量，進(jìn)而推動學(xué)校的發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理工作為學(xué)校師生服務(wù)、為社會服務(wù)的目的。

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