撤銷高校院系資料室的探索

摘要：本文分析了目前高校院系資料室的現(xiàn)狀，及其存在諸多問題。分析目前人們的閱讀習(xí)慣、查詢文獻的方法，闡述了當前院系資料室的作用已經(jīng)非常不明顯，撤銷院系資料室是必要的、切實可行性的。并探討高校院系資料室與圖書館合并的管理模式。

關(guān)鍵詞：院系資料室 圖書館 合并

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，文獻資源大量數(shù)字化，電子資源快速增加，人們查詢資料的方式及閱讀習(xí)慣發(fā)生了很大變化。傳統(tǒng)意義上，高校院系資料室是高校圖書情報資料服務(wù)的重要組成部分，擔負著為本院系教學(xué)科研服務(wù)的職能。但是多年來，無論是其收藏文獻的數(shù)量，還是服務(wù)質(zhì)量都不能滿足教師、學(xué)生的需求，有的資料室甚至基本屬于半關(guān)閉狀態(tài)，與現(xiàn)代圖書情報服務(wù)技術(shù)嚴重脫節(jié)。高校院系資料室已不能發(fā)揮應(yīng)有的作用，為了更好地整合高校的文獻資源、人力資源，資料室是到了該撤銷的時候。

1 高校院系資料室的現(xiàn)狀

1.1 人員狀況

資料室收藏本院系相關(guān)專業(yè)文獻資料，管理人員本應(yīng)非常了解本院系專業(yè)發(fā)展動態(tài)及教學(xué)、科研需求，能及時提供細致、深入的信息服務(wù)，然而實際情況并非如此。目前，資料室的工作人員一般身兼數(shù)職，承擔著繁重的行政工作，有的是院系教學(xué)或行政秘書，有的是輔導(dǎo)員等等，同時又承擔著資料室的管理工作等。

資料室工作人員的圖書情報專業(yè)素質(zhì)欠缺。據(jù)調(diào)查，我國高校院系資料室工作人員一般缺乏圖書情報專業(yè)知識，許多管理人員原本是學(xué)習(xí)和從事其它專業(yè)工作的，現(xiàn)在只是附帶管理資料室。部分人員曾經(jīng)管理過資料室，對圖書情報專業(yè)知識有一些了解，但是由于其他工作任務(wù)重、時間緊，沒有更多的精力投入資料室的發(fā)展和提高服務(wù)水平上。然而，當前圖書情報資源管理與服務(wù)已融入了許多新技術(shù)新手段，管理系統(tǒng)、管理方法、文獻出版發(fā)行和索取方式、及讀者需求等等都發(fā)生很大變化。然而資料室仍然固守原有的工作方式，顯然已不能滿足師生查閱資料的需求了。

1.2 資料室的文獻資源現(xiàn)狀

高校院系資料室收藏本院系相關(guān)專業(yè)的文獻、科研課題研究報告及本科生畢業(yè)論文等等。近年來，由于文獻購置經(jīng)費緊張，訂購的文獻資源很少，因而資料室收藏文獻成舊、老化嚴重。以該校為例，許多院系資料室已經(jīng)很多年沒有購買書刊了，只有極個別資料室每年有一萬元左右的資料購置費，但與每年都在漲價的書刊費用相比，這些經(jīng)費杯水車薪，少得可憐。此外，資料室之間、資料室與圖書館之間相互溝通不暢，存在重復(fù)訂購的現(xiàn)象。

1.3 資料室的服務(wù)及管理水平差

高校院系資料室管理仍沿用傳統(tǒng)的管理方式，沒有采用先進的管理技術(shù)，有的資料室仍然使用卡片式手工管理方式?，F(xiàn)在，圖書館基本采用先進的計算機管理系統(tǒng)，管理方式、服務(wù)手段已發(fā)生很大變化，并且還在不斷升級換代。圖書館開展的服務(wù)項目、服務(wù)方式也多種多樣，例如近年來開展的手機圖書館服務(wù)，讀者在任何時候、任何地點都可以使用圖書館。圖書館力求以人為本，在滿足讀者一般性借閱服務(wù)的基礎(chǔ)上，根據(jù)用戶的需求進行信息整合，提取涉及用戶需要的知識，并對相關(guān)知識進行組織后再提供給用戶。圖書館已由信息服務(wù)逐步轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦蛴脩舻闹R服務(wù)。多年來，院系資料室在服務(wù)內(nèi)容和方式上基本沒有變化，嚴重落后于當今圖書情報服務(wù)水平。

此外，資料室缺乏一套完善的管理制度，文獻資源管理混亂。例如：行政管理制度、讀者管理制度、業(yè)務(wù)工作規(guī)范等都欠缺。有的老師借閱資料不及時歸還或根本不還，工作人員礙于情面不好意思催要。教師的研究報告及參加各種會議的會議錄不容易收集。本科生的畢業(yè)論文管理也混亂，收集不全。

教育部在《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程》中明確規(guī)定：“高等學(xué)校的院系（所）資料室是全校文獻保障體系的組成部分，在業(yè)務(wù)工作和資源配置上，接受學(xué)校圖書館的指導(dǎo)與協(xié)調(diào)。”有的高校圖書館指導(dǎo)資料室工作，資料室與圖書館共用一套管理系統(tǒng)，實現(xiàn)整個學(xué)校文獻資源共建共享，圖書館與資料室融合。但在實際工作中存在許多問題，圖書館沒有資料室的經(jīng)費，對資料室文獻資源配置沒有決定權(quán)，只有指導(dǎo)權(quán)、建議權(quán)。圖書館沒有資料室管理人員的人事管理權(quán)（人事權(quán)在各院系），圖書館無法配備了解圖書情報相關(guān)專業(yè)知識及具有實踐經(jīng)驗的管理員，很難改變資料室落后管理現(xiàn)狀及服務(wù)水平。

2 撤銷高校院系資料室的必要性

2.1 人們查詢文獻方式及閱讀習(xí)慣發(fā)生變化

目前，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)已廣泛應(yīng)用于圖書情報工作中，圖書館數(shù)字資源也越來越豐富。隨著數(shù)字圖書館的建成，人們獲得文獻資源的途徑增多。上世紀90年代后期，有了新的出版發(fā)行方式——開放存?。∣pen Access，簡稱OA），既是：文獻可以在互聯(lián)網(wǎng)中免費獲取?！霸试S任何用戶閱讀、下載、復(fù)制、傳遞、打印、搜索、超級鏈接該文獻，也允許用戶將其編列并為之建立索引，用作軟件的輸入數(shù)據(jù)或其它任何合法用途?！边@是出版模式革命，打破原有的出版形式，也是人們獲取資料方式的重大變化。圖書情報界非常重視，是擴大館藏資源的又一重要渠道。

傳統(tǒng)獲取資料的方式一般是查閱紙本的圖書期刊?，F(xiàn)在高校圖書館訂購了大量的電子圖書、電子期刊數(shù)據(jù)庫，師生可以通過校園網(wǎng)查閱索取需要的文獻資料。而公共網(wǎng)絡(luò)中的資源也很豐富，其中有很多免費或收費的電子圖書和期刊。讀者只要計算機能夠上網(wǎng)，都能查閱所需的資料，并且查詢速度快、方便。所以，讀者不會費時、費力去資料室查閱資料了。

此外，使用印刷型文獻需要讀者辦理相關(guān)的借閱手續(xù)或者復(fù)印后才能借閱。借閱又有期限要求，有不能涂改勾畫等規(guī)定，復(fù)印又需要一定的費用。而電子圖書、期刊則不同，下載后讀者可根據(jù)自己需要隨意復(fù)制、剪切、勾畫、備注等等，這些優(yōu)點是印刷型文獻不能比擬。尤其在人們習(xí)慣使用計算機和網(wǎng)絡(luò)工具來查閱文獻資料的情況下，電子資源更受到讀者青睞。

2.2 資料室的作用已不明顯

在網(wǎng)絡(luò)時代條件下，文獻的存儲方式、出版方式及服務(wù)方式都發(fā)生很大變化。近年來圖書情報機構(gòu)越來越重視數(shù)字資源的建設(shè)和發(fā)展，尤其是數(shù)字圖書館將大量的文獻集中、存儲及傳播，實現(xiàn)語言、影像、聲音等多媒體資料的收集及傳遞，許多新興技術(shù)應(yīng)用到數(shù)字圖書館中。傳統(tǒng)圖書館也在不斷改進，融入了現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)，服務(wù)內(nèi)容和形式不斷變化，讀者利用圖書館更方便、更快捷、人性化。然而，資料室仍然固守原有的工作方式和服務(wù)手段，已不能滿足讀者需要，失去了為教學(xué)科研服務(wù)的重要作用，撤銷資料室是適應(yīng)圖書情報服務(wù)的需要。

3 高校院系資料室與圖書館合并

3.1 管理模式

所有資料室的文獻由圖書館統(tǒng)一建庫，一個系統(tǒng)管理，實現(xiàn)資源共享。擬撤銷資料室，建立面向全校的各個資料中心，比如：建立文史資料中心、自然科學(xué)中心、管理科學(xué)中心等等。各中心工作人員由圖書館統(tǒng)一培訓(xùn)、指導(dǎo)上崗。

圖書館也可依據(jù)校園面積大小、校區(qū)專業(yè)設(shè)置等情況，綜合考慮是否成立專業(yè)分館。如果學(xué)校校園面積大，校區(qū)院系分割明顯，可以建立專業(yè)分館。資料室撤銷之后，整個學(xué)校的文獻資源建設(shè)將由圖書館完成，專業(yè)分館的人員、業(yè)務(wù)及文獻資源都由總館統(tǒng)一管理。

3.2 繼續(xù)發(fā)揮資料室工作人員的優(yōu)勢

資料室工作人員比較了解本院系學(xué)科發(fā)展動態(tài)及師生的閱讀需求。撤銷資料室之后，圖書館可聘請他們作為館藏資源建設(shè)參謀，定期向圖書館反饋學(xué)科建設(shè)動態(tài)、師生對圖書館資源的使用意見與建議，幫助收集教師開會得到的會議錄等圖書館很難收集又非常重要的資料。同時，也請他們把圖書館現(xiàn)有資源推薦給教師及學(xué)生，提高文獻資源的利用率。由于原資料室工作人員既了解圖書館，也了解院系教學(xué)科研工作，因而是圖書館聯(lián)系院系很好的紐帶，可很好開展圖書館與各院系的互動。

國內(nèi)外許多高校圖書館采取學(xué)科館員制度，聘請各院系的老師為圖書館出謀劃策，使讀者了解圖書館館藏，并很好的利用圖書館資源。同時也收集各院系教師對圖書館書刊、電子資源的需求情況。通過圖書館與各院校讀者的密切聯(lián)系，圖書館資源建設(shè)更加合理，服務(wù)更有針對性。原資料室工作人員可以作為學(xué)科館員，參與到圖書館的工作中，使圖書館能夠更好為學(xué)校教學(xué)科研服務(wù)。

4 結(jié)束語

當前，大量先進技術(shù)應(yīng)用于圖書情報領(lǐng)域，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展、電子資源極大豐富的條件下，尤其是電子圖書、電子期刊更容易搜索、獲取情況下，人們閱讀習(xí)慣悄然改變，圖書館的讀者更依賴于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境獲取信息。撤銷高校院系資料室是可行的，也是必然趨勢。撤銷資料室不會給讀者帶來不便，讀者在圖書館能得到專業(yè)、細致、深入的圖書情報服務(wù)，這是資料室做不到的。資料室與圖書館合并有利于學(xué)校文獻資源整體布局與配置，有利于實現(xiàn)學(xué)校文獻資源共建共享，能夠提高文獻資源利用率，有效利用文獻購置經(jīng)費。

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作者簡介：辛玲（1966-），女，貴州貴陽人，華北電力大學(xué)圖書館工作，研究方向：圖書情報研究。