適合的才是最好的

ERP作為一個(gè)管理工具主要提供決策支持?jǐn)?shù)據(jù)及監(jiān)控業(yè)務(wù)過(guò)程，而清晰合理的業(yè)務(wù)流程體系能保證ERP系統(tǒng)提供準(zhǔn)確有效的數(shù)據(jù)而不是垃圾數(shù)據(jù)，同時(shí)保證業(yè)務(wù)系統(tǒng)更加規(guī)范，提高效率。

業(yè)務(wù)流程再造并不是越先進(jìn)越好，而是一個(gè)逐步優(yōu)化的過(guò)程。

汪劍所在的公司（以下簡(jiǎn)稱A公司）之所以ERP項(xiàng)目最終失敗，主要是沒(méi)有做好以下三方面的工作。

實(shí)施前要明確各司其責(zé)

在做業(yè)務(wù)流程規(guī)劃前實(shí)施顧問(wèn)、項(xiàng)目小組、公司有決策權(quán)的高層及相關(guān)部門(mén)要共同分析現(xiàn)有業(yè)務(wù)模式及特點(diǎn)與標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程的差距，結(jié)合現(xiàn)狀制定未來(lái)的業(yè)務(wù)流程體系，明確各相關(guān)部門(mén)業(yè)務(wù)模式及操作步驟，如系統(tǒng)中銷售、采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)等業(yè)務(wù)需要那些業(yè)務(wù)單據(jù)。

這些業(yè)務(wù)單據(jù)由那些業(yè)務(wù)部門(mén)分別負(fù)責(zé)維護(hù)，異常情況如何處理，對(duì)一些公共數(shù)據(jù)如物料、BOM（物料清單）、客戶、供應(yīng)商等更要制定嚴(yán)格的維護(hù)審核流程，如這些公共數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，對(duì)以后的倉(cāng)庫(kù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、計(jì)劃系統(tǒng)的正常運(yùn)行、統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表的生成都有很大的影響。

確定好部門(mén)及崗位職責(zé)后要形成業(yè)務(wù)流程圖及流程說(shuō)明，分發(fā)到相關(guān)部門(mén)并簽字確認(rèn)，如此就不會(huì)出現(xiàn)像A公司那樣系統(tǒng)試運(yùn)行一開(kāi)始，就不時(shí)有各個(gè)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)和操作人員來(lái)申訴的現(xiàn)象。

但要注意的是在做業(yè)務(wù)流程規(guī)劃時(shí)，要結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況把合適的工作放在合適的部門(mén)去做，如物料和BOM維護(hù)通常都是放在技術(shù)部門(mén)，但有些外購(gòu)原材料通常都沒(méi)有企業(yè)編碼，像這樣的情況只要制定好編碼規(guī)則，還是放在具體使用的業(yè)務(wù)部門(mén)比較合適。

流程作為正式管理制度固化

新業(yè)務(wù)流程經(jīng)與各相關(guān)部門(mén)達(dá)成共識(shí)后，要做為企業(yè)的正式文件下發(fā)到業(yè)務(wù)部門(mén)，并要指定流程執(zhí)行監(jiān)督部門(mén)，同時(shí)要有配套的獎(jiǎng)罰制度，保證業(yè)務(wù)單據(jù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性，業(yè)務(wù)能按正常步驟執(zhí)行。

一般流程執(zhí)行監(jiān)督部門(mén)設(shè)在IT部門(mén)比較合適，因?yàn)镮T部門(mén)取得系統(tǒng)執(zhí)行狀況數(shù)據(jù)比較容易，獎(jiǎng)罰制度執(zhí)行部門(mén)可放在人力資源部，有條件的企業(yè)可與績(jī)效考核指標(biāo)掛鉤，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的適應(yīng)性運(yùn)行，使大家都養(yǎng)成良好的業(yè)務(wù)習(xí)慣。

本文中A公司由于主管副總調(diào)離就造成系統(tǒng)近乎癱瘓。一是當(dāng)初在制定業(yè)務(wù)流程沒(méi)有和業(yè)務(wù)部門(mén)達(dá)成共識(shí)；二是流程的執(zhí)行只是依靠個(gè)人影響力去推動(dòng)，而不是靠大家良好的業(yè)務(wù)習(xí)慣去執(zhí)行；三是沒(méi)有相關(guān)的流程執(zhí)行監(jiān)督部門(mén)，像這種情況核心人員的變動(dòng)最易造成系統(tǒng)的不穩(wěn)定。

選擇適合的系統(tǒng)

業(yè)務(wù)流程再造并不是越先進(jìn)越好，而是一個(gè)逐步優(yōu)化的過(guò)程。在做業(yè)務(wù)流程規(guī)劃時(shí)要充分考慮企業(yè)的管理現(xiàn)狀、員工素質(zhì)，如一般上系統(tǒng)前都要對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)的職責(zé)重新規(guī)劃，使部門(mén)間形成相互監(jiān)督制約的機(jī)制，這樣就會(huì)使一些業(yè)務(wù)部門(mén)失去由于管理漏洞而得到的局部利益，或失去一些職權(quán)范圍。

在民營(yíng)企業(yè)這樣的業(yè)務(wù)流程改造比較容易實(shí)現(xiàn)，而在國(guó)有企業(yè)這樣的業(yè)務(wù)流程改造則要冒很大的風(fēng)險(xiǎn)。

又如在理想的情況下采購(gòu)業(yè)務(wù)流程如下，計(jì)劃部門(mén)根據(jù)銷售或預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)運(yùn)算出原料需求，采購(gòu)部門(mén)根據(jù)計(jì)劃提供的需求數(shù)量分配給供應(yīng)商，質(zhì)檢根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃驗(yàn)貨，倉(cāng)庫(kù)根據(jù)質(zhì)檢結(jié)果入庫(kù)，財(cái)務(wù)根據(jù)倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)單進(jìn)行賬務(wù)結(jié)算。

以上采購(gòu)業(yè)務(wù)流程看起來(lái)很合理，沒(méi)有什么問(wèn)題，但在實(shí)際實(shí)施過(guò)程中很少有企業(yè)能做到這一步。

首先，計(jì)劃數(shù)據(jù)運(yùn)算的準(zhǔn)確性就需要企業(yè)有很高的管理水平，即使計(jì)劃數(shù)據(jù)準(zhǔn)確了，采購(gòu)計(jì)劃也要受到采購(gòu)批量、供貨品質(zhì)限制，還有諸如檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)建立、倉(cāng)庫(kù)管理水平等，所以像A公司這樣想當(dāng)然地按先進(jìn)的管理思想重做流程的模式必然行不通，應(yīng)該結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況制定切實(shí)可行的業(yè)務(wù)流程體系，并在實(shí)施過(guò)程中逐步優(yōu)化改進(jìn)。 （林堅(jiān)）