信息化新形勢下工程檔案管理模式及實(shí)現(xiàn)途徑

姜迪迪

摘 要：隨著當(dāng)今社會(huì)和經(jīng)濟(jì)信息化的快速發(fā)展，工程檔案在其傳統(tǒng)的管理模式和服務(wù)手段上勢必要適應(yīng)這一新形勢，本文通過闡述信息化新形勢下對工程檔案在管理模式上的現(xiàn)狀分析，進(jìn)而提出如何進(jìn)行科學(xué)管理的實(shí)現(xiàn)途徑，以實(shí)現(xiàn)工程檔案與工程建設(shè)的同步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化；工程檔案；管理模式；途徑

1 緒論

工程檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中直接形成的對國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是建設(shè)項(xiàng)目全過程原始、真實(shí)的記錄，是城市建設(shè)一種潛在的生產(chǎn)力。隨著當(dāng)今社會(huì)信息化的迅猛發(fā)展，檔案事業(yè)也逐步登上了新的臺階，這就要求檔案管理人員在對工程檔案的傳統(tǒng)管理模式上不斷地適應(yīng)信息化新形勢的要求，利用先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)手段優(yōu)化對工程檔案的管理，在確保其完整、準(zhǔn)確、真實(shí)、系統(tǒng)的前提下，通過掃描等技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子圖像文件，以便更加高效地提供給有關(guān)信息利用者。

2 當(dāng)今形勢下工程檔案管理模式的現(xiàn)狀分析

2.1 工程檔案前期文件的數(shù)字化工作成為歷史遺留的問題

一套完整的工程檔案包括從工程的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、開工、施工過程到最后竣工驗(yàn)收的全部文字資料和圖紙。而在實(shí)際的工作中，對工程檔案的歸檔往往是從工程的開工開始，特別是對于那些施工時(shí)間長、牽涉單位或部門多、年代久遠(yuǎn)的項(xiàng)目來說，缺少前期文件或原件資料丟失。而對于那些立項(xiàng)審批的前期文件，又多以文書、函件的形式存在，這就在某種程度上，容易造成前期文件的分散性、不完整性。因此前期資料的收集成為工程資料歸檔工作的一個(gè)“瓶頸”，工程檔案前期文件的數(shù)字化工作也就成為一個(gè)歷史遺留的問題。

2.2 缺乏對工程施工過程資料的前端控制

對工程檔案的管理工作并不是在工程竣工驗(yàn)收后才開始收集、歸檔，而是在工程的建設(shè)前期，檔案管理人員就應(yīng)將檔案的編制工作一齊納入到工程建設(shè)之中，與工程施工同步進(jìn)行，監(jiān)督施工單位按照相關(guān)工程檔案編制要求真實(shí)地記錄施工情況，準(zhǔn)確地填寫數(shù)據(jù)，避免施工資料的滯后性。

2.3 對聲像檔案的管理上存在薄弱環(huán)節(jié)

在信息化的今天，工程檔案的載體形式應(yīng)該是多樣化的，不僅有紙質(zhì)材料，電子文檔，也有聲像檔案。隨著辦公自動(dòng)化程度的提高和電子時(shí)代的到來，影像、錄音、電子圖片、電子文檔等記錄工程建設(shè)活動(dòng)的方式越來越重要。相比紙質(zhì)材料，聲像檔案更加生動(dòng)、直接、真實(shí)地反應(yīng)了工程運(yùn)作過程中的實(shí)際情況，為日后檔案查找工作提供更加直觀的參考價(jià)值。但在實(shí)際的工作中，檔案管理人員往往重紙質(zhì)材料，輕聲像檔案，并沒有重視對新興載體的收集，也沒有對如何提交聲像檔案提出相關(guān)要求，或未對聲像檔案進(jìn)行科學(xué)而合理地存檔、保管、利用。因此，主要資料存在了個(gè)人手中，或辦公電腦，時(shí)間長了或電腦出現(xiàn)問題便導(dǎo)致資料的最后遺失。

2.4 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊

作為工程檔案管理人員，不僅要有專業(yè)的檔案知識，也要熟悉相關(guān)工程檔案的法律法規(guī)、管理制度及管理流程。在越來越重視知識的今天，檔案管理人員應(yīng)為復(fù)合型人才，將理論和實(shí)際結(jié)合起來，將檔案專業(yè)與實(shí)際的工程項(xiàng)目情況結(jié)合起來。而一些單位并沒有配備專職的工程檔案管理人才，或未進(jìn)行專門的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對工程項(xiàng)目建設(shè)流程不熟悉，對工程概況不了解，致使工程檔案資料歸檔、立卷不規(guī)范的情況時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重地影響了工程檔案的歸檔質(zhì)量。

3 建立科學(xué)工程檔案管理的實(shí)現(xiàn)途徑

3.1 加強(qiáng)對工程前期資料的收集、整理，保證檔案的系統(tǒng)性、完整性

首先，檔案管理人員要加強(qiáng)對工程前期資料的重視程度，前期資料并不是可有可無，一些立項(xiàng)審批公文，是日后查找工程項(xiàng)目建設(shè)情況的法律依據(jù)和有力支持。因此，加強(qiáng)對工程前期資料的收集工作，一開始就要納入工程檔案的管理范圍之中。同時(shí)要求工程項(xiàng)目的現(xiàn)場負(fù)責(zé)人做好跟蹤和追蹤工作，及時(shí)跟進(jìn)，及時(shí)補(bǔ)充，不斷完善，以保證檔案的系統(tǒng)性和完整性。制定工程檔案的歸檔范圍、保管期限等，是企業(yè)重視檔案管理辦法、依法治檔的表現(xiàn)，是重大工程檔案管理的切入點(diǎn)，是確保重大工程檔案收集的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性的有效辦法，這就要求加強(qiáng)對工程檔案的前端控制，必要時(shí)寫入合同，堅(jiān)持依法治檔。

3.2 提高對施工過程資料的重視程度，各相關(guān)單位進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)

施工過程資料真實(shí)地記錄了施工過程當(dāng)中的實(shí)際情況，從檔案管理人員、建設(shè)單位現(xiàn)場負(fù)責(zé)人、施工單位、監(jiān)理單位、質(zhì)量監(jiān)督部門從一開始就應(yīng)該對各階段形成的工程文件的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，將工程檔案工作納入到整個(gè)工程項(xiàng)目管理工作之中，根據(jù)施工進(jìn)度，及時(shí)地督促施工單位做好工程檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料在形成過程中的真實(shí)性、完整性。特別是做為檔案管理人員，要深入現(xiàn)場，加強(qiáng)對工程檔案形成過程的指導(dǎo)與監(jiān)督，以便發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)整改。

3.3 提高聲像檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換程度

聲像檔案有兩種形式，一種是以往庫存的照片、底片及錄音帶和錄像帶等，另一種是近幾年歸檔的數(shù)碼照片及多媒體光盤。提高聲像檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換程度，首先要對其進(jìn)行統(tǒng)一的資源整合，對庫藏錄音帶和錄像帶實(shí)施載體轉(zhuǎn)換，由錄音帶、錄像帶載體轉(zhuǎn)換到光盤存儲介質(zhì)上；對紙質(zhì)照片、膠質(zhì)底片進(jìn)行翻拍，存儲到光盤存儲介質(zhì)上[1]。其次建立專門的聲像檔案數(shù)據(jù)庫，制定聲像檔案管理辦法，統(tǒng)一、科學(xué)、合理地管理，最大限度地發(fā)揮其利用價(jià)值。

3.4 進(jìn)一步加強(qiáng)工程檔案的數(shù)字化、信息化工作，實(shí)現(xiàn)資源共享

工程檔案是企業(yè)檔案管理工作的核心，做好工程檔案管理工作，對提高企業(yè)在更新、改造和大項(xiàng)目建設(shè)中的工程管理經(jīng)濟(jì)效益，推動(dòng)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展都有著重要的不可替代的突出作用。隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及通信技術(shù)的快速發(fā)展，工程檔案的數(shù)字化和信息化將成為必然趨勢[2]，做好工程檔案的電子化歸檔與管理，為實(shí)現(xiàn)資源共享提供了先決條件。

3.4.1 建立統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)平臺，確保工程檔案信息化的安全性和保密性

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的第一步是對資料進(jìn)行電子掃描，檔案管理人員可根據(jù)實(shí)際情況，對那些利用率較高、具有保存和收藏價(jià)值的重要資料實(shí)現(xiàn)全文掃描，掃描后形成的圖像數(shù)據(jù)庫，應(yīng)納入到企業(yè)局域網(wǎng)建設(shè)，統(tǒng)一管理和利用，使其真正做到數(shù)據(jù)共享，查看快捷。同時(shí)，設(shè)置權(quán)限限制，根據(jù)不同人員設(shè)置不同的權(quán)限來查閱資料，這就在某種程度上保證了工程檔案信息化的安全性和保密性。

3.4.2 提高檔案管理人員的信息化管理水平

從事工程檔案管理的工作人員，應(yīng)必須掌握專業(yè)技術(shù)知識和相關(guān)技能，不僅要懂公文檔案和科技檔案，也要懂得與工程有關(guān)的一些專業(yè)類別的檔案。只有這樣才能達(dá)到工程檔案整理規(guī)范化的要求。隨著檔案信息化的發(fā)展，檔案管理人員的電子計(jì)算機(jī)技能和應(yīng)用軟件的使用技能要進(jìn)一步的提高。因此，要建立長效的培訓(xùn)機(jī)制，強(qiáng)化檔案人員的專業(yè)素質(zhì)，使工程檔案管理工作形成和達(dá)到制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、電子化。

4 結(jié)語

信息化的快速發(fā)展，對檔案事業(yè)和檔案管理人員提出了更高的要求和挑戰(zhàn)，檔案部門應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的工程檔案管理模式，建立有效的檔案管理信息系統(tǒng)，使工程檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的要求，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]李彥聰.對工程檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的思考[J].信息化建設(shè)，2010，（1）：58.

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