從會務(wù)管理看責(zé)任心與細(xì)節(jié)之美

文 梁貝妮

從會務(wù)管理看責(zé)任心與細(xì)節(jié)之美

文 梁貝妮

會議是各級黨政機(jī)關(guān)部署工作的重要手段，會務(wù)工作的質(zhì)量與水平直接影響到?jīng)Q策及其落實的質(zhì)量和水平。而作為黨政機(jī)關(guān)的秘書，最常處理的工作除了撰寫文字材料外，大概就是負(fù)責(zé)會務(wù)工作了。任何會議不管大中小型，無一不反映出籌辦者的責(zé)任心和處理細(xì)節(jié)的能力，好的會務(wù)組織與服務(wù)，讓與會者有如沐春風(fēng)之感；反之，輕則令與會者備感不便，抱怨良多，重則影響會議的質(zhì)量，給與會者留下負(fù)面印象，造成不良影響。

如果從內(nèi)外角度來劃分，單位內(nèi)部的公務(wù)會議相對來說更多一些，時效性也更強(qiáng)。這就要求會務(wù)籌備者必須具備良好的前瞻意識和大局觀，能提前做好部署和安排，更細(xì)致一些的會務(wù)籌備者甚至?xí)嵉刈咴L考察，力求每一個安排與接待細(xì)節(jié)完美。筆者接觸過的一位辦公室主任，在行業(yè)內(nèi)部以高層領(lǐng)導(dǎo)為主的一次研討會安排上，就特別能夠彰顯其思慮周密?？紤]到研討會的時長和耗費腦力以及主要領(lǐng)導(dǎo)以女性為主，這位主任在前一天晚上開始準(zhǔn)備水果和果盤，選購的水果以體型小和便于食用為主，輔之以茶葉，果盤挑選相對精致的玻璃托盤，大小不等，在環(huán)形會議桌上可以分散分布，更方便與會者取用。結(jié)果在第二天的研討會上，水果受到空前歡迎，愉悅的心情更加有助于研討會任務(wù)的完成。

相反的“慘痛”案例也不少，同樣是單位內(nèi)部一次中層會議，要求所有的中層領(lǐng)導(dǎo)干部進(jìn)行封閉式述職報告。負(fù)責(zé)這次工作安排的另外一位主任將工作報告撰寫主題按照慣例發(fā)送至各位中層干部，卻忽略了請示新上任的單位主要負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)，結(jié)果新領(lǐng)導(dǎo)在看到報告主題后要求更改述職主題，這位主任只好在會議前一天連夜通知大家修改述職報告的匯報主題，眾人諸多抱怨。第二天下午兩點，與會者們按照原定通知在單位門口集合，準(zhǔn)備乘大巴前往會議地開會，由于大巴車遲到，結(jié)果所有與會者在夏日驕陽下足足等了二十分鐘。到了會議場地才發(fā)現(xiàn)空調(diào)出了問題，而當(dāng)天的會議進(jìn)程一直持續(xù)了三個半小時。結(jié)果可想而知，新任領(lǐng)導(dǎo)主持的第一次述職大會，以諸多參與者的匆忙準(zhǔn)備和抱怨結(jié)束。據(jù)悉當(dāng)事人已經(jīng)調(diào)離工作崗位，換到其他部門，理由是不能勝任現(xiàn)有工作。

一場會議其實就是由一連串細(xì)節(jié)組成的，細(xì)節(jié)處理水平?jīng)Q定會議質(zhì)量。只有秉承責(zé)任心和細(xì)致心，堅持“多想一點兒，多思一步，多做一些”，才能做好會務(wù)工作。以筆者在南方某省參加的一次一百多人的會議為例，從寄出會議通知開始，舉辦方就在通知末尾詳盡注明到達(dá)預(yù)訂酒店的各種方式和簡明地圖，甚至連車站到酒店乘出租車的費用也一一標(biāo)明。到達(dá)酒店大廳后，會務(wù)簽到、登記身份信息、發(fā)放會務(wù)資料的工作有條不紊，考慮到諸多與會者來自其他省市，舉辦方還特別叮囑酒店餐飲部做菜時要考慮到其他省份的飲食習(xí)慣。在為與會者預(yù)訂的客房里，都特別擺放著一套小小的茶具，既是為遠(yuǎn)道而來的客人接風(fēng)洗塵，也是為本地的茶文化做一次義務(wù)宣傳，讓與會者在驚喜之余，感嘆舉辦方的良苦用心。再比如筆者在省內(nèi)參加過的一次頒獎會議，臨到頒獎環(huán)節(jié)時候，所有上臺領(lǐng)獎人員清一色白襯衫黑褲子（黑裙子），黑色皮鞋，由于是黨的會議，所以顯得特別莊重大方，視覺效果很好，會議舉辦方對細(xì)節(jié)的重視程度可見一斑。

當(dāng)然，長期從事會務(wù)工作，思想上難免容易出現(xiàn)按慣例運作的思維定式，體現(xiàn)在行為模式上甚至出現(xiàn)漫不經(jīng)心、疲軟的狀態(tài)。要改變這種狀態(tài)，首先，從思想上要轉(zhuǎn)變，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。其次，從抓細(xì)節(jié)入手，提升會議工作質(zhì)量。譬如，市政府在召開全市某工作會議時，與會者往往幾百人，且要求按座簽入座，如果進(jìn)會場后再找座位，勢必會造成會場次序混亂，可以先按照行業(yè)大類、繼而按照單位大類分類標(biāo)簽，再做一個會場座位導(dǎo)向圖貼在會場進(jìn)口處，重要會議甚至可以設(shè)專人引導(dǎo)，這樣主動將工作做在前面，后面的會議入場就能做到秩序井然。再如，大型會議信息提示機(jī)制的建立，從大會報到到閉幕，對于大會期間的重要活動安排，由專人向與會者發(fā)送手機(jī)短信進(jìn)行提示，可以使與會者更直觀感受到會務(wù)服務(wù)的便捷和細(xì)致。還有信息聯(lián)絡(luò)機(jī)制的建立，可以由會務(wù)組設(shè)立專門的值班機(jī)構(gòu)，實行24小時電話值班，負(fù)責(zé)大會的信息聯(lián)絡(luò)工作，這樣可以更加及時有效處理會務(wù)中出現(xiàn)的各種急難問題，保障會務(wù)順利進(jìn)行。

一個優(yōu)秀的會務(wù)工作者，必須是一個有高度責(zé)任感的有心人，既要有獵人一樣銳利的眼睛，能夠及時發(fā)現(xiàn)問題，同時也要有愚公山移般的毅力和耐心，腳踏實地做好一點一滴的小事。具體來說可歸納為如下三點，即：“三放”“三查”“萬一”。一是要做到“三放”，在腦子里要像放電影一樣，將整個會務(wù)工作在腦海中放一遍。會前，把會務(wù)工作的每個細(xì)節(jié)在腦子里“放映”一遍，確保沒有遺漏；會中，把自己負(fù)責(zé)的事項“放映”一遍，默記于心；會后，把整個會務(wù)工作“放映”一遍，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)并形成文字以資后用。二是做到會前“三查”，對容易出錯且可能造成嚴(yán)重影響的關(guān)鍵環(huán)節(jié)要耐心細(xì)致地反復(fù)排查，堅持會前“三查”：一查會場座次，尤其是領(lǐng)導(dǎo)席有無錯排、漏排臺簽；二查會議材料是否準(zhǔn)備充足，尤其裝訂順序是否正確；三查會場音響設(shè)備是否正常，尤其發(fā)言席的話筒是否正常。三是要多想幾個“萬一”，會議中難免會遇到一些突發(fā)情況，因此事先要有針對性地多設(shè)計幾套應(yīng)急預(yù)案，以免遇到突發(fā)情況難以及時應(yīng)對。

相比國內(nèi)龐雜的會務(wù)體系，國外有些會風(fēng)值得我們借鑒，例如“地廣人稀”的澳大利亞，通過短暫的“早餐咖啡時間”商討一天安排，借助電郵上傳下達(dá)，這樣精簡的會議形式確實值得我們效仿。而黨中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳一再要求精簡會議、開短會講短話的新的會風(fēng)精神，也值得我們秘書人員認(rèn)真學(xué)習(xí)思考，并積極在實際工作中踐行。在這方面，深圳市龍崗區(qū)有自己的一套經(jīng)驗，區(qū)委辦加強(qiáng)調(diào)查研究，積極改進(jìn)文風(fēng)會風(fēng)，嚴(yán)格實施會議審批和計劃制度，簡化會議程序，力推“無會日”“一小時會議”和“一位主官發(fā)言”制度，著實提高了會議質(zhì)量和效率。而文山會海的“大瘦身”和“縮水”其實也對秘書的工作能力提出了更高要求，如何更加精簡有效地組織會議，達(dá)成會議的既定目標(biāo)和主題，是我們需要進(jìn)一步在實踐中探索思考的問題。

湖北省長江職業(yè)學(xué)院

（責(zé)編/郭建民）