高校圖書館檔案建設(shè)與管理分析

摘 要：圖書館檔案管理工作是高校圖書館建設(shè)工作的重要組成部分，對(duì)高校圖書館的長遠(yuǎn)發(fā)展起到重要支撐作用。雖然近年來我國高校圖書館檔案建設(shè)取得了長足發(fā)展，但也存在許多嚴(yán)峻問題，針對(duì)這些問題，高校需要采取一定的管理對(duì)策來加強(qiáng)檔案建設(shè)與管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。本文從以下三個(gè)方面對(duì)高校圖書館檔案建設(shè)與管理工作進(jìn)行分析，即高校圖書館檔案建設(shè)與管理的現(xiàn)狀；高校圖書館檔案建設(shè)與管理存在的問題以及改進(jìn)高校圖書館檔案管理工作應(yīng)采取的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高校圖書館；檔案建設(shè)；檔案管理

作者簡(jiǎn)介：劉雪琴，女，湖北襄陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館。

[中圖分類號(hào)]： G250 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]：A

[文章編號(hào)]：1002-2139（2014）-09--01

隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展和普通高等學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，高校圖書館的建設(shè)也在發(fā)展壯大。圖書館在高校中處于一個(gè)重要的地位，它為師生們的科研工作提供了大量的資料和寶貴的資源。高校圖書館檔案管理工作同樣是高校工作的重要組成部分，對(duì)圖書館檔案管理的好壞程度是高校的建設(shè)和管理水平的一個(gè)直接反應(yīng)。

一、高校圖書館檔案管理工作現(xiàn)狀分析

目前大部分高校圖書館檔案管理工作存在著一定的問題，現(xiàn)狀不容樂觀。首先，高校圖書館的管理工作缺乏一個(gè)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，沒有成文的規(guī)章制度，包括文件材料沒有分門別類的整理歸檔，沒有明確的索引；還有涉及對(duì)這些檔案資源進(jìn)行數(shù)字化的精細(xì)管理工作也是比較滯后。其次即使是已經(jīng)歸檔的文件也沒有一個(gè)明確的查詢方式，在查找的時(shí)候也有很多的困難和不便，這樣就給使用者帶來很多的不便之處。第三方面就是一般高校對(duì)圖書館檔案管理工作不夠重視，從學(xué)校高層到一般的業(yè)務(wù)部門，歸集的檔案材料的不完整、不系統(tǒng)，對(duì)各業(yè)務(wù)部門的檔案沒有統(tǒng)一的要求，或者是沒有按照要求來完成，這就影響了檔案的裝訂工作，試想在基礎(chǔ)資料整理階段都沒有規(guī)范，那么整理出的文檔自然也就無規(guī)范可言了。

圖書館檔案是一所高校的寶貴的歷史資料查詢處，對(duì)圖書館的管理有重要的用途，也有極高的參考價(jià)值，對(duì)學(xué)校師生的科研和學(xué)習(xí)工作有重要的影響。檔案的管理工作是一項(xiàng)長期的工作，不是一時(shí)一刻就能完成的，面對(duì)大量的圖書館檔案資料，不能任憑其堆積起來而不理睬，這樣只會(huì)造成檔案建設(shè)和管理工作局面更加被動(dòng)，原有的資料沒有整理清楚，新的資料又會(huì)源源不斷而來，所以要設(shè)法扭轉(zhuǎn)當(dāng)前這種對(duì)圖書館檔案的放任管理狀況。

二、高校圖書館檔案建設(shè)與管理存在的問題

然而目前許多高校圖書館檔案管理工作還非常滯后，需要做的改進(jìn)的工作還有很多，針對(duì)目前的一些高校的圖書館檔案管理工作，發(fā)現(xiàn)其中存在的問題如下：

首先，檔案管理制度建設(shè)落后。高校的圖書館檔案管理制度沒有健全的體系，沒有嚴(yán)格的規(guī)章制度就造成了管理工作比較隨意，只是憑個(gè)人的意識(shí)管理，沒有做到科學(xué)的精細(xì)化管理，不利于圖書館檔案建設(shè)和管理的長久發(fā)展。

第二，檔案管理工作沒有達(dá)到精細(xì)化的程度。圖書館檔案管理工作沒有受到應(yīng)有的重視，從學(xué)校的高層就沒有起到一個(gè)宣傳的作用，其具體表現(xiàn)在：一是缺乏專職檔案管理人員負(fù)責(zé)圖書館檔案的管理工作，很多高校圖書館檔案工作大都是辦公室人員兼職，這樣就容易造成沒有責(zé)任追究制度；還有就是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)圖書館檔案工作的重要性沒有進(jìn)行必要的強(qiáng)調(diào)和宣貫，大家對(duì)圖書館檔案資源不夠了解，所以重視程度也不夠。

第三，檔案信息資源沒有得到充分的利用。目前由于對(duì)檔案工作的不重視，同時(shí)對(duì)檔案資源的宣傳工作做的不到位，導(dǎo)致很多在校師生對(duì)圖書館檔案沒有充分的認(rèn)識(shí)和充分的利用。這樣就造成圖書館檔案資源的浪費(fèi)。

第四，檔案結(jié)構(gòu)設(shè)置不夠科學(xué)合理。對(duì)檔案沒有進(jìn)行分門別類的管理，查找和實(shí)用不夠便捷。有很多檔案都是堆積在一起，沒有根據(jù)不同的科目或者按照一定的類別進(jìn)行整理，只是粗放的把這些檔案資源放在一起。

三、改進(jìn)高校圖書館檔案管理工作應(yīng)采取的對(duì)策

針對(duì)高校圖書館檔案管理工作中存在的問題，提出了一些改進(jìn)的方法，通過這些措施希望可以更好地加強(qiáng)圖書館檔案管理工作的推進(jìn)，使這些資源得到應(yīng)有的利用，發(fā)揮他們的作用，為學(xué)校的科研工作和教育工作提供便捷。

（1）加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視程度，要從領(lǐng)導(dǎo)層面給予高度的重視，從上而下重視圖書館檔案的管理工作。首先，要從思想上引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，通過領(lǐng)導(dǎo)的宣貫，普及大家對(duì)圖書館檔案資源的認(rèn)識(shí)。有了重視的意識(shí)才能指導(dǎo)實(shí)踐工作，才能保證圖書館檔案管理工作的順利進(jìn)行。第二，要從硬軟件設(shè)施上提高對(duì)圖書館檔案的管理工作?？梢越o圖書館要配備專門的辦公室對(duì)檔案進(jìn)行管理，有專門的地方放置這些檔案資源，另外有條件的要配備管理系統(tǒng)，進(jìn)行數(shù)字化管理，這樣師生在使用這些資源時(shí)也會(huì)大大的便利。

（2）要盡力完善圖書館檔案管理制度。建立健全完善的檔案管理制度，是搞好檔案工作的基礎(chǔ)。這些制度要做好管理人員，管理制度，管理權(quán)限等方面的規(guī)定。有了這些制度，可以更有利于圖書館檔案的管理工作的精細(xì)化。同時(shí)，這些制度也可以規(guī)范人員的管理，提高管理人員的素質(zhì)。

（3）加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的利用效率。檔案的開發(fā)利用是檔案工作的最終目的，要充分的利用這些資源，才能體現(xiàn)這些資源的價(jià)值?？梢约訌?qiáng)圖書館檔案的信息化建設(shè)，這樣就方便師生進(jìn)行資料的查詢；還有就是要做好宣傳工作，提高圖書館檔案的認(rèn)知程度。

（4）對(duì)圖書館檔案資源要做好科學(xué)分類。檔案工作并非辦公室一個(gè)部門所為，需要做好各部門的配合工作。各業(yè)務(wù)部門也應(yīng)有自己的業(yè)務(wù)檔案體系，同時(shí)要規(guī)范提交檔案的流程和內(nèi)容。這樣有利于各部門結(jié)合自己的業(yè)務(wù)進(jìn)行管理和利用，同時(shí)也提高了圖書館檔案整理工作的效率。

四、結(jié)語

要增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，充分管理好高校的圖書館檔案，有效地利用這些檔案為師生的教學(xué)和學(xué)習(xí)服務(wù)。隨著高校建設(shè)工作的日益發(fā)展，高校圖書館檔案的建設(shè)和管理工作也越來越重要。做好高校圖書館檔案工作，對(duì)于提高圖書館的管理水平、對(duì)于學(xué)校的教學(xué)和科研都起著十分重要的作用。要通過高校師生的共同努力，使得高校的圖書館檔案的建設(shè)和管理工作更上一層樓。

參考文獻(xiàn)：

[1] 鄭耀東，高校圖書館檔案建設(shè)與管理分析.湖北檔案，2010.10.

[2] 曾慶霞，程均濤；高校圖書館檔案管理問題的思考[J]；科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)；2005年11期.

[3] 徐益；關(guān)于圖書、情報(bào)、檔案一體化管理的新思考[J]；圖書情報(bào)工作；2001年11期.