檔案歸檔難度成因與對(duì)策

米曉慧　王波

摘 要：在檔案的管理工作中，比較棘手的當(dāng)屬檔案的歸檔，這是對(duì)檔案進(jìn)行分門(mén)別類處理的過(guò)程，是整個(gè)檔案管理工作中最重要的一環(huán)，隨著社會(huì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)知識(shí)時(shí)代到來(lái)，檔案管理的壓力增大，檔案歸檔成為檔案管理員比較頭疼的問(wèn)題。本文主要針對(duì)檔案的歸檔問(wèn)題進(jìn)行分析研究，明確檔案歸檔困難的成因，積極尋找檔案歸檔困難的有效對(duì)策。推動(dòng)我國(guó)檔案管理工作的順利開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：檔案歸檔；歸檔難度；歸檔難度分析；對(duì)策探討

知識(shí)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，文字材料越來(lái)越多，檔案管理難度不斷加大，在檔案管理中檔案歸檔是最基礎(chǔ)性與重要性的任務(wù)，無(wú)論是國(guó)家檔案局還是企事業(yè)單位還是各種私有企業(yè)，都需要面對(duì)大量的檔案管理工作，做好相應(yīng)的檔案管理記錄，而在檔案歸檔中我們常常面臨諸多問(wèn)題，尤其是歸檔不明確，歸檔比較困難這一問(wèn)題，因此分析檔案歸檔困難的成因，積極探討檔案歸檔的對(duì)策分析，才能做好檔案的管理工作，推動(dòng)企事業(yè)單位的發(fā)展。

1 檔案歸檔比較困難的愿意分析

1.1 檔案管理沒(méi)有引起充分的重視，檔案管理人員管理意識(shí)薄弱

很多企事業(yè)單位并沒(méi)有形成完善而且獨(dú)立的檔案管理部門(mén)，甚至很多企事業(yè)單位對(duì)檔案管理持忽視態(tài)度，導(dǎo)致企事業(yè)單位大量的檔案被沉積，損毀。其實(shí)要想做好檔案的歸檔管理工作，首先要在思想上對(duì)檔案管理引起重視，只有思想上高度重視，才能把檔案管理工作充分做好。此外，檔案管理工作人員工資水平較低，管理人員缺乏，也是對(duì)檔案管理工作不重視的體現(xiàn)，管理人員管理積極性大大降低，管理意識(shí)薄弱，檔案管理混亂不堪。還有的企事業(yè)單位雖然配有專門(mén)的檔案管理部門(mén)，但是在實(shí)際檔案管理的過(guò)程中常常存在檔案資料比較滯后，檔案歸檔不及時(shí)的現(xiàn)象。這些因素必然導(dǎo)致檔案管理工作的混亂，檔案歸檔也很難正常開(kāi)展。其實(shí)，檔案管理、歸檔是企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益鏈條上最重要的一環(huán)，檔案管理的作用顯現(xiàn)是一個(gè)潛移默化的過(guò)程，而不是一蹴而就的，如果企事業(yè)單位長(zhǎng)期忽視檔案管理的重要性，這必然會(huì)阻礙公司的正常發(fā)展。

1.2 沒(méi)有明確的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理存在混亂與不規(guī)范

除了企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作不重視的，導(dǎo)致檔案歸檔比較困難，檔案管理沒(méi)有明確的管理標(biāo)準(zhǔn)與管理評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案管理十分混亂，根本沒(méi)有清晰的檔案管理流程而言，檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)相互交叉，融合，沒(méi)有明確的區(qū)分界限，責(zé)任不好落實(shí)。因?yàn)闄n案歸檔的混亂，使得在檔案查找時(shí)十分困難，效率低下，很難在短時(shí)間內(nèi)搜尋到需要的檔案文獻(xiàn)。在檔案的管理工作中，沒(méi)有明確的管理方法，制度也不夠成熟與完善，實(shí)際操作性不強(qiáng)，還有部分人員在實(shí)際操作的過(guò)程中不注重按照規(guī)章制度進(jìn)行規(guī)范化歸檔，每個(gè)管理人員都執(zhí)行一定的歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)，甚至很多管理人員異想天開(kāi)，按照直觀經(jīng)驗(yàn)或者是管理直覺(jué)辦事，文件的收集與整理十分緩慢與混亂。導(dǎo)致檔案歸檔管理比較落后的還有技術(shù)的滯后，經(jīng)濟(jì)知識(shí)時(shí)代的到來(lái)，對(duì)于檔案的歸檔管理既是機(jī)遇又是挑戰(zhàn)，更多的是后者，傳統(tǒng)的檔案歸檔形式已經(jīng)不能滿足檔案管理的需要，管理不規(guī)范現(xiàn)象常常發(fā)生。甚至依然采用手工檔案歸檔，操作方式十分原始，效率比較低下，這對(duì)于日后文件的整理與查閱造成很大的麻煩。檔案管理無(wú)章可循，檔案歸檔分類不明確，立卷不清晰，都使得檔案的歸檔工作面臨諸多困難與挑戰(zhàn)。

1.3 網(wǎng)絡(luò)檔案管理技術(shù)不成熟，電子檔案管理水平低

隨著社會(huì)的發(fā)展，科技化程度不斷提高，因此面對(duì)卷帙浩繁的文件，我們引入了電子管理，采用先進(jìn)的技術(shù)幫助完成檔案的歸檔整理，減輕傳統(tǒng)的檔案管理與歸檔的難度。但是該技術(shù)在實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程中卻存在著諸多的問(wèn)題。尤其體現(xiàn)在電子檔案與紙質(zhì)檔案的合理有效連接上，紙質(zhì)檔案的電子轉(zhuǎn)化也是比較棘手的大問(wèn)題。數(shù)字化辦公的大背景下，產(chǎn)生大量的業(yè)務(wù)與文檔資料，這些文檔需要合理歸檔并有效備案，在之前的紙質(zhì)文件電子化的過(guò)程中，沒(méi)有做好前端收集、后期整理與電子檔案管理的銜接，兩者之間出現(xiàn)了斷裂，這些使得歷史檔案庫(kù)存的紙質(zhì)文件檔案無(wú)法實(shí)現(xiàn)充分的電子化，也無(wú)法實(shí)現(xiàn)其與后來(lái)的電子檔案的連接。檔案歸檔出現(xiàn)困難，檔案管理工作與效果不理想。

2 實(shí)現(xiàn)檔案合理歸檔的對(duì)策探討

面對(duì)檔案管理中所顯現(xiàn)出的諸多困難，尤其是檔案歸檔的大問(wèn)題，我們必須采取相關(guān)的舉措，來(lái)優(yōu)化檔案的歸檔管理，切實(shí)推動(dòng)新時(shí)期我國(guó)的檔案管理。

2.1 建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

要想做好企事業(yè)單位的檔案管理工作，切實(shí)解決檔案歸檔困難的情況，我們就必須建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行前期的檔案管理工作系統(tǒng)培訓(xùn)，讓其充分掌握一定的檔案歸檔技能，提高檔案管理人員的檔案管理重視意識(shí)，增強(qiáng)對(duì)檔案管理與歸檔的了解與重視，培訓(xùn)的對(duì)象除了檔案管理人員，還需要包括企事業(yè)單位負(fù)責(zé)文件整理的管理人員與一般性的工作人員，在進(jìn)行集體培訓(xùn)時(shí)，要內(nèi)容清晰，突出檔案管理的重點(diǎn)，重點(diǎn)講授檔案歸檔管理，在講授理論的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)其實(shí)踐能力，鍛煉他們理論應(yīng)用于實(shí)踐的能力，對(duì)檔案歸檔過(guò)程中遇到的各種歸檔疑難進(jìn)行耐心講解，積極將現(xiàn)代化的管理技術(shù)貫穿在檔案歸檔工作的專業(yè)講解中，增強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的管理要求，提高其檔案歸檔的技能，推動(dòng)企事業(yè)單位檔案管理工作的有效開(kāi)展。

2.2 明確檔案管理的規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理建設(shè)

檔案歸檔之所以存在困難，很大一部分原因就是沒(méi)有明確統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，國(guó)家應(yīng)該針對(duì)檔案歸檔所體現(xiàn)出的問(wèn)題與混亂情況進(jìn)行立法規(guī)范，制定出與企業(yè)檔案管理工作相契合的管理制度與規(guī)范性要求，面對(duì)企事業(yè)單位在工作開(kāi)展中產(chǎn)生的大量電子文件，包括數(shù)據(jù)、圖形與文字等等，管理人員要保持謹(jǐn)慎，認(rèn)真對(duì)待每一份文件，針對(duì)其性質(zhì)與內(nèi)容進(jìn)行合理明確歸類，依靠制度的約束，結(jié)合一定的技術(shù)性措施，對(duì)檔案的管理進(jìn)行相應(yīng)的技術(shù)支持，企事業(yè)單位的其他部門(mén)也要積極配合檔案管理人員進(jìn)行檔案管理工作，明確檔案的各種類型。

2.3 加快實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化進(jìn)程

信息時(shí)代在檔案管理中也要充分體現(xiàn)，也是就檔案的管理與技術(shù)相掛鉤，做好檔案歸檔的信息化，首先就要抓好信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建構(gòu)，解決我們前面提到過(guò)的紙質(zhì)文件與電子文件存在銜接不當(dāng)?shù)膯?wèn)題，加快對(duì)原有紙質(zhì)文件的整理與規(guī)劃，對(duì)他們進(jìn)行電子化的轉(zhuǎn)化，統(tǒng)一檔案歸檔文件類型，這項(xiàng)工作應(yīng)該由專業(yè)人員進(jìn)行管理，對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行認(rèn)真輸入，在輸入的同時(shí)由其他專業(yè)校對(duì)人員對(duì)紙質(zhì)文件與電子錄入稿件進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，保證紙質(zhì)文件檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確無(wú)誤，保證材料信息的真實(shí)、具體。檔案管理發(fā)展的大趨勢(shì)必然是由紙質(zhì)檔案向著電子檔案方向轉(zhuǎn)變，因?yàn)榻?jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的大背景下，企事業(yè)單位每天處理的文件，產(chǎn)生的檔案數(shù)量十分巨大，如果是按照傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，管理效率十分低下，紙質(zhì)檔案與電子檔案的結(jié)合也十分緩慢，所以在今后的工作中，我們要積極發(fā)展電子檔案，實(shí)現(xiàn)電子檔案對(duì)紙質(zhì)檔案的取代。

3 結(jié)束語(yǔ)

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)與經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，企事業(yè)單位檔案管理更是面對(duì)重重挑戰(zhàn)，除了在各個(gè)部門(mén)提高檔案管理意識(shí)之外，要做好檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，完善各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度，做好檔案準(zhǔn)確無(wú)誤的歸檔做好充足的準(zhǔn)備，在今后的發(fā)展中，也要注重對(duì)檔案管理工作的重視，加大幫扶力度，研究更加先進(jìn)的檔案歸檔技術(shù)，提高檔案歸檔的準(zhǔn)確率與效率，只有做好檔案的歸檔處理，才能實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位更好的發(fā)展。

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