高校利用信息化平臺(tái)加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)部控制管理的思考

徐 穎

(南京財(cái)經(jīng)大學(xué)，江蘇 南京210003)

0 引言

2020 年7 月15 日,《教育部關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)高等學(xué)校法治工作的意見(jiàn)》正式出臺(tái),關(guān)于推進(jìn)高等學(xué)校治理體系和治理能力現(xiàn)代化,進(jìn)一步加強(qiáng)高等學(xué)校法治工作提出了10 條具體意見(jiàn)。 其中明確提出,學(xué)校應(yīng)健全合同管理制度,加強(qiáng)對(duì)學(xué)校及下屬機(jī)構(gòu)對(duì)外簽署合同的審查[1],足見(jiàn)規(guī)范合同管理是高校依法治校的重要內(nèi)容體現(xiàn)。 經(jīng)濟(jì)合同貫穿于高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)始終,是高校合同管理中尤其需要關(guān)注的,經(jīng)濟(jì)合同管理直接關(guān)系著高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的規(guī)范運(yùn)行,由于缺乏科學(xué)有效的管控手段,會(huì)對(duì)高校的運(yùn)行管理帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。 目前,高校在進(jìn)行經(jīng)濟(jì)合同管理過(guò)程中仍存在一些問(wèn)題,因此,如何通過(guò)信息化平臺(tái),加強(qiáng)高校經(jīng)濟(jì)合同管理的內(nèi)部控制,對(duì)高校持續(xù)健康的發(fā)展尤為重要。

1 高校合同管理概述

本文所述的合同特指高校經(jīng)濟(jì)合同,是指為實(shí)現(xiàn)特定的目的,以學(xué)?；?qū)W校授權(quán)的職能部門或?qū)W院為主體,與其他平等主體的自然人、法人及其他社會(huì)組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系所訂立的書(shū)面協(xié)議。 目前,高校經(jīng)濟(jì)合同主要包括招標(biāo)與采購(gòu)合同、培訓(xùn)合同、科研合同、租賃合同、借款合同、人事合同等[2]。

高校的合同管理是指學(xué)校對(duì)以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查和監(jiān)督等一系列行為的總稱[1]。 合同管理必須是依法依規(guī)、全方位、全過(guò)程、系統(tǒng)性、動(dòng)態(tài)管理。 合同管理的目的是為了使得合同內(nèi)容、合同審批、簽訂合同形式以及合同簽訂后的相關(guān)執(zhí)行事項(xiàng)合法合規(guī),防范合同風(fēng)險(xiǎn),確保合同內(nèi)容能得到履行。

2 高校經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)部控制管理存在的主要問(wèn)題

2.1 制度不健全，多數(shù)未形成完善的合同管理體系

目前,大部分高校已逐漸意識(shí)到經(jīng)濟(jì)合同管理的重要作用,但各高校的經(jīng)濟(jì)合同管理水平仍參差不齊,部分高校關(guān)于經(jīng)濟(jì)合同的制度不健全不完善,主要表現(xiàn)為制度內(nèi)容過(guò)于空泛,沒(méi)有對(duì)合同簽訂、執(zhí)行、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的管控實(shí)操性流程進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定,缺乏實(shí)踐指導(dǎo)意義。 另外,校內(nèi)各部門之間在合同管理流程上欠缺溝通機(jī)制,導(dǎo)致合同管理相對(duì)混亂。 此外,制度內(nèi)容相對(duì)單一,多側(cè)重合同簽約與審批,對(duì)于合同其他執(zhí)行、支付、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的細(xì)則不明確,這會(huì)導(dǎo)致合同管理存在盲區(qū)、漏洞,權(quán)責(zé)不清,與之伴隨的就是內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 經(jīng)濟(jì)合同未實(shí)現(xiàn)歸口管理

所謂歸口管理是指將高校的合同實(shí)現(xiàn)合理化分類,相應(yīng)的管理部門即為歸口管理部門[3]。 但當(dāng)前大多高校都缺乏合理的歸口管理機(jī)制,缺乏統(tǒng)一的歸口管理部門對(duì)各類經(jīng)濟(jì)合同業(yè)務(wù)進(jìn)行分類管理。 在這種模式下,學(xué)校管理層無(wú)法從宏觀層面整體把控合同的簽訂和執(zhí)行情況,呈現(xiàn)出合同管理無(wú)序混亂的現(xiàn)狀,匯總和統(tǒng)計(jì)合同數(shù)據(jù)較難,尤其是對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的歸檔保管、調(diào)閱查閱以及監(jiān)督檢查均存在不足。

2.3 合同業(yè)務(wù)流程不科學(xué)或部分缺失

合同管理業(yè)務(wù)主要包括合同調(diào)查、合同正式簽訂、合同審核、合同文本擬定、變更、補(bǔ)充、合同實(shí)施、糾紛解決、后評(píng)估等幾個(gè)部分。 在合同簽訂管控環(huán)節(jié),容易存在合同簽訂方資質(zhì)審查、合同條款審查不嚴(yán)格、合同起草和審核不嚴(yán)格,審批耗時(shí)過(guò)長(zhǎng)；合同內(nèi)容違反國(guó)家法律法規(guī)和政策規(guī)定,合同內(nèi)容和條款存在不完備、不嚴(yán)密、不合理或文字表述不清的情況,可能導(dǎo)致重大誤解或造成學(xué)校經(jīng)濟(jì)損失。 簽訂的合同編號(hào)規(guī)則不統(tǒng)一,編號(hào)不連續(xù),未設(shè)置合同臺(tái)賬,且各部門設(shè)置合同情況登記信息不統(tǒng)一。 在合同執(zhí)行管控環(huán)節(jié),經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)合同執(zhí)行先于合同簽訂倒置現(xiàn)象。 在合同支付環(huán)節(jié),如果缺乏科學(xué)的信息化管控手段,容易導(dǎo)致合同信息跟蹤管理不到位,合同的支付進(jìn)度與執(zhí)行進(jìn)度不匹配。 在合同驗(yàn)收及歸檔管控環(huán)節(jié),實(shí)操中容易出現(xiàn)無(wú)合同驗(yàn)收或驗(yàn)收流于形式,會(huì)出現(xiàn)合同支付在驗(yàn)收之前的情況,合同執(zhí)行的績(jī)效難以得到保證[4]。

2.4 信息化水平不高，管理效能亟待提升

目前,已經(jīng)有許多高校正積極地通過(guò)信息化系統(tǒng)進(jìn)行合同管理,由于信息系統(tǒng)不完善或未及時(shí)更新,導(dǎo)致大部分合同仍然通過(guò)手工紙質(zhì)形式在流轉(zhuǎn),工作效率相對(duì)較低,各部門之間溝通和傳遞合同信息的難度仍然較大。 部分高校的財(cái)務(wù)系統(tǒng)和合同管理系統(tǒng)信息未關(guān)聯(lián),合同相關(guān)信息不能實(shí)現(xiàn)共享,無(wú)法根據(jù)相關(guān)經(jīng)濟(jì)合同對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行有效的監(jiān)督。 此外缺少信息化的抓手,對(duì)合同數(shù)據(jù)的查詢、統(tǒng)計(jì)分析相對(duì)較難,由于缺少多元化數(shù)據(jù)的整理加工,無(wú)法發(fā)揮出數(shù)據(jù)的預(yù)警功能,難以通過(guò)數(shù)據(jù)分析來(lái)提升管理的目的。

3 高校加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)部控制管理的建議

3.1 制定完善的合同管理制度，形成完善的合同管理體系

首先學(xué)校在制定合同管理制度時(shí),應(yīng)在遵循《合同法》《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》等有關(guān)法律、規(guī)章規(guī)定的前提下,根據(jù)本單位的實(shí)際情況,確定統(tǒng)一的歸口管理部門,該部門負(fù)責(zé)對(duì)全校的經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行統(tǒng)一指導(dǎo)并管理。 該部門應(yīng)牽頭制定詳細(xì)的規(guī)章制度和流程來(lái)規(guī)范經(jīng)濟(jì)合同管理,制定科學(xué)、合理、操作性強(qiáng)的合同管理制度。 在合同管理制度中,應(yīng)包括以下幾個(gè)環(huán)節(jié),分別為合同簽訂與履行、監(jiān)督與評(píng)價(jià)、保管、審核以及責(zé)任追究制度,歸口管理部門還需定期檢查經(jīng)濟(jì)合同管理中的薄弱環(huán)節(jié),做好經(jīng)濟(jì)合同歸檔保密工作等。

3.2 建立健全合同信息化管理體系

合同信息化管理體系包括合同對(duì)象選擇、合同訂立、合同支付、合同驗(yàn)收、綜合查詢等功能模塊。 通過(guò)嵌入內(nèi)部控制系統(tǒng),規(guī)范合同審批流程,形成固定的合同管理流程模式,各環(huán)節(jié)責(zé)任分工明確,建立了合同動(dòng)態(tài)化管理體系,將合同的訂立、審核、履行、監(jiān)督與評(píng)價(jià)的各環(huán)節(jié)納入數(shù)字化管理程序中,實(shí)現(xiàn)信息化管理,能實(shí)時(shí)提供管理層所需的各類數(shù)據(jù),并能與學(xué)校其他信息化管理模塊連接,實(shí)現(xiàn)資源共享,滿足各層次人員對(duì)信息的需求。

3.3 對(duì)合同管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行管控

通過(guò)信息化手段,降低合同訂立、支付、驗(yàn)收及歸檔主要環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)。 第一,根據(jù)制度規(guī)定明確崗位權(quán)限,固化審批流程。 各高校可結(jié)合自身內(nèi)部組織架構(gòu)及相應(yīng)的管理制度,在信息化平臺(tái)中設(shè)計(jì)若干審批權(quán)限崗位,通過(guò)搭建合同訂立、執(zhí)行、驗(yàn)收等各主要管控環(huán)節(jié)審批流程,通過(guò)在線系統(tǒng)操作,實(shí)現(xiàn)崗位權(quán)限審批過(guò)程清晰留痕,強(qiáng)化時(shí)限和責(zé)任意識(shí)。 第二,在合同管理系統(tǒng)中設(shè)定合同編號(hào)命名規(guī)則,所有已簽訂的合同根據(jù)既定規(guī)則自動(dòng)生成編號(hào),有效規(guī)避編號(hào)混亂的問(wèn)題。 第三,通過(guò)信息化平臺(tái)數(shù)據(jù)傳輸功能,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)與合同管理系統(tǒng)相關(guān)信息共享。 第四,在系統(tǒng)中嵌入合同驗(yàn)收管控環(huán)節(jié),根據(jù)合同約定按時(shí)對(duì)合同執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收,強(qiáng)化合同績(jī)效管理,實(shí)現(xiàn)對(duì)合同全流程管控。

4 基于上述建議的案例淺析——以N 高校合同管理為例

借助學(xué)校建立內(nèi)部控制體系的契機(jī),N 高校確定了法制辦為合同管理的歸口部門,對(duì)合同事項(xiàng)進(jìn)行了梳理,制定了學(xué)校合同管理制度,建立了合同信息化管理系統(tǒng)。 通過(guò)將合同管理模塊嵌入辦公自動(dòng)化系統(tǒng),確定了合同審批流程,明確責(zé)任分工,建立了合同動(dòng)態(tài)化管理體系,同時(shí)加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的分析。

4.1 通過(guò)設(shè)置權(quán)限，明確職責(zé)，實(shí)現(xiàn)線上審批

根據(jù)學(xué)校合同管理制度,各部門明確合同經(jīng)辦人、初審和分級(jí)復(fù)核名單,簽訂授權(quán)管理責(zé)任書(shū),根據(jù)不同的審批流程在合同管理系統(tǒng)中明確職責(zé)和權(quán)限。通過(guò)線上審批,使得合同從起草到各環(huán)節(jié)審批均記錄完整,強(qiáng)化了各審批人的責(zé)任意識(shí),減少或避免合同內(nèi)容無(wú)人問(wèn)津的現(xiàn)象。 如果復(fù)核人員發(fā)現(xiàn)合同存在問(wèn)題也可以直接退回給初審經(jīng)辦人,提升了審核的效率。

4.2 實(shí)現(xiàn)合同編號(hào)命名規(guī)則統(tǒng)一化管理

通過(guò)線上流轉(zhuǎn),系統(tǒng)結(jié)合各部門和學(xué)院的簡(jiǎn)稱,設(shè)置了科學(xué)的合同編號(hào)命名規(guī)則,合同簽訂審批后即可自動(dòng)編號(hào),每一份合同都可以生成唯一的合同編號(hào),規(guī)避了編號(hào)不連續(xù)、重復(fù)混亂等風(fēng)險(xiǎn),也方便對(duì)合同進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)和查詢,比如通過(guò)系統(tǒng)查詢獲取某部門每年的合同量、合同簽訂情況。

4.3 合同支付環(huán)節(jié)的動(dòng)態(tài)監(jiān)管

合同管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接的功能。在簽訂合同時(shí),需要填寫(xiě)經(jīng)費(fèi)代碼,從經(jīng)費(fèi)預(yù)算的角度保證合同事項(xiàng)能夠順利完成。 系統(tǒng)按照“先簽訂合同后申請(qǐng)支付”的原則設(shè)置資金支付程序,當(dāng)經(jīng)辦人申請(qǐng)支付資金時(shí)需將已蓋章的正式合同和發(fā)票上傳信息化平臺(tái),財(cái)務(wù)人員首先審核合同簽訂日期和發(fā)票內(nèi)容,避免出現(xiàn)發(fā)票開(kāi)票日期先于合同簽訂日期的倒掛風(fēng)險(xiǎn)。 涉及分次支付的合同事項(xiàng),經(jīng)辦人需事先上傳支付資金的相關(guān)依據(jù)材料,財(cái)務(wù)人員審核合同支付條款和附件材料,能及時(shí)地根據(jù)合同執(zhí)行進(jìn)度完成支付。

4.4 實(shí)現(xiàn)合同數(shù)據(jù)的電子化管理

由于在合同支付環(huán)節(jié)需上傳已生效的合同文本,這就便于合同電子化查詢,提高合同信息跟蹤查詢的便利性,提高工作效率。 同時(shí),也方便了N 高校對(duì)合同數(shù)據(jù)的查詢、統(tǒng)計(jì)、分析,實(shí)現(xiàn)了動(dòng)態(tài)監(jiān)控,便于學(xué)校不同管理者了解和掌控各個(gè)時(shí)期的合同管理情況,通過(guò)大數(shù)據(jù)建立科學(xué)合理的合同管控流程和風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制,實(shí)現(xiàn)了合同的全過(guò)程管理。

5 結(jié)語(yǔ)

高校搭建合同信息化管控平臺(tái),使合同管理更加制度化、流程化、安全化。 通過(guò)把所有合同管理細(xì)節(jié)和流程都嵌入進(jìn)信息管理系統(tǒng),提升合同簽訂辦理效率與質(zhì)量。 通過(guò)將合同管理系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接,實(shí)現(xiàn)各部門間信息共享。 歸口管理部門負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校各類合同的統(tǒng)籌管理,不再單純地依賴于紙質(zhì)檔案,在線上對(duì)合同檔案實(shí)現(xiàn)信息化編號(hào),方便數(shù)據(jù)查閱,并能夠?qū)贤瑪?shù)據(jù)做到統(tǒng)籌使用。 同時(shí),利用信息化平臺(tái)跟蹤合同信息、定期監(jiān)督檢查,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、匯總可行性建議,實(shí)現(xiàn)對(duì)合同制度化流程化再造,促進(jìn)合同制度化與信息化兩者相輔相成,著實(shí)提高高校內(nèi)部控制管理效益和水平。