淺談辦公室秘書如何做好協(xié)調(diào)工作

摘 要：企業(yè)辦公室秘書人員工作在領(lǐng)導(dǎo)中樞，負(fù)有溝通上下左右關(guān)系的責(zé)任，面對新的形勢，秘書就應(yīng)該發(fā)揮紐帶和橋梁作用，主動協(xié)調(diào)部門行動，理順關(guān)系，統(tǒng)一思想和工作目標(biāo)，使各部門在整體工作中同心協(xié)力，相互補(bǔ)充配合，優(yōu)化內(nèi)部資源，形成合力，從而促進(jìn)企業(yè)機(jī)關(guān)職能作用更好地發(fā)揮。

關(guān)鍵詞：辦公室秘書；溝通協(xié)調(diào)；作用發(fā)揮

組織協(xié)調(diào)是企業(yè)辦公室秘書的一項(xiàng)基本工作職責(zé)，就是要在其職責(zé)范圍內(nèi)或在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整和改善各方面的關(guān)系，促使企業(yè)活動趨向同步化與和諧化，以實(shí)現(xiàn)共同的工作目標(biāo)。如何使辦公室工作忙而不亂，急而有序，發(fā)揮好其在企業(yè)中的綜合協(xié)調(diào)作用，辦公室秘書的工作協(xié)調(diào)能力就顯得十分重要。

一、秘書在協(xié)調(diào)工作中的地位和作用

陜西雙龍煤業(yè)開發(fā)有限責(zé)任公司是以煤炭生產(chǎn)為主的煤炭企業(yè)，企業(yè)生產(chǎn)領(lǐng)域涉及面廣、管理任務(wù)繁雜，隨著企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的運(yùn)轉(zhuǎn)節(jié)奏不斷加快，黨政辦作為企業(yè)重要的職能部門之一，其職能和窗口作用日漸凸顯。企業(yè)各部門在其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，因其自身的職能作用的獨(dú)立性，在工作中常常會喪失大局觀念，辦事站在本部門的角度出發(fā)，也只會考慮本部門的利益，這樣做的后果往往是不利于企業(yè)整體工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，從而導(dǎo)致企業(yè)整體運(yùn)行效率下降。辦公室秘書所面對的協(xié)調(diào)對象紛繁復(fù)雜，涉及面廣，既有同級各部門間的矛盾，也有上下級關(guān)系的問題；既有日常性事務(wù)性的辦文辦會工作協(xié)調(diào)，也有外事協(xié)調(diào)、來賓接待、領(lǐng)導(dǎo)交辦事件等諸多事件的處理、協(xié)調(diào)。因此，在紛繁瑣碎的工作中綜合辦公室秘書應(yīng)如何明辨是非、審時(shí)奪度把握好自己的本職工作，從而游刃有余、保質(zhì)保量完成各項(xiàng)工作，就顯得尤為重要。從自身工作來看，辦公室秘書在協(xié)調(diào)工作中，對內(nèi)，應(yīng)該是發(fā)揮好橋梁和紐帶的作用，及時(shí)將各方反饋回來的信息進(jìn)行分析、歸納、梳理，并提出顧及多方利益的解決方案，使各部門達(dá)成共識，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，起到穿針引線的作用；對外，則要扮演好“外交家”的角色，發(fā)揮好窗口作用，尊重外客戶的習(xí)俗、禮儀，維護(hù)好企業(yè)自身形象。

二、秘書在協(xié)調(diào)工作中應(yīng)注意的主要問題

辦公室秘書要做好協(xié)調(diào)工作，必須注意以下幾個(gè)問題：

（1）準(zhǔn)確把握角色定位。秘書要正確把握自己，處理好主與輔的關(guān)系，找準(zhǔn)協(xié)調(diào)工作的結(jié)合點(diǎn)，做到既盡職盡責(zé)，又不越權(quán)。在工作中，凡遇到超越個(gè)人職權(quán)范圍的事務(wù)，要善于思考，謹(jǐn)慎從事，既不能擅作主張，也不能推諉推卸，更不能好心辦壞事，要善于多請示、多匯報(bào)，服從辦公室主任和其他領(lǐng)導(dǎo)的安排和調(diào)派。同時(shí)，秘書工作協(xié)助、輔助其他部門多、在臺下幕后默默奉獻(xiàn)多，工作雖然干了不少，卻沒幾件能顯示秘書人員的功勞。對此，秘書人員一定要擺正姿態(tài)，淡泊名利，樂于默默無聞干事情，甘當(dāng)配角，當(dāng)好配角。

（2）善于突出工作重點(diǎn)。由于領(lǐng)導(dǎo)工作的全面性，秘書想要輔助領(lǐng)導(dǎo)把什么問題都協(xié)調(diào)好，實(shí)際上是不可能的。因此，必須明確重點(diǎn)，充分調(diào)動其他部門的智慧與力量，共同做好協(xié)調(diào)工作。要不折不扣地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)。秘書人員雖然是配角，但工作要雷厲風(fēng)行，不能待布置而動、待催促而動、待追問而反饋。平時(shí)要善于聽、勤于看、敏于思，在工作上要踏實(shí)，在行為、品格、能力上取得領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可，讓領(lǐng)導(dǎo)放心。

（3）不斷提高自身修養(yǎng)。協(xié)調(diào)是一項(xiàng)綜合性強(qiáng)、接觸面廣的工作，它不僅要求協(xié)調(diào)者具有較廣博的基礎(chǔ)知識和深厚的專業(yè)知識，還要求了解與協(xié)調(diào)工作聯(lián)系密切的科學(xué)文化知識。因此，秘書人員要廣泛涉獵和掌握計(jì)算機(jī)、社會知識、法律知識、心理學(xué)知識、經(jīng)濟(jì)學(xué)知識等相關(guān)的學(xué)科知識。為了掌握這些，秘書人員平時(shí)要勤于學(xué)習(xí)，在思想上要與領(lǐng)導(dǎo)始終保持一致，在知識結(jié)構(gòu)上互補(bǔ)，成為領(lǐng)導(dǎo)身邊不可或缺的幫手，充分發(fā)揮參謀助手作用。

三、進(jìn)一步做好秘書協(xié)調(diào)工作的方法

在實(shí)際工作中，秘書要根據(jù)工作的不同側(cè)重點(diǎn)強(qiáng)化協(xié)調(diào)職能，找準(zhǔn)切入點(diǎn)，做好協(xié)調(diào)工作。

（1）要保持與領(lǐng)導(dǎo)工作的同步協(xié)調(diào)。秘書雖然是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)施政、指揮和管理的左右手，但由于其所處的特殊位置，對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子的思想、團(tuán)結(jié)、工作等均具有特殊的協(xié)調(diào)作用。秘書與領(lǐng)導(dǎo)的工作同步，能更好地發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，提高工作效能，反之，則會嚴(yán)重影響領(lǐng)導(dǎo)的正常工作。因此，秘書要切實(shí)擺正位置，始終牢記自己是參謀而非領(lǐng)導(dǎo)，是配角而非主角，在工作中要按章辦事，按照領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，按照工作程序辦事，事先多調(diào)查、多準(zhǔn)備，遇事多請教、多匯報(bào)。對一些重要事情要按照職責(zé)分工和上下級領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，進(jìn)行請示匯報(bào)。一般來說，秘書在領(lǐng)導(dǎo)者之間負(fù)有通報(bào)情況的任務(wù)。這就要求，秘書要深刻領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，傳話要有利于統(tǒng)一認(rèn)識、增強(qiáng)團(tuán)結(jié)，達(dá)到協(xié)調(diào)一致的目的。秘書人員只有把握了這種規(guī)律，把事情想在前面，提前準(zhǔn)備，早做安排，從領(lǐng)導(dǎo)的角度去考慮和處理各種矛盾關(guān)系，逐步在言行和觀念上與領(lǐng)導(dǎo)達(dá)成默契和一致，才能有條不紊地協(xié)調(diào)好每一項(xiàng)工作。

（2）要做好公文處理中的協(xié)調(diào)工作。公文處理是企業(yè)開展日常工作和實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)意圖的重要工具，也是秘書辦理公務(wù)的主渠道之一。協(xié)調(diào)是公文處理中非常重要的一環(huán)，協(xié)調(diào)工作的好壞，對于出臺一個(gè)文件的質(zhì)量和效率具有重要的影響。同時(shí)，公文處理協(xié)調(diào)具有鮮明的政治性、功效性和權(quán)威性，所以秘書的工作要嚴(yán)格要求，不能有絲毫的懈怠，更不能有任何的偏差和漏洞，否則必將在執(zhí)行中引發(fā)不必要的矛盾和問題，因此，公文處理首先要熟練掌握公文處理的有關(guān)知識，遵守行文規(guī)則。在發(fā)文前，要善于征求文件內(nèi)容涉及的相關(guān)部門的意見和建議，綜合各方面的意見，不斷完善公文內(nèi)容，提高公文質(zhì)量，為領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)質(zhì)高效的智力服務(wù)。其次，要小心謹(jǐn)慎，踏實(shí)而不浮躁。公文處理是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)有序、講求實(shí)效的工作，每一個(gè)細(xì)節(jié)都不能馬虎，秘書人員不能因事小而不為，抱著一種無所謂的態(tài)度。再就是要反復(fù)協(xié)商。當(dāng)幾個(gè)部門在一些內(nèi)容上出現(xiàn)分歧時(shí)，要反復(fù)進(jìn)行協(xié)商，力爭具體情況具體分析，照顧到各部門的合理要求，保護(hù)和調(diào)動部門的積極性，進(jìn)而讓公文更好地發(fā)揮左右聯(lián)系、上下協(xié)調(diào)的功能。

（3）要做好決策服務(wù)中的協(xié)調(diào)工作。決策的科學(xué)化和民主化，僅憑領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人決定難免偏頗，必須讓更多部門參與其中，既要善于全面領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，發(fā)揮好參謀和助手的作用，認(rèn)真貫徹落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的指示要求，在準(zhǔn)確掌握信息的基礎(chǔ)上，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋情況，在領(lǐng)導(dǎo)的指示下做好有關(guān)協(xié)調(diào)工作，輔助領(lǐng)導(dǎo)或依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖處理具體工作。與此同時(shí)，還要善于統(tǒng)一各部門的認(rèn)識和意見，主動擔(dān)負(fù)起為決策收集信息、調(diào)查研究的任務(wù)，在決策方案的擬定時(shí)，要平衡多方面利益，牢牢地把握全局，既強(qiáng)調(diào)全局利益，也不忽視局部的利益；既關(guān)注長遠(yuǎn)目標(biāo)，又不忽視近期工作。從而在綜合多方面意見的基礎(chǔ)上，從不同角度考慮問題，找出共同利益，形成一個(gè)統(tǒng)一的意圖，最終確保企業(yè)各項(xiàng)決策科學(xué)民主。

（4）做好督促檢查中的協(xié)調(diào)工作。督查工作是辦公室工作中的一項(xiàng)常規(guī)性工作，要更好地發(fā)揮督查作用，提高督查實(shí)效，秘書人員必須從實(shí)際出發(fā)加強(qiáng)協(xié)調(diào)。在開展督促檢查之前，要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖，按照實(shí)事求是的原則調(diào)查清楚查辦事項(xiàng)的實(shí)際情況，及時(shí)擬定督查方案，確定完成時(shí)間和責(zé)任人，做到責(zé)任明確、要求具體，有可操作性。在此基礎(chǔ)上要善于分清矛盾主次，具體問題具體分析，對復(fù)雜的問題，要認(rèn)真研究，通過召開協(xié)商會等形式，拿出切實(shí)可行的協(xié)調(diào)處理意見，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)規(guī)律，并結(jié)合實(shí)際情況督促辦理。對涉及多個(gè)部門的問題，要協(xié)調(diào)疏通，分級分層逐步辦理?？偠灾?，就是要根據(jù)查辦事項(xiàng)的不同情況，在堅(jiān)持原則的基礎(chǔ)上，隨時(shí)應(yīng)變，運(yùn)用協(xié)調(diào)技巧靈活處理，既解決已有問題，又不制造新的矛盾。對一些非原則性的問題和無關(guān)大局的分歧，則有意識地淡化，以順利地完成協(xié)調(diào)任務(wù)，確保工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

作者簡介：蔣文，陜西雙龍煤業(yè)開發(fā)有限責(zé)任公司黨政辦公室文秘。