工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制中的不相容職務(wù)整合管理

郝麗敏

【摘要】工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制是指由項(xiàng)目決策管理團(tuán)隊(duì)計(jì)劃進(jìn)行的工程成本與質(zhì)量管理。在工程項(xiàng)目的建設(shè)中涉及到的因素很多，管理的難度很大，其中在不相容職務(wù)的分離和整合管理中有很多需要注意的問(wèn)題，文章從工程項(xiàng)目管理的實(shí)際出發(fā)，分析不相容職務(wù)整合管理的必要性，提出設(shè)置方法以及需要注意的重點(diǎn)方面，促進(jìn)管理效率進(jìn)一步提升，加強(qiáng)工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制，節(jié)約成本，保證質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】工程項(xiàng)目；內(nèi)部控制；不相容職務(wù)；整合管理

不相容職務(wù)是指業(yè)務(wù)集中于一個(gè)人或一個(gè)部門(mén)辦理時(shí)，可能發(fā)生錯(cuò)誤和舞弊行為，同時(shí)其錯(cuò)誤和弊端行為又可能被掩蓋的職務(wù)。不相容職務(wù)分離的工作機(jī)制是“內(nèi)部牽制”，它要求每項(xiàng)業(yè)務(wù)都要經(jīng)過(guò)兩個(gè)或兩個(gè)以上的部門(mén)或人員的處理，使得個(gè)人或部門(mén)的工作必須與其他人或部門(mén)的工作相一致或相聯(lián)系，并受其監(jiān)督和制約。進(jìn)行不相容職務(wù)分離控制能夠提高項(xiàng)目?jī)?nèi)部管理的強(qiáng)度，保證管理內(nèi)容的可靠性與真實(shí)性，有效的避免經(jīng)濟(jì)犯罪。在大型的工程項(xiàng)目建設(shè)時(shí)，尤其是一些地區(qū)環(huán)境相對(duì)復(fù)雜的項(xiàng)目，采取不相容職務(wù)分離控制的方法，能夠從工程項(xiàng)目的建設(shè)周期，成本管理、質(zhì)量控制等方面進(jìn)行多方面的監(jiān)督，保證大型工程項(xiàng)目順利完工。

一、不相容職務(wù)整合管理的必要性

1.工程項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜。工程項(xiàng)目一般投資規(guī)模大，工程建設(shè)周期長(zhǎng)，涉及到的因素復(fù)雜，因此在管理上也有很大的難度，主要體現(xiàn)在管理內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)差別大。工程項(xiàng)目管理之間存在著很大的差異，各個(gè)項(xiàng)目之間都有不同的管理內(nèi)容，管理上的差異決定著項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)的復(fù)雜程度。對(duì)組織結(jié)構(gòu)差異的比較可以從縱向和橫向兩個(gè)方面看?？v向的差異是指組織結(jié)構(gòu)內(nèi)部的層級(jí)管理設(shè)置，其中設(shè)置的層級(jí)部門(mén)越多就越復(fù)雜。橫向的差異是指在每個(gè)層級(jí)設(shè)置的各個(gè)部門(mén)之間存在的職能和作用的差別，職能和工作任務(wù)的分配越細(xì)致，組織結(jié)構(gòu)就越復(fù)雜。而不同層級(jí)和不同部門(mén)之間的在項(xiàng)目建設(shè)中相互聯(lián)系相互配合又使管理具有動(dòng)態(tài)性，任何管理都必須根據(jù)聯(lián)系和發(fā)展的變化實(shí)際進(jìn)行，這種制約變化提升了組織結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。這樣的情況可以看出，工程項(xiàng)目根據(jù)其規(guī)模越大和組織方式越復(fù)雜會(huì)提高其管理的難度，為了提升管理效率就需要通過(guò)設(shè)置不相容職務(wù)進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督，節(jié)約管理成本，提高效率。

2.工程項(xiàng)目的技術(shù)應(yīng)用要求高。在工程項(xiàng)目的建設(shè)中，技術(shù)創(chuàng)新是提高建設(shè)效率與質(zhì)量的最有效途徑，因此對(duì)技術(shù)應(yīng)用和管理方法的管理是內(nèi)部控制工作的重點(diǎn)。在工程項(xiàng)目中技術(shù)的應(yīng)用具有綜合性，是從技術(shù)的引進(jìn)到使用，最后到實(shí)現(xiàn)效益提升的一個(gè)過(guò)程。在這個(gè)生產(chǎn)力提升的過(guò)程中涉及到材料、技術(shù)、知識(shí)和技能的使用，同時(shí)還包含創(chuàng)新。這些新技術(shù)和新方法在實(shí)踐中種類多、差異大，存在著制約關(guān)系。這些技術(shù)在內(nèi)容和應(yīng)用方向上各不相同，而每個(gè)技術(shù)的引進(jìn)和應(yīng)用都必須考慮到對(duì)相關(guān)其他項(xiàng)目的影響和管理的難度，不同工序之間本身就存在著相互聯(lián)系制約的關(guān)系。工程項(xiàng)目建設(shè)的周期越長(zhǎng)規(guī)模越大，技術(shù)的應(yīng)用難度就會(huì)大幅度提升，對(duì)工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制管理要求也更高。

二、不相容職務(wù)整合管理做法

1.設(shè)置不兼任平行管理的不相容職務(wù)。在這種職務(wù)的設(shè)置中每個(gè)職務(wù)的職能相互獨(dú)立，對(duì)于同級(jí)業(yè)務(wù)相同的崗位可以由一個(gè)工作人員負(fù)責(zé)，如材料檢驗(yàn)工作可以由一名質(zhì)檢人員管理，但不能兼任材料的采購(gòu)。不同項(xiàng)目之間的不同崗位可以安排相同的人，例如，采購(gòu)與收款項(xiàng)目的職能，行使登記、驗(yàn)收、審核、支付、存放與領(lǐng)用、接收項(xiàng)目的職能，行使收入記錄、采購(gòu)管理職能等。但是兩個(gè)不同的項(xiàng)目的不同職務(wù)不能有聯(lián)系關(guān)系，這樣會(huì)出現(xiàn)不相容職務(wù)設(shè)置的漏洞。

2.設(shè)置權(quán)責(zé)制衡的不相容職務(wù)。在一般工程項(xiàng)目中設(shè)置權(quán)責(zé)制衡不相容職務(wù)是將職務(wù)和職能在一個(gè)項(xiàng)目中平行設(shè)置，作用地位同等沒(méi)有上下級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，而且在各職能之間存在著相互監(jiān)督制約的關(guān)系。這種不相容職務(wù)設(shè)置的方式目標(biāo)是保持職能之間的平衡性，如果職能之間是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下級(jí)，下級(jí)沒(méi)有任何監(jiān)督權(quán)，或者對(duì)項(xiàng)目的關(guān)鍵環(huán)節(jié)能夠進(jìn)行有效的監(jiān)督，就很容易出現(xiàn)一級(jí)在工程項(xiàng)目上的管理漏洞，造成一定的損失。因此，需要設(shè)計(jì)均衡的不相容職務(wù)，如施工現(xiàn)場(chǎng)管理與技術(shù)監(jiān)督之間、分項(xiàng)目管理人員與總項(xiàng)目管理人員之間、記賬員與財(cái)務(wù)主管之間的制衡作用。

3.將效率與質(zhì)量的平衡作為不相容職務(wù)管理的目標(biāo)。內(nèi)部控制的作用一方面是為了避免出現(xiàn)管理漏洞，另一方面是為了減少質(zhì)量問(wèn)題造成的損失，盡可能保證效益的最大化，這就要求在不相容職務(wù)設(shè)置時(shí)兼顧效率與質(zhì)量。一些大型工程項(xiàng)目在建設(shè)規(guī)劃、招投標(biāo)和工程周期管理上對(duì)成本、質(zhì)量和周期要求比較嚴(yán)格，由于控制的復(fù)雜性，在設(shè)置不相容職務(wù)時(shí)盡可能不要將不相容職務(wù)的設(shè)置孤立，將平行設(shè)置和交叉設(shè)置結(jié)合起來(lái)，建立完善的比相容職務(wù)設(shè)置系統(tǒng)，綜合工程建設(shè)每個(gè)環(huán)節(jié)的影響因素，全面提升工程內(nèi)部控制水平。

三、不相容職務(wù)整合管理的重點(diǎn)

1.工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制中建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防應(yīng)急系統(tǒng)，將風(fēng)險(xiǎn)管理責(zé)任落實(shí)到人，對(duì)崗位的職能做好明確的規(guī)定，使每個(gè)員工在工作中有明確的工作目標(biāo)，使項(xiàng)目建設(shè)有秩序運(yùn)行。

2.科學(xué)合理地設(shè)置不相容職務(wù)，要充分考慮到工程本身的規(guī)模和進(jìn)度，對(duì)于規(guī)模較小的工程建設(shè)可以對(duì)不相容職務(wù)進(jìn)行適當(dāng)?shù)木?jiǎn)，如采取交叉設(shè)置的模式，是項(xiàng)目管理成本更低實(shí)現(xiàn)更高經(jīng)濟(jì)效益。

3.加強(qiáng)不相容職務(wù)的整合管理，在工程項(xiàng)目的建設(shè)團(tuán)隊(duì)中應(yīng)加強(qiáng)和部門(mén)職能之間的配合，對(duì)于規(guī)模大、周期長(zhǎng)的建設(shè)項(xiàng)目，不相容職務(wù)在相互監(jiān)督的過(guò)程中更應(yīng)加強(qiáng)配合。

四、總結(jié)

不相容職務(wù)設(shè)置要求每項(xiàng)業(yè)務(wù)的處理，要經(jīng)過(guò)兩個(gè)或以上的部門(mén)處理，使得能夠保證可靠性，在不相容職務(wù)管理系統(tǒng)中，應(yīng)進(jìn)行實(shí)時(shí)的信息共享，加強(qiáng)整合管理，全面提升內(nèi)控控制的管理質(zhì)量。

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