對現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的思考

周新榮

【摘要】隨著現(xiàn)代企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案管理工作也越來越現(xiàn)代化，計算機的應用范圍大幅度擴展。目前，我國企業(yè)正處在逐步邁向檔案管理現(xiàn)代化的關鍵時期，如何提高現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理水平，已經成為企業(yè)管理層需要重點關注的領域。

【關鍵詞】企業(yè)；檔案管理；信息技術

一、引言

從改革開放以來，市場經濟建設促進了企業(yè)在生產、經營、銷售、技術開發(fā)等各個方面的體制改革，過去的單純生產型企業(yè)已經開始向生產經營型、經營開發(fā)型等方向轉變。檔案管理作為企業(yè)在生產經營活動中不可缺少的基礎性管理工作，已經逐步顯示出自身的重要作用，優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作體制，已經逐步成為企業(yè)進行現(xiàn)代化管理過程中的重要內容。從目前的情況來看，企業(yè)對檔案管理工作在認識、管理、使用上都還存在一些問題，主要體現(xiàn)在以下三個方面。首先，檔案管理在企業(yè)的經營管理中的地位一直模糊不清，主要還是繼續(xù)一早傳統(tǒng)的管理體制和辦法。其次，企業(yè)管理層對檔案管理工作的重視程度還有待提高，在制定企業(yè)的工作規(guī)劃和個人的工作議程時，未能將檔案管理工作納入其中。最后，還有很大一部分企業(yè)缺乏健全的檔案管理制度，檔案的保管條件達不到必要的標準，很多企業(yè)并未購置現(xiàn)代化檔案管理所需要的各類儀器和設備。除此之外，經費短缺、庫房有限、人力不足等因素，都嚴重制約著檔案管理水平的提高，甚至還會對檔案的整理分類、科學編纂、開發(fā)利用、安全保管等工作產生極為不利的影響，最終影響企業(yè)其他工作的順利開展。

二、現(xiàn)代企業(yè)提高檔案管理水平的途徑

1.樹立現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理理念，重視過程與核心業(yè)務檔案管理。首先，企業(yè)應當更新自身的檔案管理理念，檔案管理工作并非僅僅由檔案管理部門單獨完成，而是需要企業(yè)的全體員工共同參與，因此需要樹立起各個部門和人員的責任意識。企業(yè)應該逐步將檔案管理制度化，每個層級設置專門的負責人，將檔案管理的具體目標和要求納入各個部門和人員的工作職責之內。簡單來說，就是要讓所有人都明確了解自己所擔負的責任，以及完成工作之后應該留下什么樣的憑證。其次，企業(yè)要重視對業(yè)務過程和核心業(yè)務的檔案管理工作。一方面，企業(yè)應該站在長遠發(fā)展的角度，考慮每一項專業(yè)工作的重要節(jié)點，將每一節(jié)點的輸入和輸出記錄進行詳細的記錄，為企業(yè)提供更大的借鑒價值。另一方面，企業(yè)還可以進一步科學確立歸檔模塊，適當擴展存檔內容?？梢詮钠髽I(yè)所處的生命周期出發(fā)，對現(xiàn)有歸檔模塊的全面性、科學性進行重新評估。

2.建立健全適應市場需求的新型檔案管理機構。首先，企業(yè)可以考慮建立檔案協(xié)會，主要承擔業(yè)務研討、經驗交流等方面的職能，能夠加強檔案管理部門同企業(yè)其他職能部門之間的溝通與交流，同時還能夠及時、全面地傳達上級對企業(yè)檔案管理工作的指導意見，及時分析并解決檔案管理中所遇到的實際問題，同時提高理論水平和實際操作水平。除此之外，企業(yè)檔案管理協(xié)會還可以將檔案行政管理部門的一些意見傳達給企業(yè)，幫助企業(yè)科學管理自身檔案資料。其次，除了以企業(yè)為檔案管理主體之外，還可以成立社會化的服務組織協(xié)助完成這一工作，比如檔案事務所、檔案寄存中心等等。目前，我國已經在深圳建立了檔案代存服務中心，幫助很多企業(yè)解決了檔案存放的問題，既能夠在很大程度上為企業(yè)節(jié)約人力、物力、財力，同時也可以解決一些對檔案管理業(yè)務不熟悉企業(yè)的燃眉之急。可以預見，未來檔案代存中心還將有進一步的發(fā)展，尤其是針對產權變動后的企業(yè)將更加需要這類代存中心。產權變動后的企業(yè)檔案具有較大的流動性，檔案管理工作的缺陷較為明顯，因此需要中介機構為其服務。

3.檔案管理觀念應該跟上企業(yè)參與市場競爭的步伐。隨著我國加入WTO，我國企業(yè)需要同時面臨國內和國外兩個市場的競爭?？梢哉f，國際貿易中所普遍存在的技術壁壘、綠色壁壘、知識產權保護等都是我國企業(yè)需要面臨的嚴峻挑戰(zhàn)。從目前的狀況來看，一些國家對我國設置了苛刻的標準，客觀上形成了一定的技術比例。舉個簡單的例子，我國對歐盟出口的茶葉需要通過118項檢測指標，對日本出口的大米需要通過123項檢測指標。由于這類技術壁壘的存在，我國每年的出口總額都會受到很大的影響。鑒于此，企業(yè)檔案管理工作應該樹立起“大檔案”觀，力爭提高企業(yè)的核心競爭力。一方面，企業(yè)應該減少一般檔案的數(shù)量，同時要加強對質量認證、知識產權、環(huán)保認證、產品成本等內容所涉及檔案的收藏和保管，另一方面，企業(yè)還應該將眼光瞄準整個國內外市場，做好針對技術標準、市場反應等資料的收集，讓企業(yè)的檔案管理工作更加貼合實際，滿足企業(yè)的客觀需求。

三、結語

通過以上的分析我們不難看出，現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作已經發(fā)生了方向性的變化，不再是過去簡單搜集材料、保存材料、查閱材料的方式。隨著市場競爭激烈程度的提高，尤其是在我國加入WTO之后，企業(yè)的類型和形態(tài)都呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢，同其他工作一樣，企業(yè)的檔案管理工作也面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。隨著我國市場經濟建設的不斷深入，企業(yè)檔案管理的形式也將日趨個性化。如何應對這一客觀形勢，不僅是企業(yè)檔案管理部門需要考慮的問題，同時也是企業(yè)管理人員需要深入思考的主題。

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