中小學數(shù)字校園管理平臺需求分析方法研究

◆劉浩

作者：劉浩，臺州市白云學校（318000）。

學校數(shù)字化校園建設的重要目標之一是實現(xiàn)對學校常規(guī)事務的網(wǎng)絡化、數(shù)字化、精細化管理，提高辦公效率，其主要服務對象是學校教師和學生。多數(shù)學校希望建成適合自己學校、具有特色的數(shù)字化校園管理平臺，比較傾向定制開發(fā)系統(tǒng)。因此，學校在數(shù)字化建設初期，要重視前期規(guī)劃，特別是各項應用的規(guī)劃，即制定需求分析。需求分析制定質(zhì)量的好壞，決定了系統(tǒng)開發(fā)的進度長短和系統(tǒng)質(zhì)量的好壞。

1 需求分析實踐中存在的問題

當前數(shù)字化校園建設過程中都由軟件公司與學校一起制定需求分析，但在實踐過程中存在一些問題。

人員參與度不夠 在實際需求活動中，用戶經(jīng)常不明白為什么收集需求和確保需求質(zhì)量需要花費那么多功夫，開發(fā)人員可能也不重視參與。公司一般指派開發(fā)能力不強的銷售人員與學校教師聯(lián)系，而教師也不太明白自己真正的需求。因此在實踐中必須保證具有代表性的教師與開發(fā)人員一起參與需求活動，以保證系統(tǒng)需求的客觀合理。

學校本身對要求表述不清 由于存在“學校領導不懂技術，懂技術的不懂流程”的問題，加上領導和教師視野不夠開闊，各處室教師對自己的真正需求不太理解，導致學校本身也不太明白如何回答“做什么、怎么做”的問題。

需求不確定 由于各處室教師不具備專業(yè)的計算機知識，視野不夠開闊，加上沒有仔細分析、研究自己的需求，導致需求不確定，經(jīng)常有變動。

分析人員對學校要求理解不清 由于專業(yè)知識的不對稱，公司分析人員不懂學校事務，而教師不懂技術開發(fā)，導致二者溝通存在困難，公司分析人員不能很好地理解學校的真正需求。

人員變動帶來不確定性 由于某種原因，可能使公司更換項目開發(fā)人員，學校人事也有可能變動。這種人員變動帶來的不確定性可能導致公司和學校需要重復做需求分析，給系統(tǒng)開發(fā)帶來不利影響。

基于以上問題，學校教師自己編制需求分析十分有必要。

2 用需求分析三要素編寫需求分析

軟件需求分析是指根據(jù)研究用戶的需求，建立一個基本依據(jù)來驗證及確認用戶需求。這個方法還能完全理解用戶對軟件需求的各種功能，以此來確認用戶對軟件功能的需求[1]。

由于編制需求分析需要有專業(yè)知識做基礎，而教師不具備這種條件，但學校教師可以將需求簡化為任務、流程、效果三個方面內(nèi)容，即可清晰、有效地描述自己的需求。本文將任務、流程、效果稱為需求分析三要素。

1）任務：指某部門要實現(xiàn)網(wǎng)絡辦公的某項事務，比如網(wǎng)絡請假。

2）流程：指要完成某項工作需要經(jīng)歷的辦公流程，即數(shù)據(jù)處理方式和過程。

3）效果：指某項工作完成后體現(xiàn)的效果，如數(shù)據(jù)呈現(xiàn)方式、數(shù)據(jù)查詢方式等。

利用需求分析三要素編寫網(wǎng)絡請假的需求范例。

1）任務：網(wǎng)上請假。

2）請假流程分為六個步驟。

①教師提出申請，申請內(nèi)容包括請假類型、事由、時間等信息。

②校長或者教務處審批，并將審批結(jié)果反饋給請假教師。根據(jù)請假時間長短，分別為校長和教務處設置審批權限：若請假時間小于兩天（包括兩天），由教務處審批；若請假時間大于兩天，則由校長審批。

③若未批準，則流程結(jié)束；若獲批準，則由教務處安排代（調(diào)）課。

④教務處安排好代（調(diào)）課后，將結(jié)果反饋給請假教師和任課教師，并將代（調(diào)）課信息記錄至代（調(diào)）課統(tǒng)計系統(tǒng)。

⑤若請假教師是班主任，則需自己指定代理班主任教師，并將結(jié)果反饋給校德育處與代理班主任教師。

⑥將整個請假情況歸檔至請假平臺，結(jié)果提供給全校教師查詢，并記錄到教師個人請假檔案。

3）效果。效果是方便學校統(tǒng)計請假信息，方便教師查詢核實自己請假信息。

圖1 網(wǎng)絡請假流程圖

①學校能通過請假系統(tǒng)查詢教師某段時間內(nèi)的請假信息，如請假事由、請假類別（病假、事假、公假），并可打印此信息。

②學校和教師能通過（調(diào)）課系統(tǒng)，統(tǒng)計各位教師的代課信息，并可追蹤產(chǎn)生代課緣由，打印此信息。

③教師能夠查詢自己和學校其他教師的請假信息。

學校教師只需要將按照上面的例子，將自己的需求轉(zhuǎn)化，從任務、流程和效果三個方面描述，即可將自己的想法比較清晰地傳達給系統(tǒng)分析人員，分析人員也樂于接受。

3 用流程圖編制需求分析

由于文字描述比較麻煩，且部分內(nèi)容可能不容易描述，教師可以根據(jù)辦公實際需要，將辦公的程序按照一定的流程順序繪制成草圖，形成一張數(shù)據(jù)流程圖，再加上少許語言描述，即可清晰表達自己的真正需求。

在數(shù)字校園管理平臺的分析、設計、開發(fā)過程中，數(shù)據(jù)流程圖是比較重要的一種文檔材料。由于它簡潔清晰、層次分明，因而系統(tǒng)分析員與程序員都樂于使用。同時數(shù)據(jù)流程圖圖形元素種類少，術語少且專業(yè)性不強，易于用戶理解接受[2]。

同樣以網(wǎng)絡請假為例，利用流程圖編制網(wǎng)絡請假系統(tǒng)的需求分析。簡單的需求就是教師提出申請，由領導審核，然后根據(jù)實際情況安排代課或調(diào)課，再將相關信息推送給相關處室和教師，最后結(jié)果可供學校任何教師查詢下載，如圖1 所示。

網(wǎng)絡請假流程說明如下。

1）教師提出申請事由，包括請假類型（公假、事假、病假、產(chǎn)假等）、請假時間、請假原因、是否是班主任（系統(tǒng)自動判斷）、是否需要調(diào)（代）課（系統(tǒng)根據(jù)課程表自動判斷）。

2）根據(jù)請假時間設置相應審核權限。請假時間為兩天以內(nèi)（包括兩天），由教務處審核；大于兩天則由校長審核。系統(tǒng)將審核結(jié)果通知給請假教師。

3）若申請通過，若請假涉及課務問題，則由教務處教師安排調(diào)（代）課，并將調(diào)（代）課結(jié)果推送至系統(tǒng)和通知任課教師。

4）若請假教師是班主任，則請假教師在提交申請時指定代理班主任，系統(tǒng)將信息推送給德育處和代理教師。

5）請假系統(tǒng)中信息能供學校全體教師查詢，辦公室有統(tǒng)計查詢權限。

6）請假信息將計入個人檔案。

借助這幅流程圖，加上簡要說明，無需太多專業(yè)知識，即可將學校網(wǎng)絡請假系統(tǒng)的要求描述清楚，給人留下深刻印象。

數(shù)據(jù)流程圖為教師與系統(tǒng)分析員架起溝通橋梁。首先，用戶能清晰描述自己的要求與效果；其次，在規(guī)劃流程圖時促使用戶反復思考，驗證自己的需求；最后，有利于分析員針對系統(tǒng)中不合理的問題提出建議，使系統(tǒng)更加準確、合理、科學。

4 結(jié)束語

需求分析需要教師與系統(tǒng)分析員的溝通，在此過程中，伴隨著教師思考、處理、認識的變化，逐漸將思想變成軟件框架。學校采用讓教師編制系統(tǒng)需求分析的策略，能更好地讓教師參與數(shù)字化建設，以保證學校系統(tǒng)應用的準確性、實用性、全面性和個性化。

[1]趙承乾.軟件需求分析方法創(chuàng)新分析[J].計算機光盤軟件與應用,2013(3).

[2]楊德明.數(shù)據(jù)流程圖的計算機輔助設計[J].計算機應用,1990(5).