如何提高民辦高校辦公室人員的服務意識

【摘 要】隨著民辦高校行政管理建設的不斷加強，高校行政機構精簡，辦公室人員的職業(yè)素養(yǎng)和能力需要不斷提高，因此要使其不斷增強服務理念，加強主動服務意識，改善辦事效率、辦學水平和辦學質量，提高民辦高校教學質量、知名度及競爭力。

【關鍵詞】辦公室 服務意識 措施

【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-4810（2014）20-0029-02

作為學校的綜合協(xié)調部門，民辦高校辦公室與普通高校辦公室一樣，它肩負著聯(lián)系內外、溝通上下、協(xié)調左右的重要職能，也是保證學校各機關工作正常運行的中心樞紐。雖然辦公室的工作職能涉及全校的各個方面，但其宗旨是——服務學校領導、服務全體師生員工、服務來辦事的外來人員。因此，辦公室人員必須樹立良好的服務意識，要不斷加強對服務職能的認識，才能更好地推動和改進工作的協(xié)調發(fā)展。

一 提高民辦高校辦公室人員服務意識的必要性

辦公室在學校各項工作中發(fā)揮著橋梁的作用，它肩負著聯(lián)系內外、溝通上下、協(xié)調左右的服務職能。對上，辦公室可以說是學校領導的參謀和助手，向學校黨政領導提供輔助性建設性的服務工作；對下，辦公室要服務好學校各個單位，使他們全心投入到教學、科研等一線工作之中，在學校的協(xié)調發(fā)展中發(fā)揮出最大的作用；對外，辦公室要擅長與上級機關及各相關部門聯(lián)系與溝通，加強交流和協(xié)作，實現(xiàn)信息互通，扮演好“聯(lián)絡員”的角色；對內，要處理好辦公室與機關其他職能部門的關系，同心協(xié)力，一起服務于學校的全局性工作。綜上所述，辦公室最重要的工作就是服務，因此必須提高服務意識，增強主動服務意識。

二 影響民辦高校辦公室人員服務意識提高的因素

1.辦公室人員的自我價值感得不到體現(xiàn)，導致職業(yè)倦怠

作為一個綜合性服務部門，辦公室承擔著處理政務、管理事務、搞好服務的重任，是傳遞信息、落實政策、上下內外溝通的窗口。主要工作有公文處理、文秘、信訪、宣傳、接待、檔案管理等多項工作，瑣碎、繁雜卻十分重要，關系到學校機關的正常運轉。辦公室工作具有輔助性、服務性，工作成績一般是附著于單位整體工作成績或領導的有效決策及以后的貫徹之中，在鮮花和榮譽面前，很難得到展現(xiàn)。此外，在嚴格履行工作職責的同時，他們擔負著諸如學位學歷提升困難、職稱評定和晉升難度大、學校工作與家庭生活相沖突等方面的壓力。長期下去，找不到自我價值所在，容易造成辦公室人員出現(xiàn)“職業(yè)倦怠”，即對本職工作產生厭倦、消極、怠慢的情緒。

2.外界環(huán)境對辦公室人員認同感低

各個高校對行政管理工作缺乏充分的認識和足夠的重視，這一現(xiàn)象已經存在多年。無論是資源配備還是政策扶持，幾乎所有的高校都傾向于“重教學科研、輕管理”，甚至認為教學科研工作高于一切，蔑視行政人員，只有那些無法勝任教學、科研工作的人才會去從事行政工作。很多人在潛意識里認為辦公室工作就是簡單無意義的重復性勞動，定義為“抄抄寫寫、上傳下達”，完全不需要專業(yè)性很強的工作人員，誰都能做到。這使得高校在政策導向、職務評聘、津貼分配、進修深造、激勵機制等方面向教學傾斜。長此以往，對行政管理人員的內心造成了嚴重傷害，挫傷了其工作積極性，導致了其職業(yè)認同感、成就感的喪失。

3.晉升、培訓機會少，工資待遇偏低

很多民辦高校沒有建立合理的行政人員晉升制度，漠視培訓和發(fā)展。通常情況下，普通行政管理人員待遇不高，有的人在辦公室工作多年，兢兢業(yè)業(yè)，卻難以獲得晉升的機會。尤其在近幾年，高校大力建設教師隊伍，進修、培訓和科研資金扶持不斷地向教學一線大幅度傾斜，相較而言，對于行政人員業(yè)務培訓的機會卻很少，資金投入也很少，這無疑增大了行政管理人員的不平衡感與受剝奪感，讓他們感到前途渺茫，喪失工作動力。

三 提高辦公室人員服務意識的措施

1.加強自身的政治理論素養(yǎng)和道德素養(yǎng)

辦公室是一個特殊的管理機構，對內處于領導和師生的中間，是協(xié)調各項工作的樞紐，對外接觸面比較廣泛，需要和各方面產生聯(lián)系，辦公室人員只有具備較高的政治理論素養(yǎng)，才能在大是大非問題上立場堅定，在事關全局的問題上頭腦清醒。辦公室人員在處理任何工作的時候，都要堅持實事求是的原則，尊重事實，從實際出發(fā)完成各項工作。辦公室工作繁雜而具體，所以還要求工作人員要有樂于奉獻的精神，要樹立精誠合作的協(xié)作精神，要有嚴格的政治紀律性、組織紀律性和保密性。

2.加強學習，提高職業(yè)能力素養(yǎng)

作為辦公室人員，要做好自己的本職工作，不僅需要埋頭苦干的工作態(tài)度，還必須要將知識素養(yǎng)作為基礎，要做到辦文是高水平，辦會是能手，辦事是巧手。辦公室人員要“能說會寫，能管會交”，必須具有口頭表達能力、文字表達能力、組織協(xié)調能力和創(chuàng)新能力，努力掌握和運用一切科學的新思想、新知識、新經驗，順應時代發(fā)展，實現(xiàn)知識的不斷更新，緊跟時代發(fā)展的步伐并適應不斷變化的工作需要。

3.增強服務理念

辦公室工作的核心內容就是服務。在眾多事務中，辦公室人員最重要的思想就是要有服務理念。某些辦公室人員認為自己是領導身邊的人，在潛意識中有了居高臨下的感覺，于是在言行和態(tài)度上表現(xiàn)出明顯的高傲和怠慢，認為別人必須敬他幾分或求著他辦事，無視他人的感受，官僚作風十足，對人冷冰冰甚至不屑一顧，使得前來辦事的師生感覺好像走進了“衙門”。事實上，學校的一切工作都應以教學為中心，圍繞師生服務，好的教學質量是學校在當今社會更好生存的前提，只有這樣，學校的各部門和全體教職工才會產生更好的效益。因此，辦公室人員每一個人的工作都應該堅持服務好教學一線的師生，不斷深入“以人為本、以學生為本”的理念，不能因為崗位工種的不同而有高低貴賤之分。想要消除辦公室人員的負面思想，必須徹底摒棄“居高臨下”的機關官僚主義的思想作風，確立“工作就是服務、管理就是服務”的意識。辦公室人員要著眼于高等教育事業(yè)發(fā)展的大局，從為學校中心工作服務的思想出發(fā)，為領導、為基層和為師生服務的目的出發(fā)，以“熱情服務、馬上就辦”的標準嚴格要求自己，在服務中提高辦事效率，在服務中樹立和維護自身形象和部門形象，把普通的服務意識提升到形成一個服務理念的新高度。

4.提高主動服務意識

服務是辦公室的宗旨，辦公室的基本職能就是做好服務，辦公室工作人員必須牢固樹立服務意識，緊緊把握住“為領導和師生服務”這一要務，革故鼎新，推陳出新，改變舊的思想觀念，破除“官本位”的意識。辦公室事務冗雜，既要圍著領導的意見轉，又要主動考慮服務師生，小到收發(fā)文件、送往迎來，為大家辦好事情；大到起草文件、參與政務，為領導出謀劃策。究其根本都是“服務”。因此，辦公室人員需要積極發(fā)揮主動性和前瞻性，在被動中爭取主動，變被動服務為主動服務，不斷摸索管理工作的規(guī)律性，時刻總結工作中的經驗教訓。此外，辦公室人員還要發(fā)揮創(chuàng)造性，提高預見性，事先對固定范圍和程序的周期性工作做好計劃安排；要增強超前服務和事后服務意識，為領導排憂解難，人要勤，心要誠；要端正自己的心態(tài)和位置，把主動服務的意識植根于思想認識之中。只有提高了主動服務的認識，增強了主動服務的意識，才能具備較強的服務意愿，進而發(fā)揮人的主觀能動性，不斷創(chuàng)新服務方式，提高服務效率，把服務貫穿于日常的各項工作之中。辦公室人員只有深刻認識到辦公室工作的本質，充分發(fā)揮出為領導、為基層服務的功能，才能使辦公室工作的運轉更加高效。

總之，辦公室人員要以“快節(jié)奏、高效率”來要求自己，積極發(fā)揮主觀能動性，即時調整服務工作狀態(tài)，變被動工作為主動服務；不斷增強預見性，做到未雨綢繆，逐步提升服務理念，增強主動服務意識。只有這樣，辦公室才能真正地發(fā)揮出橋梁作用，更好地實現(xiàn)聯(lián)系內外、溝通上下、協(xié)調左右的服務職能。

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〔責任編輯：高照〕