廣西高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)的問題與對策

【摘 要】廣西高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)正處于起步階段，需要在實(shí)踐中不斷探索，本文從檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性、存在問題和對策方面進(jìn)行初淺探討。

【關(guān)鍵詞】 高職院校 檔案數(shù)字化建設(shè) 問題 對策

近年來，伴隨著國家高等職業(yè)教育大發(fā)展，廣西的50多所高職院校的發(fā)展也進(jìn)入了快速發(fā)展階段，辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)質(zhì)量、綜合實(shí)力都在不斷提升。隨著信息技術(shù)高速發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各高職院校也越來越重視校園信息化建設(shè)。檔案數(shù)字化建設(shè)是校園信息化建設(shè)工程的一個(gè)重要組成部分，如何加快檔案信息數(shù)字化建設(shè)的步伐，推進(jìn)高職院校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，已成為各高職院校檔案工作所面臨的一項(xiàng)重要課題。

一、高校檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)涵及其重要性

（一）檔案數(shù)字化是校園信息化建設(shè)的重要組成部分。隨著科技的發(fā)展，廣西高職院校也正逐步開展校園信息化建設(shè)，紛紛使用辦公自動化（OA）系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺、學(xué)生信息管理系統(tǒng)等先進(jìn)管理平臺。高職院校檔案室是為學(xué)校教職員工、學(xué)生提供重要服務(wù)的窗口，必須得跟得上學(xué)校發(fā)展的腳步。檔案信息化是校園信息化建設(shè)的重要組成部分，只有加快檔案信息數(shù)字化建設(shè)，才能更好地為學(xué)校各項(xiàng)工作提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。

（二）提高檔案提供利用的效率。傳統(tǒng)的檔案資料查找方式是先經(jīng)過手工或者的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行目錄檢索再到庫房查找，有時(shí)候要往返幾次庫房才能查到利用者所需檔案資料，花費(fèi)較長時(shí)間。檔案數(shù)字化后就可以直接在計(jì)算機(jī)上輕松查找，節(jié)省了時(shí)間，提高了工作效率。同時(shí)，將檔案信息經(jīng)過校園網(wǎng)絡(luò)傳輸，就可以提供給校內(nèi)外相關(guān)人員利用，利用者不受時(shí)間、空間的限制就可以進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查找相關(guān)檔案信息。

（三）有效提高檔案的科學(xué)管理水平。傳統(tǒng)的檔案管理模式以紙質(zhì)檔案管理模式為主，占用空間大；對紙質(zhì)檔案的頻繁翻閱容易造成損壞、字跡褪色。目前，廣西大部分高職院校的檔案庫房面積僅能容納3-5年的庫藏量，隨著檔案的逐年遞增，現(xiàn)有庫房很難容納龐大的檔案。實(shí)施檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅可以大大節(jié)省檔案存儲空間，還有利于延長檔案的使用壽命。

二、廣西高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題和困難

（一）檔案工作經(jīng)費(fèi)投入不足。教育部頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定：“建校歷史在50以上或全日制在校生規(guī)模在1萬人以上或已集中保管的檔案、資料在3萬卷以上，都需要設(shè)立檔案館。”根據(jù)規(guī)定，目前廣西大部分的高職院校已符合成立檔案館，但是由于各方面的原因還沒有一所高職院校成立檔案館，僅僅是成立了檔案室，隸屬于學(xué)校辦公室。檔案室僅配備1名專職檔案員，雖然少數(shù)院校配有2名專職檔案員，但常常還要兼顧學(xué)校辦公室的日常工作。檔案數(shù)字化建設(shè)需要投入大量的人力、物力和財(cái)力，需要配備相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)施。大部分高職院校正處于建設(shè)發(fā)展階段，主要將經(jīng)費(fèi)投入基建、教學(xué)和科研上，不可能對檔案工作投入太多。

（二）以傳統(tǒng)管理模式為主。目前，廣西的高職院校檔案管理仍以傳統(tǒng)管理模式為主，主要采用紙質(zhì)、錄音、錄像等載體保存檔案；以案卷歸檔和保管的方式，開展檔案的收集、整理、鑒定、利用等工作；提供查閱的方式以手工翻本，費(fèi)事費(fèi)力。雖然統(tǒng)一使用了GD2000檔案管理系統(tǒng)，但僅局限于檔案目錄數(shù)字化，檔案全文數(shù)字化仍然是空白。更沒有實(shí)現(xiàn)檔案資源在校園網(wǎng)共享，無法滿足多用戶的同時(shí)需求。

（三）檔案數(shù)字化建設(shè)步伐緩慢。2002年國家檔案局《國家檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》頒布，自此我國全國各地、各高校檔案信息化建設(shè)逐步開展。但是2002年廣西的大部分高職院校剛剛從中專、技校升格為高職高專，學(xué)校工作的重心是整合辦學(xué)資源、擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模，把精力集中在教學(xué)和科研工作上，根本無暇顧及信息化建設(shè)，因此檔案數(shù)字化建設(shè)是非常滯后的。

（四）數(shù)字化檔案信息安全存在問題。檔案數(shù)字化為我們提供了方便快捷的服務(wù)，但是檔案信息安全問題也成為檔案管理中不可忽視的問題。一是將紙質(zhì)檔案原件數(shù)字化過程中，拆分、掃描、數(shù)碼相機(jī)拍攝時(shí)容易造成檔案原件的丟失或者字跡、數(shù)據(jù)不清晰。二是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化后，面臨著計(jì)算機(jī)“病毒”、“黑客”等安全問題。高職院校檔案內(nèi)容涉及范圍廣、信息量大，尤其是科研類檔案具備非常高的科技含量。如果不加以安全保護(hù)，將造成重大損失。

三、廣西高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)的對策

（一）加大對檔案數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費(fèi)的投入。要提高對檔案管理工作的重視，加大經(jīng)費(fèi)投入。首先要配備檔案專職人員，對檔案人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，檔案人員除具備檔案業(yè)務(wù)知識外，還要掌握計(jì)算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、圖像處理等專業(yè)知識。其次還要配備檔案數(shù)字化建設(shè)所需相關(guān)設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀等。

（二）制定完善的數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和制度。在開展數(shù)字化建設(shè)前期，按照國家制定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合高職院校的實(shí)際情況，建立一套完善的檔案數(shù)字化建設(shè)制度，確保學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量，從而使檔案管理朝著系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化方向邁進(jìn)。

（三）做好前期調(diào)查研究工作。檔案信息數(shù)字化是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，不可操之過急。高職院校檔案信息量龐大，短時(shí)間內(nèi)不可能將全部材料數(shù)字化。在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)前，要做好調(diào)查研究工作，可到區(qū)內(nèi)外先進(jìn)的高?；蛘咂髽I(yè)學(xué)習(xí)了解檔案信息化建設(shè)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，避免盲目建設(shè)。根據(jù)本校近幾年檔案的利用情況，制定科學(xué)合理、切實(shí)可行的計(jì)劃，要按照先新后老、先重點(diǎn)后一般的原則，分步驟對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化。

（四）加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息安全。檔案信息安全保護(hù)涉及的主要內(nèi)容包括：信息安全規(guī)范、信息加密、信息認(rèn)證、防治計(jì)算機(jī)病毒、信息備份、網(wǎng)絡(luò)安全和檔案信息長期可存取技術(shù)等。一是檔案信息數(shù)字化工作中要注意檔案材料的完整性，不能在數(shù)字化過程中造成原始檔案的丟失、破損，在掃描或相機(jī)拍攝過程中要注意使字跡清晰不模糊。二是做好檔案信息備份，購買先進(jìn)的存儲設(shè)備，避免檔案管理系統(tǒng)的軟、硬件更新?lián)Q代后導(dǎo)致檔案信息無法讀取。三是檔案信息數(shù)字化后，要維護(hù)好檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性，給檔案信息一個(gè)可靠安全的存儲環(huán)境。

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