建立“三全”物資計劃體系，提高企業(yè)集約化管理水平

【摘 要】物資計劃管理是企業(yè)物資活動的基礎(chǔ)，是企業(yè)資源有效配置的重要前提。本文論述了建立協(xié)同運作、全面覆蓋、全過程和全員管理的物資計劃管理體系的含義、創(chuàng)新做法及管理實效，希望對企業(yè)實行全面物資計劃管理、提高企業(yè)集約化管理水平有參考和借鑒意義。

【關(guān)鍵詞】物資計劃 協(xié)同運作 “三全”管理體系

一、概述

隨著物資集約化進程的不斷推進，物資管理已從過去的邊緣地位被推到了核心位置，而物資需求計劃管理又是整個物資管理的“龍頭”，計劃報不好，合同就無法簽訂、履約也就無法執(zhí)行，生產(chǎn)及工程建設(shè)對物資的需求就無法保證，物資計劃管理的責(zé)任和壓力非常大，因此企業(yè)建立“三全”物資計劃管理體系非常必要。

二、目前物資計劃存在的問題

（一）物資需求計劃提報時間受項目前期影響大。經(jīng)常遇到項目初設(shè)還沒批復(fù)，由于項目緊急，就需要提報物資需求計劃的情況，造成物資需求計劃提報和審核時間不充分，問題較多。

（二）設(shè)計單位對技術(shù)規(guī)范書的重視程度需提高。由于設(shè)計單位多為自行核算的單位，與物資需求單位沒有隸屬關(guān)系，因此管理起來比較被動，對物資需求計劃的考核指標(biāo)莫不關(guān)心。

（三）項目部門的審核把關(guān)有待加強。由于同業(yè)對標(biāo)考核指標(biāo)放在物資管理部門，而物資需求計劃由設(shè)計單位編寫、項目部門提報，項目部門審核把關(guān)不嚴(yán)，成為物資需求計劃管理的一個難點。

三、“三全”物資計劃管理內(nèi)涵

建立全面覆蓋企業(yè)的工程建設(shè)、生產(chǎn)運維、營銷、科技信息等電力生產(chǎn)各個環(huán)節(jié)所需物資的項目部門、設(shè)計單位、物資管理部門協(xié)同運作、全員管理，實現(xiàn)需求計劃提報、平衡利庫、三級審批、四級審核全過程管控的物資計劃管理體系，增強物資計劃的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，有效提升企業(yè)物資集約化管理水平。

四、“三全”物資計劃管理措施

（一）主要做法。物資需求計劃由企業(yè)物資管理部門下達物資需求計劃報送要求，設(shè)計單位編寫物料清冊和技術(shù)規(guī)范書、項目部門提報物資需求計劃，物資管理部門協(xié)調(diào)項目部門按照“先利庫 后采購”原則進行平衡利庫，物資需求計劃審核按照“三級審批 四級審核”的原則：“項目部門初審并一級審批-地市級企業(yè)物資管理部門組織二審并二級審批-省級企業(yè)項目管理部門三審并三級審批-省級企業(yè)物資管理部門組織四審”的審核審批流程完成物資需求計劃的審核、提報。最后，由企業(yè)物資管理部門對計劃上報情況進行統(tǒng)計、分析、考核，從而建立協(xié)同運作，全員參與、全過程管理、全面覆蓋的物資計劃管理流程。

（二）流程及措施

1.及時下達物資計劃報送要求。企業(yè)物資管理部門根據(jù)上級物資部門批次物資需求計劃報送通知要求，及時準(zhǔn)確編寫批次物資需求計劃報送要求。

2.編制物資需求計劃清冊及技術(shù)規(guī)范書是關(guān)鍵。設(shè)計單位必須嚴(yán)格按照項目部門及批次計劃上報要求，正確選擇物料和編寫技術(shù)規(guī)范書，在源頭上提高物資需求計劃的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性。遇到問題及時與項目部門及物資管理部門聯(lián)系，形成《XX項目物資需求計劃清冊》。

3.計劃編制及一級審核是第一道關(guān)口。各項目部門項目專責(zé)根據(jù)上級計劃報送要求及設(shè)計單位提供的物資需求計劃清冊及技術(shù)規(guī)范書，在規(guī)定時間內(nèi)完成物資需求計劃提報并對計劃嚴(yán)格審核，把住審核第一道關(guān)口。批次物資需求計劃填報主要包括項目信息、物資信息和技術(shù)規(guī)范書。形成《項目部門物資需求計劃內(nèi)部審核單》、《非公開招標(biāo)采購方式申請表》、《非標(biāo)準(zhǔn)物料申請單》、《同配同價說明》等記錄。

4.平衡利庫。為有效降低庫存、提高物資需求計劃準(zhǔn)確性，地市企業(yè)物資管理部門匯總各項目主管部門物資需求計劃，組織本部門倉庫、履約管理專責(zé)及相關(guān)項目部門召開物資需求計劃平衡利庫會，按照“先利庫 后采購”的原則，對不能利庫的物資報物資需求計劃。

5.計劃二級審核是把住進入上級部門的最后關(guān)口。企業(yè)物資管理部門組織各項目部門、設(shè)計單位召開物資需求計劃二級審核會議，做到一條申請、一本技術(shù)規(guī)范書不放過，對所報物資嚴(yán)格審核把關(guān)，重點審核計劃清冊的完整性、準(zhǔn)確性、標(biāo)準(zhǔn)性和技術(shù)規(guī)范書的規(guī)范性，對于不合理的計劃，在ERP中退回至需求填報人，需求填報人要按要求修改并重新審核。通過審核的物資需求計劃，編制企業(yè)物資需求計劃審核單和上報情況匯報，形成《物資需求計劃審核單》及《物資需求計劃上報情況匯報》等相關(guān)記錄。

6.計劃三級審核。上級部門各項目主管部門對各自所管項目的批次物資需求計劃在ERP上進行審核，對于不符合要求的申請在ERP上予以退回修改。

7.計劃四級審核。上級物資管理部門匯總批次物資需求計劃，進行初審并召開物資需求計劃審核會。對于不合理的計劃，在ERP中退回至企業(yè)物資管理部門，物資管理部門再組織需求填報人按要求修改并重新審批；對于不符合要求的技術(shù)規(guī)范書責(zé)令設(shè)計單位修改直至符合要求。

8.總結(jié)考核。為了提高物資計劃管理剛性，企業(yè)把“計劃管理”所涉及的所有同業(yè)對標(biāo)指標(biāo)納入月度績效考核。物資管理部門每月對各項物資計劃指標(biāo)完成情況總結(jié)，提出考核意見，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后及時獎懲，極大地促進了各項目部門和物資相關(guān)部門工作責(zé)任心，為達到管理目的提供了有力保障。

五、管理成效

（一）提升了物資計劃綜合管理水平。建立全面覆蓋企業(yè)生產(chǎn)及工程建設(shè)各個環(huán)節(jié)所需物資的項目部門、設(shè)計單位、物資管理部門協(xié)同運作、全員管理，實現(xiàn)需求計劃提報、三級審批、四級審核全過程管控的物資計劃管理體系，能有效提升物資計劃管理水平。經(jīng)過實踐，企業(yè)物資計劃上報準(zhǔn)確率、規(guī)范化率、標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用率同業(yè)對標(biāo)指標(biāo)得到有效提升，物資計劃綜合管理水平位于全省先進行列，管理成效顯著。

（二）管理的先進性、創(chuàng)新點及可推廣性?！叭蔽镔Y計劃管理體系的實施，打破了物資計劃僅依靠物資管理部門的格局，實現(xiàn)物資計劃管理鏈條延伸到物資計劃提報、審核、上報全過程，項目部門、設(shè)計單位全員管理、協(xié)同運作的新模式。項目部門、設(shè)計單位由原來的被動管理轉(zhuǎn)為主動管理，物資計劃準(zhǔn)確性、規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性管理節(jié)點從企業(yè)物資管理部門前移至企業(yè)項目部門和設(shè)計單位，大大減輕了物資管理部門的審核工作量，顯著提升了物資計劃管理水平，由于本體系完全通過改進管理方法來實現(xiàn)管理目的，具有強烈的可推廣性。

企業(yè)建立各部門協(xié)同運作，全面覆蓋、全過程和全員管理的物資計劃管理體系以來，計劃管理綜合指標(biāo)連續(xù)3年位于全省本行業(yè)先進行列，企業(yè)的物資計劃管理水平持續(xù)提升，更好地適應(yīng)了企業(yè)改革發(fā)展的總體需求。