淺談文書(shū)檔案管理

【摘 要】隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案已不再僅僅以單一的紙質(zhì)形式存在，以磁、電、光等介質(zhì)為主要信息載體的文件應(yīng)運(yùn)而生，產(chǎn)生了大量的電子文件檔案，從而大大節(jié)省了檔案裝具與庫(kù)房的存儲(chǔ)空間、檢索快捷，提高利用率。如何利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子檔案的科學(xué)管理已成為檔案界亟待解決的重要問(wèn)題，如何避免信息泄露或丟失、數(shù)據(jù)完整性被破壞、網(wǎng)絡(luò)病毒的威脅、電子檔案的真實(shí)性、電子檔案的保護(hù)手段、修復(fù)技術(shù)和安全防護(hù)等一系列問(wèn)題。帶來(lái)這些問(wèn)題和困惑的同時(shí)，將計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作已并非是傳統(tǒng)檔案管理的延伸，而是檔案管理中的一次實(shí)質(zhì)性的飛躍和發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】電子文件；檔案管理；問(wèn)題

引言：

伴隨計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的普及，網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性、共享性、動(dòng)態(tài)性發(fā)展，使得任何人都可以自由地介入網(wǎng)絡(luò)。電子系統(tǒng)中大量的公文通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)布、高效流轉(zhuǎn)，檔案已不再僅僅以單一的紙質(zhì)形式存在，以磁、電、光等介質(zhì)為主要信息載體的文件應(yīng)運(yùn)而生，產(chǎn)生了大量的電子文件檔案。

文書(shū)檔案的辦公自動(dòng)化應(yīng)用在發(fā)展過(guò)程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來(lái)說(shuō)，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。

一、應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書(shū)檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

（一）提高辦公效率。 計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用辦公自動(dòng)化的最大優(yōu)點(diǎn)。檔案管理工作中，在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序。因而無(wú)論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。

（二）信息共享。在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以準(zhǔn)確查找文件，不受空間的限制。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門(mén)情況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

（三）保存穩(wěn)定性。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命更長(zhǎng)。紙張的耐久性取決于保管條件，如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤(pán)，大容量的移動(dòng)硬盤(pán)等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

（四）提高了文件傳遞的速度和安全性。日常公文辦理過(guò)程中，辦理人員因?yàn)槟承┰?，使文件在傳遞過(guò)程中丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行傳遞，遇到出差等情況，還可以通過(guò)VPN設(shè)備，進(jìn)入公司內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行辦公，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。

二、應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）電子文件保密性受限制。電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。電子文件易于修改，而且改?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件無(wú)法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷一份電子文件是否為原件。種種問(wèn)題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。

（二）對(duì)檔案綜合管理人員要求高。對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。實(shí)現(xiàn)檔案信息辦公自動(dòng)化，不僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平、較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，更要有高度保密意識(shí)。

三、針對(duì)在實(shí)踐應(yīng)用過(guò)程中遇到的問(wèn)題我提出了幾點(diǎn)方法

（一）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離。在內(nèi)部辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無(wú)論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。

（二）提高檔案人員的綜合素質(zhì)：1、從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過(guò)對(duì)這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果；2、以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高。通過(guò)不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高素質(zhì)的根本途徑，要對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)績(jī)考核的一部分；3、加大檔案部門(mén)間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。通過(guò)交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門(mén)和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。

（三）做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，而且，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮效用。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄧邵興，檔案管理學(xué)，中國(guó)人民大學(xué)出版社.

[2]董永昌，電子文件與檔案管理，百家出版社.

作者簡(jiǎn)介：顧霞娣，1981年1月8日，女，上海，漢，本科，文書(shū)管理，西氣東輸管道公司，市場(chǎng)開(kāi)發(fā)與銷售部。