高校學生檔案信息化管理的思考

【摘 要】高校學生檔案是國家人事檔案的組成部分，在信息技術迅速發(fā)展的今天，高校學生檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)，在新形勢下，如何進一步實現(xiàn)高校學生檔案管理安全、有序、便捷是學生檔案管理人員必須認真思考的問題。

【關鍵詞】學生檔案；信息化管理；檔案信息化

檔案，作為個人經(jīng)歷的信息載體，在當今社會已越來越受到人們的重視。而大學是個人檔案形成的最重要時期之一，高校學生檔案記載著大學生在校期間學習、表現(xiàn)、能力等信息，是反映學生在校期間學習狀況、日常表現(xiàn)、思想動態(tài)等情況的最重要資料，是學生綜合素質的體現(xiàn)，是大學生畢業(yè)之后用人單位審核的重要參考和組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)。因此，在新形勢下，提高高校學生檔案管理的水平，促進學生檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，實現(xiàn)高效、便捷的管理模式，對于高校教育體制改革和就業(yè)制度改革來說都有著十分重要的意義。

一、基礎設施建設存在的問題

目前我國高校學生檔案管理的基本現(xiàn)狀目前，我國大部分高校學生檔案管理基本上處在傳統(tǒng)、原始、手工操作且以紙質檔案為主的管理模式中。 電子檔案歸檔及檔案數(shù)字化在一些高校還是空白，在有些高校也只是剛剛起步。具體表現(xiàn)為：

（一）學生檔案管理方式落后，電子化進程緩慢。隨著我國高等教育向大眾化教育的轉型，高校擴招導致學生人數(shù)驟增，給高校學生檔案管理工作帶來了很大的難度。高校學生檔案具有歸檔內容多、量大、存放周期短、流動快的特點。目前很多高校還停留在原有落后的手工紙質操作管理模式， 難以適應現(xiàn)代化高等教育迅猛發(fā)展的需要， 要想解決這些問題單靠簡單地增加工作人員是不現(xiàn)實的，必須借助現(xiàn)代化的工具管理學生檔案，才能使學生檔案管理規(guī)范化、科學化、系統(tǒng)化。

（二）專業(yè)人員匱乏，檔案的現(xiàn)代化信息管理技術有待提高。面對校園網(wǎng)絡建設和信息社會的飛速發(fā)展，高校學生檔案隊伍中還需要一批現(xiàn)代化信息管理技術方面的人才。但目前高校學生檔案管理人員的素質能達到上述要求的還為數(shù)不多，學生檔案管理人員多為兼職，兼職學生檔案管理人員由于接受專門的學生檔案管理的培訓較少，他們一般缺乏檔案管理的基本理論與技能、現(xiàn)代化管理的技術與方法、檔案管理的政策法規(guī)和業(yè)務規(guī)范等全面的檔案管理知識，進而難以實現(xiàn)學生檔案的科學化管理。檔案管理只是滿足于裝進袋子，鎖進柜子，只停留在你查我調的單一階段。這種傳統(tǒng)的工作方式耗時長、工作量大、工作效率低下、管理成本極高，不適應學生檔案管理便捷的要求。隨著高校學生數(shù)量的增長，這就要求學生檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化、網(wǎng)絡化、數(shù)字化。但目前電子化的進程只是在一些重點高校啟動使用，大部分高校電子化進程進展還很緩慢。

二、學生檔案信息化管理的對策

針對目前高校在學生檔案信息化管理中存在的問題，我們可以一一的對其進行解決，以滿足學生檔案信息化時代的管理需要。

（一）從思想根源著手，提高高校學生檔案管理者的認識。人的認識的提高，是實現(xiàn)檔案信息化管理的前提條件。檔案信息化管理，從某種意義上說，是一種先進理念對傳統(tǒng)理念的代替。要提高學生檔案管理信息化的認識，增強技術能力，改變與學生檔案信息自動化處理和管理不相適應的傳統(tǒng)工作手段與方法，要提高學生檔案管理部門和學生檔案管理人員（尤其是檔案部門領導）在新形勢下對學生檔案管理信息化的認識，盡量對學生檔案管理信息化進行足夠的資金投入。實現(xiàn)學生檔案管理信息化，要解決思想認識問題。一方面要正確認識學生檔案工作在當今高校檔案管理工作中的地位和作用，明確其服務方向；另一方面，要正確認識采用現(xiàn)代技術設備的重要性與艱巨性。務必使檔案管理人員對學生檔案管理產生科學性的認識。在此基礎上加強檔案管理知識的學習和普及，從理論上提高個人水平，理論升華運用到實踐當中去。

（二）不斷提高檔案管理人員的技術水平，加強學生檔案管理的網(wǎng)絡互聯(lián)技術。僅僅依靠傳統(tǒng)檔案管理技術實現(xiàn)信息時代下的學生檔案的管理工作顯然是不合時宜的。因此，學生檔案管理部門一方面要引進計算機人才，另一方面要加快在學生檔案管理人員中的計算機知識培訓，盡快使計算機文化成為每個檔案管理工作者必須具備的基本職業(yè)技能。不僅要提高檔案管理人員的技術水平，加強計算機人才的引進。還要逐步在管理人員的專業(yè)水平不斷提高的基礎上，加強學生檔案管理的網(wǎng)絡交互性。真正實現(xiàn)學生檔案的共享。應該充分利用校園網(wǎng)，使學生工作管理的各個部門之間形成一個有機整體，不再通過傳統(tǒng)的方式進行檔案交流，這樣可以使學生檔案的收集、存儲、檢索、傳輸、發(fā)布變得更加快捷、完整，而且還可以提高學生工作管理部門對學生檔案管理工作的效率。

（三）完善數(shù)據(jù)庫建設，加快實現(xiàn)學生檔案信息化步伐。完善學生檔案數(shù)據(jù)庫建設，加強文件目錄數(shù)據(jù)庫建設，形成全宗目錄數(shù)據(jù)庫，進而建立學生檔案專門目錄的數(shù)據(jù)庫；學生檔案的數(shù)字化工作必須要建設全文信息數(shù)據(jù)庫，利用數(shù)據(jù)庫技術，通過對學生檔案信息基礎數(shù)據(jù)庫進行整合，同時應根據(jù)各高校學生檔案管理的特色與實際情況，使學生檔案信息數(shù)據(jù)庫資源不斷完善。逐步提高其服務能力。另外，所有的數(shù)據(jù)庫應用都是從應用程序內部產生的。相應地，幾乎所有的用戶與數(shù)據(jù)庫之間的交互都是通過應用程序間接發(fā)生的。因此，必須完善學生檔案數(shù)據(jù)庫建設，只有這樣才能使學生檔案管理應用程序有完善的數(shù)據(jù)依據(jù)。

高校學生檔案管理信息化對高校學生檔案今后的發(fā)展起到了積極的作用。因此，應把高校學生檔案信息化發(fā)展作為高校信息化發(fā)展的重要組成部分，高校學生檔案信息化成為高校各學生管理行政部門收集、存儲、檢索、發(fā)布、傳輸檔案信息最全、最好的載體。

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