略論檔案管理中多媒體及信息技術(shù)的應(yīng)用

【摘 要】經(jīng)濟(jì)社會(huì)的飛速發(fā)展帶動(dòng)了信息技術(shù)的發(fā)展，目前信息技術(shù)和電子技術(shù)已經(jīng)普及到當(dāng)今社會(huì)的各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域當(dāng)中。對(duì)此，本文認(rèn)為，在檔案管理過程中使用多媒體和信息技術(shù)管理是當(dāng)今時(shí)代發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的的必然要求。對(duì)此，文中對(duì)其在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的作用進(jìn)行了相關(guān)分析，同時(shí)分析了建立和使用檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中應(yīng)當(dāng)注意的幾個(gè)問題。

【關(guān)鍵詞】媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) 檔案管理 干部檔案 媒體信息 多媒體

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，近年來我國加快了各項(xiàng)事業(yè)的信息化進(jìn)程，在新的歷史時(shí)期，黨的檔案管理工作毫無疑問地要走在時(shí)代的前面，因此運(yùn)用現(xiàn)代化、科學(xué)化的管理手段做好新時(shí)期的檔案管理工作，以便于更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，這既是新時(shí)期檔案管理工作的迫切需要，也是國家信息化工作和時(shí)代發(fā)展的必然要求?；诖朔N原因，本文對(duì)于信息時(shí)代情況下如何加強(qiáng)干部檔案的多媒體信息化管理提出了自己的見解和主張。

一、建立干部檔案多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是時(shí)代發(fā)展的需要

1.建立干部檔案多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是干部實(shí)行信息規(guī)范化管理的需要。在日常的檔案管理過程中，一定會(huì)形成大量的檔案管理信息，這就會(huì)使干部檔案的信息管理就成了相應(yīng)的問題。由于在管理過程中沒有一定的科學(xué)方法，這在一定程度上使檔案管理工作與各個(gè)部門之間造成了信息不對(duì)稱，也會(huì)使信息內(nèi)容不規(guī)范，也使得信息的流程之間存在著一定的問題，不能夠更好地滿足檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要。因此，要想從根本上改變這種狀況，就一定要建立起完備的信息管理體系和信息處理系統(tǒng)，把高科技的多媒體技術(shù)應(yīng)用到檔案管理之中來，從而提高檔案管理的規(guī)范和信息利用率。

2.建立干部檔案多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是促進(jìn)無紙化辦公以及促進(jìn)檔案管理先進(jìn)化、現(xiàn)代化和自動(dòng)化的客觀需要?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展使得電子計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)發(fā)展成為可能，各機(jī)關(guān)和事業(yè)單位都早已經(jīng)購進(jìn)了電腦，一些文件和傳輸和和辦公都在網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行。這就要求我們的每個(gè)干部要學(xué)會(huì)使用電腦和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，促進(jìn)干部檔案的信息化管理，充分利用高科技手段，提高干部管理水平和工作效率，從而不斷促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

二、多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在檔案管理中的作用分析

1.多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對(duì)于檔案管理可以更好更及時(shí)準(zhǔn)確地為上級(jí)部門和領(lǐng)導(dǎo)干部提供全方位的信息管理。利用多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理干部檔案，可以準(zhǔn)確地獲得干部的自然情況，全方位地了解干部的信息，為干部選拔使用提供依據(jù)。同時(shí)還可以利用信息化的管理對(duì)干部資料的信息情況進(jìn)行綜合分析，使干部管理形成網(wǎng)絡(luò)化管理。

2.利用多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理可以使干部信息充分在第一時(shí)間充分利用，如果資源共享，可以準(zhǔn)確充分地了解干部基本情況，提高勞動(dòng)生產(chǎn)率和工作質(zhì)量。通過網(wǎng)絡(luò)管理可以隨時(shí)更新本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的信息，向需要信息的領(lǐng)導(dǎo)和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時(shí)效性，并可以實(shí)現(xiàn)部門之間信函、文件的電子傳遞，減少手工勞動(dòng)，提高工作效率與工作質(zhì)量。

3.檔案管理可以使干部任免更加科學(xué)化，提高知人識(shí)人的深度和廣度。通過網(wǎng)絡(luò)和各種多媒體設(shè)備把動(dòng)態(tài)影像、聲音和相應(yīng)的文字融為一體，并通過投影顯示出來。這些可以為干部任免和選拔任用提供更為準(zhǔn)確和更為現(xiàn)實(shí)的依據(jù)，而且還可以更好地對(duì)干部進(jìn)行評(píng)價(jià)和進(jìn)一步的使用，真正做到知人善用，拓寬干部選拔任用的深度和廣度，適應(yīng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的需要。讓通過檔案管理選拔上來的人才真正能廣大人民群眾服務(wù)。

三、利用多媒體進(jìn)行干部檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理中應(yīng)當(dāng)注意的幾個(gè)問題

1.多媒體干部檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理過程中要采用規(guī)范的應(yīng)用軟件。利用多媒體進(jìn)行干部檔案信息管理，就需要對(duì)相關(guān)人士進(jìn)行必要的專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，使每個(gè)人都能夠熟練使用計(jì)算機(jī)對(duì)干部檔案進(jìn)行信息系統(tǒng)管理，因此，適應(yīng)新的形勢發(fā)展的需要，就要求能建立統(tǒng)一的多媒體信息管理和使用標(biāo)準(zhǔn)。中組部和人事部專門制定和頒發(fā)了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，按照這樣的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，不但具有較高的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度，而且還具有一定的總攬全局的能力，這也是信息共享及上下溝通的必要條件。

2.多媒體干部檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理可以通過先進(jìn)的電子信息技術(shù)來構(gòu)建整個(gè)信息系統(tǒng)。通過在檔案管理過程中建立多媒體信息技術(shù)，這其中要涉及到許許多多先進(jìn)的技術(shù)，主要包括在計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)過程中建立和使用數(shù)據(jù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)。對(duì)于干部檔案進(jìn)行多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理，第一要建立起干部管理的信息化的數(shù)據(jù)庫技術(shù)，重點(diǎn)是文字信息數(shù)據(jù)庫技術(shù)和計(jì)算機(jī)多媒體信息數(shù)據(jù)庫技術(shù)，這些都是干部檔案信息管理的源泉。

2.多媒體干部檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理可以通過信息系統(tǒng)達(dá)到最佳的應(yīng)用效果，通過對(duì)干部檔案的多媒體信息管理實(shí)踐證明，使用先進(jìn)的多媒體技術(shù)以及高性能的設(shè)備是必要的。通過對(duì)干部檔案的多媒體管理，建立一個(gè)優(yōu)質(zhì)、高效、良好服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高投入與高產(chǎn)出，從而為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部的管理提供及時(shí)便捷準(zhǔn)確和全方位的信息服務(wù)。同時(shí)還要考慮如何利用互聯(lián)網(wǎng)，使干部檔案與上級(jí)主管部門和本地區(qū)乃至下級(jí)部門形成一個(gè)組織系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息資源共享。

4.多媒體干部檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理要全員參與，以應(yīng)用為主線，提高整體使用水平。檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用，涉及到許多領(lǐng)域和部門，其工作包括干部領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)、干部人事管理、干部獎(jiǎng)罰任免、干部交流管理以及干部教育培訓(xùn)情況等等。及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范的信息管理是整個(gè)系統(tǒng)的生命所在，在干部系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用過程中，要重視信息資源的采集、開發(fā)和利用，同時(shí)利用現(xiàn)在已有的信息資源，進(jìn)一步拓展應(yīng)用范圍，為領(lǐng)導(dǎo)提供深層次的信息服務(wù)，使網(wǎng)絡(luò)信息的管理能夠真正為干部檔案的管理工作提供足夠的依據(jù)。

總而言之，干部檔案信息化管理和網(wǎng)絡(luò)管理是新形勢下辦公自動(dòng)化的必然要求，同時(shí)也對(duì)各級(jí)計(jì)算機(jī)的管理人員提出了更高的要求。因此，對(duì)檔案管理者要進(jìn)行良好的教育培訓(xùn)，使其能夠充分利用現(xiàn)代化的技術(shù)水平，不斷提高整體的業(yè)務(wù)水平和管理能力。

作者簡介：

趙吉友（1971—），男，吉林通榆人，現(xiàn)任吉林省通榆縣新型農(nóng)村管理中心副主任，研究方向?yàn)闄n案管理。