如何利用軟件實現(xiàn)圖書館采編部工作量管理

【摘 要】當前圖書館的工作量統(tǒng)計軟件對于采編部門來說還存在著眾多的不足，本文從采編部門日常的工作特點入手，對當前所使用的系統(tǒng)管理軟件進行了改造，基于VB語言實現(xiàn)了一些功能上的改進，顯著提高了采編部門工作量管理的質(zhì)量和效率，希望能夠為圖書館采編部門管理工作提供一些參考意見。

【關鍵詞】軟件；圖書館；采編部；工作量管理

圖書館的工作質(zhì)量評價中，采編部工作的質(zhì)量是非常重要的一個環(huán)節(jié)，采編部的工作特點是分工非常清楚，但是工作的步驟環(huán)節(jié)較多，采編部的工作量管理需要能夠?qū)Σ块T的工作內(nèi)容進行統(tǒng)計和管理，以體現(xiàn)出整個圖書館的館藏情況。傳統(tǒng)的工作量統(tǒng)計使用的是每個部門成員個體統(tǒng)計再集中提交的方式，這樣的方式存在提交時間不同步的缺點，數(shù)據(jù)不能夠查詢和共享，給匯總和分析帶來很大難題。因此為了提升采編部工作量的管理水平，就需要使用更加高效的軟件化工作方式，通過編寫特定的工作量管理程序，可以提供理想的工作量管理質(zhì)量。

一、圖書館采編部工作量軟件化管理的重要性

當前我國的眾多圖書館都在面臨著從傳統(tǒng)的人工化圖書館管理向著數(shù)字化軟件的時代邁進，因此使用軟件來管理圖書館采編部工作量工作是一個不可避免的趨勢，其在多個方面體現(xiàn)著必要性和緊迫性。

（一）采編部工作量管理的必要性

從工作的分工上來講，圖書館的整體工作可以分為采編、參考、流通、咨詢等等，在這其中的采編部門的主要工作就是對圖書進行驗收、加工、修復、編錄等工作，所以說采編部門的工作是圖書館所有圖書入館的首要工作。采編工作的工作量統(tǒng)計不僅僅可以體現(xiàn)出其部門成員的工作總量，也可以體現(xiàn)出整個圖書館的圖書館藏狀況。

（二）當前圖書管理系統(tǒng)的功能缺陷

以我學院圖書館為例，雖然在當前圖書館已經(jīng)采用了較為先進的圖書館管理系統(tǒng)，其具有文獻信息的查閱和統(tǒng)計等功能，在統(tǒng)計功能中，可以分為工作量上的統(tǒng)計和各個獨立部門內(nèi)部的工作量統(tǒng)計，其中工作量上的統(tǒng)計又可以被分為個人、小組、部門和業(yè)務上的工作量統(tǒng)計。

然而當前所使用的Libsys3.5管理系統(tǒng)雖然能夠較好地滿足當前的采編需求，但仍然存在一些薄弱環(huán)境，主要有這樣幾點。1、在統(tǒng)計功能上，檢索的效率不高，消耗時間過長，經(jīng)常系統(tǒng)崩潰；2、工作量上的統(tǒng)計上，沒有批次上的分別，3、統(tǒng)計過程中的信息具有遺失，例如在圖書轉(zhuǎn)移的過程中，圖書館接受了m類別的圖書一共n冊，但是在接收過程中的信息并不能夠在統(tǒng)計過程中得以體現(xiàn)；4、其它統(tǒng)計需求功能的不足。

（三）Excel軟件管理功能的不足

為了解決上述統(tǒng)計管理軟件所存在的功能不足問題，圖書館的采編工作人員曾經(jīng)試圖使用Excel軟件來彌補上述缺陷，Excel能夠解決較多當前統(tǒng)計軟件不能夠?qū)崿F(xiàn)的功能，尤其是篩選、編程、匯總等現(xiàn)今的功能，但仍然存在一些不方便的地方：1、日期的輸入問題，Excel的單元格并沒有快速輸入日期的菜單，輸入的過程中也需要手動來選擇；2、數(shù)據(jù)共享上的問題，雖然最新版的Excel已經(jīng)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)上的一定分享，但是在共享的過程中，數(shù)據(jù)的編輯和操作只能夠由一個人來進行，不能夠多用戶同時操作；3、數(shù)據(jù)的保險性問題，由于Excel的編輯方式較為傳統(tǒng)，數(shù)據(jù)需要逐個進行手動輸入填寫，難免會出現(xiàn)一些人為的操作錯誤，使數(shù)據(jù)的準確性和安全性在Excel中難以保證。

二、利用軟件實現(xiàn)圖書館采編部工作量管理

無論是現(xiàn)有的統(tǒng)計管理系統(tǒng)還是用以進行輔助工作的Excel軟件，在當前都存在著較為嚴重的問題，所以說有必要針對當前所急需的統(tǒng)計管理功能開發(fā)出能夠滿足采編部門日常工作需要的小工具，同時還需要滿足部門工作中的易操作性和界面的友好性。

（一）開發(fā)工具和環(huán)境的選擇

當前圖書館的管理系統(tǒng)主要為Libsys3.5系統(tǒng)，根據(jù)該軟件的當前功能，需要依據(jù)采編部門的工作性質(zhì)，還有在工作中提出的功能建議，選擇出一款較容易開發(fā)出產(chǎn)品的編程工具與環(huán)境，本文選擇了VB語言作為編程的環(huán)境，使用了微軟OFFICE軟件中的Access工具來管理和保存數(shù)據(jù)信息。

（二）日期記錄功能的開發(fā)

采編部門的日常工作主要有建立賬單、驗收、編目、典藏、修補等等，以典藏工作為案例，就有如下的表格：

圖1 采編部門典藏工作表格

典藏工作往往不僅僅在采編部門內(nèi)部完成，還需要與流通部門具有一定的練習，因此從一定程度上來說，典藏的工作體現(xiàn)了整個采編部門最終的工作質(zhì)量，因此需要在原有的基礎上增加典藏的統(tǒng)計功能。

在新的功能中，表格的每一項都會新增日期的關鍵詞，每一個日期的選擇都會通過程度根據(jù)數(shù)據(jù)產(chǎn)生的時間來自動產(chǎn)生和保存，其編程語言為：r.Fields （1）=Date，其中r表示的數(shù)據(jù)集，1表示產(chǎn)生日期的具體位置，這樣就可以實現(xiàn)自動添加日期的功能，但是在實際的操作過程中，仍然需要工作人員在每天的工作結(jié)束之后進行一次總結(jié)操作，避免當天的工作不能夠進行及時總結(jié)。

同時，操作人員的關鍵詞也可以被系統(tǒng)進行自動添加，其編程語言為：r.Fields （2）=username，其中的數(shù)字2表示操作者名字產(chǎn)生和保存的位置，username表示操作者在完成工作之后所留下的自身名稱。操作者的關鍵詞具有非常重要的功能，一方面可以讓操作人員在統(tǒng)計時能夠有據(jù)可循，也能夠保證數(shù)據(jù)操作的安全性。其編程語言為：

Ss=“select * from” currentTable “where id=” Lst（0）.

Text‘獲取制定記錄的sql語句

Setr =OpenDB（currentDB， ss）‘調(diào)用函數(shù)獲取數(shù)據(jù)集

If r.State =adStateClosed Then‘判斷數(shù)據(jù)集是否為空

MsgBox“數(shù)據(jù)庫內(nèi)部錯誤！”

Exit Sub‘數(shù)據(jù)集為空退出過程

End If

If r.Fields（2）<>“”And r.Fields（2）<>UserName Then‘判斷操作是否合法

MsgBox“您不能修改其他人建立的記錄”

Exit Sun

End If

（三）完善統(tǒng)計功能

工作量統(tǒng)計管理軟件的主要目的就是為采編部門的日常工作提供足夠的效率。優(yōu)秀的統(tǒng)計軟件應當可以實現(xiàn)一次操作以內(nèi)就能夠得到每一個流程中的工作量統(tǒng)計，還能夠查詢特定時間段內(nèi)核特定工作人員的工作量，這就需要在數(shù)據(jù)庫Access中實現(xiàn)，具體實現(xiàn)的查詢語言如下顯示：

Function getTablesofAcc （By Val path As String， By Val db As String） As Variant

Dim con As New ADODB.Connection

Dim r As New ADODB.Recordset

Dim x（），i

If con.State <> adStateClosed Then con.Close

Con.ConnectionString =“Provider =Microsoft.Jet.OLEDB.4.0；

Data Source=” path ”＼” db _

“.mdb；Persist Security Info=true；User ID=admin；Password=；Jet

OLEDB： Database Password=987654321”

Con.CursorLocation = adUseClient

Con.Open

Set r=con.OpenSchenma（20）

If r State = adStateClosed Then

getTablesofAcc = 0

Exit Function

End If

I=0

Do Until r.EOF

If UCase（r（“TABLE_TYPE”））=”TABLE” Then

ReDim Preserve x（i）

X（UBound（x））=r！ table_name

I=i+1

End If

r.MoveNext

Loop

getTablesofAcc = x

End Function

該函數(shù)的功能就是通過逐個查詢表格名稱來查詢整個數(shù)據(jù)庫當中的數(shù)據(jù)。根據(jù)需要查詢的起止日期、工作人員名稱等關鍵詞，再直接點擊工作量統(tǒng)計功能，就可以查詢出整個數(shù)據(jù)庫當中的表格，自動得出每一個流程的工作量統(tǒng)計。

三、總結(jié)

總的來說，通過對所在圖書館的工作量管理系統(tǒng)進行二次深入改造，已經(jīng)在功能上實現(xiàn)了更加豐富的效果，充分滿足了當前采編部門的工作內(nèi)容需求，不僅可以在無網(wǎng)絡接入的情況下使用，也能夠通過網(wǎng)絡進行共享，有效提升了采編部門的工作效率。當前社會的計算機和網(wǎng)絡技術(shù)都在不斷飛速發(fā)展，軟件應當成為一門多樣化的工具，無論是免費軟件還是商用軟件都可以通過一定的改造為生活和工作中的需求服務，只要用戶能夠不斷地與開發(fā)人員溝通，以自身的需求為準則，就一定能夠更加了解功能性需求，為自身的工作和他人的工作提供更加便捷有效的工具，全面為圖書館的采編工作量管理服務。

參考文獻：

[1]楊昌盛，胡丹.圖書館采編部工作量管理軟件的實現(xiàn)[J].太原：科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2010，20（18）：8-11.

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[3]竺海林.淺談高校圖書館采編部門的統(tǒng)計工作[J].北京：中國外資，2008（5）：167.

作者簡介：

羅敏（19850715），女，江西南昌人，江西旅游商貿(mào)職業(yè)學院，圖書館采編，研究方向：圖書館紙質(zhì)圖書采編。