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      芻議如何提高企業(yè)行政管理效率

      2014-04-29 00:00:00呂建強于春旺
      基層建設(shè) 2014年21期

      摘要:我國企業(yè)隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展而在不斷的壯大。在企業(yè)運行中,行政管理對其影響很大,如果企業(yè)的行政管理效率低,那么企業(yè)的日常生產(chǎn)經(jīng)營活動就會受到嚴重影響,企業(yè)中的各個部門以及各個層級之間的聯(lián)系與溝通也會受到同樣的影響,因此研究企業(yè)的行政管理以及如何提高企業(yè)行政管理的效率具有重要的現(xiàn)實意義。本文將以電力企業(yè)為例,就電力企業(yè)行政管理中出現(xiàn)的問題來對其行政管理效率的提高進行簡單探討。

      關(guān)鍵詞:電力企業(yè);行政管理;效率

      一、行政管理在企業(yè)中的重要性分析

      1、行政管理能夠規(guī)范企業(yè)管理的層次

      企業(yè)一般分為管理決策層和執(zhí)行層,而行政管理就處于二者之間,起承上啟下的作用。行政管理在行使職責的過程中,主要是把決策層的指令傳達給執(zhí)行部門,并對執(zhí)行部門的工作狀況進行監(jiān)督,然后把匯總到的實際情況反饋給決策層。

      2、行政管理能夠有效提高企業(yè)管理的時效性

      企業(yè)行政管理不僅使得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層能夠及時得到基層的工作狀況的時是反饋,而且能夠使管理層準確掌握企業(yè)的原材料供應(yīng)、項目建設(shè)以及市場營銷等相關(guān)情況,這樣,管理層可以通過及時準確的數(shù)據(jù),適時調(diào)整企業(yè)的發(fā)展和營銷戰(zhàn)略。在企業(yè)運作的過程中,對于信息及時有效的取得關(guān)乎企業(yè)能否取得最大效益。

      二、電力企業(yè)行政管理的職責與權(quán)限

      1、主要職責

      在部門經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下,參與政務(wù),管理事務(wù),搞好服務(wù),綜合協(xié)調(diào),發(fā)揮參謀、助手作用;采集信息,調(diào)查研究,為領(lǐng)導(dǎo)工作提供可靠情況和細致分析;根據(jù)部門經(jīng)理的安排,協(xié)助檢查重要決策、辦理領(lǐng)導(dǎo)批辦事宜和重要工作的落實、執(zhí)行情況,抓好督查督辦;負責起草全局性的各類綜合性文件與材料;參加主任辦公會議、企業(yè)相關(guān)專業(yè)會議等行政例會,做好會議協(xié)調(diào)、組織、記錄、紀要整理和督查督辦工作。

      2、主要權(quán)限

      有權(quán)向企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作部領(lǐng)導(dǎo)報告工作、提出工作建議;有權(quán)對存在疑問的工作情況、信息和資料進行調(diào)查、核實,并得到有關(guān)方面和人員的協(xié)助;有權(quán)按照領(lǐng)導(dǎo)指令和意見督查督辦本部各部室和企業(yè)所屬單位重點工作落實情況,提出相關(guān)的建議。

      三、電力企業(yè)行政管理過程中出現(xiàn)的問題

      1、相關(guān)工作人員其綜合素質(zhì)有待提高

      一些管理人員對于本企業(yè)的業(yè)務(wù)不夠熟悉和了解;企業(yè)行政管理部門制定的規(guī)章制度無法推行或根本不能推行,其它部門對行政管理部門不信任、反感甚至排斥。而行政人員又不愿意和業(yè)務(wù)部門打交道,導(dǎo)致管理脫離實際,直接影響著行政效率的提高。另外,一些行政工作人員缺乏服務(wù)、責任、效率意識,工作熱情不高,也影響了工作效率。

      2、行政管理工作中的設(shè)備陳舊,影響工作效率

      當前行政機關(guān)現(xiàn)代化的辦公設(shè)備還不夠普遍,實際工作中現(xiàn)代化的信息傳輸技術(shù)及管理手段還未得到全面普及,這也在一定程度上制約了行政效率的提高。除了設(shè)備問題,一些工作人員對于現(xiàn)代化辦公技術(shù)的掌控水平也影響了行政管理效率。

      3、行政機構(gòu)臃腫、工作效率低

      地域廣、員工多是目前我國電力企業(yè)普遍存在的特點,由于這種行業(yè)特點造成了其行政機構(gòu)過于臃腫。而因為部門和環(huán)節(jié)過多,造成行政機構(gòu)某些部位和環(huán)節(jié)運轉(zhuǎn)不靈、信息失真,往往因推諉扯皮和過多的請示匯報,導(dǎo)致行政效率低下。主要表現(xiàn)有:解決問題的客觀條件己經(jīng)具備,只因少數(shù)人反對,而長期得不到解決,如已經(jīng)作了正式?jīng)Q定,而且又是正確的,只是觸及到某個部門,單位的利益,這個單位和個人就找借口拒不執(zhí)行。

      四、提高供電企業(yè)行政管理效率的措施

      1、提高相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì),注重效率和質(zhì)量

      (1)培養(yǎng)良好的工作作風(fēng)

      要培養(yǎng)扎扎實實的工作作風(fēng)。一定要養(yǎng)成今日事今日畢,急事急辦、特事特辦的習(xí)慣,不管在什么情況下都不能拖拉;

      (2)強化內(nèi)部管理

      辦公室工作十分繁雜、辛苦,也十分敏感,容易讓人誤解。因此,在辦公室工作,要嚴格按各項管理制度、規(guī)章和程序辦事,不能自作主張、自行其事。生活上,辦公室人員要增強廉潔自律意識,樹立正確的榮辱觀,自重、自警、自省、自勵,能抵得住誘惑,經(jīng)得住考驗;

      (3)提高學(xué)習(xí)能力

      要充分認識,學(xué)習(xí)對辦公室工作的重要性,引導(dǎo)辦公室系統(tǒng)員工自覺地抓學(xué)習(xí),努力把辦公室系統(tǒng)辦成學(xué)習(xí)型組織,切實提高辦公室人員的綜合素質(zhì)。

      2、提高對行政管理工作的重視力度

      (1)領(lǐng)導(dǎo)給予重視,對各項制度予以支持

      企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要給予行政管理工作足夠的重視,保證行政管理崗位的人員素質(zhì)符合要求,給予配套的培訓(xùn)和提升機會;對于行政管理制度的推行和實施,要給予大力支持;

      (2)行政管理部門要服從企業(yè)整體管理

      電力企業(yè)的行政管理要從服務(wù)出發(fā),勤于創(chuàng)新思考,主動工作,簡化流程,方便員工和工程部門,在公司的管理策略,企業(yè)文化,用人政策等重大問題上,提出專業(yè)的方案和策劃,充分發(fā)揮好行政部門的“信息樞紐”地位,與公司各部門友好地溝通協(xié)作。

      3、相關(guān)工作人員要樹立良好的工作意識

      (1)樹立良好的責任意識

      行政人員對于自己職責范圍內(nèi)的工作,要盡量做到盡善盡美,出現(xiàn)問題不辯駁、不推諉,勇于承擔責任,在任何人面前、在處理任何事上,都要從嚴要求、從優(yōu)服務(wù),確保工作萬無一失。

      (2)樹立良好的服務(wù)意識

      正確處理好各方面的關(guān)系,提高服務(wù)質(zhì)量和效果。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為基層單位服務(wù)、為職工群眾服務(wù),三者相互聯(lián)系,不可偏廢。對上服務(wù)和對下服務(wù)要統(tǒng)一,在做好為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的同時,要主動與各業(yè)務(wù)部門溝通、交流,真正起到橋梁和紐帶作用。

      4、運用現(xiàn)代化行政管理手段

      配備現(xiàn)代化辦公設(shè)備,同時采用系統(tǒng)論、信息論等科學(xué)方法,實現(xiàn)辦公自動化、協(xié)調(diào)化、高效化,實現(xiàn)信息的準確化、動態(tài)化、適時化,這對于提高行政效率可以起著巨大作用。通過培訓(xùn),使行政人員熟練掌握這些現(xiàn)代化設(shè)備的操作與使用。例如在信息加工、文字處理、信息存貯與查詢、數(shù)據(jù)處理、聲音處理、網(wǎng)絡(luò)通訊等方面能做到熟練使用計算機、靜電復(fù)印機、自動電話機、錄音筆、攝像機、傳真機、掃描儀等設(shè)備。在秘書工作中,能夠把語音、文字、圖表、圖像等有效的結(jié)合,利用信息網(wǎng)絡(luò)來進行信息的采集、報告的分析。利用內(nèi)部局域網(wǎng)發(fā)布內(nèi)部文件,及時將一些需要公示、公告的事宜予以公布。利用IP電話、QQ、MSN等工具,超時間性、超地域性地使溝通雙方進行互動,增加工作效率。

      5、建立健全企業(yè)規(guī)章制度以及行政管理模式

      企業(yè)要健全必要的工作制度,以法律和規(guī)章制度的形式促進行政效率的提高,建立健全和認真執(zhí)行行政部門的各項管理制度、崗位責任制度、工作程序以及一系列規(guī)范化表格、圖表等,從而建立起行政部門的法治秩序。另外,按規(guī)范化要求,適當調(diào)整企業(yè)行政管理部門,按實用性和科學(xué)性的原則合理建立行政管理系統(tǒng);強化企業(yè)行政管理部門的企業(yè)管理職能,要將一般企業(yè)的“企業(yè)管理部”的職能注入企業(yè)行政管理部門,強化其企業(yè)管理職能。

      五、結(jié)束語

      綜上所述,企業(yè)的各項工作的開展會受到企業(yè)行政管理效率的高低的直接影響。因此,我們要充分運用現(xiàn)代企業(yè)行政管理模式,努力提高相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì),發(fā)揮和利用人的內(nèi)在潛能,在運行現(xiàn)代化管理手段的基礎(chǔ)上,健全企業(yè)規(guī)章制度,提高行政管理效率,最終實現(xiàn)企業(yè)健康、穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展。

      參考文獻:

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      [3]劉杰.淺議提高電力企業(yè)行政管理效率的措施及實施效果考評[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā),2013-07-26

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