以優(yōu)質(zhì)服務(wù)為載體提高機(jī)要文件管理水平

摘 要 機(jī)要文件的管理水平關(guān)系到機(jī)要文件能否有效地落實(shí)，關(guān)系到學(xué)校的工作效率。因此，必須要重視機(jī)要文件的管理問題，以優(yōu)質(zhì)服務(wù)為載體提高機(jī)要文件管理水平，把握好機(jī)要文件管理過程中的每一個環(huán)節(jié)。本文將從實(shí)現(xiàn)機(jī)要文件管理過程的規(guī)范化、細(xì)化機(jī)要文件管理措施、提高機(jī)要文件管理人員的專業(yè)能力以及實(shí)現(xiàn)機(jī)要文件管理手段的現(xiàn)代化這四個方面來進(jìn)行詳細(xì)闡述，以期促進(jìn)以優(yōu)質(zhì)服務(wù)為載體的機(jī)要文件管理水平的提高。

關(guān)鍵詞 優(yōu)質(zhì)服務(wù) 載體 機(jī)要文件 管理

所謂機(jī)要文件就是傳達(dá)黨與國家機(jī)密的文件。通過機(jī)要文件，高校領(lǐng)導(dǎo)人能夠及時地了解黨和國家制定的方針政策以及信息動態(tài)等重要信息，并根據(jù)相關(guān)信息來指導(dǎo)本高校的工作。機(jī)要文件的管理水平關(guān)系到機(jī)要文件能否有效地落實(shí)，關(guān)系到學(xué)校的工作效率。因此，必須要重視機(jī)要文件的管理問題，以優(yōu)質(zhì)服務(wù)為載體提高機(jī)要文件管理水平，把握好機(jī)要文件管理過程中的每一個環(huán)節(jié)。本文將從以下幾個方面詳細(xì)闡述如何以優(yōu)質(zhì)服務(wù)為主體提高機(jī)要文件的管理水平。

一、以優(yōu)質(zhì)服務(wù)為載體實(shí)現(xiàn)機(jī)要文件管理過程的規(guī)范化

為了以優(yōu)質(zhì)服務(wù)為載體實(shí)現(xiàn)機(jī)要文件管理過程的規(guī)范化，必須要對機(jī)要文件管理過程中簽收、登記、借閱、清退銷毀以及存檔等各個環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。主要要做到以下幾點(diǎn)：

1、簽收機(jī)要文件過程中應(yīng)注意的問題。機(jī)要文件主要通過兩種方式進(jìn)行下達(dá)，一種方式是通過郵局的郵遞業(yè)務(wù)進(jìn)行下達(dá)，領(lǐng)取人員應(yīng)該要到郵局去領(lǐng)取并簽收，另一種方式是通過機(jī)要局進(jìn)行下達(dá)，領(lǐng)取人員應(yīng)該到機(jī)要局去領(lǐng)取并進(jìn)行簽收。在進(jìn)行文件簽收時，簽收人員主要應(yīng)注意兩方面的內(nèi)容：第一，簽收前要查看機(jī)要文件封口封閉性是否完好；第二，簽收文件中的信息與實(shí)際信息是否相符。在確保以上兩方面無誤之后方可進(jìn)行簽收，同時，應(yīng)注意在簽收文件上寫明文件收到的時間。

2、登記文件過程中應(yīng)注意的問題。在進(jìn)行文件登記時，主要注意以下幾方面的內(nèi)容：第一，確保該機(jī)要文件與發(fā)文通知相一致；第二，核對登記信息，例如機(jī)要文件的文號、保密程度等，確保登記信息的準(zhǔn)確性；第三，如果該機(jī)要文件是由多家單位共同發(fā)行的，那么在進(jìn)行登記時，要將多家單位都進(jìn)行登記，不能只登記主要的發(fā)行單位。

3、進(jìn)行機(jī)要文件借閱時應(yīng)該注意的問題。進(jìn)行機(jī)要文件管理時，應(yīng)該設(shè)置用來進(jìn)行機(jī)要文件儲存的機(jī)要文件保密室以及專門用來進(jìn)行機(jī)要文件閱讀的閱文室。要制定機(jī)要文件借閱制度并將其掛于機(jī)要文件保密室以及機(jī)要文件閱文室的墻上。機(jī)要文件管理人員應(yīng)該嚴(yán)格按照機(jī)要文件借閱制度來進(jìn)行借閱管理，在進(jìn)行借閱時做好借閱登記，以明確借閱雙方的責(zé)任。在借閱人員借閱機(jī)要文件時，必須要辦理相關(guān)手續(xù)，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出申請，申請得到批準(zhǔn)后方可進(jìn)行借閱。必須在機(jī)要文件閱文室進(jìn)行閱讀，并且在閱讀過程中不得進(jìn)行抄錄或者是復(fù)印。

4、在進(jìn)行機(jī)要文件清理、銷毀以及存檔過程中應(yīng)注意的問題。機(jī)要文件管理人員必須要對機(jī)要文件進(jìn)行定期清理。當(dāng)年的機(jī)要文件應(yīng)在第二年后進(jìn)行清退，將該機(jī)要文件退回原發(fā)文部門。如果不需要進(jìn)行清退，則要對其進(jìn)行存檔。在進(jìn)行機(jī)要文件的銷毀工作時，對于一些加密文件或者是不允許對外泄露的文件，在對其進(jìn)行銷毀時，必須要在專門的地方進(jìn)行，不得隨意進(jìn)行。

二、以優(yōu)質(zhì)服務(wù)為載體細(xì)化機(jī)要文件管理措施

在機(jī)要文件管理中，文件丟失現(xiàn)象時有發(fā)生。為了解決該問題，機(jī)要文件管理人員應(yīng)以優(yōu)質(zhì)服務(wù)為載體做到以下幾點(diǎn)：

第一，機(jī)要文件管理人員要定期查看機(jī)要文件的借閱登記，并嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)規(guī)章制度；

第二，機(jī)要文件管理人員要定期對被借閱過的機(jī)要文件進(jìn)行分類整理，并歸放原位；

第三，對機(jī)要文件室內(nèi)的存檔文件要定期進(jìn)行查看，防止機(jī)要文件出現(xiàn)受潮、蟲蛀等現(xiàn)象。

三、以優(yōu)質(zhì)服務(wù)為載體提高機(jī)要文件管理人員的專業(yè)能力

機(jī)要文件管理人員必要提高自身的專業(yè)能力以更好地提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)：

1、機(jī)要文件管理人員要自覺增強(qiáng)自己的政治意識。機(jī)要文件具有極強(qiáng)的政治性，機(jī)要文件管理人員不得隨意泄漏機(jī)要文件的內(nèi)容，要能抵制得住各種誘惑。因此，機(jī)要文件管理人員必須要自覺增強(qiáng)自己的政治素質(zhì)，從而不斷提高自身的管理水平。

2、機(jī)要文件管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自己的專業(yè)能力。機(jī)要文件管理人員要不斷加強(qiáng)對于國家相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)以及本管理部門的規(guī)章制度的學(xué)習(xí)，熟練了解并掌握本部門機(jī)要文件管理的每一個環(huán)節(jié)，嚴(yán)守借閱程序，不斷提高機(jī)要文件管理水平。另一方面，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展，機(jī)要文件管理人員必須要與時俱進(jìn)，熟練掌握機(jī)要文件管理過程中所使用的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而提高機(jī)要文件管理的效率以及質(zhì)量。

3、注重機(jī)要文件管理人員責(zé)任感的培養(yǎng)。機(jī)要文件管理工作的特殊性要求機(jī)要文件管理人員必須要有極強(qiáng)的責(zé)任感。

四、以優(yōu)質(zhì)服務(wù)為載體實(shí)現(xiàn)機(jī)要文件管理手段的現(xiàn)代化

隨著社會進(jìn)一步的信息化以及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我國機(jī)要文件管理工作面臨越來越多新的挑戰(zhàn)。在當(dāng)今世界，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展，竊密技術(shù)的發(fā)展對機(jī)要文件的管理工作帶來了嚴(yán)重的威脅。因此，機(jī)要文件管理部門必須要適應(yīng)新時代的發(fā)展要求，使機(jī)要文件管理工作朝著信息化、現(xiàn)代化、自動化的方向發(fā)展。一方面，機(jī)要文件管理部門要積極引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、安全防護(hù)系統(tǒng)等高科技，以更好地應(yīng)對新的挑戰(zhàn)。另一方面，機(jī)要文件管理部門要實(shí)現(xiàn)機(jī)要文件管理手段的現(xiàn)代化，從而提高以優(yōu)質(zhì)服務(wù)為載體的機(jī)要文件管理工作的工作效率。

五、結(jié)語

所謂機(jī)要文件就是傳達(dá)黨與國家機(jī)密的文件。機(jī)要文件的管理水平關(guān)系到機(jī)要文件能否有效地落實(shí)，關(guān)系到學(xué)校的工作效率。當(dāng)前我國機(jī)要文件管理工作中還存在很多不完善之處。必須要重視機(jī)要文件的管理問題，以優(yōu)質(zhì)服務(wù)為載體提高機(jī)要文件管理水平，把握好機(jī)要文件管理過程中的每一個環(huán)節(jié)。

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（作者單位：南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校）