簡議文書檔案辦公自動化中的便捷與隱患

摘 要 文書檔案是機關、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務活動中產(chǎn)生的，它記錄了一個組織的各種管理活動歷程。本文對文書檔案實施辦公自動化管理的必要性，管理優(yōu)勢以及在實施過程中的便捷與隱患、高效與安全的平衡等問題進行探討。

關鍵詞 檔案 信息化 便捷 隱患

隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡信息技術的快速發(fā)展，在當前機關、企事業(yè)單位中，辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）有效地實現(xiàn)文書檔案的綜合管理。人們在獲得高效便捷的同時，也產(chǎn)生了一系列隱患矛盾。如何利用OA系統(tǒng)的網(wǎng)絡特性，將傳統(tǒng)文書檔案管理有效、完整無誤地過渡到OA管理，來提高文書檔案管理的信息化水平，是文書檔案工作亟待解決的問題之一。

一、文書檔案實施OA系統(tǒng)管理的必要性

目前，隨著電子信息技術的成熟，OA系統(tǒng)在各單位日常辦公中已普及應用，現(xiàn)代電子化文書檔案管理模式，在很多領域取代了文書檔案的傳統(tǒng)模式。相比較而言，傳統(tǒng)文書檔案管理存在著一些問題：

1、文檔調閱及時性較差。傳統(tǒng)模式下，借閱實體文書檔案，必須到檔案室，消耗長時間尋找文檔。

2、傳統(tǒng)文書檔案不易保管。傳統(tǒng)文書檔案大多是以紙質形式進行保管，經(jīng)歷較長時間后，會因檔案材料自身物理與化學性質的改變，外力損傷等因素產(chǎn)生毀損，如潮濕、溫度非正常因素和調閱時磨損等正常因素。對周邊環(huán)境安全、場地等需求量有逐漸增大的自然趨勢，造成管理成本的不斷攀升。這些因素都對傳統(tǒng)模式的管理非常不利。

3、傳統(tǒng)文書檔案的管理較為復雜。文書檔案的制作和使用涉及到眾多部門，傳統(tǒng)文書檔案管理需要工作人員進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和使用等六個環(huán)節(jié)。文書處理部門從了解每份文件的來龍去脈，文件資料的形成到立卷歸檔，要有一套完善的規(guī)章制度。

二、文書檔案實施OA系統(tǒng)管理的優(yōu)勢

1、大幅提高辦公效率。其一，將文書檔案與OA系統(tǒng)有機結合，利用網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)庫所具有的強大信息檢索、分類、存儲、統(tǒng)計功能，使文書檔案按件隨即整理歸檔，做到管理即時、完整，分類準確，減少實體文件的收集、搬運、傳遞、整理、歸檔等環(huán)節(jié)，減輕檔案工作者的勞動量，提高了文書檔案管理的效率。其二，由于傳統(tǒng)模式通常是在封閉、半封閉狀態(tài)下運行，通過外部監(jiān)督提高效率通常不可操作。運用OA系統(tǒng)后，監(jiān)督者可以隨時調閱、查詢文書檔案的制作進度，有效掌握制作周期。其三，在傳統(tǒng)文書檔案管理中，文書歸檔整理后若要進行修改處理，就必須對已整理的文書檔案進行拆卷重做，而實施OA系統(tǒng)進行文書檔案管理就不會出現(xiàn)該問題，文件的修改只需通過鍵盤操作就可以，顯得方便快捷。文件資料收集、搬運、傳遞、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都會變得簡單高效。

2、資源隨時可供檢索，信息充分共享。在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，受客觀條件限制，難以做到信息眾人共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用OA系統(tǒng)對文書檔案進行管理，使紙質的文書檔案轉變成電子文獻信息，加上網(wǎng)絡技術應用使文書檔案資源隨時可供檢索，從而極大的提高文書檔案利用工作的質量和效率，這些都是傳統(tǒng)管理方式無法實現(xiàn)的。運用OA系統(tǒng)對文書檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為多途徑體系化管理，由對檔案部分特征，如目錄管理到全部特征，如目錄和內容的全程管理。同時通過網(wǎng)絡服務平臺，可以及時了解、學習、借鑒其它檔案工作部門概況、工作重點以及檔案管理信息動態(tài)，徹底從封閉和半封閉的狀態(tài)中走出來，實現(xiàn)檔案資源的共建共享。

3、長久可靠的保存。在文書檔案實際保存中，文件的耐久性在很多方面會給工作人員帶來很大困難。跟紙質檔案相比，電子文件的壽命要長得多。電子文件內容由于其可無損復制等特性，保存壽命可以說無限制。唯一值得注意的就是，隨著現(xiàn)代信息技術的進步，文件的存儲技術日趨完善，存儲這些數(shù)據(jù)的載體可以根據(jù)需要選擇不同的電子載體和方法保存，如硬盤備份、磁盤陣列存儲和網(wǎng)絡云技術存儲等。所以只要做好備份工作就不受貯存時間地點限制，受外部環(huán)境影響小，不易損壞丟失，具有很強的穩(wěn)定性。

4、綠色環(huán)保成本低。現(xiàn)代社會的環(huán)保問題已是從事任何社會活動中無法回避的熱議話題，亦成為民眾關注的焦點，早有專家呼吁盡快制定“低碳發(fā)展國家行動方案”，并有多種形式宣傳“節(jié)約用紙，珍惜樹木”等理念，形成全社會在最小的環(huán)境代價下，實現(xiàn)社會活動的繁榮進步。在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，紙質檔案的案卷內的其中一份文件或同一問題的幾份文件，使用大量紙張。運用OA系統(tǒng)管理就有助于替代紙張，從而在根本上實現(xiàn)綠色環(huán)保?？梢院敛豢鋸埖卣f，一臺電腦可以節(jié)省的紙，不僅僅是一米高。

三、文書檔案實施OA系統(tǒng)管理的隱患

1、電子文件的保密性。文書檔案在辦公自動化的應用中，有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。電子文件的內容不僅容易變化，并且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件容易修改并且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改動其內容，但是產(chǎn)生改動的可能性總是比紙質文件要大得多，這就使得人們感到保持其原來內容的困難。隨著網(wǎng)上的非法侵入、黑客技術的泛濫，對電子文件的安全性、權威性和保密性提出嚴峻的考驗，進入網(wǎng)絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。

2、電子文件的保存。對于電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理是一項技術性、機密性、原則性很強的工作。既要嚴格執(zhí)行有關檔案方面的法律、法規(guī)，又要遵循電子文書檔案自身的工作特點和規(guī)律性。隨著信息化技術的增強，電腦病毒成為電子文件防不勝防的侵襲者。僅僅懂得電子計算機技術或數(shù)據(jù)通信技術的人員同樣如此。實現(xiàn)檔案信息辦公自動化，首先對管理人員技術和素質水平提出了更高的要求，管理人員要有較高的知識層次和技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平。在傳統(tǒng)檔案管理人員中，缺乏信息技術人才，其中能夠兩方面都具備的檔案信息處理復合型人才就更加稀缺。

3、電子文件對單一媒介的過度依賴。電子文件完全改變了傳統(tǒng)的辦文程序，文件的修改、復制、粘貼、移動變得非常便捷。電子文件的起草修改、定稿、收發(fā)、傳遞都在計算機上進行，電子文件的制作、處理以及歸檔后的全部活動都必須借助于計算機系統(tǒng)才能實現(xiàn)，這就形成了對網(wǎng)絡系統(tǒng)、運行設備甚至電力等的高度依賴性。

四、文書檔案實施OA系統(tǒng)管理高效與安全的平衡

1、制定電子文檔管理標準。OA系統(tǒng)在日常辦公的各個領域應用，隨著電子文件的不斷產(chǎn)生使工作效率以及社會效益有了明顯的提高，同樣也涉及到了許多問題。這就需要盡快制定電子文件的管理標準，如電子文件的登記、命名、歸檔、鑒定、收集、防護、安全、密級以及專利維護等標準，逐步完善電子文件的全過程管理制度，做到標準化、規(guī)范化、制度化。這種現(xiàn)代化管理技術，迫切需要文檔管理人員去掌握和運用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。

2、制定電子文件的歸檔條件，嚴格實行歸檔檢測制度。規(guī)定歸檔范圍是保證電子檔案質量的關鍵，檔案管理人員在對電子文件進行歸檔時，首先要對經(jīng)過整理的電子文件確定屬性，即完成文書處理程序后再歸檔保存；其次，要檢查電子文件是否齊全完整。對于收發(fā)文來說，必須是全文信息，從文件設計、修改和形成階段開始，使電子文件格式與環(huán)節(jié)互相匹配。確保電子文件的歸檔質量，認真檢查電子文件內容是否完整、真實、有效，是否感染電子病毒。從計算機或網(wǎng)絡的存貯器上拷貝或刻錄到可移動的磁盤或光盤等載體以便長期保存。嚴格按照不同的保管期限，分別歸檔，分盒排列，分柜保管。

3、制定電子文件的歸檔管理質量，依法管理電子文件。由于多種因素，電子文件的法律效力目前還有不明確和漏洞存在，由于沒有固定的載體，還沒有完全杜絕偽造、刪除、修改和抵制病毒的有效辦法。這些都要求我們在工作中形成一套完整的電子文件管理體系，經(jīng)常與形成電子文件的各部門加強聯(lián)系，提前介入，充分利用辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)電子檔案管理創(chuàng)新，OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫選擇一定要選用一個安全可靠的架構，OA系統(tǒng)運行過程中要充分做好網(wǎng)絡安全防范，防病毒、防網(wǎng)絡攻擊等并做好數(shù)據(jù)的實時異地備份，選擇一套電子簽章驗證系統(tǒng)，設立風控專員，增加審核鑒定，確保每條數(shù)據(jù)的唯一性，不可更改性。雖然現(xiàn)在信息化的發(fā)展使電子文件管理也越來越先進，但實體文件所具有的可靠性仍然十分重要，所以實體檔案原件還需要一段時間的同步保存。

總之，文書檔案的信息化徹底改變了人們對檔案管理利用的傳統(tǒng)思路，是發(fā)展的必然方向。

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