獨立學(xué)院科研管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

杭婷婷 湯雅超 劉玉梅

[摘 要] 科研管理信息系統(tǒng)涉及各種科研信息的統(tǒng)計，這些信息的匯總是統(tǒng)計工作中最為常見的、繁瑣的工作。在獨立學(xué)院的科研工作中，一方面需要考慮常見的科研信息的統(tǒng)計，同時還需要考慮一些科技服務(wù)信息的統(tǒng)計，這是與公辦院校科研工作的不同之處。本文主要根據(jù)獨立學(xué)院的日?？蒲泄ぷ魃婕暗姆N類，分類別地對科研信息進行統(tǒng)計和匯總，有效地推動科研管理信息化進程，為科研發(fā)展提供服務(wù)和管理平臺。

[關(guān)鍵詞] 科研管理；信息系統(tǒng)；獨立學(xué)院

[中圖分類號] TP311.1；G644 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）15- 0052- 03

1 前 言

科研管理是指對科研工作中所涉及的各種信息進行統(tǒng)計，常見的統(tǒng)計類別有課題統(tǒng)計、論文統(tǒng)計、專著統(tǒng)計、專利統(tǒng)計等。獨立學(xué)院在逐步發(fā)展過程中，也逐漸意識到科研工作的重要性。隨著科研管理的深入，學(xué)校本身投入的科研經(jīng)費和從上級教育部門獲批的科研經(jīng)費不斷增加，科研項目也呈現(xiàn)出類型越來越多、合同金額越來越大、執(zhí)行周期越來越長、財務(wù)要求越來越高的特點。目前，多數(shù)獨立學(xué)院已單獨建立科研管理部門來肩負起指導(dǎo)、監(jiān)督和管理的責(zé)任。但是，其科研工作統(tǒng)計還停留在手工匯總階段，手工統(tǒng)計不僅效率低、易出錯，而且因統(tǒng)計人員的理解差異，直接影響統(tǒng)計結(jié)果的真實性與準確性，從而無法為院系的科研發(fā)展提供支持與保障。另外，紙質(zhì)材料的統(tǒng)計不僅增加了材料保管的難度，更不利于下一次查詢與調(diào)檔，這種陳舊管理方式已不再適應(yīng)當(dāng)今工作需求。雖然市場上已開發(fā)的科研管理系統(tǒng)很多，但都不能和獨立學(xué)院的實際工作很好地結(jié)合。

針對獨立學(xué)院科研管理工作的現(xiàn)狀，開發(fā)一個便于使用者統(tǒng)計和項目管理且能提供決策支持的科研管理系統(tǒng)已成當(dāng)務(wù)之急。本文從實用角度出發(fā)，采用Visual Basic 6.0開發(fā)基于SQL Server 2000數(shù)據(jù)庫的科研管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)是針對現(xiàn)今科研管理系統(tǒng)中的問題，結(jié)合獨立學(xué)院實際情況，開發(fā)的一個適用于獨立學(xué)院的科研管理系統(tǒng)。

2 科研管理工作的現(xiàn)狀

目前，多數(shù)獨立學(xué)院的科研經(jīng)費使用機制是：申請人申請、專業(yè)負責(zé)人審批、科技處負責(zé)管理?？萍继庁撠?zé)項目的申報、跟蹤項目進展、組織結(jié)題驗收等工作；但其工作側(cè)重于項目的數(shù)量、經(jīng)費和級別，忽視了經(jīng)費使用的合理性和效益性；同時對項目成員經(jīng)費的分配、對成員科研分數(shù)的設(shè)置等都交由申請人協(xié)調(diào)，因而對經(jīng)費的使用缺乏有效監(jiān)督。如何處理好科研與財務(wù)的關(guān)系，保證項目管理與財務(wù)管理的有機結(jié)合，促進高校科研工作的有序進行，是值得深思的問題。

獨立學(xué)院的科研管理一般包括項目前期立項、中期考核和后期結(jié)題管理。然后，現(xiàn)實情況是大多數(shù)學(xué)校只重視前期立項和后期結(jié)題，缺少中期考核，這將導(dǎo)致部分項目草率結(jié)題，達不到科研經(jīng)費使用的效果。針對此類問題，分階段對科研經(jīng)費撥付進行合理控制，可以有效減少科研資金的損失。

針對以上現(xiàn)狀，利用網(wǎng)絡(luò)和信息化手段來建立適合獨立學(xué)院使用的科研管理系統(tǒng)，對提高獨立學(xué)院的科研管理水平起到了至關(guān)重要的作用。

3 科研管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

3.1 系統(tǒng)的模塊結(jié)構(gòu)設(shè)計

該系統(tǒng)可以分成5個基本的模塊。首先是用戶管理模塊。用戶管理可以對使用軟件的用戶的基本信息進行設(shè)置，包括增加新用戶、修改原用戶的密碼等。

其次是基本信息模塊。該模塊是系統(tǒng)其他界面數(shù)據(jù)來源的基礎(chǔ)，其中包括部門信息維護、課題類別維護、論文級別維護、收錄級別維護和委托單位維護等，是將科研項目中所涉及的信息提前設(shè)置到軟件中，供后面信息錄入時直接調(diào)用。

第三是項目管理模塊。該模塊還可以細分為課題管理、技術(shù)服務(wù)管理、論文管理、著作管理等。其中課題管理分為橫向課題、縱向課題兩種，即學(xué)校自身撥款的科研項目和從上級部門撥款資助的科研項目；技術(shù)服務(wù)管理范圍是涉及有立項合同書的技術(shù)服務(wù)，它是依托學(xué)科專業(yè)群打造的專業(yè)—研究所—實體公司的教學(xué)、科研、開發(fā)模式；其他管理項目類別主要涵蓋了與個人相關(guān)的論文、著作、專利信息的登記，并根據(jù)參與人對項目的貢獻程度，給予一定比例的科研分數(shù)分配。

第四是統(tǒng)計查詢模塊。該模塊可以按照科研成果、個人分配、項目分配、綜合查找等不同的查找需要，對一些關(guān)鍵信息進行快速統(tǒng)計，實現(xiàn)科研信息的動態(tài)管理功能。

最后是數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存模塊。這是為保護數(shù)據(jù)的安全而設(shè)置的功能，管理員可以定期對數(shù)據(jù)庫進行備份，保證數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的正確性和安全性。

該系統(tǒng)的模塊結(jié)構(gòu)圖如圖1所示。

3.2 系統(tǒng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計

科研管理工作主要涉及兩個方面：一是數(shù)據(jù)錄入，二是數(shù)據(jù)統(tǒng)計。對于數(shù)據(jù)錄入，要求準確錄入不同科研項目中的數(shù)據(jù)；對于數(shù)據(jù)統(tǒng)計，主要涉及到人科研數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和部門科研數(shù)據(jù)的統(tǒng)計。在獨立學(xué)院的日?？蒲泄ぷ髦?，個人科研數(shù)據(jù)主要來自論文、著作和專利的數(shù)據(jù)統(tǒng)計；而部門科研數(shù)據(jù)可以來自于課題，也可以來自于科技服務(wù)。部門科研數(shù)據(jù)的統(tǒng)計是數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作的難點，科研人員和科研項目都需分類進行統(tǒng)計。如何快速、準確、透明地調(diào)出所需的數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計表是今后科研管理系統(tǒng)改進的方向和難點?；谝陨蠁栴}，本文提出基于如圖2和圖3所示的統(tǒng)計模式來改進當(dāng)前已有的科研管理系統(tǒng)。

在個人統(tǒng)計中，具有權(quán)限的操作人員可以對數(shù)據(jù)進行自動統(tǒng)計，直接查看到科研人員的工作量；部門級的統(tǒng)計涉及全校所有部門的科研工作。個人和部門統(tǒng)計兩個模塊的界面分別如圖4和圖5所示。

個人統(tǒng)計可以對項目人在科研項目中的工作量進行統(tǒng)計?？梢詫崿F(xiàn)按部門查詢，按項目類型查詢，按項目人查詢等方式對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，如圖4所示。單擊“合計”按鈕，可以將某個項目人參與的所有項目按類型進行統(tǒng)計，從而查看到個人所分配的經(jīng)費和科研分數(shù)，以方便科研管理部門對科研人員的科研工作量進行考核。單擊“打印”按鈕，可以將表格中數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Excel中，形成合理的格式進行打印，既簡單又準確高效。

在部門統(tǒng)計報表中，可以對各部門的科研信息進行統(tǒng)計，如圖5所示。在填寫好需要統(tǒng)計的時間范圍后，點擊“統(tǒng)計”按鈕，可以顯示出各部門的科研信息數(shù)據(jù)，可以清楚地查看到各部門科研項目的數(shù)量和經(jīng)費使用情況，實現(xiàn)項目的全程管理。

3.3 系統(tǒng)的特點

該科研管理系統(tǒng)具有以下3個特點：

（1）增加了中期管理，實現(xiàn)項目的全程管理。系統(tǒng)中涉及的項目信息以標(biāo)準化形式進行存儲，實現(xiàn)了科研部門對項目的動態(tài)管理。系統(tǒng)通過項目進行全程化管理，根據(jù)項目進展，登記項目的到款情況和項目經(jīng)費的分配情況，為經(jīng)費的使用和管理提供更多的依據(jù)。

（2）加強對項目所有參與人的管理，推動科研項目規(guī)范管理。通過項目的登記流程，減少有些教職工對項目分工的管理混亂、相互推諉現(xiàn)象，進一步加強項目管理。對參與者的詳細信息進行登記，在后期結(jié)題時對其做出相應(yīng)要求，其參與項目的工作量決定了科研經(jīng)費的分配，做到公平公正。同時對項目參與人在各項目所獲得的科研分數(shù)進行登記，為個人的評獎評優(yōu)、職稱晉升提供數(shù)據(jù)支持。

（3）加強數(shù)據(jù)整合，實現(xiàn)科學(xué)統(tǒng)計決策。該科研管理系統(tǒng)加強了數(shù)據(jù)整合，可以提供動態(tài)的、全面的項目信息和個人信息，使得統(tǒng)計工作突破傳統(tǒng)的時間和空間制約，科研管理部門可以隨時獲得最新統(tǒng)計數(shù)據(jù)，提高了統(tǒng)計的時效性、準確性，對職稱的晉升、對各系的考核提供了決策支持，為領(lǐng)導(dǎo)層提供了數(shù)據(jù)分析，為學(xué)校的科研發(fā)展引領(lǐng)了方向。

4 軟件實施后的效果

獨立學(xué)院科研管理信息系統(tǒng)是一個由操作人員、計算機組成的能進行科研信息的錄入、存儲、維護和使用的系統(tǒng)。通過該系統(tǒng)可以實現(xiàn)科研工作的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理，形成一個動態(tài)的科研數(shù)據(jù)中心和科研管理平臺。同時，通過系統(tǒng)建立科學(xué)有效的項目和經(jīng)費的管理機制，管好項目用好經(jīng)費，這對保障高校多出人才多出成果，大力提升科技創(chuàng)新能力具有十分重要的意義。該系統(tǒng)的應(yīng)用，真正實現(xiàn)“網(wǎng)上科研、網(wǎng)上管理、網(wǎng)上服務(wù)”，有效地推動了科研信息化進程，為科研發(fā)展提供服務(wù)和管理平臺。

5 結(jié)束語

本軟件投入使用以來，以其方便、簡捷的操作和及時、準確的信息，實現(xiàn)對科研信息的有效統(tǒng)計，且可以為上級領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持，使計算機技術(shù)在科研管理工作中得到了充分的應(yīng)用，有效地提高了科研工作的質(zhì)量和水平。

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