供電企業(yè)科技檔案管理流程新探

摘要：科技檔案的管理在企業(yè)管理、安全生產(chǎn)和提高經(jīng)濟(jì)效益方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，管好用好科技檔案可以充分節(jié)約活勞動(dòng)和物化勞動(dòng)，提高微觀經(jīng)濟(jì)效益。供電企業(yè)一定要把科技檔案管理工作納入企業(yè)管理的重要日程，切實(shí)做到組織上有保證，制度上有規(guī)定，職責(zé)上有分工，工作上有安排，計(jì)劃上有檢查，管理上有考核。從收集、整理分類(lèi)編目、保管、鑒定、利用及統(tǒng)計(jì)等科技檔案管理的六個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)其流程的工作內(nèi)容和工作要求予以闡述。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè)；科技檔案；管理流程

作者簡(jiǎn)介：孫忠卿（1964-），女，遼寧大連人，國(guó)網(wǎng)遼寧省電力有限公司大連供電公司，高級(jí)工程師。（遼寧 大連 116001）

中圖分類(lèi)號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-0079（2014）15-0210-02

科技檔案與文書(shū)檔案有著明顯的區(qū)別，科技檔案屬于自然科學(xué)范疇，而文書(shū)檔案則屬于社會(huì)科學(xué)范疇；科技檔案產(chǎn)生于科研、生產(chǎn)、基建等部門(mén)，而文書(shū)檔案則產(chǎn)生于黨政機(jī)關(guān)和行政管理部門(mén)；一套科技檔案是一個(gè)不可分割的自然聯(lián)系的整體，而文書(shū)檔案并不構(gòu)成一個(gè)不可分割的整體；從使用對(duì)象來(lái)講，科技檔案供從事科研、生產(chǎn)、基建的工程技術(shù)人員、技術(shù)工人和有關(guān)工程技術(shù)人員使用，而文書(shū)檔案則供黨政領(lǐng)導(dǎo)、行政管理人員使用。

科技檔案工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)性、科學(xué)管理性、服務(wù)性的工作?？萍紮n案直接反映了企業(yè)的科技思想與科技成果，是企業(yè)難以估量的無(wú)形資產(chǎn)。它是技術(shù)儲(chǔ)備的重要手段，是企業(yè)從事科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)的必要條件，是進(jìn)行科技交流的得力工具，是企業(yè)發(fā)展內(nèi)涵、擴(kuò)大再生產(chǎn)的積極因素。從一定意義上來(lái)講，科技檔案管理在企業(yè)管理、安全生產(chǎn)和提高經(jīng)濟(jì)效益方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，管好用好科技檔案可以充分節(jié)約活勞動(dòng)和物化勞動(dòng)，提高微觀經(jīng)濟(jì)效益。供電企業(yè)一定要把科技檔案管理工作納入企業(yè)管理的重要日程，切實(shí)做到組織上有保證，制度上有規(guī)定，職責(zé)上有分工，工作上有安排，計(jì)劃上有檢查，管理上有考核。

近年來(lái)由于供電企業(yè)的快速發(fā)展，科技檔案越發(fā)增多。以國(guó)網(wǎng)大連供電公司為例，僅2012年，全年完成電網(wǎng)建設(shè)投資18.26億元，新增66千伏及以上變電容量120.1萬(wàn)千伏，線(xiàn)路465公里，由此形成了大量的輸變電工程檔案（科技檔案）。因此，加強(qiáng)企業(yè)科技檔案的管理工作是十分重要和必要的。供電企業(yè)科技檔案管理對(duì)于促進(jìn)“三集五大”體系建設(shè)、進(jìn)而實(shí)現(xiàn)“一強(qiáng)三優(yōu)”現(xiàn)代公司具有重要的作用。

科技檔案部門(mén)一方面要對(duì)接收來(lái)的科技檔案進(jìn)行分類(lèi)、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工整理，另一方面要做好保管和價(jià)值鑒定工作，擴(kuò)大利用和交流的范圍。一般而言，科技檔案管理工作分為收集、整理、分類(lèi)、編目、保管、價(jià)值鑒定、利用、統(tǒng)計(jì)等程序。筆者根據(jù)多年從事科技檔案管理的實(shí)踐，參閱本省及國(guó)內(nèi)某些供電企業(yè)科技檔案管理的大量實(shí)例，由此就供電企業(yè)科技檔案的管理程序作以下闡述。

一、收集工作程序

科技檔案收集工作的一般程序可分為編制計(jì)劃、接收前整理、檢查驗(yàn)收、辦理交接及統(tǒng)計(jì)等。

編制計(jì)劃的工作內(nèi)容是依據(jù)科研、生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)、基建等工作程序和進(jìn)度，編制科技文件材料收集范圍和歸檔計(jì)劃。其工作要求是將收集歸檔計(jì)劃納入有關(guān)管理工作程序，并將收集歸檔工作計(jì)劃落實(shí)到人。

接收前整理的工作內(nèi)容是協(xié)助科技人員將已經(jīng)形成的科技文件材料收集齊全，指導(dǎo)科技人員整理形成的科技文件材料，為組卷提供必要的專(zhuān)用物品。其工作要求是保持科技文件材料的自然形成規(guī)律，標(biāo)題簡(jiǎn)明正確，內(nèi)容完整正確。

檢查驗(yàn)收的工作內(nèi)容是依據(jù)歸檔要求檢查科技文件是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，審簽手續(xù)、編制格式、書(shū)寫(xiě)材料是否符合要求，不符合要求的退回重新整理。其工作要求是檢查認(rèn)真負(fù)責(zé)，不出差錯(cuò)。

辦理交接的工作內(nèi)容是按照歸檔移交清單逐份逐張核對(duì)，在移交清單上簽字，將移交清單裝訂成冊(cè)，按需要辦理復(fù)制手續(xù)。其工作要求是交接手續(xù)完備。

統(tǒng)計(jì)的工作內(nèi)容是科技檔案完整程度和接收數(shù)量的統(tǒng)計(jì)。其工作要求是統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。

科技文件材料歸檔時(shí)間一般分為以下幾種情況：基建工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后歸檔，科研、產(chǎn)品項(xiàng)目設(shè)計(jì)定型時(shí)歸檔，設(shè)備儀器開(kāi)箱驗(yàn)收后即可歸檔，周期長(zhǎng)的可按階段歸檔，按年度歸檔。歸檔份數(shù)可根據(jù)科技檔案的重要程度和利用率來(lái)考慮，一般情況歸檔一份，重要的和利用率高的可歸檔二份或復(fù)印若干份復(fù)印件。

二、整理、分類(lèi)、編目工作程序

科技檔案整理、分類(lèi)、編目工作的一般程序可分為分類(lèi)、組成保管單位、編目及統(tǒng)計(jì)等。

整理的工作內(nèi)容是科技檔案室接收檔案后，按分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)。其工作要求是分類(lèi)準(zhǔn)確、標(biāo)準(zhǔn)一致。

組成保管單位的工作內(nèi)容是：將科技檔案組成保管單位，形式可以是卷、冊(cè)、袋、盒、盤(pán)等；保管單位內(nèi)的科技檔案材料的排列；圖樣按明細(xì)表順序排列；文字材料按研制程序排列，如任務(wù)書(shū)、方案、試驗(yàn)記錄、總結(jié)、鑒定等；圖文結(jié)合的，文字材料在先，圖樣在后。其工作要求是每個(gè)保管單位必須是一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的檔案材料，體現(xiàn)出科技檔案不可分割的整體性，每個(gè)保管單位厚薄適中，組成的保管單位應(yīng)便于利用和美觀整齊。

編目的工作內(nèi)容是：保管單位編目，包括封面、卷內(nèi)目錄、頁(yè)次號(hào)、備考表、背簽等，編制科技檔案總目錄、分類(lèi)目錄。其工作要求是各種目錄、賬、卡、檢索工具書(shū)寫(xiě)整潔清楚，目錄、賬、卡、物一致。

統(tǒng)計(jì)的工作內(nèi)容是科技檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)、保管單位的數(shù)量統(tǒng)計(jì)、各種賬卡檢索工具的數(shù)量統(tǒng)計(jì)。其工作要求是統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。

科技檔案整理、分類(lèi)、編目工作與其他工作環(huán)節(jié)的關(guān)系：對(duì)于收集工作環(huán)節(jié)，進(jìn)行整理工作能及時(shí)發(fā)現(xiàn)歸檔的檔案材料是否完整、準(zhǔn)確，并能及時(shí)采取補(bǔ)救措施，反之發(fā)現(xiàn)不了工作中的問(wèn)題，易造成檔案材料的不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)。對(duì)于鑒定工作環(huán)節(jié)，進(jìn)行整理工作能使檔案準(zhǔn)確、系統(tǒng)，分類(lèi)科學(xué)，便于正確判定檔案價(jià)值，定出恰當(dāng)?shù)谋９芷谙?。?duì)于保管工作環(huán)節(jié)，進(jìn)行整理工作可以使檔案系統(tǒng)有條理，排列整齊，便于保管，反之不系統(tǒng)、不整齊、雜亂無(wú)章，不便于保管。對(duì)于統(tǒng)計(jì)工作環(huán)節(jié)，進(jìn)行整理工作可以使之類(lèi)目清晰，各種目錄卡片齊備，能很快統(tǒng)計(jì)出準(zhǔn)確的數(shù)字，反之沒(méi)有條理，數(shù)字概念不清，得不出準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)數(shù)字。對(duì)于利用工作環(huán)節(jié)，進(jìn)行整理工作可以使之分類(lèi)科學(xué)、編目清楚，一目了然，便于查找，反之分類(lèi)不清，編目不能揭示出保管單位內(nèi)容，給查找利用工作帶來(lái)困難。

三、保管工作程序

科技檔案保管工作的一般程序可分為排架、防護(hù)及統(tǒng)計(jì)等。

排架的工作內(nèi)容是編寫(xiě)柜、架號(hào)及層次號(hào)，按劃分類(lèi)區(qū)排放各類(lèi)科技檔案，編寫(xiě)案卷柜（架）存放指導(dǎo)目錄。其工作要求是排架從左到右，從上到下，整齊美觀、不宜過(guò)擠，賬、卡、物相符，標(biāo)志明顯，便于查找存放，絕密檔案材料要有特殊保護(hù)措施。

防護(hù)的工作內(nèi)容是建立健全規(guī)章制度，維護(hù)科技檔案的安全，做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防光、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠等工作，及時(shí)做好破損檔案材料的修復(fù)和補(bǔ)救工作。其工作要求是庫(kù)房整齊清潔，無(wú)塵土、無(wú)鼠、無(wú)蟲(chóng)害，庫(kù)房要備有足夠的安全防護(hù)措施，庫(kù)房的安全、防護(hù)工作要指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)。

統(tǒng)計(jì)的工作內(nèi)容是科技檔案庫(kù)存量的統(tǒng)計(jì)、科技檔案遺失損壞情況的統(tǒng)計(jì)、科技檔案修復(fù)工作量的統(tǒng)計(jì)、檔案庫(kù)房溫濕度的統(tǒng)計(jì)。其工作要求是統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。

四、鑒定工作程序

科技檔案鑒定工作的一般程序可分為工作準(zhǔn)備、建立組織、評(píng)議鑒定、審查批準(zhǔn)、總結(jié)及統(tǒng)計(jì)等。

準(zhǔn)備的工作內(nèi)容是科技檔案部門(mén)應(yīng)摸清需要鑒定的科技檔案的數(shù)量和內(nèi)容，制定鑒定工作計(jì)劃和實(shí)施辦法，準(zhǔn)備好有關(guān)鑒定工作的文件、表格等物品。其工作要求是情況清楚，措施落實(shí)。

建立組織的工作內(nèi)容是將鑒定委員會(huì)（小組）成員名單報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，學(xué)習(xí)有關(guān)鑒定工作的文件，掌握標(biāo)準(zhǔn)，分工明確，任務(wù)落實(shí)到人。其工作要求是組織落實(shí)，分工明確。

評(píng)議鑒定的工作內(nèi)容是有關(guān)部門(mén)和人員對(duì)需要鑒定的科技檔案提出初步鑒定意見(jiàn)，鑒定委員會(huì)（小組）根據(jù)科技檔案保管期限表和參照初步鑒定意見(jiàn)逐卷逐張審議，提出鑒定意見(jiàn)，認(rèn)真填寫(xiě)科技檔案價(jià)值鑒定表。其工作要求是全面考慮，判斷正確。

審查批準(zhǔn)的工作內(nèi)容是對(duì)確定要銷(xiāo)毀的科技檔案填寫(xiě)銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并報(bào)上級(jí)檔案部門(mén)備案，對(duì)需要延長(zhǎng)保管期限的科技檔案應(yīng)重新填寫(xiě)保管期限和密級(jí)。其工作要求是認(rèn)真審查，手續(xù)完備，銷(xiāo)毀清冊(cè)填寫(xiě)清楚正確，銷(xiāo)毀檔案應(yīng)有二人以上監(jiān)銷(xiāo)并簽字。

總結(jié)的工作內(nèi)容是鑒定工作結(jié)束后，要寫(xiě)出鑒定工作總結(jié)，內(nèi)容為鑒定委員會(huì)（小組）組成情況、鑒定過(guò)程、鑒定結(jié)果及處理意見(jiàn)、附銷(xiāo)毀科技檔案的清冊(cè)，鑒定工作總結(jié)報(bào)送上級(jí)檔案部門(mén)備案。其工作要求是內(nèi)容真實(shí)，文字簡(jiǎn)練，總結(jié)及銷(xiāo)毀清冊(cè)等有關(guān)鑒定文件妥善保存。

統(tǒng)計(jì)的工作內(nèi)容是保管期限和密級(jí)變化的統(tǒng)計(jì)、科技檔案銷(xiāo)毀數(shù)量的統(tǒng)計(jì)。其工作要求是統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。

五、利用工作程序

科技檔案利用工作的一般程序可以分為借閱咨詢(xún)、填寫(xiě)借閱卡、歸還注銷(xiāo)及統(tǒng)計(jì)等。

借閱咨詢(xún)的工作內(nèi)容是利用檢索工具查詢(xún)檔案資料名稱(chēng)或檔案號(hào)，按檔案名稱(chēng)或檔案號(hào)從柜架上取出檔案，憑領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)辦理外單位所需借閱或復(fù)制的檔案資料。其工作要求是熟悉家底，了解檔案資料的內(nèi)容、成分，接待熱情，態(tài)度和藹，解答問(wèn)題正確，提供檔案資料及時(shí)準(zhǔn)確，正確處理保密與利用的關(guān)系。

填寫(xiě)借閱卡的工作內(nèi)容是從被借閱檔案內(nèi)取出借閱卡，在借閱卡上填寫(xiě)借閱時(shí)間、借閱單位、姓名等，把借閱卡存放在卡片箱（袋）內(nèi)。其工作要求是認(rèn)真填寫(xiě)無(wú)差錯(cuò)，借閱卡有秩序存放。

歸還、注銷(xiāo)的工作內(nèi)容是按明細(xì)表、卷內(nèi)目錄對(duì)歸還檔案進(jìn)行清點(diǎn)，在借閱卡上填寫(xiě)歸還日期、注銷(xiāo)人姓名并將卡片插入案卷內(nèi)，最后把檔案資料放回原處。其工作要求是卡物相符，歸還檔案資料無(wú)缺頁(yè)、涂改現(xiàn)象，保持檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性。

統(tǒng)計(jì)的工作內(nèi)容是借閱、咨詢(xún)檔案資料的單位、人數(shù)、份數(shù)的統(tǒng)計(jì)，復(fù)制、提供檔案資料的單位、數(shù)量的統(tǒng)計(jì)，經(jīng)濟(jì)效益的統(tǒng)計(jì)。其工作要求是統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，按規(guī)定時(shí)間進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，堅(jiān)持不懈并將情況及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

六、統(tǒng)計(jì)工作程序

科技檔案統(tǒng)計(jì)工作的一般程序可以分為數(shù)據(jù)收集、整理匯報(bào)及總結(jié)上報(bào)等。

數(shù)據(jù)收集的工作內(nèi)容是科技檔案工作各項(xiàng)環(huán)節(jié)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，科技檔案部門(mén)占用面積及設(shè)備數(shù)量的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，科技檔案工作人員狀況的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，科技檔案利用情況及經(jīng)濟(jì)效益的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，匯報(bào)工作需要對(duì)某些項(xiàng)目的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。其工作要求是真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。

整理匯報(bào)的工作內(nèi)容是對(duì)收集來(lái)的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)匯總分析計(jì)算，將計(jì)算結(jié)果分別填入有關(guān)統(tǒng)計(jì)表中并存入計(jì)算機(jī)。其工作要求是計(jì)算正確、數(shù)字準(zhǔn)確、填寫(xiě)清楚，匯總的問(wèn)題分析透徹。

總結(jié)上報(bào)的工作內(nèi)容是在充分評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)上對(duì)科技檔案工作進(jìn)行總結(jié)，針對(duì)存在的問(wèn)題改進(jìn)工作，上報(bào)材料需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。其工作要求是上報(bào)材料及時(shí)，符合要求。

（責(zé)任編輯：孫晴）