大型活動項目成本分析與控制

吳維山

【摘要】文章通過對上海世博會項目成本控制的研究，結(jié)合政府主導非營利目的大型活動項目自身的運營特點，深入分析該類活動項目成本具體內(nèi)容和成本驅(qū)動原因，提出大型活動項目籌備和運營開幕不同階段的成本控制工作重點，為該類活動項目的成本控制提供思路。

【關(guān)鍵詞】活動項目 成本分析 控制工作重點

一、場館和設施運營維護成本

1.成本特點。場館和設施運營維護工作主要包括場館和公共設施的運營與維護、園區(qū)或者賽場區(qū)域（以下簡稱“活動區(qū)域”）交通服務、公共場所保潔等的管理工作。上海世博會場館和設施運營維護工作于2009年啟動，相關(guān)支出占整個運營成本支出比例的34%，主要的費用支出在2010年發(fā)生。場館和設施運營維護工作的開展方式涉及自營、外包和租賃等。一般于運營開幕前兩年開始發(fā)生，但首年涉及的成本金額極小，在次年開始有比較多的支出，而80%以上的支出則在運營開幕當年發(fā)生。

2.成本驅(qū)動要素分析。影響大型活動場館和設施運營維護費用單位成本的成本驅(qū)動因素，主要包括參觀人次、活動區(qū)域面積、場館面積、綠化面積、運營時間等。參觀人次主要影響大型活動交通服務成本。上海世博會通過評估模型預測交通服務成本。統(tǒng)計顯示，基于上海世博會的樂觀估計，如果實際參觀人數(shù)未達到理想預期的情況下，園區(qū)交通服務的預算數(shù)尚有下調(diào)空間，而如果交通服務涉及外包，就要求外包合同的金額以使用量計算，避免在參觀人數(shù)不足情況下，交通服務費用成為固定成本。

至于其他成本一般與大型活動區(qū)域的面積有直接關(guān)系，因此根據(jù)面積可以直接測算相應成本并加以控制。但是要考慮消費指數(shù)因素，尤其在消費指數(shù)上漲的經(jīng)濟環(huán)境下，電價、人工費等都有上漲的壓力。因此，大型活動項目應以活動舉辦年的前兩年的CPI的平均增幅為參考，調(diào)整未來兩年的場館和設施運營維護費用。

3.成本控制工作重點。運營開幕前兩年的控制工作重點是結(jié)合大型活動項目的運營采購，考慮、評估CPI的影響，完善單位成本標準的測算，調(diào)整預算配置及余量設置。運營開幕前一年的控制工作重點是年初應確定外包供應商，簽訂外包合同，財務部門需要爭取以使用量作為支付金額的基礎(chǔ)，確認匯總及審查使用量數(shù)據(jù)的機制。在中期對預算計劃作一次復核，并視需要進行調(diào)整。當實際費用發(fā)生時，只要相應票據(jù)符合合同的規(guī)定，就可入賬、付款，只對例外事項進行相應審核，并留意該事項是否重復發(fā)生。運營開幕當年，場館和設施維護費用在成本控制管理方面變得相對常規(guī)、簡單。常規(guī)運作只需要按照實際費用發(fā)生時入賬、核算并進行例外事項管理。

二、活動成本

1.成本特點。上海世博會的活動成本支出約占整個運營成本支出比例的12%。項目運營開幕前兩年甚至更早時間，主要開展設計和策劃工作，以研究、咨詢和評估類項目、前期宣傳活動類項目為主。在開幕運營階段，大量活動同時開展，其中開、閉幕式是重點活動項目?；顒映杀镜母叩褪芑顒訑?shù)量、參加人數(shù)、復雜程度、時間、物資需求等因素的驅(qū)動和影響。項目成本主要發(fā)生在運營階段。舉辦活動大多為一次性項目，而且技術(shù)含量較高，大多以外包形式委托各類傳媒文化集團、文化項目投資、制作和運營公司以及對文化演藝內(nèi)容有濃厚興趣和專業(yè)運作能力的廣告公關(guān)公司推行。

2.活動類別與規(guī)模對成本的影響。大型項目的活動按照規(guī)模分為：大型活動，包括開幕式、閉幕式、高端論壇等活動；中型活動，包括投入較大的活動，活動既有類型重復的，也有一次性的；小型活動，包括舞臺劇、表演節(jié)目、藝術(shù)展覽等活動。在規(guī)模上可細分為兩類主要項目，即活動類項目和論壇類項目。就發(fā)生的成本來看，主要集中在活動類項目。

3.成本控制工作重點。運營開幕前兩年甚至更早時間的控制工作重點：應放在活動構(gòu)成的研究、成本結(jié)構(gòu)和單位成本標準的制定。運營開幕前一年需要鎖定具體的大、中型活動及小型活動的數(shù)量，利用當年制定的標準，根據(jù)最新的財務運行狀況，初步完成整個項目的活動預算配置。同時，下一年會有部分活動類項目執(zhí)行，故可以對已開展的活動總結(jié)實際發(fā)生數(shù)據(jù)，對模板及標準再優(yōu)化，用于此后的活動預算編制與合理性分析。在實際成本管理中，針對活動的大型、中型、小型三種規(guī)模進行分類管理和監(jiān)控。運營開幕當年是活動類項目執(zhí)行的高峰期，成本管理以設定流程、已簽訂合同的自身運行為主，繼續(xù)前一年相同的方式對發(fā)生的成本按照其規(guī)模審批、審核，并進行預算差異管理。同時，由于大中型活動項目對項目的總體成本有一定的影響，在大中型活動項目結(jié)束后，盡快核算項目成本，以確保項目總體成本控制在預算內(nèi)。

三、信息化及安保成本

1.成本特點。信息化及安保成本是在大型活動項目從籌辦到舉行完畢整個過程中，信息系統(tǒng)建設和運營以及為保障安全所配備設施、系統(tǒng)和人員而發(fā)生的成本。

隨著國際安全形勢的變化，安保在大型活動項目籌辦工作中占有越來越重要的地位。上海世博會信息化及安全保障支出總額19.51億元。在整個運營支出中，比重僅次于場館和設施運營維護支出，主要包括安全監(jiān)察設施、信息、安保管理系統(tǒng)建設費用、現(xiàn)場安全管理運行費（含租賃、維護等）、應急系統(tǒng)建設、運營費用和安全人員費等。

大型活動項目的信息化及安保費用按成本發(fā)生內(nèi)容和特點，可分為信息技術(shù)支出和安保支出。信息系統(tǒng)建設潛在變動性相對較小，主要集中在籌備期進行，且大多外包給第三方。安保工作易受突發(fā)事件影響，預測難度高，潛在變動性大，造成管理可控制性差，日常管理措施難以有效監(jiān)控安保項目的成本。

2.成本的影響因素。信息技術(shù)支出對成本的影響。隨著信息化程度的提高，舉辦大型活動需更依賴計算機系統(tǒng)，由此也引發(fā)了安全隱患，使大型活動成為了網(wǎng)絡攻擊和病毒侵犯的目標。信息技術(shù)支出包含各種管理、運營及服務的系統(tǒng)建設和運行費用，其涉及的金額較大。如北京奧運會共投入300億元人民幣用于信息化建設，其中不低于15%的資金用于奧運會信息系統(tǒng)安全建設。endprint

3.成本控制工作重點。運營開幕前兩年的控制工作重點：一是對信息系統(tǒng)開發(fā)需求進行全面規(guī)劃、明確相應預算分配（即除突發(fā)性安保需要外，項目組織者應該明確知道所有需要在未來兩年實施的信息系統(tǒng)）、相關(guān)的實施時間表和預算，并訂立預算及合同變更的審批程序及權(quán)限；監(jiān)控已開展的系統(tǒng)建設項目進度和預算執(zhí)行情況，及時進行成本分析與預算調(diào)整。二是在安保方面，規(guī)劃由項目組織者主導部分的安保工作內(nèi)容和相應預算配置；與公安部門商討協(xié)作的安保工作計劃，更新、細化與公安部門合作管理辦法，明晰安全設施設備歸屬問題，制定相關(guān)成本核算和費用支付制度，積極介入項目管理掌握主動權(quán)。

運營開幕前一年的控制工作重點：一是對信息技術(shù)項目與預算基本已經(jīng)鎖定，部分項目可能還有部分合同需要簽訂，主要是確保合同條款對交付時間表及罰款，驗收測試方式及標準、維護支持成本，合同變更審批及費用追加方式等有明確安排并能控制產(chǎn)生合同以外成本的風險。二是對于安保項目成本，定期與公安部門、國家安全部門和武警部隊溝通，了解是否需要調(diào)整安保安排及調(diào)整對成本、資金安排的影響。同時，根據(jù)制定的合作管理辦法，進行事前和事中的成本控制工作。

運營開幕當年信息技術(shù)工作已不再是重點，安保工作進入高峰階段，年初完善和調(diào)整應急方案規(guī)劃和預算配置，運營階段進行例外事件管理，并繼續(xù)進行事前和事中的成本控制工作，對完工項目必要時進行項目審計。

四、溝通推介與營銷成本

1.成本特點。溝通、推介及營銷的成本由宣傳溝通渠道的種類、公關(guān)活動數(shù)量、使用媒體數(shù)量及適用頻率、招商、招展與招客對象的區(qū)域分布、門票營銷規(guī)模、門票銷售渠道和門票銷售金額目標、進度延遲和突發(fā)事件等因素驅(qū)動。該類型的工作重復性高，具體操作過程中大量涉及外包的項目，但只要運營標準及計劃明確，以上成本驅(qū)動要素大多可以得到相應控制，成本發(fā)生相對穩(wěn)定，可預測性高。

運營開幕前的溝通推介、招展和組展、招商與招客包括：通過報刊雜志、室外廣告、廣播電視、因特網(wǎng)等大眾媒體進行國內(nèi)宣傳；通過駐外大使館、政府機構(gòu)、公關(guān)公司、海外媒體等進行宣傳，還與各類旅游機構(gòu)合作，推廣項目；舉行國際會議和海外巡展進行宣傳，在國內(nèi)組織各種節(jié)點宣傳活動（如開幕前500天，開幕前1周年等）；成立門票銷售管理中心、制定門票銷售政策并為團體購票開設直接的銷售渠道等。

運營開幕后的溝通推介及招客包括：在活動區(qū)域內(nèi)開展文藝演出等活動；制作門票預售票，盡可能降低門票的制作成本；宣傳并鼓勵在工作日和晚間參觀，分散高峰時段的客流量等；溝通推介及招客的項目主要集中在主要客源地區(qū)。

2.巡展宣傳項目。巡展宣傳是溝通、推介及營銷工作中占比重最大的單項，主要是在國內(nèi)及國外各大城市分站進行巡回展示和宣傳，其歷時較長。大型巡展宣傳活動內(nèi)容豐富多樣，涉及包括場地、人員、公關(guān)、宣傳等各類費用的發(fā)生，但常規(guī)的成本結(jié)構(gòu)基本類似，可以標準化?？梢酝ㄟ^設計可重復使用的項目報價模板，盡可能列出詳細成本項，避免不同供應商將交叉成本項重復計算。

3.成本控制工作重點。運營開幕前兩年的控制工作重點：完善、調(diào)整溝通、推介及營銷工作規(guī)劃和預算配置；分析和設定國內(nèi)和國外巡展的運營標準，設計可重復使用的項目報價模板，供承包商使用。對比內(nèi)部制定成本標準，并通過第三方審核承包商的報價，以確保報價的合理性。如收費方式是以成本加成方式計算，則合同條款需要包括成本預算明細、成本發(fā)生憑證及實際與預算發(fā)生差異時的審批方法。

運營開幕前一年是溝通、推介及營銷工作發(fā)生的高峰期，主要控制工作重點為依照指定的運營標準和報價模板，按照前一年管理方式繼續(xù)管理合同磋商及簽訂和審查核算進行成本控制管理，本年內(nèi)招商、招展應該已經(jīng)完成。

運營開幕當年主要控制工作重點為繼續(xù)依照指定的運營標準和報價模板，管理合同磋商及簽訂和審查核算進行成本控制管理，本年度主要監(jiān)控的是溝通推介與招客項目的成本。

五、禮賓成本

1.成本特點。禮賓工作的對象為國內(nèi)外重要貴賓，包括接待、宴請、安排及提供住宿和交通、饋贈禮品和紀念品。從上海世博會實際發(fā)生的成本比例來看，禮賓費用占總成本比重相對較小，且可控和穩(wěn)定。

禮賓費用受來訪貴賓的數(shù)量、按類別禮遇規(guī)格、接待活動開展進度及突發(fā)事件等因素驅(qū)動和影響。禮賓工作主要伴隨籌備期間開展會務活動和運營開幕期間舉辦展會和賽事活動而發(fā)生，就工作內(nèi)容本身來看，大多為重復性、可標準化的采購項目。但是需要注意的是，禮賓工作涉及國際形象和國際關(guān)系，因此在制定禮賓支出標準時，應與外交部門進行溝通，平衡成本控制的因素和外交、政治因素等，讓支出標準切合實際規(guī)格要求。

2.成本控制工作重點?；I備期間成本發(fā)生較少，工作重點是按照賓客的等級，制定各級別貴賓的接待標準，完善單位成本標準的測算，設置一些通用費用結(jié)構(gòu)和支出標準。同時，根據(jù)各等級貴賓參與各項大、中型活動及個人參觀的預測人數(shù)形成禮賓的預算。展會（賽會）期間是禮賓費用集中發(fā)生期，需要嚴格按照既定的標準執(zhí)行，發(fā)生實際參與人數(shù)超過預期時，及時調(diào)整預算。

六、保險成本

大型活動項目的保險包括法定保險、商業(yè)保險、項目自身規(guī)定保險。法定保險涵蓋事故責任強制保險、工傷保險和醫(yī)療保險等。商業(yè)保險是項目組織者將鼓勵和引導參展（賽）者、參觀者和其他參與者按舉辦國法律向項目保險合作伙伴購買商業(yè)保險。項目自身規(guī)定保險因為項目不同而不同，比如上海世博會規(guī)定的保險包括綜合責任險、建筑和安裝工程保險、財產(chǎn)保險、展品和藝術(shù)品保險四個險種。

七、行政成本

1. 成本特點。行政成本大部分為重復發(fā)生且可標準化，可控性強。但不同于普通企事業(yè)單位的是項目并非一個長期持續(xù)經(jīng)營的單位，對人員的需求會因籌辦和運營工作的開展而在短期內(nèi)大幅波動。行政成本中的人員費用高低取決于項目專職人員、參加人員、現(xiàn)場工作者和志愿者的數(shù)量、雇傭期和待遇水平。志愿者對于項目的運營不可或缺，其人數(shù)龐大且不屬于正式人員編制。由于實際需求和流轉(zhuǎn)率的不確定性，志愿者人數(shù)的可控性相對較差，對成本控制造成一定影響。辦公費用和綜合大樓物業(yè)費用的高低取決于辦公場所面積、辦公物資數(shù)量、質(zhì)量要求和價格。其特點是重復發(fā)生和可標準化，因此只要設定好相關(guān)標準和審批流程，由相關(guān)歸口部門依據(jù)預算和核算標準及審批流程就可以控制好這部分費用。endprint

2.成本控制工作重點。運營開幕前兩年的控制工作重點：設定費用報銷制度、標準和審批流程并實施，定期進行成本分析核算以掌握預算執(zhí)行情況；與相關(guān)部門協(xié)調(diào)，完善、調(diào)整人員需求規(guī)劃，細化志愿者需求計劃和管理辦法。

運營開幕前一年的行政成本標準應該已經(jīng)設定，主要是參考物價指數(shù)，確定標準是否需要調(diào)整，此外就是關(guān)注事中的成本控制工作，主要是確保成本的合規(guī)性（審批從簡），對核算結(jié)果進行異常及預算差異分析。

運營開幕當年運營（賽會）期間控制工作重點：志愿者費用的支付和管理工作，進行成本分析核算以掌握預算執(zhí)行情況，并開展例外事件管理。

八、國際組織提成和預備費用

國際組織提成是類似國際奧委會和國際展覽局向展會（賽會）組織者按照一定標準收取的提成，無需進行成本控制，只要根據(jù)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行即可。按照國際慣例大型活動項目都要預留出一部分資金以作應急用途。悉尼奧運會在舉辦前三年準備了約占總支出8%的應急基金。上海世博會在總預算中的預備費用占總支出的10%，主要用于世博會籌辦、運營中可能發(fā)生的不可預見費用。（作者為資產(chǎn)管理部助理總經(jīng)理、高級會計師、會計碩士）

參考文獻

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