信息化條件下原始紙質(zhì)檔案必要性的探討

呂亞梅

摘 要：電腦和互聯(lián)網(wǎng)出現(xiàn)以后，檔案出現(xiàn)了新的存在形式：電子檔案。電子檔案具有易于保存、搜索快速、傳輸便捷等特點，在社會生活中發(fā)揮著越來越大的作用。但盡管如此，原始紙質(zhì)檔案在檔案工作中仍然非常重要，信息化條件下原始紙質(zhì)檔案的存在仍然具有一定的必要性。本文探討了這種必要性，有利于啟發(fā)檔案工作人員在現(xiàn)實工作中增強(qiáng)對原始紙質(zhì)檔案的重視。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；必要性；探討

進(jìn)入信息化時代以后，檔案工作發(fā)生了翻天覆地的變化。通過電子計算機(jī)保存、處理檔案高效、準(zhǔn)確，通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸檔案快捷、方便。為此，在信息化的背景下，加快檔案的電子化是大勢所趨。但盡管如此，原始紙質(zhì)檔案仍然有著重要的作用。在快速推進(jìn)檔案電子化的同時，做好原始紙質(zhì)檔案的留存仍然很必要。

1 原始紙質(zhì)檔案具有傳統(tǒng)的認(rèn)同價值

相比于進(jìn)入信息化的幾十年，人類使用紙的時間已經(jīng)有一千多年了。紙給人類社會帶來了深厚的文明積淀，紙所承載的東西深深地影響了人類的信仰。紙質(zhì)檔案一千多年來，廣泛地為官方和民間認(rèn)可。在民間，群眾一直以在紙上簽字畫押為最高的效力。在工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)中，紙質(zhì)檔案的作用仍然發(fā)揮著舉足輕重的作用，例如建筑設(shè)計中，由于紙圖的重要，使用的圖紙往往“分為硫酸紙圖、藍(lán)圖、白圖三種”[1]，這三種圖紙的功能、質(zhì)地、清晰度不同，可以在不同的場合下使用，并不能夠被電子圖紙所取代。在官方，公元403年，桓玄代晉，下令政府公文全部用紙，“今諸用簡者，皆以黃紙代之”。自此以后，紙質(zhì)檔案就一直得到官方的認(rèn)可。在今天，政府的所使用的重要文件基本都是紙質(zhì)的形式。在法律上，原始紙質(zhì)檔案是比電子檔案更重要的證據(jù)。在紙質(zhì)檔案出現(xiàn)之前，中國社會的檔案，是以簡或帛的形式存在的。簡帛檔案只流行了幾百年就被紙質(zhì)檔案替代，而紙質(zhì)檔案已經(jīng)流行了一千多年依然沒有被另一種檔案形式完全取代的跡象，這足以證明紙質(zhì)檔案的優(yōu)越性和很高的社會認(rèn)同價值。原始紙質(zhì)檔案這種社會認(rèn)同價值，除了歷史的原因以外，還跟它的可感性強(qiáng)、可觸摸性、珍稀性、不易被篡改等特性有關(guān)，而這些要項正是電子檔案的軟肋。

2 原始紙質(zhì)檔案是電子檔案的基礎(chǔ)

檔案是有繼承性的，在進(jìn)入信息化之前的檔案基本上都是以紙質(zhì)性質(zhì)存在的。在中國，則以1994年加入國際互聯(lián)網(wǎng)為分界線，之前的檔案基本上都是紙質(zhì)檔案。那么這些檔案是電子檔案的現(xiàn)實基礎(chǔ)，在進(jìn)行電子檔案建設(shè)的時候，這些浩繁的紙質(zhì)檔案就是基礎(chǔ)，包括政府公文、法律文書、產(chǎn)權(quán)證明、畢業(yè)證書、結(jié)婚證等等。所以說，即使電子檔案自身沒有技術(shù)缺陷，電子檔案在技術(shù)上和社會認(rèn)同上可以完全取代紙質(zhì)檔案，但也需要很長的時間。近的說，把建國以來60多年積累的所有紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案就需要很長的時間，遠(yuǎn)的說如果把我國歷史上從使用紙張積累下來的所有紙質(zhì)檔案都轉(zhuǎn)換成電子檔案恐怕也需要幾百年的時間。

在現(xiàn)實的社會生活中，很多時候也是先產(chǎn)生紙質(zhì)檔案，然后再進(jìn)行電子檔案的轉(zhuǎn)換，比如，各種合同、賬本。電子檔案只能在紙質(zhì)合同和賬本上進(jìn)行制作，在此情況下，合同、賬本就具有了珍貴的原始性、稀缺性和真實性，無論電子檔案制作的多么清晰、明了，都不能徹底取代原始紙質(zhì)檔案。如果從法律的角度看，“保證電子檔案法律效力的前提是確保其原始性和真實性，確保其具有憑據(jù)能力和法律效力”[2]，但是單憑電子檔案本身是難以做到的，一般情況下需要紙質(zhì)檔案作為補(bǔ)充和佐證。

3 原始紙質(zhì)檔案有利于一部分人使用

人類雖然已經(jīng)進(jìn)入信息時代，但信息化還處在一個剛剛開始的階段，信息化的影響還剛剛開始。在一部分人為信息化的優(yōu)勢而高呼的同時，另一部分人也執(zhí)著地堅持傳統(tǒng)。比如，作為客戶交易檔案的電子銀行卡在很多地區(qū)都非常普及，但在偏遠(yuǎn)地區(qū)，群眾還是普遍使用存折，每一次交易以后，白紙黑字顯示的非常清楚，群眾心里非常踏實。雖然出于信息化的便捷考慮，紙質(zhì)存折在一些銀行漸受冷落，但愿用存折的仍然大有人在。對于一部分居民來說，“銀行存折是一個有著特殊含義的本子，它不僅歷史悠久，并且曾一度是財富的象征”[3]。一些年齡偏大的人，運用電腦和網(wǎng)絡(luò)不熟練，也偏好于紙質(zhì)檔案，紙版書、信函在這部分人中仍然有很大的市場。

電子檔案本身以電腦和互聯(lián)網(wǎng)為基本工具，由于這兩種工具的局限性，一些人群不便于使用、一些人群則應(yīng)限制使用。比如，很多中老年人，眼睛存在著這樣那樣的健康問題，不能長時間地暴露于電腦的輻射之下。青少年的眼睛正處于發(fā)育期，也不易長時間暴露于電子檔案前。此外，使用電子檔案一般是在有互聯(lián)網(wǎng)的環(huán)境下，青少年容易瀏覽一些與電子檔案無關(guān)的內(nèi)容、受到不良信息的負(fù)面影響。

4 一些紙質(zhì)檔案具有特殊的文物價值

人類從使用紙質(zhì)檔案開始，誕生了大量的有價值的檔案物價，并隨著時間的推移成為珍貴的歷史文物，包括字畫、書籍、一些重大歷史事件中的政府文件、當(dāng)事人手書等。宋代的留存下來的繪畫作品是無價之寶，梁鍇等人的畫作還被作為日本的國寶保藏在日本的博物館。宋代留存下來的數(shù)量極少的宋版書，是書籍當(dāng)中的稀世珍品，不僅保存了當(dāng)時的文化信息，也展示了當(dāng)時的印刷工藝，如今在國際市場上的價格價值幾百萬、甚至幾千萬人民幣。很可能存在于帝王陵寢中的《蘭亭集序》原本，則是中國書法史上的奇葩。這些價值是電子檔案無法比擬的。電子檔案出現(xiàn)以后，雖然可以對這些珍貴的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子留存，但永遠(yuǎn)也不可能取代它們，更無法與它們的價值相提并論。珍貴紙質(zhì)檔案的意義在于保存了人類在歷史上的活動信息，一些有成就的藝術(shù)作品還代表了當(dāng)時人類的智慧和藝術(shù)集成，不管檔案存在的形式如何變化，它們的價值都是永恒的、都是無可替代的。

5 結(jié)論

原始紙質(zhì)檔案歷史悠久，廣泛地影響著人類生活。原始紙質(zhì)檔案具有傳統(tǒng)的認(rèn)同價值、原始紙質(zhì)檔案是電子檔案的基礎(chǔ)、原始紙質(zhì)檔案有利于一部分人使用、一些紙質(zhì)檔案具有特殊的文物價值，因而在信息化條件下雖然電子檔案有諸多優(yōu)勢，但原始紙質(zhì)檔案仍有存在的必要性。

參考文獻(xiàn)

[1]張振寧.試論工程圖紙檔案的保存形式[J].城市建設(shè)理論，2012（20）

[2]張苗.電子檔案的法律效能探析[D].吉林大學(xué)，2012年

[3]毛雙雙 范榮景.銀行卡時代如何看待紙質(zhì)存折[N].合肥晚報，2012-2-23endprint